Правила составления кассовой книги
Современный учет имеет свои особые принципы. Одним из главных принципом бухгалтерского учета является документальное обоснование совершаемых фактов хозяйственной жизни компании. Не является исключением и такой раздел — учет кассы. Необходимо верно составлять как первичную документацию, так и сводную, особенно – кассовую книгу. По завершении изучения текущей статьи, Вы будете свободно разбираться в учете действий с наличностью, легко составлять документацию по данному разделу, и, помимо того, сможете, минуя сложности, составить кассовую книгу.
Кассовые операции
Под термином «кассовые операции» понимаются факты функционирования компании по приемке и расходе наличности определенным сотрудником компании в оснащенном помещении компании — кассе. В их состав входит:
- Получение, выплата, сохранность, пересчет средств;
- Заполнение, прием, выдача первичной документации.
Примерами действий с наличными служат:
- Выдача заработной платы сотрудникам фирмы;
- Передача вырученных средств на расчетный счет;
- Выплата средств подотчетному работнику;
- Получение вырученных средств в кассу;
- Иные действия.
Выполняет такие действия в кассе конкретный сотрудник – бухгалтер либо кассир. С сотрудником должен быть обязательно заключен договор о полной материальной ответственности. Вышеуказанные действия нужно осуществлять в определенной комнате, которая обязательно оборудуется железной дверью и сейфом. Ключ от такой комнаты хранится только у кассира. Дубликат ключей хранится только руководителя компании в опечатанном конверте. Помимо того, используется специальное оборудование: например, кассовый аппарат, и программное обеспечение, например, бухгалтерская программа 1С.
Для сбора сведений, и для фиксирования различных фактов функционирования компании, совершаемых в кассе, в системе счетов предусмотрен счет 50 «Касса». Внесение средств в кассу фиксируется по дебету счета 50, а их выбытие – по кредиту счета 50.
Перечень первичной документации
Для свидетельствования фактов функционирования компании в кассе составляется специальная документация:
- Расходный кассовый ордер. Он применяется для фиксирования факта расхода средств из кассы фирмы. Например, он составляется в момент выдачи средств в подотчет, при выплате заработной платы. Данный документ в обязательном порядке включает в себя подписи главного бухгалтера, кассира и руководителя компании, а также штамп «оплачено»;
- Приходный кассовый ордер. Этот бланк требуется составлять в момент приема средств в кассу фирмы. Например, при возвращении подотчетным лицом неизрасходованной суммы, или при получении выручки в кассу фирмы. Данный документ в обязательном порядке включает в себя подписи главного бухгалтера, кассира, а также штамп «получено».
Вышеуказанная документация оформляется сразу же при совершении факта фактов функционирования компании в кассе.
Методика оформления кассовой книги
Вся первичная документация, составленная при возникновении таких фактов, за весь текущий день должна быть зафиксирована в специальном журнале – кассовой книге. Согласно требованиям закона, кассовую книгу обязаны вести все компании, работающие с наличными средствами независимо от режима налогообложения и количества таких операций.
Что собой представляет такая книга? Под термином «кассовая книга» подразумевается определенный журнал, в котором фиксируются все поступления и расходы средств. Этот журнал ведется кассиром, на определенном – унифицированном бланке.
Как подготовить книгу к использованию? Рассмотрим правила оформления данного документа:
- Заполнить титульный лист: сведения о фирме, месяц, на который открывается книга;
- Пронумеровать листы книги;
- Прошнуровать книгу;
- Указать на последнем листе: количество пронумерованных, прошитых листов, заверить это подписью и печатью компании.
Какие реквизиты содержит книга? Далее приведены основные из реквизитов книги:
- Дата;
- Номер листа;
- Остаток средств на начало текущего дня – требуется цифрами указать сумму;
- Номер документа, фиксирующего факт хозяйственной деятельности (при приходе средств – приходный кассовый ордер, при их выбытии – расходный кассовый ордер);
- От кого получено или кем выдано – указываются конкретные лица;
- Номер счета, который корреспондирует со счетом 50;
- Сумма прихода либо расхода наличных средств;
- Итого приход и расход средств за день;
- Остаток средств на конец текущего дня. Вычисляется этот показатель путем суммирования остатка средств на начало текущего дня и суммы прихода, а далее необходимо из получившейся суммы вычесть сумму расхода средств из кассы компании за текущий день. Сумма в данной ячейке указывается цифрами;
- Личная подпись кассира;
- Количество приходных и расходных кассовых ордеров за день;
- Подпись главного бухгалтера.
Все незаполненные поля в обязательном порядке прочеркиваются.
Кассовая книга заполняется следующими способами:
- Ручным способом (с применением копировальной бумаги). При этом записи осуществляют аккуратно, без помарок, синими чернилами;
- Электронным способом (с использованием специализированных бухгалтерских программ).
Фиксирование сведений в данной книге осуществляется ежедневно, хронологическим способом. Если за весь текущий день не было ни одной операции с наличными средствами, лист книги заполнять не нужно. По окончанию текущего дня кассир разрезает второй экземпляр листа книги (при ручном способе он заполняется с помощью копировальной бумаги, и называется отчетом кассира), добавляет приходные и расходные кассовые ордера, оформленные за весь день, и сдает этот пакет документов в бухгалтерию для проверки.
Как поступить если при записи в кассовой книге допустили ошибку? В этом нет ничего страшного. Запрещено в этом случае стирать подчищать ошибку, применять корректор или отрывать листы. Необходимо аккуратно зачеркнуть ошибку, сверху сделать верную запись и зафиксировать совершенные исправительные записи подписями главного бухгалтера и кассира. Существует и другой способ — на весь лист, в котором присутствует ошибка, указать фразу «аннулировано», а верные записи оформить на следом идущем листе книги.
После того, как листы книги заканчиваются, она отправляется на хранение. Срок хранения данного документа составляет пять лет.
Надеемся что сведения, приведенные в данной статье, были вам полезны и сделают процесс заполнения кассовой книги более понятным, помогут избежать нарушений.
Новые публикации
