Правила составления кассовой книги

Современный учет имеет свои особые принципы. Одним из главных принципом бухгалтерского учета является документальное обоснование совершаемых фактов хозяйственной жизни компании. Не является исключением и такой раздел — учет кассы. Необходимо верно составлять как первичную документацию, так и сводную, особенно – кассовую книгу. По завершении изучения текущей статьи, Вы будете свободно разбираться в учете действий с наличностью, легко составлять документацию по данному разделу, и, помимо того, сможете, минуя сложности, составить кассовую книгу.

Кассовые операции

Под термином «кассовые операции» понимаются факты функционирования компании по приемке и расходе наличности определенным сотрудником компании в оснащенном помещении компании — кассе. В их состав входит:

  • Получение, выплата, сохранность, пересчет средств;
  • Заполнение, прием, выдача первичной документации.

Примерами действий с наличными служат:

  • Выдача заработной платы сотрудникам фирмы;
  • Передача вырученных средств на расчетный счет;
  • Выплата средств подотчетному работнику;
  • Получение вырученных средств в кассу;
  • Иные действия.

Выполняет такие действия в кассе конкретный сотрудник – бухгалтер либо кассир. С сотрудником должен быть обязательно заключен договор о полной материальной ответственности. Вышеуказанные действия нужно осуществлять в определенной комнате, которая обязательно оборудуется железной дверью и сейфом. Ключ от такой комнаты хранится только у кассира. Дубликат ключей хранится только руководителя компании в опечатанном конверте. Помимо того, используется специальное оборудование: например, кассовый аппарат, и программное обеспечение, например, бухгалтерская программа 1С.

Для сбора сведений, и для фиксирования различных фактов функционирования компании, совершаемых в кассе, в системе счетов предусмотрен счет 50 «Касса». Внесение средств в кассу фиксируется по дебету счета 50, а их выбытие – по кредиту счета 50.

Перечень первичной документации

Для свидетельствования фактов функционирования компании в кассе составляется специальная документация:

  1. Расходный кассовый ордер. Он применяется для фиксирования факта расхода средств из кассы фирмы. Например, он составляется в момент выдачи средств в подотчет, при выплате заработной платы. Данный документ в обязательном порядке включает в себя подписи главного бухгалтера, кассира и руководителя компании, а также штамп «оплачено»;
  2. Приходный кассовый ордер. Этот бланк требуется составлять в момент приема средств в кассу фирмы. Например, при возвращении подотчетным лицом неизрасходованной суммы, или при получении выручки в кассу фирмы. Данный документ в обязательном порядке включает в себя подписи главного бухгалтера, кассира, а также штамп «получено».

Вышеуказанная документация оформляется сразу же при совершении факта фактов функционирования компании в кассе.

Методика оформления кассовой книги

Вся первичная документация, составленная при возникновении таких фактов, за весь текущий день должна быть зафиксирована в специальном журнале – кассовой книге. Согласно требованиям закона, кассовую книгу обязаны вести все компании, работающие с наличными средствами независимо от режима налогообложения и количества таких операций.

Что собой представляет такая книга? Под термином «кассовая книга» подразумевается определенный журнал, в котором фиксируются все поступления и расходы средств. Этот журнал ведется кассиром, на определенном – унифицированном бланке.

Как подготовить книгу к использованию? Рассмотрим правила оформления данного документа:

  • Заполнить титульный лист: сведения о фирме, месяц, на который открывается книга;
  • Пронумеровать листы книги;
  • Прошнуровать книгу;
  • Указать на последнем листе: количество пронумерованных, прошитых листов, заверить это подписью и печатью компании.

Какие реквизиты содержит книга? Далее приведены основные из реквизитов книги:

  • Дата;
  • Номер листа;
  • Остаток средств на начало текущего дня – требуется цифрами указать сумму;
  • Номер документа, фиксирующего факт хозяйственной деятельности (при приходе средств – приходный кассовый ордер, при их выбытии – расходный кассовый ордер);
  • От кого получено или кем выдано – указываются конкретные лица;
  • Номер счета, который корреспондирует со счетом 50;
  • Сумма прихода либо расхода наличных средств;
  • Итого приход и расход средств за день;
  • Остаток средств на конец текущего дня. Вычисляется этот показатель путем суммирования остатка средств на начало текущего дня и суммы прихода, а далее необходимо из получившейся суммы вычесть сумму расхода средств из кассы компании за текущий день. Сумма в данной ячейке указывается цифрами;
  • Личная подпись кассира;
  • Количество приходных и расходных кассовых ордеров за день;
  • Подпись главного бухгалтера.

Все незаполненные поля в обязательном порядке прочеркиваются.

Кассовая книга заполняется следующими способами:

  • Ручным способом (с применением копировальной бумаги). При этом записи осуществляют аккуратно, без помарок, синими чернилами;
  • Электронным способом (с использованием специализированных бухгалтерских программ).

Фиксирование сведений в данной книге осуществляется ежедневно, хронологическим способом. Если за весь текущий день не было ни одной операции с наличными средствами, лист книги заполнять не нужно. По окончанию текущего дня кассир разрезает второй экземпляр листа книги (при ручном способе он заполняется с помощью копировальной бумаги, и называется отчетом кассира), добавляет приходные и расходные кассовые ордера, оформленные за весь день, и сдает этот пакет документов в бухгалтерию для проверки.

Как поступить если при записи в кассовой книге допустили ошибку? В этом нет ничего страшного. Запрещено в этом случае стирать подчищать ошибку, применять корректор или отрывать листы. Необходимо аккуратно зачеркнуть ошибку, сверху сделать верную запись и зафиксировать совершенные исправительные записи подписями главного бухгалтера и кассира. Существует и другой способ — на весь лист, в котором присутствует ошибка, указать фразу «аннулировано», а верные записи оформить на следом идущем листе книги.

После того, как листы книги заканчиваются, она отправляется на хранение. Срок хранения данного документа составляет пять лет.

Надеемся что сведения, приведенные в данной статье, были вам полезны и сделают процесс заполнения кассовой книги более понятным, помогут избежать нарушений.

Новые публикации

Как открыть и использовать текущий и транзитный валютные счета?
Современные банки позволяют хранить деньги не только в национальной, но и в иностранной валюте. Это удобно для тех, кто постоянно ...
Нумерация приходных кассовых ордеров
С 2013 года юридическим лицам и предпринимателям законодатели дали возможность разрабатывать собственные первичные документы, но кассовых документов это не коснулось ...
Как рассчитать коммерческие расходы
В любом виде деятельности невозможно обойтись без хозяйственных издержек. Среди видов затрат особое внимание необходимо уделить коммерческим расходам. Но нужно ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков с 14 по 20 сентября 2017 года.
Сегодня в выпуске: - Документ на подотчет; - Как работать с электронным больничным?; - ФНС России на стороне ИП; - ...
19092017 Налоговая новость о НДФЛ при продаже автомобиля / personal income tax when selling a car
Юзвак Максим рассказывает о порядке обложения доходов от продажи автомобиля ...
Правильное заполнение товарного чека
При продаже товара расчетным документом может быть бланк негосударственного образца – товарный чек (ТЧ). Главная функция этого документа заключается в ...
Операции с импортом: специфика учета
Внешнеэкономическая деятельность (ВЭД) включает в себя операции с партнерами-иностранцами внутри своей страны и за ее пределами. Импортные операции ― это ...
18092017 Налоговая новость о передаче неотделимых улучшений
Юзвак Максим рассматривает последствия возврата арендованного муниципального имущества с неотделимыми улучшениями ...
Как учесть представительские расходы?
Относятся ли расходы на организацию деловой встречи в ресторане или официальный приём к представительским, и чем их можно подтвердить? Александр ...
15092017 Налоговая новость о льготе по движимому имуществу
Юзвак Максим рассказывает о применении льготы по движимому имуществу, используемому при эксплуатации недвижимости ...
Налог на имущество организаций, подотчётные суммы, уплата НДС
Новости законодательства от 15.09.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - По какой форме с 2018 года нужно будет сдавать ...
14092017 Налоговая новость о реструктуризации задолженности
Юзвак МАксим рассказывает о последствиях реструктуризации долга при формировании резерва по сомнительным долгам ...
Изменения в формах счетов-фактур, книгах покупок и книгах продаж
Действующее законодательство предъявляет ряд требований к ведению документооборота. В частности, к оформлению счетов-фактур, ведению книги покупок и книги продаж и ...
Повышение МРОТ, повышение ликвидности банков, «детский» вычет
Новости законодательства от 14.09.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Когда Минтруд предполагает уравнять МРОТ с уровнем прожиточного минимума ...
13092017 Налоговая новость об уменьшении налога на имущество
Юзвак Максим рассказывает о последствиях уменьшения налога на имущество при исчислении налога на прибыль ...
Получение справки при закрытии расчетного счета
Организации и физические лица сталкиваются с ситуацией, когда возникает необходимость закрыть расчетный счет. Часто это возникает из-за выбора клиентами другого ...
Загрузка...