Нумерация приходных кассовых ордеров

С 2013 года юридическим лицам и предпринимателям законодатели дали возможность разрабатывать собственные первичные документы, но кассовых документов это не коснулось. Они используются утвержденными унифицированными бланками, порядок которых регулируется законодательным документом Банка России и Указанием по использованию и оформлению форм первичной документации.

Назначение приходного кассового ордера

Для учета и порядка ведения дисциплины в кассе бухгалтерия использует приходные кассовые регистры по форме КО-1 и расходные документы КО-2. Назначение КО-1 заключается в оприходование «налички» в кассу компании по хозяйственным операциям, с сопровождением бухпроводок:

• Оплата от клиента – Дт50 Кт62;
• Розничная выручка – Дт50 Кт90;
• Возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица – Дт50 Кт71;
• Возвратные средства от поставщика – Дт50 Кт60;
• Расчетные операции по кредитам и займам — Дт50 Кт66;
• Оприходование наличных денежных средств из банка – Дт50 Кт51;
• Другие поступления.

Порядок заполнения приходных ордеров

Заполнение КО-1 возлагается на материально-ответственного сотрудника (кассир, бухгалтер, сам ИП или руководитель). КО-1 можно заполнить следующими способами:

• Обычной шариковой ручкой;
• Компьютерное заполнение с распечаткой на бумаге;
• Электронно-кассовый ордер. Такой документ подписывается электронной цифровой подписью.

Сам приходный ордер делится на два раздела, которые заполняются ответственным лицом. Правую часть (квитанция) вручаем покупателю после взноса «налички» в кассу предприятия. Печать обязана стоять на двух частях КО-1: 60% на самом приходном ордере, 40% — на квитанции для покупателя.

Важно знать, что при оформлении ордеров КО-1 и КО-2 исправления или помарки допускать нельзя.

Порядок номеров документов КО-1 и КО-2

Все ответственные лица за соблюдением кассовой дисциплины начинают нумерацию кассовых ордеров с начала нового года заново. Но Банк России не дает никаких указаний по поводу присвоения порядковых номеров КО-1 и КО-2. Нумерация КО может обновляться ежегодно или ежеквартально. Выбор способа обновления КО необходимо закрепить в положении об учетной политике.

Допускается использование дробной нумерации, буквенных, цифровых обозначений — главное соблюдение нумерации в порядке хронологии.

Если коммерческая компания или ИП содержит несколько филиалов компании, то соблюдения порядка в КО-1 и КО-2 и их нумерация устанавливается по каждому подразделению в отдельности. Например, номера с дефисом, где первая часть – код обособленного филиала, а через дефис – номер кассового регистра.

За нарушение нумерации кассовых ордеров штрафных санкций не предусмотрено. Нарушением будет считаться при не оприходовании наличности в кассу компании, невыдача КО-1 или КО-2, на крупных предприятиях соблюдение лимита кассы.

Интересно знать, что соблюдение лимита кассы малым организациям и ИП отменено.

Пример оформления кассовой книги КО-1, КО-2

Операции по движению наличности организаций или ИП, посредством кассовых регистров, фиксируется в кассовой книге. Рассмотрим на примере постановку порядковых номеров документов КО-1 и КО-2 у филиала организации, где первая часть нумерации – номер самого филиала, вторая часть – порядковый номер КО-1 и КО-2.

Образец 3, 5, 7, 9 и т. д. страниц формы № КО-4

Проверка кассовой дисциплины предприятий

За соблюдением правильности ведения по движению КО-1 и КО-2 ранее принадлежало банкам, но с 2012 года такие полномочия перешли ИФНС России. Инспекция, при выездной проверке, имеют право проверить остаточную наличность по кассе, распечатав с фискальной памяти ККМ и сравнить с документальным оформлением.

Грубым нарушением будет считаться не совпадение сумм «налички» по кассе с кассовой книгой.

Постановка нумерации кассовых ордеров в книге учета не по порядку не считается нарушением кассовой дисциплины.

Правила соблюдения кассовой дисциплины заключаются в учете хозяйственных операций наличности предприятия. Ответственным за порядком учета хоздействий в кассе назначается материальное лицо, которое действует по должностной инструкции.

Ведение кассы сопровождается оформлением таких документов: КО-1, КО-2 и кассовая книга. Соблюдайте правила заполнения этих документов, и вы избежите нарекания со стороны ИФНС РФ.

Нужно помнить, что налоговая инспекция за нарушение кассовой дисциплины налагает штрафные санкции не только на организацию, но и на должностное лицо.