Авансовый отчет: особенности в бухгалтерском учете

Практически во всех организациях выдаются денежные средства под отчет на определенные цели. Естественно, необходим контроль за этими средствами. Ведь они выдаются не только при выезде в командировку, но и на приобретение ТМЦ, для оплаты произведенных работ, оказанных услуг и на иные хозяйственные цели.  Поэтому авансовые отчеты в бухгалтерском учете подлежат пристальному вниманию и тщательному контролю.

Понятие авансового отчета

Авансовый отчет является документом, служащим подтверждением факта расходования подотчетным лицом тех денег, которых ему выдали. К нему прикладываются оправдательные документы.

Сотруднику фирмы для предоставления отчета дается три дня после:

  • Завершения срока, указанного в заявлении на предоставление средств;
  • Окончания отпуска или периода временной нетрудоспособности, если срок предоставления закончился в эти периоды;
  • Приезда из командировки.

Официальный бланк

На предприятиях всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений, используется авансовый отчет АО 1. Эта форма унифицирована и на сегодняшний день необязательна для применения. Любая организация имеет возможность сама разработать и утвердить свою форму данного документа с соблюдением всех требований ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для бюджетных организаций с 2015 года применяется авансовый отчет ф 0504505, который утвержден приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015 г. В Республике Казахстан используется форма Т-3.

Заполнение отчета

Авансовый отчет – это двухсторонний документ, т.е. имеет лицевую и обратную страницы.

Сперва оформляют лицевую сторону. В шапке указывается наименование организации, номер и дата заполнения, фамилия и инициалы отчитывающего лица, его должность и табельный номер. Обязательно указывается, для каких расходов выданы денежные средства. В табличной части расписывается предыдущий аванс, если он имелся, об оставшихся средствах или перерасходе по этому авансу.

Если по предыдущему авансу у подотчетного лица отражается задолженность, то новый аванс выдавать нельзя.

Затем принимаются за заполнение оборотной стороны. В ней перечисляются все оправдательные документы, которые приобщены, а также, согласно этим документам, суммы произведенных расходов.

Когда в бухгалтерский отдел поступают авансовые отчеты РК, к оправдательным документам могут предъявляться дополнительно прочие требования.  Например, при приобретении товарно-материальных ценностей у индивидуального предпринимателя на рынке простой чек надо дополнить закупочным актом. Если товар приобретается у частного лица, то чтобы авансовый отчет РК был принят бухгалтерией необходимо приложить:

  • Договор купли-продажи;
  • Копию удостоверения личности продавца;
  • Акт приема-передачи или накладную.

Далее документ сдается в бухгалтерию для дальнейшей проверки. После проверки на безошибочность оформления и на наличие всех оправдательных документов на лицевой стороне бухгалтер в табличной части производит бухгалтерскую запись и ставит свою подпись. В документе по ф АО-1 бухгалтер дополнительно расписывает сумму фактического расхода прописью и цифрами. Также заполняется расписка о получении, которая отрезается и вручается подотчетному лицу.

После сверки авансового отчета рядовым специалистом бухгалтерской службы, он проверяется и подписывается главным бухгалтером. Затем документ идет на утверждение руководителю фирмы.

 Авансовые отчеты обязательно должны утверждаться руководителем организации.

Окончательный расчет

После полной проверки отчета с подотчетным лицом осуществляют конечный расчет по выданным ему средствам. В зависимости от размера произведенных расходов может произойти:

  • Перерасход;
  • Остаток средств.

Сумма выявленного перерасхода может выдаваться двумя способами:

  • Наличностью через кассу предприятия;
  • Перечислением на банковскую карту.

Если фактические расходы составили сумму меньше, чем было выдано на эти расходы, то остаток вносится сотрудником в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Подотчетные лицами являются очень распространенными контрагентами организаций. Поэтому необходимо очень ответственно подходить к заполнению авансовых отчетов, а также к их проверке и окончательному принятию на учет. Многие бухгалтера предпочитают сами их заполнять, а подотчетное лицо лишь ставит свою подпись. Тем самым они облегчают не только сотрудника организации, но и себя. Ведь в этом случае не приходится сто раз переделывать его.

Новые публикации

Важность юридических услуг для успешности бизнеса
Организация продуктивного, прибыльного бизнеса требует нескольких условий. Предпринимателю необходимо грамотно выбрать вид деятельности, подобрать квалифицированный персонал, найти продукт, гарантирующий высокий ...
17062019 Налоговая новость о подарках предпринимателю / taxation of gifts
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствие дарения нежилого помещения индивидуальному предпринимателю (Письмо Минфина от 27 мая 2019 г. № 03-11-11/38260) ...
Как исправить ошибки в бухгалтерском учёте?
Неправильное отражение или неотражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учёте организации может быть обусловлено неправильным применением законодательства, учётной политики организации, ...
Курсы бухгалтеров для специалистов по начислению зарплаты
Любая компания, фирма, предприятие не могут обойтись без бухгалтера – таковы уж реалии сегодняшнего дня, что при любой производственной деятельности ...
14062019 Налоговая новость о НДФЛ при продаже квартиры от ЖСК / sale of apartments
Юзвак Максим рассматривает момент возникновения права собственности на квартиру у члена жилищно-строительного кооператива в целях освобождения от уплаты НДФЛ (Письмо ...
Взносы с пособий, уступка кредитного требования, коммунальные задолженности
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 14.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Всегда ли надо платить взносы ...
13062019 Налоговая новость об истребовании документов налоговой инспекцией / tax control
Юзвак Максим рассматривает особенности истребования налоговыми органами документов (Письмо Минфина от 22 мая 2019 г. № 03-02-07/1/36882) ...
Важные поправки к Закону о ККТ с 01.07.2019
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video С 01.07.2019 истекают установленные Законом о ККТ отсрочки для применения онлайн-касс. В конце мая Совет Федерации ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 13 июня 2019
Сегодня в выпуске: Чужие ошибки бухгалтеру не страшны Долгожданные ККТ-поправки Индексировать зарплату нужно правильно Когда доудержание НДФЛ бессрочно? Налоговый прогноз ...
Штрафы в пользу физлиц, потребительские споры, доступ УК в квартиру
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 13.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Нужно ли начислять НДФЛ на ...
11062019 Налоговая новость об учете расходов по УСН / cost accounting
Юзвак Максим рассматривает порядок учета расходов по УСН при приобретении товаров и услуг (Письмо Минфина от 20 мая 2019 г ...
Исправление счёта-фактуры, попадание в план проверок, признание физлица ИП
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 11.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как исправить счёт-фактуру и не ...
10062019 Налоговая новость о налогообложении медиаторов / taxation of mediators
Юзвак Максим рассматривает порядок обложения доходов медиаторов (Письмо Минфина от 20 мая 2019 г. № 03-11-11/35989) ...
Как предоставить день для прохождения работником диспансеризации?
С 1 января 2019 г. Федеральным законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ в ТК РФ введена новая статья 185.1 «Гарантии работникам ...
Форма УПД, организация питания учащихся, лишение многодетных налоговых льгот
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 10.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли внести в форму ...
07062019 Налоговая новость о взносах при отказе от налога на самозанятых / taxation of self-employed
Юзвак Максим рассматривает порядок исчисления страховых взносов при утрате права на применения налога на профессиональный доход (Письмо Минфина от 3 ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *