Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

  • Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
  • Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
  • Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
  • Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
  • Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
  • Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
  • Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

 Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

  • Название документа;
  • Дата (число, месяц, год) составления;
  • Полное наименование продавца;
  • Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
  • Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
  • Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета  является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

  • Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
  • Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
  • Адрес;
  • Индивидуальный налоговый номер;
  • Вид и стоимость услуги;
  • Сума;
  • Дата оплаты;
  • Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

 «Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

  • Невыдача кассового или товарного чека;
  • Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
  • Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
  • Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
  • Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
  • Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
  • Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Новые публикации

Этапы и результаты ревизии кассы
Работа с наличностью (прием и выдача) в любой организации всех форм собственности предполагает наличие кассы. Одним из основных контрольных мероприятий, ...
Учетные регистры в бухучете
При создании любой документации обязательно требуется тщательный контроль и проверка специалистом отдела бухгалтерии. От правильности их оформления и содержания зависит ...
16102017 Налоговая новость об обложении туроператоров / taxation of tour operators
Юзвак Максим рассказывает о порядке обложения НДС операций туроператоров ...
Как учесть аренду жилья для сотрудника?
Для того чтобы обеспечить комфортные условия пребывания работника в командировке, компания часто арендует ему жилье. В этом случае перед бухгалтером ...
13102017 Налоговая новость о выемке в ночное время / dredging at night
Юзвак Максим рассматривает вопрос о соблюдении запрета на осуществление выемки документов в ночное время ...
Вычет НДС, требования госзаказчика, ручная кладь
Новости законодательства от 13.10.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Нужны ли для вычета НДС копии счетов-фактур первоначального продавца ...
12102017 Налоговая новость об операциях АО "Особые экономические зоны" / Special economic zones
Юзвак Максим рассматривает законопроект, изменяющих порядок обложения операций по передаче имущества АО "Особые экономические зоны" ...
ВЭД. Актуальные изменения законодательства
Внешнеэкономическая деятельность является неотъемлемой составляющей хозяйствующих субъектов. В этом выпуске Светлана Савельева проанализирует важные изменения в области таможенного законодательства и ...
Инвестиционный вычет, увольнение по собственному желанию, «детские» пособия
Новости законодательства от 12.10.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какую альтернативу амортизации внесли на рассмотрение Госдумы - Можно ...
11102017 Налоговая новость о последствиях ликвидации организации / liquidation of the organization
Юзвак Максим рассматривает вопрос учета убытков в виде стоимости доли ликвидированной организации, а также порядок определения финансового результата при ликвидации ...
Как поставить на учет кассовый аппарат
Большие изменения в налоговом законодательстве произошли в 2017 году, которые коснулись и кассовой дисциплины коммерческих налогоплательщиков. Применение кассовых аппаратов обязали ...
Учет средств целевого финансирования
Как правильно проводить учет средств целевого финансирования в бухгалтерском балансе, по мнению многих экспертов, важно знать любому начинающему бухгалтеру. Таким ...
Как правильно оформить авансовый отчет по командировке
Зачастую организации для продуктивной хозяйственной деятельности направляют своих работников в командировки. Цель может быть разнообразной, это и переговоры с партнерами, ...
Документы первичного учета
Хозяйственно-предпринимательская деятельность компании полностью отражена в документах первичного учета. Документальное оформление предпринимательской деятельности показывает реальное положение дел ведения производственного процесса ...
Доходы в бухгалтерском учете
Открывая бизнес, любой бизнесмен результатом своей деятельности считает получение прибыли. Чем выше доходность предприятия, тем мощнее развивается производственно-хозяйственная деятельность компании ...
Кадастровая стоимость недвижимости, коллективные иски, прогулы
Новости законодательства от 11.10.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как рассчитать налог на недвижимое имущество, если в кадастр ...
Загрузка...