Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

  • Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
  • Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
  • Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
  • Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
  • Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
  • Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
  • Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

 Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

  • Название документа;
  • Дата (число, месяц, год) составления;
  • Полное наименование продавца;
  • Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
  • Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
  • Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета  является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

  • Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
  • Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
  • Адрес;
  • Индивидуальный налоговый номер;
  • Вид и стоимость услуги;
  • Сума;
  • Дата оплаты;
  • Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

 «Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

  • Невыдача кассового или товарного чека;
  • Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
  • Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
  • Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
  • Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
  • Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
  • Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Новые публикации

14112019 Налоговая новость об обложении услуг кредитора / taxation of lender services
Юзвак Максим рассматривает вопрос об обложении НДС услуг по выдаче займа (Письмо Минфина от 28 октября 2019 г. № 03-07-07/82695) ...
13112019 Налоговая новость о последствиях возврата билета в театр  / ticket refund
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДС и налогу на прибыль при отказе лица от посещения театрального мероприятия (Письмо Минфина ...
12112019 Налоговая новость о госпошлине за регистрацию аренды / Registration of the lease
Юзвак Максим рассматривает порядок определения размера госпошлины при регистрации договора аренды, заключенного отношении нескольких объектов недвижимости (Письмо Минфина от 28 ...
Какие мероприятия налогового контроля предусмотрены законодательством?
Налоговые органы вправе проводить целый комплекс мероприятий для контроля за соблюдением налогового законодательства. К ним относятся камеральная и выездная налоговые ...
11112019 Налоговая новость об амортизации б/у имущества / depreciation of property
Юзвак Максим рассматривает проблему амортизации основного средства, по которому неверно определен срок полезного использования (Письмо Минфина от 25 октября 2019 ...
Подача уточнёнки после акта, судебное примирение, трудоустройство инвалида
Бонус: получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс на 3 дня https://www.4dk.ru/consultant-plus/big-test-drive Новости законодательства от 11.11.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: ...
08112019 Налоговая новость об утрате права на освобождение от НДС / VAT exemption
Юзвак Максим рассматривает проблему утраты права на освобождение от НДС при превышении выручки, если сделка была расторгнута (Письмо Минфина от ...
Расходы за третьих лиц и обложение сельхозпроизводителей / expense accounting
Рассматриваются проблема учета расходов за третьих лиц, а также порядок обложения сельскохозяйственных производителей ...
07112019 Налоговая новость о НДФЛ при разделе земли / Personal income tax in the division of land
Юзвак Максим рассматривает последствия по НДФЛ при разделе земельного участка (Письмо Минфина от 16 октября 2019 г. № 03-04-05/79420, от ...
06102019 Налоговая новость о последствиях оплаты занятий спортом / taxes and sports
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДФЛ, налогу на прибыль, страховым взносам и НДС при оплате (возмещении) работодателем занятий спортом ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 11 ноября 2019
Сегодня в выпуске: Налог на имущество-2020: Минфин одумался Как правильно исправиться по РСВ? Самозанятых будет больше Налоги в следующем году ...
05112019 Налоговая новость о командировках за наградами / travel expenses
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия, которые возникают при направлении работника в командировку за получением ведомственных наград (Письмо Минфина от 23 ...
Учёт расходов на ОС, СМС-сообщения от судебных приставов, отзыв из отпуска
Бонус: получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс на 3 дня https://www.4dk.ru/consultant-plus/big-test-drive Новости законодательства от 05.11.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *