Общие правила и особенности нумерации платежных поручений

Общие правила и особенности нумерации платежных поручений

Автоматизированные системы бухгалтерского учета безошибочно выполняют сбор и обработку информации о деятельности предприятия. Программное обеспечение защищено от ошибок и недочетов, такая простая операция, как нумерация платежных поручений, выполняется автоматически, то есть быстро и правильно. У начинающих бизнесменов и бухгалтеров все же возникают вопросы, нужно ли в обязательном порядке соблюдать какие-то правила при нумерации, с какого времени обнулять и начинать ее заново, что делать, если в системе произошел «сбой». В этой статье мы постараемся ответить на все, часто задаваемые, вопросы.

Какие требования нужно выполнять обязательно

Нормативно-правовые акты и Законы РФ, касающиеся нумерации платежных поручений, не устанавливают какие-либо ограничительные рамки. Организации вправе сами разрабатывать и утверждать в Приказе по учетной политике порядок ведения такого учета.

Единственное требование установил Банк России в своем Положении от 19.07. 2012 г № 383-П, и оно должно выполняться обязательно:

• Номер платежного поручения должен быть указан цифрами, и он не может быть нулем («0» нельзя).

Положение БР, действующее до 2012 года, где запрещалось использовать тройные нули (000) в конце номера, утратило свою силу.

Отвечаем на вопросы

Бухгалтерский учет требует соблюдения точности в каждой букве и цифре, этого же требуют контролирующие органы. Налоговые инспекции, социальные фонды, правоохранительные учреждения и банки не признают документ, составленный с ошибкой, стараясь избежать ошибок, работники предприятий задают немало вопросов:

В каких документах нужно отражать номер ПП

Электронные АС самостоятельно формируют регистры учета, в которых отражаются данные платежных документов. Номер ПП должен быть занесен:

1. В счета-фактуры, оформленные на предоплату или авансовые платежи (графа 5), налоговые инспекторы сравнивают данные в счетах-фактурах с реквизитами платежного поручения, если в документах номера и даты ПП совпадают, то вы имеете полное право на налоговые вычеты по НДС.
2. В определенную графу «Книги покупок» (заполняется графа 7) и «Книги продаж» (соответственно графа 11), применяемых при расчетах НДС (закреплено Постановлением правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, вступило в силу с некоторыми изменениями 1 октября 2014 года);
3. В акты сверок взаиморасчетов между предприятиями и налоговыми органами. Акты сверок играют немаловажную роль в учете, своевременно составленный двусторонний акт с указанными номерами и датами оплаты (авансовые платежи или предоплата) подтверждает фактические суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

В период налоговых проверок эти данные подтверждают фактическую оплату и играют важную роль в формировании суммы НДС к оплате, то есть, эти суммы учитываются как уплаченные. В случаях отсутствия данных ПП в этих документах, налоговая инспекция может не принять их для расчета НДС, доказывать свою правоту нужно будет через судебные инстанции.

Можно ли изменить нумерацию ПП в середине года

Если на предприятии возникла необходимость начать нумерацию платежек с нуля, то ее можно возобновить (начать заново), закрепив это действие справкой с указанием объективных причин. Такая справка послужит оправдательным документом для всевозможных проверок. Объективными причинами могут стать:

• Изменения нормативно-правовых актов и Законов, касающихся бухгалтерского учета;
• Внедрение в организации новых способов ведения учета;
• Реорганизация предприятия;
• Введение новых отраслевых стандартов;
• Изменение вида деятельности компании.

Совет. Любые изменения в регистрах бухгалтерского учета должны подтверждаться справками, где вы можете в свободной форме объяснить причины таких изменений. Если вы все же сомневаетесь в правомерности этого документа, проконсультируйтесь в налоговой инспекции. Не бойтесь обращаться за помощью к инспекторам, они обязаны не только проверять, но и помогать в трудных вопросах.