Особенности книги учета личных дел

При приеме сотрудника на работу на него оформляется личное дело — особый комплект документов, содержащий всю необходимую информацию о работнике. Все дела регистрируются в специальном журнале или книге учета личных дел в хронологическом порядке поступления сотрудников в организацию.

Назначение книги

Книга учета личных дел сотрудников необходима для регистрации и обеспечения сохранности всех документов на принятых работников. Ее предназначение сводится к четкому хронологическому внесению информации о том, на кого именно из сотрудников и в какую дату были заведены дела. Информация может быть представлена не на весь персонал организации, поскольку не все хозяйствующие субъекты обязаны формировать личные дела. Этот пункт касается государственных учреждений, для которых такая обязанность установлена на законодательной основе.

В бухгалтерской книге учета будут регистрироваться только личные дела работников, на которых компания составляет данные документы. Однако многие организации принимают решение о том, чтобы составлять дела на всех принятых работников, поскольку это очень удобно при ведении кадрового делопроизводства. Документы на каждого сотрудника находятся в отдельных пронумерованных папках, хранящихся в соответствии с установленными правилами.

Достоинствами ведения личных дел и журнала их регистрации можно считать:

  1. Организацию качественного кадрового делопроизводства на предприятии;
  2. Простоту при поиске документов на кого-либо из работников;
  3. Возможность ведения кадрового учета в соответствии с законодательством РФ.

Важно: если предприятие оформляет дела на персонал, то в обязательном порядке должна вестись и книга их регистрации, по которой можно отследить движение этих документов в организации.

Как оформить книгу

Книга для регистрации дел, как и любая другая бухгалтерская книга учета, должна быть оформлена соответствующим образом. Поскольку для хозяйствующих субъектов (кроме государственных учреждений) не установлена обязанность ведения данного регистра учета, они имеют право воспользоваться типовой формой либо разработать ее самостоятельно. Правильным будет закрепить данную форму журнала в документации по кадровому делопроизводству как приложение, например, к положению о кадровом учете на предприятии.

Книга учета личных дел в обязательном порядке должна быть пронумерована, и первый лист для записей будет иметь нумерацию с цифры «2». Листы нумеруются без каких-либо пропусков в строгой хронологической последовательности. Кроме того, книга должна быть прошнурована, то есть прошита крепкими нитками в 2-3 прокола. Концы ниток выводятся на оборотную сторону книги и оставляются длиной 5-6 см.

На них поверх наклеивается специальная наклейка для заверительной подписи уполномоченного сотрудника и проставляется печать организации. Что касается заверительной подписи, то, как правило, ее проставляет руководитель организации либо лицо, ответственное за ведение личных дел работников. Также проставляется дата, когда журнал был прошнурован, и печать, часть которой должна быть на наклейке, а другая — непосредственно на журнале.

Главное, на что необходимо обратить внимание при оформлении книги для регистрации личных дел:

  1. На титульном листе должно быть наименование организации, название самой книги и дата начала ее ведения;
  2. Она должна быть прошнурована;
  3. Все листы должны быть пронумерованы;
  4. На ней должна быть наклейка с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Что касается внутреннего наполнения такой бухгалтерской книги учета, то негосударственная организация имеет право самостоятельно разрабатывать форму ее листов и решать, какую именно информацию будет содержать книга.

Информация для внесения в книгу

Поскольку в такой книге содержится информация о том, какие именно дела сотрудников были оформлены на предприятии, чаще всего она включает в себя следующие данные:

  1. Номер личного дела по порядку (он указывается и на самом личном деле для упрощения поиска);
  2. Дата заведения личного дела — все даты должны разноситься в хронологическом порядке;
  3. Данные, непосредственно относящиеся к сотруднику, в том числе ФИО, его табельный номер, должность при составлении дела;
  4. Дата закрытия личного дела, когда сотрудник увольняется из организации;
  5. Место хранения закрытого личного дела;
  6. Примечание — любая информация, необходимая для осуществления качественного учета личных дел сотрудников.

Вся эта информация представляется в книге учета личных дел в специальной таблице с графами, которые также подлежат нумерации. Каждая из строк таблицы нумеруется в хронологической последовательности без пропусков, помарок или исправлений. Если все же при внесении записей была допущена ошибка, ее необходимо исправить, а исправленную запись заверить подписью уполномоченного лица и надписью «Исправленному верить» с указанием даты внесения исправительной записи.

Важно: информация, содержащаяся в книге для учета, как и любые другие данные в кадровом делопроизводстве, должна иметь ограниченный доступ.

Иными словами, журнал должен храниться вдали от посторонних лиц, которые могут воспользоваться имеющимися данными.

В дополнение к журналу учета личных дел можно сформировать своеобразную картотеку, в которой будут содержаться карточки с информацией по личным делам и документам в них на каждого сотрудника. Создание такого справочника носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер для упрощения кадрового учета на предприятии.

Новые публикации

20112018 Налоговая новость о расходах на замену водительского удостоверения / driving license
Юзвак Максим рассматривает вопрос о возможности учета в расходах при исчислении налога по УСН затрат на замену водительского удостоверения (Письмо ...
19112018 Налоговая новость об определении остаточной стоимости при реорганизации / reorganization
Юзвак Максим рассматривает вопрос о порядке определения остаточной стоимости имущества, которое передается в результате реорганизации в форме присоединения (Письмо Минфина ...
16112018 Налоговая новость о применении вычетов по НДФЛ предпринимателями / entrepreneur
Юзвак Максим рассматривает условия для применения индивидуальными предпринимателями вычетов, предусмотренных главой о НДФЛ (Письмо Минфина от 2 ноября 2018 г ...
15112018 Налоговая новость о доходах при погашении прав требований (изменение позиции Минфина)
Юзвак Максим анализирует изменение позиции Минфина по вопросу обложения НДФЛ доходов, полученных от погашения прав требований (Письмо Минфина от 25 ...
14112018 Налоговая новость о страховых взносах при выплате премий / bonus payment
Юзвак Максим рассматривает вопрос об обложении страховыми взносами производственных премий и премий к праздникам (Письмо Минфина от 25 октября 2018 ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 14 ноября 2018 года
В этом выпуске: - «Прошлогодняя» премия - Три года и ни днем больше - Аннулирования деклараций не будет, но... - ...
13112018 Налоговая новость о НДС при продаже сигарет и передаче храма / VAT
Юзвак Максим рассматривает вопрос об обложении НДС операций по продаже сигарет и по безвозмездной передаче храма (Письма Минфина от 23 ...
Отстранение от работы, снижение неустойки, идентификация пользователей мессенджеров
Новости законодательства от 13.11.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли отстранить сотрудника от работы за нарушение трудовой ...
12112018 Налоговая новость о заполнении корректировочного счета-фактуры / VAT
Юзвак Максим рассматривает вопрос о порядке заполнения в 2019 году корректировочного счета-фактуры по товарам, отгруженным в 2018 (Письмо Минфина от ...
Как уволить работника в связи с выходом на пенсию?
Сотрудник, достигший пенсионного возраста, имеет право на увольнение по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, если он не ...
Экологическая экспертиза, расходы на представителя, увольнение за разглашение тайны
Новости законодательства от 12.11.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как изменится срок проведения государственной экологической экспертизы - Можно ...
09112018 Налоговая новость о НДФЛ при выплате компенсаций дольщику / taxation of compensation
Юзвак Максим рассматривает вопрос об обложении НДФЛ сумм, выплаченных застройщиком участнику долевого строительства на основании решения суда (Письмо Минфина от ...
Норма амортизации, продажа доли в уставном капитале, больничные для сотрудников ОП
Новости законодательства от 09.11.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли пересчитать норму амортизации после модернизации - Можно ...
08112018 Налоговая новость о статусе Писем Минфина / Ministry Of Finance Letter
Юзвак Максим рассматривает вопрос о статусе Писем Минфина и проблему их обжалования в Верховном Суде РФ (Письмо Минфина от 16 ...
НДС в переходный период. Что следует учесть бухгалтеру в связи с увеличением ставки НДС до 20%
С 01.01.2019 ставка НДС меняется с 18% на 20%. Из-за этого у бухгалтеров возникает множество вопросов, связанных с переходными положениями ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 7 ноября
«Бюро бухгалтера» представляет обзор самых интересных новостей законодательства за прошедшую неделю: - Срок трудовых отношений; - Компенсация положена всем; - ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *