Особенности книги учета личных дел

При приеме сотрудника на работу на него оформляется личное дело — особый комплект документов, содержащий всю необходимую информацию о работнике. Все дела регистрируются в специальном журнале или книге учета личных дел в хронологическом порядке поступления сотрудников в организацию.

Назначение книги

Книга учета личных дел сотрудников необходима для регистрации и обеспечения сохранности всех документов на принятых работников. Ее предназначение сводится к четкому хронологическому внесению информации о том, на кого именно из сотрудников и в какую дату были заведены дела. Информация может быть представлена не на весь персонал организации, поскольку не все хозяйствующие субъекты обязаны формировать личные дела. Этот пункт касается государственных учреждений, для которых такая обязанность установлена на законодательной основе.

В бухгалтерской книге учета будут регистрироваться только личные дела работников, на которых компания составляет данные документы. Однако многие организации принимают решение о том, чтобы составлять дела на всех принятых работников, поскольку это очень удобно при ведении кадрового делопроизводства. Документы на каждого сотрудника находятся в отдельных пронумерованных папках, хранящихся в соответствии с установленными правилами.

Достоинствами ведения личных дел и журнала их регистрации можно считать:

  1. Организацию качественного кадрового делопроизводства на предприятии;
  2. Простоту при поиске документов на кого-либо из работников;
  3. Возможность ведения кадрового учета в соответствии с законодательством РФ.

Важно: если предприятие оформляет дела на персонал, то в обязательном порядке должна вестись и книга их регистрации, по которой можно отследить движение этих документов в организации.

Как оформить книгу

Книга для регистрации дел, как и любая другая бухгалтерская книга учета, должна быть оформлена соответствующим образом. Поскольку для хозяйствующих субъектов (кроме государственных учреждений) не установлена обязанность ведения данного регистра учета, они имеют право воспользоваться типовой формой либо разработать ее самостоятельно. Правильным будет закрепить данную форму журнала в документации по кадровому делопроизводству как приложение, например, к положению о кадровом учете на предприятии.

Книга учета личных дел в обязательном порядке должна быть пронумерована, и первый лист для записей будет иметь нумерацию с цифры «2». Листы нумеруются без каких-либо пропусков в строгой хронологической последовательности. Кроме того, книга должна быть прошнурована, то есть прошита крепкими нитками в 2-3 прокола. Концы ниток выводятся на оборотную сторону книги и оставляются длиной 5-6 см.

На них поверх наклеивается специальная наклейка для заверительной подписи уполномоченного сотрудника и проставляется печать организации. Что касается заверительной подписи, то, как правило, ее проставляет руководитель организации либо лицо, ответственное за ведение личных дел работников. Также проставляется дата, когда журнал был прошнурован, и печать, часть которой должна быть на наклейке, а другая — непосредственно на журнале.

Главное, на что необходимо обратить внимание при оформлении книги для регистрации личных дел:

  1. На титульном листе должно быть наименование организации, название самой книги и дата начала ее ведения;
  2. Она должна быть прошнурована;
  3. Все листы должны быть пронумерованы;
  4. На ней должна быть наклейка с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Что касается внутреннего наполнения такой бухгалтерской книги учета, то негосударственная организация имеет право самостоятельно разрабатывать форму ее листов и решать, какую именно информацию будет содержать книга.

Информация для внесения в книгу

Поскольку в такой книге содержится информация о том, какие именно дела сотрудников были оформлены на предприятии, чаще всего она включает в себя следующие данные:

  1. Номер личного дела по порядку (он указывается и на самом личном деле для упрощения поиска);
  2. Дата заведения личного дела — все даты должны разноситься в хронологическом порядке;
  3. Данные, непосредственно относящиеся к сотруднику, в том числе ФИО, его табельный номер, должность при составлении дела;
  4. Дата закрытия личного дела, когда сотрудник увольняется из организации;
  5. Место хранения закрытого личного дела;
  6. Примечание — любая информация, необходимая для осуществления качественного учета личных дел сотрудников.

Вся эта информация представляется в книге учета личных дел в специальной таблице с графами, которые также подлежат нумерации. Каждая из строк таблицы нумеруется в хронологической последовательности без пропусков, помарок или исправлений. Если все же при внесении записей была допущена ошибка, ее необходимо исправить, а исправленную запись заверить подписью уполномоченного лица и надписью «Исправленному верить» с указанием даты внесения исправительной записи.

Важно: информация, содержащаяся в книге для учета, как и любые другие данные в кадровом делопроизводстве, должна иметь ограниченный доступ.

Иными словами, журнал должен храниться вдали от посторонних лиц, которые могут воспользоваться имеющимися данными.

В дополнение к журналу учета личных дел можно сформировать своеобразную картотеку, в которой будут содержаться карточки с информацией по личным делам и документам в них на каждого сотрудника. Создание такого справочника носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер для упрощения кадрового учета на предприятии.

Новые публикации

Заполнение счёта-фактуры, НДС-вычеты, штрафы за нарушение ПДД
Новости законодательства от 14.12.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - В каких случаях в счёте-фактуре не нужно заполнять код ...
13122017 Налоговая новость о взносах по иностранному филиалу / contributions in foreign branch
Юзвак Максим рассматривает вопрос начисления страховых взносов по выплатам работникам в финляндском подразделении ...
Как устранять ошибки в бухгалтерском учете
Если было замечено, что в одном из прошлых периодов ведения бухучета была допущена ошибка, то ее обязательно требуется устранить. Исправление ...
Бухгалтер по расчетам с поставщиками
Каждая средняя или крупная организация имеет отдел бухгалтерии. При небольших оборотах главбух выполняет работу по всем направления. При большей загруженности ...
Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу
Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков с 7 по 13 декабря 2017 года
В этом выпуске: Пособия-2018 Изменения для экспортеров и не только Осведомлен быть должен! Ограничения на работников-иностранцев Налоговый прогноз ...
Все о главной книге в бухгалтерском учете
Применение главной книги в учете на предприятие всегда вызывает заинтересованность и вопросы специалистов. Ни одна проверка не обходится без изучения ...
Амортизация ОС, среднесписочная численность сотрудников, компенсация затрат на детсад
Новости законодательства от 13.12.2017 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как учесть амортизацию по основным средствам, используемым в капитальном ...
12122017 Налоговая новость о выплате дохода через иностранную организацию
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия при выплате дохода российскому резиденту через иностранные организации, не обладающие фактическом правом на доход ...
Что регистры и каков порядок их заполнения
В первую очередь современный бухучет необходим для двух вещей. Первое это фиксирование всех операций производимых с банковским учреждением. Второе это ...
Учет и распределение общепроизводственных затрат
Все чаще у главных бухгалтеров и начальства планово-экономических отделов промышленных компаний возникает огромное количество вопросов касательно распределения общепроизводственных и общехозяйственных ...
Как отразить затраты на основное производство в бухгалтерском учете
Затратами на основное производство называются расходы, связанные с производством продукции. Благодаря им созданы все условия для того, чтобы процесс производства ...
Какие первичные документы используются для учета нематериальных активов
Нематериальные активы (НМА) – внеоборотный актив организации, к нему можно отнести лицензионные права на результат интеллектуальной деятельности, а так же ...
Как происходит списание основных средств: протокол и другие документы
ОС рано или поздно изнашиваются. Причем старение происходит не только в физическом, но и в материальном плане. В такой ситуации ...
Приостановление операций по счету
С 2017 года начинается эффективная борьба налоговиков с недобросовестными налогоплательщиками по уплате налогов и своевременное предоставление деклараций. ИФНС грозит блокировкой ...
Что такое восстановительная стоимость основных средств и как она определяется
С точки зрения бухгалтеров под понятием основные средства в первую очередь понимается финансовые показатели отражения имущественного капитала организации. Если говорить ...
Загрузка...