
На каком счете учитываются командировочные расходы?
Содержание
Каждая компания вынуждена производить в процессе своего функционирования те или иные расходы. Существует множество их разновидностей. В настоящей статье представлена информация, раскрывающая сущность такой разновидности затрат, как командировочные расходы. Ознакомившись со статьей, Вы будете в курсе особенностей учета командировочных расходов: узнаете, как, и на каком счете, они учитываются, из чего состоят.
Термин «командировочные расходы»
Иногда возникают ситуации, при которых компании требуется направить в служебную командировку сотрудника.
Служебная командировка – это отъезд сотрудника из места работы в какое-либо другое место, предназначенное для выполнения сотрудником служебного задания, на конкретный период времени.
Совокупность затрат, направленных на организацию и осуществление процесса командирования сотрудника называется «командировочными расходами».
Какими документами оформляется командирование работника?
Период командировки не должен превышать сорока календарных дней (из расчета исключаются дни пребывания в пути).
Сотруднику, направляемому в командировку, его непосредственный руководитель должен предоставить служебное задание.
При этом руководитель должен издать распорядительный акт о направлении в командировку, с указанием определенных сведений:
- Личных данных сотрудника;
- Цели командировки;
- Сроков командировки;
- За счет каких средств организуется командировка.
Следует отметить, что до 2015 г. на командируемого работника оформлялось командировочное удостоверение, в котором должны проставляться отметки (подписи и оттиск печати) о прибытии и об убытии с места командировки. Теперь же, обязательное оформление данного документа отменено.
Состав командировочных расходов
Из чего состоят «командировочные расходы»? В совокупность таких затрат входит следующее:
- Затраты, связанные с проездом;
- На проживание;
- Суточные;
- Иные затраты.
Все вышеперечисленные затраты (кроме суточных) сотруднику необходимо подтвердить документами. Например: траты на проезд – билетами, траты на проживание – счетом из гостиницы, а иные траты – накладными, товарными и кассовыми чеками.
По окончанию командировки, в течение трех дней работник обязан предоставить бухгалтеру авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие факт оплаты расходов. Следует помнить, что работнику, не отчитавшемуся по ранее выданным авансам, денежные средства в подотчет не выдаются.
Помимо затрат, за которые работник должен отчитаться, ему за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные. Размер суточных администрация компании определяет самостоятельно, при этом обязательно указывает его в коллективном договоре. Однако следует учитывать, что, если суточные составляют более семи ста рублей в день (при командировке по территории Российской Федерации), то компания обязана будет начислить и уплатить на эту сумму страховые тарифные взносы во внебюджетные фонды. В случае, если командировка предусмотрена поблизости, и работник сможет каждый день самостоятельно возвращаться домой, то суточные можно не выплачивать.
Кроме того, необходимо учитывать, что на период пребывания сотрудника в служебной командировке, за ним сохраняется заработная плата в размере среднего заработка.
Учет командировочных расходов
Несмотря на форму собственности или специфику деятельности, все компании обязаны правильно осуществлять учет командировочных расходов (согласно Трудовому Кодексу). Специально для накопления сведений и учета командировочных расходов в системе счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета учитывается выдача командировочных сумм, а по кредиту – возврат неиспользованных сумм и списание затрат, совершенных подотчетным лицом. Данный счет является активно-пассивным счетом. Это означает, что конечное сальдо может отражаться как по дебету, так и по кредиту счета. Каким же образом его вычислить? Для того чтобы найти сальдо по активно-пассивному счету, необходимо выполнить следующие математические действия:
- Сложить сальдо начальное и сумму оборотов отдельно по дебету и отдельно по кредиту;
- Определить в какой части счета (в дебете или в кредите) сумма получилась больше:
- Из большей части вычесть меньшую часть;
- Записать получившийся результат в ту часть, где сумма сальдо и оборотов оказалась больше.
Каким образом фиксируются операции на данном счете? Рассмотри несколько примеров:
- При выдаче работнику денежных средств для командировочных расходов из кассы компании совершают такую запись – Дебет 71, Кредит 50;
- При возвращении работником в кассу фирмы неиспользованной в командировке суммы совершается обратная запись – Дебет 50, Кредит 71;
- При удержании из заработной платы сотрудника невозвращенных сумм совершаются записи – Дебет 94, Кредит 71, а далее – Дебет 70, Кредит 94;
- При списании иных затрат, совершенных работником в командировке (например, закупка материалов) совершают такую запись – Дебет 10, Кредит 71;
- В случае, когда организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, совершается такая запись – Дебет 19, Кредит 71.
Аналитический учет осуществляется по каждому сотруднику компании, из числа, направляемых работников в служебные командировки.
Выдачу средств сотруднику на служебную командировку из кассы оформляют расходным кассовым ордером, а возврат неиспользованных сумм – приходным кассовым ордером.
В конце периода составляется накопительный регистр – журнал — ордер по счету 71.
Для целей учета командировочных расходов удобно применять специализированное бухгалтерское компьютерное программное обеспечение (например, программное обеспечение, выпускаемое фирмами 1С или Талисман).