Предприятия, ведущие коммерческо-хозяйственную деятельность, имеют расходные статьи. Обоснованием этих затрат служат документы, которые должны быть экономически оправданными и направленными на получение прибыли. И для того, чтобы было меньше вопросов со стороны налоговых органов, мы рассмотрим документальное подтверждение расходов для уменьшения налогооблагаемой базы.
Реквизиты для расходных документов
Для того, чтобы документально подтвержденные расходы были приняты к бухучету, необходимы наличие следующих реквизитов:
- Название документа;
- Дата заполнения бланка;
- Название предприятия и ее данные, который выписал документ;
- Информация о хозяйственной операции;
- Характеристика измерителей (денежная, числовая и т.д.);
- Наименование ответственных лиц;
- Подписи ответственных лиц;
- Печать (при ее наличии).
При отсутствии какого-либо реквизита, документ будет являться не действительным и его нельзя принять для уменьшения налогооблагаемой базы и налога.
Расходы, уменьшающие налог на прибыль
Затраты, принимаемые для расчета налога на прибыль можно разделить на две группы:
- Затраты производственного характера;
- Внереализационные расходы.
Затраты производственного характера
Это подтверждение расходов, связанных с производственным процессом и ее реализацией. Приведем примеры наиболее распространенных расходных статей и документальное подтверждение:
Внереализационные расходы
Ими являются расходы, не связанные напрямую с производственным циклом. К ним относятся:
При начислении налога на прибыль документально подтвержденные расходы уменьшают налогооблагаемую базу.
Расходные пункты при УСН и ЕНВД
Налогоплательщики, применяющие налогообложение УСН (доходы), на расчет налога затраты не влияют. Другое дело, когда УСН (доходы минус расходы). Ст.346.16 НК предоставляет нам перечень таких расходов, которые могут принять к вычету в случае документального подтверждения расходов:
- На покупку основных объектов, их модернизация, реконструкция, монтаж, достройка и т.д.;
- На покупку НМА (нематериальные активы);
- На ремонт ОС, так же и арендованные объекты;
- Оплата за арендованное имущество (также в лизинг);
- Поступление материалов и комплектующих;
- Оплата за выполненную работу и социальные выплаты наемным работникам;
- На все категории обязательного страхования сотрудников, имущества (ПФ, ФФОМС, ФСС);
- НДС, по оплаченным товарам, работам, услугам;
- Оплата процентов за полученные кредиты и займы;
- За оказанные услуги по профилактике пожарной безопасности и услуг охранного характера;
- Стоимость таможенных платежей для ввоза товара на территорию России, не подлежащая возврату налогоплательщику, в соответствии с законодательством Таможенного союза;
- На техническое содержание служебного автотранспорта и на выплату компенсации за пользование в служебных целях личный автотранспорт сотрудников;
- На служебные командировки;
- За услуги нотариального, юридического, бухгалтерского и аудиторского характера;
- Раскрытие (публикация) бухгалтерской отчетности;
- Канцелярские товары;
- Услуги почтовых, телефонных, телеграфных организаций;
- Рекламные услуги;
- Освоение и разработка новых видов производств;
- Оплата налогов и сборов;
- Оплаченный товар, который приобретен для дальнейшей перепродаже, включая затраты по хранению, пересылке товара;
- Оплата вознаграждений (комиссионные, агентские);
- Оказание услуг по обслуживанию и гарантийному ремонту;
- На услуги по оформлению документов кадастровой и технической инвентаризации на объекты недвижимости и документы на земельные участки;
- При получении лицензии от специализированных учреждений;
- Расходы судебного и арбитражного характера;
- Подготовка и повышение квалификации штатных сотрудников;
- Затраты по обслуживанию ККТ;
- Расходы на услуги по вывозу твердых бытовых отходов.
Нужно учесть, что если ваш расход не соответствует перечню расходов, то его нельзя брать для уменьшения вашего дохода. Документально подтвержденные расходы налогоплательщик может учесть только после его оплаты.
Налогоплательщик, применяющий ЕНВД, имеет право уменьшить налог на сумму затрат в следующих случаях:
- Если у «вмененщика» нет наемных работников, то налог уменьшается на всю сумму фиксированных платежей и страховых взносов, уплаченных с доходов свыше 300 тыс. руб. Подтверждение расходов служат квитанции об оплате или платежное поручение;
- Если у «вмененщика» есть наемные работники, то налог уменьшается за счет оплаченных страховых взносов на работников, которые включены в налоговые вычеты, но не более 50% от начисленного ЕНВД.
Налогоплательщик, совмещающий два вида деятельности: ЕНВД и УСН, распределяет страховые взносы на обязательное страхование (ПФ, ФФОМС, ФСС) на работников пропорционально доли выручки от двух видов деятельности.
Потеря «первички» по расходам вследствие чрезвычайных ситуаций
Ни одна из компаний не застрахована от чрезвычайных ситуаций. Но налоговая инспекция не интересует ситуация в компании, она рассчитывает на полную информацию по начисленным налогам. Поэтому для того, чтобы обезопасить себя от налоговых штрафных санкций, необходимо документально подтвердить утрату бухгалтерских документов, подтверждающие расходы. Приведем перечень оправдательных документов, которые помогут пострадавшей компании:
- При пожаре – обратиться в пожарную инспекцию за справкой о происшествии;
- При затоплении – справка с управляющей компании, обслуживающей вашу организацию;
- При стихийном бедствии – справка территориального органа по чрезвычайным ситуациям, опубликованная статья о стихийном бедствии;
- При краже – справка-документ с полицейского участка, приговор суда по уголовному делу;
- При утрате документов, переданных третьим лицам (проверяющим на проверку) – опись передаваемых документов, акт приема-передачи.
При утере документов, подтверждающие затраты, директор должен создать комиссию из числа наемных работников и независимых экспертов, которые проведут инвентаризацию, выявят причину утраты документов. Результат работы комиссии оформляют актом, подписанный руководителем.
Но и у налоговиков в таких случаях свой алгоритм действий. Документы, подтверждающие расходы, подлежат восстановлению. Например, в банке взять платежные поручения, у контрагентов – накладные. Отсутствие таких документов плачевно отразится на предприятии в виде доначисленных налогов, пеней и штрафов.
Обратите внимание на то, что если утеря документов произошла после сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, это не значит, что компания не должна восстановить пропавшие документы. Если возникнет камеральная проверка, то налоговый орган смело доначислит организации налоги и штрафные санкции.