Как хранить отчеты 6 НДФЛ

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Оставьте свои данные и мы перезвоним через несколько секунд

Позвоните +7 (495) 960-888-2 или сделайте заказ на нашем сайте!

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). В частности, это первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Видеоинструкция по созданию отчета 6-НДФЛ (для платформы УС)

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Как свести начисления с уплатой по 6-НДФЛ

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание.

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).

Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом.

Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель;
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, тоже можно передать в архив организации. Такой порядок предусмотрите, например в Положении об архиве.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

• значимость, полнота (завершенность) документов;
• аутентичность (полнота и достоверность) документов;
• отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76
– начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70
– начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

По материалам БСС «Система Главбух»

Источник: xn--80abgj3aohnkghy.xn--p1ai

Кто организует хранение бухгалтерских отчетов. Организация хранения бухгалтерских документов

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами фирмы государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изме­нений.
4. При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны хра­ниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее (временное);
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Храните первичные документы

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое значение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры. Все они имеют свои сроки хранения, установленные законодательством.

К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет . Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета .

Для некоторых документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документации в течение всего срока ее хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, назначьте несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т. д.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой фирмы. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у фирмы потребуют представить какие-либо документы.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники фирмы (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Уничтожить документы можно следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Хранение первичных учетных документов в течение установленных сроков – одна из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей. В статье мы расскажем, как хранить бухгалтерскую и налоговую документацию, и что следует предпринять в случае ее утраты.

Одной из обязанностей фирмы (индивидуального предпринимателя) является сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. В их число входят документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание обязательных платежей. Данное требование выдвигается подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, фирме нужно хранить:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

• годовая бухгалтерская отчетность — постоянно, квартальная — в течение пяти лет, а месячная — в течение одного года;
• документы учетной политики — пять лет;
• первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета — пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Организация хранения документов бухгалтерского учета возлагается руководителя фирмы. У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется), возлагается на него самого (ст. 7 и 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Комплектуйте документы по видам

Обработанные бухгалтерией первичные документы комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Подшивайте документы в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества .

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.

Организуйте место хранения документов

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив как отдельное структурное подразделение .

Не все предприятия имеют возможность создавать ведомственные архивы – подразделения (ограниченный штат, арендованный офис). В зависимости от объемов документооборота они могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы хранить негде, сдайте их в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

Утверждаем сроки хранения документов

Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2021 год:

Вид документа	Период хранения	Ссылка на нормативно-правовой акт
Регистры бухгалтерского учета, журналы учета	Не менее 5 лет	Ч. 1 ст. 29 Закона №402-ФЗ
Главная книга	Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела	Ст. 276 ч. 4.1 Приказа №236
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета	Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов)	Ст. 267 ч. 4.1 Приказа №236
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней	Годовая хранится постоянно.

Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.

Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно

Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет

В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет

В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно

Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.

Если бухгалтерская документация, подтверждающая опасные, тяжелые, вредные условия труда отсутствует, то хранить путевые листы необходимо 75 лет.

Создайте оптимальные условия для хранения документов

Условия хранения документации должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока ее хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков. Во избежание порчи храните их отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и т.п.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

1. Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
2. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.

Особенности хранения электронных документов

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно архивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

В предусмотренных законодательством случаях (при проверках контролирующими органами, судебных разбирательствах и т. п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности .

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т. п.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты или при отсутствии годовых – квартальные или месячные отчеты. Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

Нарушение порядка хранения документов

Отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое правонарушение налогоплательщик подлежит штрафу в размере 10 000 рублей. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 рублей.

Налоговая инспекция может связать отсутствие документов с занижением налогооблагаемой базы. Тогда сумма штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 рублей. Основание – статья 120 Налогового кодекса.

Утрата необходимых документов может послужить причиной тому, что налогоплательщика привлекут к ответственности по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)», а также по статье 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» Налогового кодекса.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации

В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.

Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

• 5000–10 000 рублей — за первый проступок;
• 10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Источник: liga-lift.ru

Сколько хранить налоговые документы: новые сроки с 2020 года

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения налоговых документов. В этом материале приводим их все в таблице.

• Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года
• Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2020 года

Итоги

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки.

Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.

Все юридические лица сталкиваются с проблемой хранения документов. Здесь возникает ряд вопросов: как правильно хранить, какие сроки установлены для этого, где должны находиться документы. Этими же вопросами задаются и предприниматели. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ряда документов, некоторые требования все же существуют.

Сколько хранить бухгалтерские документы ИП

Налоговые документы ИП хранятся четыре года, бухгалтерские — пять. Например, счет-фактура — это налоговый документ, потому что она применяется для учета НДС, а накладные, акты и универсальные передаточные документы — бухгалтерские, потому что фиксируют деятельность предпринимателя, его доходы и расходы.

Бухгалтерский документооборот сложный процесс, поэтому лучше хранить отчеты пять лет. На электронные документы распространяются те же правила. Срок хранения документов ИП по бухгалтерии считается с начала налогового периода.

Также может быть интересно:

Что делать, если ИП не сдавал отчетность: штрафы и последствия

Как получить кредит ИП

Как получить налоговый вычет за ККТ для ИП на УСН

Какие документы необходимо хранить

1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Какие документы нужны для ведения ИП и срок их хранения

Несмотря на то, что наше государство старается идти в ногу со временем и активно вводит электронный документооборот, количество деловых бумаг увеличивается с каждым годом. В течение какого времени могут понадобиться старые документы, сколько их нужно хранить в соответствии с законодательством и что делать в случае утраты?

Сроки хранения документов установлены Министерством культуры РФ, Федеральным законом от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и НК РФ.

Для начала стоит отметить, что все российские компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Эта норма установлена статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Сроки, указанные в пунктах 1 и 2 исчисляются с 1 января, следующего за годом, в котором составлена бумага.

Исключение из этого правила предусмотрено лишь для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других бумаг учетной политики фирмы. Их нужно хранить не более пяти лет, считая с 1 января, следующего за годом, в котором они в последний раз были использованы.

Согласно правилам организации государственного архивного дела, компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет.

Кроме того, период хранения некоторый «первички» установлен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных учреждений, органов местного самоуправления. В основном срок тот же – пять лет. Тут исключение составляют кадровые бумаги, такие как приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и другие документы, которые нельзя выкидывать в течение 75 лет. Этот период исчисляется с 1 января, следующего за годом, когда бумага была оформлена.

Компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет..

Налоговым законодательством также предусмотрены сроки хранения первичной документации. В соответствии с подпунктами 3 и 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других материалов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов.

Время хранения «налоговых» сведений начинает исчисляться на следующий день после календарной даты, которой определено начало срока, и оканчивается в соответствующие месяц и число последнего года (п. 2, 3, 7 ст. 6.1 НК РФ).

Когда же речь идет о расчете налоговой базы, то данный четырехлетний срок следует считать с окончания налогового периода, в котором документ был использован. Позиция по данному вопросу подтверждена Минфином в Письме от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104.

Стоит отметить, что исключения бывают из любых правил. Так, компании, исчисляющие налог на прибыль, согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ, должны сохранять бумаги, которые подтверждают понесенные ими убытки в течение всего срока уменьшения налогооблагаемой базы. Норма предусмотрена для плательщиков других налогов:

• УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» (абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ)
• ЕСХН (абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ)
• НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок (абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ).

Во избежание претензий со стороны ревизоров рекомендуется хранить документы, участвующие в расчетах налогов и сборов, ровно столько, сколько нужно, чтобы в случае проведения выездной проверки или иных контрольных мероприятий можно было подтвердить правильность своих выкладок за три календарных года, предшествующих текущему.

Не стоит забывать, что ответственность за организацию хранения бумаг, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации, об этом прямо указано в пункте 3 статьи 17 Закона № 129-ФЗ. При этом оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из пункта 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Сроки хранения документов

Документы, которые могут быть затребованы различными организациями	Срок хранения	С какой даты считать срок
Трудовые договора, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках	В зависимости от срока составления документа, необходимо хранить до 75лет,если это было до 2003г., и 50лет после 2003г.	Срок хранения считается с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
Штатное расписание	Хранить нужно всегда	С даты составления документа.
Журналы учета рабочего времени	5 лет	С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
График отпусков	1 год	С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, устанавливаемые НК РФ.

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 14 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

Необходимо отметить, что период хранения книги полученных доходов для ИП-упрощенцев, указанный в перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, отличается от общих налоговых сроков. Согласно перечню этот документ должен храниться постоянно.

О том, какие сроки хранения устанавливает приказ № 558 для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Штрафы за отсутствующие документы у ИП

Кто требует	Размер штрафа
ИФНС	От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ
ФСС	От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ)
Трудинспекция	От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Росалькогольрегулирование	От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ)

Утрата бухгалтерских документов

Если первичные учетные документы были утеряны, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, руководитель организации, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если комиссия пришла к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательствами этого: справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов, руководителя организации могут привлечь к уголовной ответственности.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г.

Хранение документов после закрытия ИП

В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Ответственность за непредставление документов из-за порчи

Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.

Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.

А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.

Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.

Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.

Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.

Стандартный пакет

Для прекращения деятельности предприятия от предпринимателя всегда требуют стандартный набор документации. На первом месте стоит заявление. Его нужно составлять по форме р26001, придерживаясь редакции 04.07.2013 года. В противном случае работники налоговой службы просто не примут его у вас.

Заполнить заявление можно в письменном или электронном виде. Главное, применять чернила черного цвета и не писать строчные буквы. Образец бланка и заявления можно оттыкать на ресурсах интернета или же на информационных стендах ФНС. При написании заявления проявляйте особую внимательность. Если вы допустите ошибку или помарку, то это не будет принято работником налоговой.

Следующий документ, необходимый для прекращения деятельности ИП – это выписки ФСС и ПФР, которые станут доказательной базой того, что перед этими внебюджетными фондами ваше предприятие не имеет задолженностей. Если имеются долги, то необходимо обязательно их ликвидировать. Если вы, например, собираетесь прекратить деятельность свое фирмы в начале 2020 года, то устранить все долги вам нужно будет за период 2014 года. Все эти сведения предоставляет ФНС.

К стандартному пакету документов обязательно приложите квитанцию, которая подтверждает вашу оплату госпошлины. Сумма взноса составит 160 рублей. Данный бланк не имеет утвержденной формы, поэтому оплата осуществляется в бюджет. Все данные для оплаты можно отыскать в налоговом учреждении.

На момент подачи собранной документации у человека запросят паспорт и свидетельство о регистрации в качестве ИП. Представленный набор документов позволит вам закрыть ИП. Он стандартный и не зависит от спецификации бизнеса. В некоторых случаях просят предъявить его некоторые дополнительные сведения. Но это уже происходит в индивидуальном порядке.

На видео – какие документы нужны для закрытия ип:

Ответы на распространенные вопросы

Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?

Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.

Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?

Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону (бесплатно).