Подотчетные суммы выдают сотрудникам для конкретных целей. В большинстве случаев на покупку товаров, материалов для организации; на оплату расходов в командировке или на проведение представительских мероприятий. Чтобы эти расходы бухгалтерия могла учесть в налоговой базе по прибыли, сначала бухгалтеру нужно правильно оформить документы на выданные средства, а затем получить авансовый отчет и подтверждающие документы. Имейте в виду, что эти расходы понятны и просты для налоговиков. Они часто их проверяют и почти всегда находят мелкие ошибки в оформлении документов, которые позволяют им «снять» расходы.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетные лица – работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Подотчетными лицами могут быть:
- работники организации (включая руководителя), с которыми заключены трудовые договоры;
- физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании договора гражданско-правового характера.
Руководитель может издать приказ об утверждении списка работников, которые могут получать денежные средства под отчет. Это поможет бухгалтеру контролировать тех сотрудников, которые обязаны оформлять заявления на подотчет и представлять отчетные документы. Такой перечень работников лучше не отражать в Положении о расчетах с подотчетными лицами или учетной политике, чтобы можно было быстро его изменить.
Возврат неиспользованной подотчетной суммы в кассу в 1С Бухгалтерия
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
- на хозяйственные нужды;
- на командировочные расходы;
- на оплату представительских расходов.
Основание для выдачи денег под отчет
Основанием для выдачи средств под отчет может быть:
- либо заявление работника;
- либо приказ о выдачи подотчетных сумм.
Лучше составить приказ руководителя организации. Тогда заявление работника необязательно.
Средние и крупные компании принимают свой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетными лицами. Это может Положение о расчетах с подотчетными лицами. Но это не обязательно.
Вот образец приказа.
Приказ № _____
о выдаче подотчетных сумм
г.__________________ «___»___________20___ г.
В целях обеспечения кассовой дисциплины и контроля за расходом выдаваемых под отчет сумм,
1. ___________________________________выдавать под отчет денежные средства сотрудникам в размере, не превышающем ___________________________рублей.
2. Деньги под отчет допускается выдавать следующим работникам _______________:
3. Срок выдачи денег под отчет не должен превышать ______________ рабочих дней.
4. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначается _______________________________________________________________________
Директор ООО «________»: ___________________ /__________________/
НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм
С приказом ознакомлен: ___________________ /__________________/
Обратите внимание: Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У (дата вступления в силу — 18 августа 2017 г.) отменено требование, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
_______________________________________
(должность руководителя, название компании)
_______________________________________
(Ф.И.О. руководителя)
от _____________________________________
(должность работника)
_______________________________________
(Ф.И.О. работника)
Прошу выдать мне наличные деньги в размере ______________ рублей для _________________
«___» _________ 20__ г. ___________ /_____________/
Как выдать деньги под отчет
Деньги в подотчет могут быть выданы наличными через кассу, перечислены на банковский счет работника или на корпоративную карту компании.
Выдача наличными через кассу
Организации или ИП могут выдать наличные деньги напрямую из кассы.
При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2).
Перечисление подточенных сумм на банковскую карту сотрудника
Подотчетные суммы работникам можно перевести на зарплатную карту или другую личную карту, которую он укажет в заявлении.
В платежном поручении в поле «Назначение платежа» лучше указать цель перевода денег. Например:
- «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов»;
- «Перечисление средств под отчет на командировочные расходы».
Выдача корпоративной карты
Для расходования подотчетных сумм работнику можно выдать корпоративную карту. Ее разрешено использовать для оплаты подотчетных операций.
Порядок оформления корпоративных карт определен в Положении ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».
Корпоративные карты бывают разные: дебетовые или кредитные, именные, рублевые или валютные.
Чтобы работник смог использовать корпоративную карту, на сотрудника оформите доверенность на распоряжение ею.
Обратите внимание, если корпоративная карта именная, например, оформлена на директора, то отчитываться по ней будет только он. Директор может передать карту другому сотруднику, но расходы по авансовому отчету другого сотрудника, инспекторы могут не зачесть.
Лимит подотчетных сумм
Установленных лимитов для подотчетных лиц нет.
Но подотчетное лицо действует от имени организации, поэтому работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными. Это 100 000 руб. по одному договору. Это установлено указанием Банка России от 9 декабря 2019 г. № 5348-У.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Сроки выдачи подотчетных сумм
Законодательством не определены точные сроки, которые нужно соблюдать при выдаче денег по отчет. То есть не установлено, за сколько дней нужно выдавать деньги.
Поэтому работодатель может сам установить в локальном акте, например, в Положении о расчетах с подотчетными суммами:
- сроки для выдачи подотчетных сумм работодателем, т.е. за сколько дней выдавать деньги работнику;
- на какой срок выдавать те или иные подотчетные суммы;
- в какой срок бухгалтер должен проверить отчет подотчетного лица.
Авансовый отчет подотчетного лица
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок (с приложением документов, подтверждающих расходы). Подтвердить расходы могут:
- кассовые и товарные чеки;
- электронные чеки;
- товарные накладные;
- приходные кассовые ордера;
- транспортные документы (проездные билеты, талоны).
По командировочным расходам сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
По другим подотчетам можно установить более длительный период.
Но устанавливать слишком долгий срок, например, более месяца, не выгодно. Ведь документы по подотчетным суммам служат основанием для вычета НДС и признания расходов по прибыли.
Как оформить авансовый отчет, смотрите ситуацию «Авансовый отчет».
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Организация вправе принять свой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, Положение о расчетах с подотчетными лицами.
В нем можно отразить:
- способы выдачи подотчетных сумм;
- сроки выдачи, возврата подотчета, сдачи авансового отчета, его утверждения;
- применяемые документы для расчета с подотчетными лицами, порядок их хранения.
Выдача денежных средств
В Положении о расчетах с подотчетными лицами можно установить право работника получать денежные суммы:
- на корпоративную карту организации;
- на личные банковские карты сотрудника;
- наличными денежными средствами.
Пункт можно прописать так:
Денежные средства под отчет работникам организации выдаются в наличной или безналичной форме. В безналичной форме путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника.
Если в организации нет Положения о расчетах с подотчетными лицами, данные пункты можно включить в учетную политику.
Использование карт третьих лиц
В локальном документе лучше предусмотреть и такую ситуацию, когда подотчетное лицо использует для оплаты какой-либо операции банковскую карту другого человека.
В таком случае от подотчетного лица нужно запросить объяснительную записку, где он должен описать, почему оплата была произведена не с его карты. Можно приложить согласие держателя карты.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами
директором ООО «НАЗВАНИЕ»
Положение о расчетах с подотчетными лицами
1. Общие положения
1.1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов, их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.
1.2. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок расчетов с подотчетными лицами, на основании которых разработан данный документ, являются:
- федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- указание Банка России от 11.03.2014-У «Опорядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
- инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденная Приказом Минфина от 31.10.2000 №94н;
- Трудовой кодекс Российской Федерации.
1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам ООО «НАЗВАНИЕ» на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.
1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.
2. Порядок выдачи денежных средств под отчет
2.1. Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, должности (фамилии) которых приведены в списке должностей (фамилий), имеющих право получать подотчетные суммы, утвержденном приказом руководителя от _______ № _.
2.2. Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «НАЗВАНИЕ» заключены трудовые отношения, на основании приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.
2.3. Денежные средства под отчет работникам организации выдаются в наличной или безналичной форме. В безналичной форме путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника.
2.4. Выдача подотчетных сумм происходит на основании приказа директора или заявления, написанного работником и утвержденного руководителем, в которых указывается следующая информация:
- Ф. И. О. подотчетного сотрудника (сотрудников);
- назначение аванса;
- сумма с ее обоснованием (расчетом) – расчет суммы готовит бухгалтерия и передает директору для ознакомления;
- срок, на который выдается подотчетная сумма;
- порядок выдачи денег под отчет – безналичным путем либо получение в кассе.
Подотчетный сотрудник знакомится с приказом директора под роспись. В случае если подотчетных лиц несколько, каждый из них обязан ознакомиться с приказом директора под подпись.
2.5. После издания директором приказа о выдаче подотчетных сумм работник (-и) получает аванс на хозяйственные расходы в течение __ (количество) рабочих дней.
2.6. Максимальная сумма денежных средств под отчет на определенные виды расходов установлена приказом директора от ________ № __.
2.7. Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.
2.8. Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.
2.9. Если работник в случае производственной необходимости и с согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение __ (количество) дней.
3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов
3.1. Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.
3.2. Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО «НАЗВАНИЕ» на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.
3.3. Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:
- в розничной торговле – товарный чек с полной расшифровкой покупки;
- в организациях оптовой торговли – накладная, счет-фактура или унифицированный передаточный документ;
- при получении услуги – договор, акт приема-передачи, счет-фактура.
3.4. Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:
3.5. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
3.6. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.
3.7. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
3.8. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долга из заработной платы работника и издается приказ.
3.9. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
3.10. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
3.11. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.
Директор ООО «НАЗВАНИЕ» ______________/______________
Ошибки при выдаче подотчетных сумм
При оформлении и выдаче подотчетных сумм ошибки встречаются очень часто. Некоторые из них мы привели в таблице ниже. Возьмите их себе на заметку, проверьте наличие в компании нужных документов. Это поможет избежать споров с налоговиками.
Нет распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм или заявления работника
Нет регламента выдачи по безналичному подотчету
Способы выдачи подотчетных сумм пропишите в Учетной политике или составьте отдельное Положение о расчетах с подотчетными суммами
Проверяйте чеки, накладные и др., которые получаете от подотчетников. В документах должны быть все обязательные реквизиты. Содержание операции должны быть расписано, единица измерения и сумма — указаны.
Нельзя принимать к учету чеки, в которых не видны реквизиты. Например, когда чек выцвел или поврежден.
Чтобы работники сдавали вам правильные документы, составьте им памятку о том, как должны быть оформлены оправдательные документы.
Расходы оплачены банковской картой третьего лица
В регламенте по расчетам с подотчетными лицами либо в учетной политике организации, либо в Положении лучше предусмотреть ситуацию, когда подотчетное лицо использует для оплаты какой-либо операции банковскую карту другого человека.
Если работник расплатился чужой картой, в него нужно взять объяснительную записку. В ней он должен описать, почему оплата была произведена не с его карты.
Дополнительно можно попросить расписку от третьего лица о том, что деньги ему работник вернул и претензий он не имеет.
Нарушен срок сдачи авансового отчета
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок. Отмечайте в своем рабочем календаре даты, когда подотчетники должны вам сдавать отчеты.
При выдаче работнику денег под отчет, сообщайте дату, когда он должен сдать Авансовый отчет. Вы можете сразу на момент выдачи денег или подписания заявления, выдавать подотчетникам бланк авансового очета и указывать не нем дату сдачи. Если дисциплина в компании не на высоком уровне, напоминайте о сроках по электронной почте, месенджеру, телефонов.
Авансовый отчет составлен с ошибками
Не принимайте неправильно оформленные документы. Требуйте от работник переписать отчет и заменить неграмотно составленные подтверждающие документы.
Превышен лимит расчетов наличными
Контролируйте лимит расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному договору, не должны превышать 100 000 руб.
ПАМЯТКА работнику, который получил деньги под отчет
За каждый потраченный рубль нужно отчитаться, предоставив в бухгалтерию Авансовый отчет и подтверждающие документы.
Документы, которыми можно подтвердить расходы.
- кассовые, товарные чеки, в том числе электронные чеки;
- накладные;
- приходные кассовые ордера;
- проездные билеты, талоны по поездкам;
- другие.
Бухгалтерия не примет к отчету документы, если:
- Они нечитаемые, рваные, грязные и т.п.
- Невозможно прочитать все реквизиты. Например, когда чек выцвел или поврежден;
- В кассовом чеке нет всей информации о том, что покупали, у кого и за какие деньги.
Каким должен быть правильный кассовый чек
В кассовом чеке должно быть много разных данных. проверить все невозможно, но обратите внимание на несколько важных реквизитов:
- Название товара;
- Название магазина;
- ИНН и система налогообложения;
- список товаров или услуг с ценой и количеством;
- ставка НДС;
- ФИО кассира;
- регистрационный номер кассы;
- QR-код для загрузки электронной версии чека.
Кассовый чек в электронной форме
Если в магазине вы получили чек в электронном виде, его нужно распечатать и передать в бухгалтерию.
Товарный чек
Товарный чек должен содержать:
- порядковый номер и дату составления;
- наименование продавца;
- полную расшифровку купленных товаров – перечень того, что куплено; количество и цену каждого наименования;
- подпись продавца и печать.
Названия типа «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются!
Другие документы
Это так называемые бланки строгой отчетности (БСО). Это документы, которые заменяют кассовый чек. В таком документе обязательно должны быть:
- наименование БСО (например, «Квитанция на оплату такси»);
- шестизначный номер и серия БСО;
- наименование организации, выдавшей БСО, ее ИНН и адрес;
- вид и стоимость услуги;
- сумма оплаты;
- дата оплаты;
- дата составления БСО, которая должна совпадать с датой оплаты;
- должность, Ф.И.О. лица, принявшего деньги, и его собственноручная подпись;
- печать организации.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет
Источник: www.berator.ru
Как выдать деньги под отчет директору и учредителю?
Деньги подотчетному лицу: что нового в 2016-2017 годах
В июле 2021 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства.
Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения.
В 2021 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения:
- Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП.
Нужно ли приказ на выдачу подотчета составлять на каждого работника отдельно, см. здесь.
- Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У).
Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.
Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм
Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:
- расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
- неоприходование в кассу наличности;
- нарушение порядка хранения наличных денег;
- нарушения, совершаемые платежными агентами.
Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.
Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача.
ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03
2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС).
Выданы деньги в подотчет: проводка и основные правила
Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги.
Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи. Приказ должен быть подписан руководителем и содержать дату и регномер (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 заявление на выдачу денег под отчет не является обязательной процедурой. Достаточно приказа руководителя.
Правило 3. Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию.
Правило 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
О переводе подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника и их возврате читайте здесь.
Правило 5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать.
Правило 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
О том, какую максимальную сумму можно выдать в подотчет, как и когда это сделать, можно узнать из статьи «Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2016 году?».
Правило 7. С 2014 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут выдавать денежные средства в подотчет работникам, под которыми понимаются не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
Выдано из кассы в подотчет — как данная хозоперация отразится на счетах бухучета? Проводка будет иметь следующий вид: Дт 71 Кт 50. Напомним, что аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц. Это позволяет быстро проверить, имеется ли у подотчетного лица незакрытая задолженность по выданным средствам.
Сроки и порядок представления авансовых отчетов
В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.
Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:
- в розничной торговле — товарный чек;
- в оптовой — накладная и счет-фактура;
- при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.
В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:
- Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
- Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
- После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
- Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).
- Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
- Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.
Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.
На какие хозяйственные расходы выдаются средства в подотчет
В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет.
Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».
На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:
- почтовые расходы и затраты на связь;
- ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары;
- представительские нужды;
- командировочные расходы и пр.
Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств.
Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид:
| Дата операции | Дт | Кт | Сумма | Описание операции |
| 15.08.2017 | 71 | 50 | 10 000 | Выданы деньги подотчетному лицу на приобретение канцтоваров до 25.08.2017 включительно (это пятница) |
| 28.08.2017 | 26 | 71 | 7 500 | Получен авансовый отчет от подотчетного лица |
| 28.08.2017 | 50 | 71 | 2 500 | В кассу подотчетником возвращен остаток неистраченных денежных средств |
Как происходит выдача денег в подотчёт
Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.
Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи. Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет.
Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.
Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения. То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации.
При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.
Выданы командировочные: типовая проводка
Для того чтобы иметь возможность отправлять сотрудников в командировки, предприятию необходимо разработать Положение о командировках. В этом или аналогичном внутреннем документе указываются все основные регламентирующие эту процедуру нюансы: кому, когда, в каких суммах выдаются деньги на командировочные расходы и что эти расходы могут включать.
Напомним, что командировочные расходы имеют лимит суточных, установленный в 2021 году в размере:
- При служебных поездках по России – 700 руб./сутки.
- При выездах за границу — 2 500 руб./сутки.
Если сумма суточных превышает установленные лимиты, данное превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Подробнее о лимите средств на суточные расходы можно прочитать здесь.
Работник Иванов П. П. отправлен в командировку по РФ на 6 дней (с учетом дороги туда и обратно). 14.02.2017 Иванов П. П. получил деньги на командировку в сумме 10 000 руб. Выезд работника — 14.02.2017, возвращение — 19.01.2017 (это выходной день). 21.02.2017, в понедельник, работник явился в бухгалтерию и предоставил отчет о командировке и авансовый отчет. К авансовому отчету Иванов П. П. приложил счет за гостиницу, чек на оплату услуг чистки одежды.
Размер суточных на предприятии для командировок по России — 700 руб./сут. Иванов П. П. является работником коммерческого отдела, командировка связана с его служебными обязанностями и с заключением договора на продажу продукции предприятия.
ВАЖНО! Несмотря на то что 19.02.2016 по календарю является выходным, этот день для Иванова П. П. является рабочим, так как он находился в дороге, возвращаясь из командировки. Суточные за этот день также начисляются (п. 4 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, ст. 113 ТК РФ).
| Дата операции | Дт | Кт | Сумма | Описание операции |
| 14.02.2017 | 71 | 50 | 10 000 | Выданы деньги подотчетному лицу на командировочные расходы |
| 21. 02.2017 | 44 | 71 | 9 500 | Получен авансовый отчет об использовании средств: |
— 5 000 руб. — приобретение ж/д билетов;
— 4 200 руб. — суточные за 6 дней командировки;
— 300 руб. — расходы на чистку одежды — допуслуги гостиницы (разрешено положением предприятия)
Сотрудник не отчитался по подотчету в срок: как поступить
Бывают случаи, когда подотчетное лицо не отчитывается вовремя. Бухгалтер в этом случае должен знать, что ему делать. Есть несколько вариантов действий:
- Удержать долг из зарплаты работника в случае его согласия.
- Простить ему долг по решению руководства.
- Если подотчетное лицо возражает против удержания долга из зарплаты, то вопрос решается только через суд.
Если подотчетное лицо не сдает авансовый отчет в бухгалтерию и не возвращает средства, полученные в подотчет, руководитель в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) обязан принять решение об удержании денег из зарплаты работника. Для этого необходимо подготовить приказ об удержании, подписать его у директора и уведомить работника-должника (получить его подпись на приказе и зафиксировать дату ознакомления).
Если директор решил простить долг работнику, то после принятия такого решения, оформленного приказом, на сумму подотчетного долга необходимо начислить страхвзносы и НДФЛ и перечислить их в бюджет. При этом датой возникновения дохода у сотрудника будет считаться дата его подписи под документом, в котором он оповещается о том, что долг ему прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ).
Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В случаях когда удержать НДФЛ невозможно (например, работник уволился), необходимо оформить справку 2-НДФЛ с признаком «2». Подать ее в налоговую необходимо не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором сотрудником был получен доход (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Итоги
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Контролеры рассуждают следующим образом. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Организация вправе удержать задолженность из зарплаты должника не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ).
Если же работодатель не удерживает деньги, эту сумму налоговики вправе признать выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и обложить страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250). Помимо доначисления взносов налоговики еще и оштрафуют компанию за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета.
Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, организация вправе произвести перерасчет взносов. Однако всего этого можно избежать, если действовать по правилам.
Отсутствие экономической выгоды докажут попытки компании вернуть деньги
Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки. Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета — не повод доначислить НДФЛ.
В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей. Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.
Инспекторы пытались оспорить такие переоформления и возвраты, так как они произошли уже после проверки. Но суд встал на сторону компании. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать инспекции. Они не представили доказательств, что работник получил экономическую выгоду.
Все их аргументы в пользу доначислений были только на основании нарушения срока сдачи авансового отчета. Общество пыталась вернуть долг, пусть даже после налоговой проверки. Следовательно, фактически работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).
С таким решением согласился и АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. Директор уже в ходе суда представит документы по части выданных средств. Другую часть он вернул в кассу. Суд отменил решение о доначислении.