Социальная дистанция как мера защиты от COVID-19 вызвала множество вопросов. Компаниям в Великобритании пришлось решать, как организовать подписание договорных документов, обеспечив при этом их юридическую значимость и безопасность сторон.
Социальная дистанция как мера защиты от COVID-19 вызвала множество вопросов. Компаниям в Великобритании пришлось решать, как организовать подписание договорных документов, обеспечив при этом их юридическую значимость, безопасность сторон, а также соблюдение мер по борьбе с вирусом, принятых государством. Лучшим вариантом стал переход на электронные документы. 
Есть два способа оформления договоров в электронном формате, которые можно использовать в условиях COVID-19. Но в обоих случаях придётся учесть особенности и ограничения, с которыми могут столкнуться стороны.
Как подписать документ электронной цифровой подписью.
| В этом материале рассматриваются правила работы с цифровыми договорами, принятые в Великобритании. Если вам интересны условия документооборота в России, то рекомендуем прочитать другую статью. |
Обмен подписанными документами по электронной почте
Это наиболее распространённый способ виртуального заключения договоров. Он используется, когда не требуется обмен бумажными копиями. Каждая сторона распечатывает и подписывает договор, после чего сканирует и отправляет его контрагенту (или нескольким) по электронной почте. Вторая сторона в свою очередь делает то же самое.
После обмена электронные версии подписанного документа приравниваются к оригиналу или «бумажной копии». Однако такой способ подписания документов в условиях самоизоляции может быть не самым практичным, ведь у каждой из сторон дома должны быть рабочие принтер и сканер.
| Большинству компаний всё же больше подойдет подписание электронных документов с помощью электронной подписи. Это эффективный и менее трудозатратный вариант, поскольку он не требует каждый раз распечатывать договор. |
Подписание электронного договора с помощью электронной подписи
В сентябре 2019 года Комиссия по праву Великобритании опубликовала отчёт «Оформление документов в электронном формате» (№ 386). В нём представлена экспертная оценка законодательства, включая нормы общего права и статуты, которые касаются признания действительности электронной подписи.
Авторы рекомендовали использовать современные практические решения для проведения реформы, поскольку многие требования законодательства уже устарели. В марте 2020 года правительство Великобритании утвердило отчёт и приняло решение создать рабочую группу для рассмотрения вопросов безопасности и технологий, возникающих на практике при подписании договоров с помощью электронных подписей. Эксперты пришли к выводу, что действующее законодательство позволяет использовать электронную подпись при оформлении договора (в том числе для сделок, связанных с правом передачи собственности на имущество), если лицо намеревается его подписать. При этом учитывается условие, что лицо намеревалось подписать документ и соблюдаются все формальности его подписания.
Как подписать электронный документ электронной подписью
| Например, при подписании договора могут требоваться подпись определённой формы или наличие свидетеля. В случае судебного разбирательства электронная подпись может быть принята как доказательство, что подписывающая сторона действительно намеревалась заключить договор. |
Электронные подписи в Великобритании
- вписывание имён сторон в договор;
- вставка стороной своей отсканированной подписи в документ PDF или Word;
- подписание договора с помощью платформы для электронного подписания документов, например, популярной платформы DocuSign;
- с помощью электронной ручки или отпечатка пальца.
Иные способы оформления договоров
Документ, подписанный при обмене по электронной почте или с помощью электронной подписи, считается действительным и юридически значимым. При этом выбранный способ подписания должен быть явно указан в самом договоре.
Как правило, в договор в Великобритании добавляется раздел «Экземпляры», в котором закрепляется, что они оформляются по отдельности, но все вместе представляют собой единый договор. Кроме того, включается условие, что отправка экземпляра договора второй стороне в формате PDF или по электронной почте имеет ту же юридическую силу, что и доставка подписанного вручную экземпляра.
Что ещё следует учитывать при электронном подписании документов
Работа с простыми договорами
При электронном подписании простых договоров в Великобритании следует учитывать следующие особенности:
- международный аспект: в большинстве случаев английское законодательство признаёт оформление договоров в электронном виде. Однако не все зарубежные страны придерживаются этой позиции. Если контрагент или подразделение холдинга находятся за границей, тщательно изучите законы этой страны для соблюдения требований к оформлению документов в электронном формате;
- ограничения со стороны компании: никогда не забывайте об уставе и иных учредительных документах, поскольку зачастую они содержат ряд ограничений, касающихся подписания документов с помощью электронной подписи;
- надзорные органы и государственные реестры: некоторые договоры необходимо согласовывать с надзорными органами или приводить в соответствие с определёнными требованиями. Важно помнить, что у каждого надзорного органа могут быть свои правила оформления документов. Например, они могут касаться физической подписи, бумажных экземпляров документа или необходимости заверить документ у нотариуса. В период ограничений COVID-19 Управление по налоговым и таможенным сборам Её Величества (Her Majesty’s Revenue and Customs, HMRC) признаёт действительными бланки и акты передачи акций, подписанные с помощью электронной подписи и отправленные по электронной почте.
Подписание документов о праве собственности
Если закон или договор не предусматривает никаких требований, то документы о регистрации права собственности можно подписывать с помощью электронной подписи. Однако стоит отметить, что Кадастровая служба Великобритании их не принимает.
Свидетели
В большинстве случаев при подписании документов о регистрации права собственности по закону требуется наличие свидетеля. Если такой договор заключается в электронной форме, то свидетель может также удостоверить действительность сделки с помощью своей электронной подписи. Однако для признания свидетельства юридически значимым свидетель должен физически находиться рядом с подписывающей стороной в момент подписания и не может свидетельствовать с помощью других способов, таких как видеосвязь.
Исключения в Законе Соединённого Королевства «О компаниях», касающиеся подписания документов на право собственности от имени организаций
Закон Соединённого Королевства «О компаниях» 2006 года гласит, что два директора (генеральный и исполнительный) либо директор и управляющий делами компании имеют право совместно подписывать документы о праве собственности от имени организации без физического присутствия свидетелей, если иное не указано в учредительных документах компании. При этом их право подписи также должно быть закреплено в уставе фирмы. Однако свидетель должен физически присутствовать при подписании таких документов, если участвует только один из директоров. Если же для подписания документа требуется поставить печать компании, то использование электронной подписи недопустимо.
Если присутствие третьего лица всё же необходимо, то ему следует держаться на рекомендованном расстоянии, которое, однако, позволяет видеть, как лицо подписывает документ. Хотя это и не приветствуется, но в большинстве случаев свидетелем может быть взрослый член семьи, не являющийся стороной договора. Это правило не действует в некоторых случаях, например, при составлении завещания.
Общие выводы и следующие шаги
В условиях самоизоляции наиболее практичным и эффективным способом подписания документов является электронная подпись, поскольку отсутствуют [в Великобритании] особые требований к её форме.
Однако компаниям стоит позаботиться о безопасности и надежности способов подписания электронных документов. Предпочтение следует отдать наиболее безопасным вариантам, которыми сотрудники могут воспользоваться при работе дома. Например, можно выбрать надёжную платформу или систему с удобным интерфейсом. Это особенно актуально в нынешней экономической ситуации.
В свете мер, принятых для борьбы с COVID-19, Общество юристов и Министерство юстиции Великобритании обсуждают необходимость срочно адаптировать законодательство, касающееся свидетелей и документов о праве собственности. Эксперты рассчитывают, что изменения будут приняты в самое ближайшее время. В то же время Общество юристов и Управление по регулированию деятельности юристов разрабатывают рекомендации по документообороту в современных реалиях, а также работают над обновлением практического руководства по оформлению документов в электронном виде и применению электронных подписей.
Источник: ecm-journal.ru
Кадровый электронный документооборот: что такое и как перейти
Вести дела в электронном формате проще, чем работать с кипой бумаг. Рассказываем, как перевести в электронный вид кадровые документы.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это возможность создавать, подписывать, обмениваться и хранить кадровую документацию в электронном виде. Нормативные положения КЭДО описаны в ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
В конце 2021 года компаниям и предпринимателям разрешили оформлять электронно:
- трудовые договоры;
- приказы на отпуск;
- распоряжения об отправке в командировку;
- внутренние уведомления;
- некоторые другие документы.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании — больше не нужно думать об отдельном месте или помещении для хранения бумаг.
Но есть исключения, которые по-прежнему допускают только бумажный формат — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ:
- трудовые книжки;
- акты о несчастных случаях и происшествиях;
- приказы об увольнении;
- подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.
Сотрудники могут запросить бумажные документы даже после перехода на электронный документооборот. Если работник направит письменный запрос, работодатель обязан выполнить требование в течение трёх рабочих дней.
Компаниям и ИП рекомендовано брать на себя расходы, связанные с переходом на КЭДО — оплату специальной платформы, электронных подписей и другие.
Для чего внедряют кадровый ЭДО
У перехода на электронный документооборот несколько преимуществ:
- Экономия времени. Оформление и подписание документов в несколько кликов. Дистанционные процессы, которые не требуют посещения офиса.
- Сокращение расходов на краску для принтера и бумагу. Особенно актуально для компаний, в которых 20 и более сотрудников.
- Повышение прозрачности. Руководитель видит, кто и когда составил документ, с какой целью. Сотрудникам проще уточнить даты отпусков, неиспользованные периоды и прочие кадровые события.
- Безопасность. Меньше рисков потерять документы при переезде, из-за пожара, потопа и других бедствий.
- Улучшение HR-бренда. Ускорение найма удаленных сотрудников, сокращение времени при массовом найме.
С КЭДО проще готовиться к проверкам. Сбор и отправка запрашиваемых документов в трудовую инспекцию занимают 10-15 минут.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Попробовать бесплатно
Как перейти на кадровый ЭДО
Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
Выбрать систему КЭДО
Правительство разработало систему «Работа в России», к которой подключаются через верифицированный аккаунт на Госуслугах. Доступ к сервису бесплатный. Но он позволяет работать компаниям, у которых в штате до 50 сотрудников. Если в организации больше работников, требуется оперативный доступ к техподдержке и доработки под внутренние процессы, рассматривают коммерческие сервисы.
Операторы систем электронного документооборота предлагают свои кадровые решения. При выборе оператора нужно учитывать удобство сервиса и безопасность хранения персональных данных. Обращайте внимание на величину поставщика решения и его место на рынке — чем крупнее и авторитетнее разработчик, тем надежнее предлагаемый сервис.
Контур.КЭДО — простой и удобный способ для обмена кадровыми документами. Сервис хранит данные на трех удаленных серверах, позволяет выпустить электронную подпись через собственный УЦ и имеет интуитивно понятный интерфейс.
Составить порядок перехода
Порядок перехода — это план последовательных операций для ответственных сотрудников. Его утверждают как внутренний нормативный акт. В документе указывают (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- выбранную систему;
- сотрудников, которые получают доступ к кадровым электронным документам;
- перечень документации и работников, на которых распространяется ЭДО;
- срок уведомления персонала о переходе;
- дату, с которой фирма работает с электронным документооборотом.
Утвердить порядок КЭДО
Порядок — свод правил по работе с кадровыми электронными документами. В нём отражают:
- сроки подписания и ознакомления сотрудников с документами;
- правила информирования по вопросам, связанным с ЭДО;
- случаи, когда разрешены бумажные документы;
- и другие ключевые моменты.
Уведомить сотрудников
Работодатель уведомляет сотрудников о переходе в сроки, которые указал на первом этапе. Требований нет, кроме одного — нельзя информировать уже после перехода на ЭДО.
Персонал даёт ответ в письменной форме. Игнорирование признают отказом, но в будущем работнику разрешено направить согласие для индивидуального перехода.
С новыми работниками проще. Если соискатель не работал до 31.12.2021, то при трудоустройстве не запрашивают согласие на применение КЭДО. В противном случае перед подписанием договора получают письменный ответ — ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.
Отказ от применения ЭДО — недостаточное основание для отказа в трудоустройстве. Специалист может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение его прав.
Как подписывать документы
В КЭДО работают с электронной подписью (ЭП). Работодатели оформляют токен при трудоустройстве или сотрудники пользуются личным, который получили ранее.
От документов зависит допустимый тип ЭП. Например, усиленная квалифицированная или неквалифицированная нужна для (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- трудовых договоров;
- соглашений о материальной ответветственности;
- согласий на перевод;
- заявлений на увольнение;
- уведомлений об изменении условий трудовых отношений.
Для остальных документов работникам достаточно простой электронной подписи.
Коротко
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в электронном виде.
- КЭДО сокращает затраты, повышает продуктивность, упрощает взаимодействие работодателей и сотрудников и усиливает HR-бренд.
- Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
- Компании и ИП самостоятельно выбирают платформу КЭДО. Правительство запустило систему «Работа в России» для кадрового электронного документооборота.
- Для работы нужна электронная подпись. Для некоторых документов должна быть усиленная квалифицированная или неквалифицированная ЭП.
Статья актуальна на 12.01.2023
Продолжайте читать
Как закрыть ИП: пошаговая инструкция
Можно ли платить работнику зарплату на карту другого человека
Как заполнить уведомление о прибытии иностранного гражданина в 2023 году
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Кадровый ЭДО: что это такое, как внедряется и реализуется
22 ноября вступил в силу Федеральный закон об электронном кадровом документообороте (кадровом ЭДО). Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.
Что такое кадровый ЭДО
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:
- трудовой договор, в том числе срочный;
- ученический договор;
- договор о полной материальной ответственности;
- приказ о предоставлении отпуска;
- распоряжение о направлении в командировку и т.д.
По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.
Какие документы нельзя перевести в электронную форму
Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- трудовых книжек;
- актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказов (распоряжений) об увольнении работника;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.
Переход на кадровый ЭДО
Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.
Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
- сведения о конкретной дате введения ЭДО.
Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.
Утверждение порядка кадрового ЭДО
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):
- сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.
Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.
Уведомление работников и получение их согласия
Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.
Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.
Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.
Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).
При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
- сервис «Работа в России», доступ к которому обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг;
- любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления ЭДО.
Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.
Подписание кадровых документов
Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.
При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении;
- отзыв заявления об увольнении;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.
Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.
Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Источник: buh.ru