Как посчитать НДФЛ с командировочных

Не всякая служебная поездка сотрудника — командировка. Да и не каждого работника можно отправить в командировку, даже если он не против. А если командировке быть, как оформить ее и рассчитать суточные? Как отразить расходы для налоговой? Полный гайд по командировкам — в этой статье.

Что вы узнаете

• Какие есть ограничения для командировок
• Как оформить командировку
• Что входит в командировочные расходы
• Как оплатить период командировки
• Как отразить командировочные расходы в налоговом учете
• Как отразить расходы в бухучете

Какие есть ограничения для командировок

«Классический вариант» командировки — это поездка в другую организацию или встреча с партнерами на нейтральной территории. Но и перемещения между подразделениями своей компании тоже признаются командировкой, например:

• Поездка сотрудника из головного офиса в обособленное подразделение и наоборот, а также из одной обособки в другую. При этом обе обособки могут располагаться в одном городе, например, в разных районах Москвы.
• Поездка дистанционного работника в головной офис, который находится в другом городе.

Когда поездки не являются командировками

Поездки некоторых работников не признаются командировкой, даже если носят служебный характер:

Шпаргалки бухгалтера — Расчет суммы командировочных

• Если у сотрудника в трудовом договоре прописан разъездной характер работы или работа в пути. Не нужно оформлять командировки курьерам, водителям или мастерам на час.
• Для дистанционных сотрудников в пределах того города, где они постоянно работают. Московская фирма не должна оформлять командировками рабочие поездки торгового представителя по Ярославлю, если он постоянно живет и работает там.
• Если исполнитель работает по договору ГПХ. Вы можете компенсировать расходы на рабочие поездки исполнителю, но оформлять их как командировки опасно: это признак трудовых отношений.

Кого нельзя направить в командировку

Есть работники, которых нельзя направлять в командировки ни при каких условиях, даже если они согласны:

1. Беременные сотрудницы.
2. Работники младше 18 лет (кроме спортсменов и некоторых творческих специалистов).
3. Работники — иностранцы, временно проживающие или временно пребывающие в РФ, а также ВКС — за пределы той местности, которая указана в разрешении на работу или разрешении на временное проживание. Исключения действуют только для отдельных профессий. За нарушение грозит штраф до 800 тысяч рублей для ИП и ООО или приостановление деятельности до 90 суток.
4. Инвалиды, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации.
5. Работники по ученическому договору, если поездка не связана с обучением. Можно направить работника-ученика в командировку для сдачи экзаменов, но нельзя для настройки оборудования у заказчика из другого города.

Как оформить командировку

Издайте локальный акт о командировках (например, Положение о служебных командировках) и ознакомьте с ним под подпись работников, которые ездят в командировки. Это необязательный документ, но с его помощью вы обоснуете расходы на командировки перед налоговой и избежите претензии работников по оплате командировок.

Что прописать в Положении о служебных командировках

• Какими документами вы оформляете командировку: только приказом или, например, командировочным удостоверением, служебным заданием и отчетом о его выполнении.
• Какие расходы возмещаете сотруднику и в каком размере. Например, можно установить лимиты по перелетам: сотрудникам возмещается стоимость перелетов экономическим классом, а директору — бизнес-классом.
• Как возмещаете расходы в нестандартных ситуациях. Например, максимальные суммы возмещения при отсутствии подтверждающих документов.
• Какие подтверждающие документы и в какие сроки должен представить сотрудник по возвращении из командировки.
• В какой сумме выплачиваете суточные при командировках по России и за границей. Можно установить разные суммы суточных для разных регионов и для разных должностей.
• Как оплачиваете дни в командировке. Например, можно предусмотреть доплату до фактического заработка, если средний заработок окажется ниже.

1. О направлении в командировку. Пропишите, куда и кого направляете, с какой целью и на какой срок. Можно взять унифицированную форму № Т-9 (или № Т-9а для нескольких человек) или разработать и утвердить свой документ.
2. О продлении срока командировки, если это необходимо. Пропишите основание для продления и новый срок. Командированному работнику направьте уведомление, например, по электронной почте.
3. Об отзыве из командировки, если нужно досрочно прекратить задание. Пропишите причину отзыва, новую дату окончания командировки и оповестите работника.

Командировка не может быть бессрочной, у нее всегда должен быть определенный срок. При этом максимальный и минимальный сроки не установлены законом: хоть один день, хоть полгода.

Запросите у сотрудника согласие на командировку

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку без письменного согласия (сначала вы должны письменно уведомить их о праве на отказ от командировки):

1. Сотрудниц с детьми до 3 лет.
2. Сотрудников с детьми до 5 лет, если воспитывают в одиночку.
3. Сотрудников с детьми-инвалидами и тех, кто ухаживает за больными родственниками.

Если вы отправите в командировку сотрудницу в положении или не возьмете письменное согласие у сотрудницы с годовалым ребенком, трудовая инспекция при проверке выпишет штраф: для ИП 5 тысяч рублей, а для ООО 50 тысяч.

Если сотрудник находится в отпуске, сначала придется оформить отзыв из отпуска по его письменному согласию и только после этого отправить в командировку.

Остальные документы можно оформить, если есть необходимость или это прописано в ваших локальных актах:

• Служебная записка от непосредственного руководителя. В ней, как правило, указывают цель поездки и плановый срок.
• Командировочное удостоверение (форма № Т-10). Может потребоваться при направлении в загранкомандировку в некоторые страны СНГ. Как подтверждение даты пересечения российской границы для оплаты суточных. Например, при поездке в Белоруссию на машине.
• Служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Этот документ докажет налоговой, что директор летал в Сочи на переговоры с потенциальным заказчиком, а не отдохнуть. А значит, расходы на командировку обоснованы.
• Журнал учета командировок. Имеет смысл вести такой журнал, если у вас много сотрудников одновременно направляются в командировки, чтобы не пропустить сроки выплат и оформления авансовых отчетов.
• Служебная записка работника. Ее составляют в нестандартных случаях. Например, когда сотрудник потерял документы или сломалась машина по пути в командировку.

В СБИС можно оформить командировку в два клика: создать поездку, внести расходы и согласовать у руководителя. СБИС автоматически создаст все необходимые документы, которые нужно заверить электронной подписью. Бухгалтер получает готовый приказ и выплачивает сотруднику под отчет.

Оформить командировку в СБИС за 5 минут

Что входит в командировочные расходы

1. До начала командировки выдайте работнику под отчет:
2. Суточные;
3. Стоимость билетов;
4. Стоимость аренды жилья (если работник оплачивает за свой счет);
5. Другие расходы, установленные ЛНА или согласованные директором.

Заранее выплатить сотруднику командировочные расходы — обязанность работодателя. За нарушение грозит штраф для ИП до 5 тысяч рублей, для ООО до 50 тысяч. Некоторые суды считают, что в этом случае придется еще выплатить компенсацию сотруднику, аналогично компенсации за задержку зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015).

1. В течение 3 рабочих дней со дня окончания командировки получите от сотрудника авансовый отчет с подтверждающими документами. Или составьте авансовый отчет по предоставленным документам.

Какими документами подтвердить командировочные расходы 

• Общественный транспорт: бумажные билеты (ж/д, авиа-, автобусные), электронный авиабилет (распечатка маршрута-квитанции и посадочный талон), электронный ж/д билет (распечатка контрольного купона), багажная квитанция.
• Такси: чек или квитанция.
• Личная машина работника: соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, путевой лист, чеки на покупку ГСМ, служебная записка с указанием дат выезда в командировку и возвращения. За использование личного автомобиля выплатите работнику компенсацию.

Расходы на жилье:

• Гостиница: ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ;
• Арендованная квартира: договор аренды и платежный документ.

• Связь;
• Получение загранпаспорта, визы;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта;
• Комиссии за обмен валюты;
• Другие расходы, установленные ЛНА и/или согласованные руководителем. Например, тестирование на COV-19 или плата за выбор места в самолете.

Подтверждением будут документы об оплате и оказании услуг: счета, чеки, квитанции, договоры, расшифровки услуг связи, справка о покупке валюты.

Суточные: документальное подтверждение, на что потрачены суточные, не требуется. Сотрудник может потратить их на питание, а может сходить в кино.

Если сотрудник не отчитается по командировке, работодатель вправе удержать выданную ему сумму из заработной платы. Зависшие подотчетные суммы, не удержанные с работника, налоговая признает доходом и начислит НДФЛ.

1. Выдайте сотруднику перерасход по авансовому отчету или получите от него остаток неиспользованной подотчетной суммы (в кассу или на расчетный счет).

В СБИС сотрудники могут самостоятельно формировать авансовый отчет по командировке в электронном виде и прикреплять сканы подтверждающих документов. Бухгалтеру останется только проверить его и принять к учету. Кроме того, руководитель и бухгалтер могут не только посмотреть, кому и сколько выдано в подотчет, но и проконтролировать сроки предоставления авансовых отчетов.

Как рассчитать суточные

Размер суточных работодатель устанавливает сам в ЛНА. Можно установить разные суммы для разных областей РФ, стран и даже для разных должностей. Обычно суточные подгоняют к лимитам, которые не облагаются НДФЛ и взносами:

• 700 рублей в день для командировок по России;
• 2500 рублей в день для загранкомандировок. День выезда из России оплачивают по «российским» нормативам, день возвращения — по «заграничным».

Суточные выплачивают за каждый день командировки, в том числе за выпавшие на командировку:

• выходные и нерабочие праздничные дни;
• дни, проведенные в дороге;
• дни болезни сотрудника;
• время простоя, даже по вине самого работника.

Не нужно платить суточные:

1. При однодневных командировках по России. При однодневных загранкомандировках размер суточных сокращается до 50% установленной у вас суммы.
2. При командировках в местность, откуда работник каждый день может возвращаться к себе домой.

Как рассчитать количество дней командировки

Даты выезда в командировку и возвращения определяйте по билетам или по путевому листу, если сотрудник ездил на машине:

• транспорт отправляется до 24 часов включительно: день выезда (возвращения) — текущие сутки.
• транспорт отправляется после 00 часов: день выезда (возвращения) — следующие сутки.

Например, Гусев А. Н. вылетел из Москвы в командировку в Калининград 15.10 в 23:55, а вернулся 17.10 в 00:10 — срок командировки 3 дня: 15, 16, 17 октября.

Время проезда до аэропорта или вокзала включайте в командировку, если они находятся в другом городе. Например, Сорокин О. К. вылетает из Москвы в командировку в Калининград 18.10 в 04:00. Для этого он выехал из Ярославля 17.10 в 22:00. Первый день командировки — 17.10.

Если проездные документы сотрудник потерял, срок командировки считайте по документам на проживание, отметкам в командировочном удостоверении или на основании служебной записки работника.

Как оплатить период командировки

Порядок оплаты времени, которое сотрудник провел в командировке, зависит от того, чем он занимался в эти дни: работал, отдыхал или болел.

• Рабочие дни: оплачивайте по среднему заработку. Платить обычную зарплату за время командировки незаконно.

Средний заработок нужно начислить и за дни выезда и возвращения, даже если сотрудник в эти дни работал в офисе. Если средний заработок ниже оклада, вы можете доплатить сотруднику разницу. Но учесть в расходах такую доплату можно, только если она предусмотрена трудовым договором или ЛНА.

• Выходные и нерабочие праздничные: если сотрудник работал в эти дни (оформлено привлечение к работе в выходные), оплачивайте в двойном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного выходного. Если не работал, оплачивать никак не нужно.
• Дни болезни по больничному листу: оплатите пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня, за остальные дни пособие выплатит ФСС. За эти дни работнику полагаются суточные и возмещение расходов на жилье (если он не находился в стационаре).

Пример расчета заработной платы за время командировки 

• за 16 рабочих дней: 1500 × 16 = 24 000
• за 8 выходных дней: 50 000 / 21 × 2 × 8 = 38 095,24
• за 7 дней на больничном: 3 × 1000 = 3000 (за счет работодателя), 4 × 1000 = 4000 (за счет ФСС)
• итого работодатель начислит: 65 095,24 рубля.

СБИС помогает быстро рассчитать зарплату командировочным сотрудникам. Средний заработок начисляется прямо из того документа, которым оформляли командировку. При необходимости параметры расчета среднего заработка можно изменить, например, оплатить командировку из суммы оклада. Если сотрудник работал в выходные, СБИС сам рассчитает ему повышенную зарплату за эти дни по отметкам в табеле учета рабочего времени.

Автоматический расчет любых выплат сотрудникам

Как отразить командировочные расходы в налоговом учете

На сумму командировочных расходов можно уменьшить налог на прибыль и налог по УСН с объектом «доходы — расходы». Какие именно расходы можно принять к учету, зависит от системы налогообложения:

• При ОСНО — любые расходы на командировки, потому что перечень открытый. При методе начисления расходы принимаются на дату утверждения авансового отчета.
• При УСН — только расходы, перечисленные в НК РФ. К ним относятся суточные, расходы на проезд, аренду жилья, выдачу виз и паспортов, платежи и сборы за право въезда, транзита транспорта. Расходы, оплаченные сотруднику «авансом», принимаются на дату утверждения авансового отчета, перерасход по авансовому — на дату его выплаты сотруднику.

Уменьшить налоги можно на всю сумму командировочных расходов, если выполнены условия:

• Есть документальное подтверждение. Если сотрудник потерял билеты, вы можете возместить их стоимость на основании ЛНА или решения руководителя, но принять в расходы такое возмещение нельзя.
• Доказана обоснованность. Важно, чтобы командировка по всем документам имела деловую цель, при этом результат поездки не так важен. Например, можно принять расходы на командировку для переговоров с потенциальным клиентом, даже если по итогу договор не заключен. Доказательствами могут служить договор о намерениях, официальная переписка (приглашение на встречу с одной стороны и подтверждение встречи с другой), протокол встречи.

Компании и ИП на ОСНО могут принять к вычету НДС со стоимости билетов (счет-фактура не нужен) и стоимости проживания (нужен счет-фактура или УПД). Главное условие принятия к вычету НДС — эти расходы должны учитываться по налогу на прибыль.

НДФЛ и взносы

Командировочные расходы (кроме суточных), не облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме, подтвержденной документами. Если документов нет, придется «обложить по полной».

Для суточных документальное подтверждение не требуется, но они не облагаются НДФЛ и взносами только в пределах лимитов:

• 700 рублей в день для командировок по России;
• 2500 рублей в день для загранкомандировок.

Как отразить расходы в бухучете

Если работник сам оплачивает расходы по командировке, они отражаются, как любые подотчетные суммы, через счет 71. Если расходы оплачивает работодатель, например, сам покупает билеты и бронирует гостиницу, счет 71 не используют. После предоставления авансового отчета по командировке расходы списывают на счета затрат (20, 25, 26, 44) или счет 91 в зависимости от цели командировки и специфики деятельности.

Пример отражения командировочных в бухгалтерском учете 

Петрова С. Ю. направили в командировку на 5 дней с 25 по 29 октября. Аванс по командировочным перечислили ему 20 октября на карту — 20 300 рублей (оплата жилья 4 × 3000 (без НДС), суточные 5 × 700, ж/д билеты 4800 (в т.ч. НДС 800). Авансовый отчет сотрудник представил 1 ноября, кроме билетов и чеков гостиницы, к нему приложены чеки на такси на сумму 1000 рублей.

ДатаСодержание операцииДебетКредитСумма

20.10	Выдан аванс под отчет	71	51	20 300
01.11	Списаны расходы по АО	26	71	20 500
	Отражен НДС с билетов	19	71	800
	НДС со стоимости билетов можно принять к вычету, если он выделен в билете (Письмо Минфина России от 10.01.13 № 03-07-11/01) НДС принят к вычету

Источник: sbis.ru

Как по-новому считать командировочные расходы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как по-новому считать командировочные расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.

В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.

Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.

Учет расходов на командировки за границей

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

• лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
• суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
• если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
• остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
• перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
• если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
• часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

• Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
• Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
• Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
• Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
• Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Если аванс выдан в иностранной валюте

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;
• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);
• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Отчетные документы за проживание в квартире

С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?

В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.

В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

• работники, не достигшие 18-лет;
• беременные женщины;
• работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

• имеющие детей до 3 лет;
• воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
• осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Основные правила командировок и проживания на съемной жилплощади

Во время командировок проживание и некоторые другие расходы оплачиваются работодателями. Для этого нужно в точном виде взять и приложить все бумаги, составив детальный отчет. Туда должны быть включены все ваши расходы и издержки. Потом нужно передать все эти бумаги в бухгалтерию.

Если не соблюсти все условия, то придется самостоятельно оплачивать все затраты во время командировки. Мы расскажем о том, как решить юридические вопросы связанные с отчетными документами, но каждая ситуация уникальна, поэтому при необходимости нужно получить индивидуальную консультацию.

Если начальству нужно послать вас в командировку (допустим, в город Брест), нужно удостовериться, что все выполняется по закону. В Трудовом кодексе есть запреты и нюансы, например, в командировку не разрешается посылать некоторые категории людей:

• находящихся на обучении и заключивших договор об обучении, потому что командировка препятствует полноценной учебе и посещению всех занятий. Человек может ехать в командировку только после прохождения обучения;
• беременных женщин;
• несовершеннолетних, исключением являются спортсмены, художники и прочие творческие личности.

Что же должен после командировки предоставить сотрудник?

• расходы на транспорт (если в командировку ездили на личном транспорте, то нужно приложить чек с суммой на топливо, чеки с АЗС)
• затраты на питание в кассовых чеках
• траты на звонки и интернет
• чеки обо всех расходованных средствах на рабочие потребности
• билеты в поездке
• отчетные документы о проживании в квартире и суммы

Поговорим подробнее об отчетных документах за проживание в квартире и о том, как их получить.

При использовании услуг агентства по недвижимости, вы должны сохранить все квитанции, подтверждающие оплату вашего проживания, а также чеки об уплате услуг посредников. Этими документами могут быть фактические исполнения услуг. Нельзя заселяться в квартиру без заключения всех договоров и документов, даже если цена небольшая. Потому что в таком случае у вашего работодателя не будет возможности удостовериться и уточнить суммы ваших трат на проживание. В итоге бухгалтерия не сможет выплатить вам стоимость всех расходов на жилье.

В случае заселения в квартиру частного лица, вам нужно заключить с ним письменный договор, в котором будут прописаны все условия и факт проживания. В этом документе должны быть прописаны время проживания, цена, а также дополнительные условия. Чтобы составить этот договор, нужны только паспорта.

Еще нужно проверить бумаги о владении данной квартирой у арендодателя и выписку о том, кто там прописан. Как правило, это не составляет проблемы, так как у собственника часто просят такие документы, и он держит их при себе. Иногда в бухгалтерии предпочитают, чтобы сотрудник оформлял от имени фирмы. Но это не обязательно.

Допустимо просто иметь приказ директора, согласно которому сотрудник направлен в другой населенный пункт в командировку, а также соглашение об аренде квартиры в этом месте на все время действия приказа. Нужно собирать все возможные чеки, бумаги и прочие документы.

В Налоговом кодексе нет конкретного перечня бумаг, которые будут полным подтверждением того, что оплата производилась именно за квартиру в командировке. Нужно обращать внимание на то, чтобы все было оформлено по правилам бухгалтерского учета. Благодаря этому можно вернуть максимальное количество денег и в случае необходимости доказать все.

Оплату лучше производить наличными и под расписку. Такое будет принято и бухгалтерами и налоговой инспекцией. Работник должен в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки представить авансовый отчет по расходам в бухгалтерию. На основании приказа о командировке сотрудника составляется табель учета рабочего времени.

Дальше руководитель и работник отдела кадров подписывают табель и отдают в бухгалтерию, где заработок начисляется. Во время командировки у работника остается средний заработок за все дни по принятому организацией графику.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Источник: nomerlife.ru

Размер суточных и другие командировочные расходы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных и другие командировочные расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей

Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

Документы для подтверждения расходов

После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.

К таким бланкам относятся:

• Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
• Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
• Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
• Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
• Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
• Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).

Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.

Как оплачивают суточные при однодневных командировках

Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.

Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.

Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.

Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:

• расходы на мобильную связь;
• расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
• расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.

Особенности оплаты однодневной командировки

Обратите вниманиеЗаконодательство четко отделяет рабочие дни от выходных, поэтому если командировка (либо выезд или приезд) попадает на такие дни, сотрудник вправе вотребовать взамен отгулы или оплату в повышенном размере. Подробнее читайте в этой статье

Выплачиваются ли суточные за один день командировки, говорится в пункте 11 Положения о командировках. Согласно общему правилу, в 2023 году суточные при однодневной командировке по территории России не платят, поскольку работник каждый день возвращается домой, а не проживает по месту командировки. Вместе с тем, работодатель должен в соответствии со статьей 168 ТК компенсировать сотруднику расходы, которые он делает во время командировки с разрешения руководства.

Оплата суточных при командировке на один день закрепляется в коллективном договоре или другом внутреннем документе как компенсационные выплаты командированному работнику, связанные с выполнением трудовых функций. Сотрудник обязан со своей стороны представить первичные документы, подтверждающие эти расходы. Например, потраченные на проезд суммы, в том числе и на личном автомобиле. Кроме возмещения расходов, произведенных в командировке, работнику выплачивают средний заработок за день.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)

Суточные расходы в командировке

Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2022 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Расчет налогов и страховых взносов с суточных

НДФЛ и взносы	Порядок обложения
НДФЛ	Начисляется на суммы, превышающие следующий размер:

· 700 рублей – по РФ;

· 2500 рублей – за пределами РФ

· 700 рублей – по РФ;

· 2500 рублей – за пределами РФ

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

Нужно ли платить суточные при однодневной командировке

Согласно Положению о командировках, суточные при однодневных деловых поездках сотрудникам выплачивать не обязательно. Компания должна компенсировать сотруднику расходы, связанные с поездкой. Для этого работник должен получить разрешение на такие расходы, а затраты, например, на оплату проезда компенсируются при предоставлении подтверждающих документов.

Важно: для того, чтобы компания имела возможность возместить затраты, нужно заранее прописать порядок этой процедуры в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В случае однодневной поездки за границу, суточные платить нужно. Их размер составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны, прописанных в локальном нормативном акте компании.

В случае поездок по России, компания может установить компенсацию, которая будет заменять суточные. Ее размер может быть любым, но здесь важно помнить, что если он будет превышать 700 рублей, то возникнет необходимость уплаты НДФЛ.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации.

В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Кто может быть в неё отправлен

Есть определённые ограничения относительно лиц, отправляемых в однодневную командировку. Так, нельзя отправить человека, не имеющего трудового договора с компанией, значит не являющегося её сотрудником. Запрещено отправлять в командировки беременных.

Имеются также категории, которых можно посылать в рабочую поездку лишь в случае острой необходимости и невозможности заменить другими, при этом обязательно заранее получить их письменное согласие. Это:

• несовершеннолетние работники;
• трудящиеся по ученическому договору;
• женщины с детьми младше трёх лет;
• родители либо опекуны, осуществляющие воспитание ребёнка без супруга;
• работники, осуществляющие уход за недееспособными родственниками;
• инвалиды, для которых командировки нежелательны по состоянию здоровья.

Нарушение указанного является деянием, наказуемым в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Что такое суточные и на что они выдаются

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

• командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
• суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

ВАЖНО!
Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.

Похожие записи:

• Работающим пенсионерам готовят еще один запрет
• Какая пенсия по 3 группе инвалидности в 2023 году
• Компенсация по договору страхования советских времен в 2023 году

Источник: ivanovskoe26.ru