Как заполнять отчет по НДФЛ 2

В этой статье речь идет о передаче отчетности по налогу на доходы физического лица, исчисленному с сотрудников. Форма, нужная для выполнения этой процедуры, носит название 2-НДФЛ. Эту справку каждый российский бухгалтер хоть раз в жизни заполнял. Поскольку существует искомая форма довольно давно, правительство регулярно вносит в ее состав некоторые изменения, чтобы она соответствовала обновленным требованиям. В этой статье мы покажем, как выглядит справка 2-НДФЛ нового образца и подскажем, каким образом произвести ее заполнение.

2017 год подошел к концу, а вы все еще не разобрались, для чего нужна справка 2-НДФЛ? Мы поможем исправить это упущение. Сегодня искомая форма употребляется при проведении той же процедуры, ради которой была разработана и определена в далеком 2006 году – предоставлении налоговым агентом, то есть организацией-работодателем, сведений на проверку в отделение Федеральной налоговой службы России. Внутри искомой справки содержатся данные, связанные со следующими нюансами:

заполняем 6-НДФЛ за 2 квартал

• величиной выплаченных работнику по месту трудоустройства средств, полученных в свою очередь в виде заработной платы, премиальных выплат и других финансовых поступлений;
• размером перечисленных в пользу налоговой системы отчислений в виде подоходного налога (13% от заработной платы);
• предоставленными ранее налогоплательщику налоговыми вычетами, сумма которых составила определенное количество денежных средств.

Данные по перечисленному в пользу государственной казны налогу на доходы физического лица могут содержать не только величину фактически переведенных денежных средств, но также:

• налог исчисленный (сколько должны были перевести);
• удержанный;
• не удержанный ввиду каких-либо причин.

Если налог удержать не удалось, ввиду отсутствия такой возможности, налоговый агент должен об этом обстоятельстве также отчитаться в справке 2-НДФЛ, при этом в обязательном порядке нужно указать полагающуюся изначально к отправке сумму.

Этот же документ выдается сотруднику, когда ему необходимо подтвердить следующие моменты:

• величину получаемого дохода (например, если плательщик получает кредит в банке);
• факт произведения переводов подоходного налога в государственную казну (для получения налогового вычета).

Сроки выдачи справки

Выдача справки сотруднику в бухгалтерском отделе становится возможной исключительно после получения его специалистами письменного заявления соответствующего содержания. Как только искомая бумага составлена и передана в обработку, процесс запускается. Трехдневный срок обычно распространяется не только на справку 2-НДФЛ, но и иные документы, имеющие отношение к сотруднику, находящиеся в бухгалтерии по месту его трудоустройства.

Несмотря на то, что по закону за невыдачу справки налоговому агенту не полагается какое-либо определенное наказание, лучше всего поторопиться и уложиться в определенный «сверху» срок выдачи, так как в противном случае работодатель становится нарушителем прав физического лица. Как только срок проходит, сотрудник, претендующий на получение справки, получает возможность и юридическое основание для обращения в суд и инициации разбирательства.

Срок подачи справки и последние актуальные изменения

Согласно букве закона, все сведения, содержащиеся в обсуждаемом документе, подлежат подаче на проверку в налоговую инспекцию по окончанию текущего налогового периода, срок которого определяется календарными двенадцатью месяцами.

Чуть выше мы упоминали, что ради соответствия справки современным требованиям и запросам, ее форма периодически подвергается совершенствованию. Последнее изменение произошло в 2015 году, в октябре месяце. Именно в это время были внесены и утверждены некоторые поправки к справке по форме 2-НДФЛ, и уже с декабря месяца того же года документ вступил в силу, и уже в 2016 стал использоваться в бухгалтерских отделах организаций-работодателей по всей стране.

Обратите внимание! Если вы подаете уточнения за предыдущие годы, старая форма справки также может вам пригодится, так как обычно изменение сведений производится именно с их использованием. Скачать устаревшие образцы справки, как и ее актуальную форму, можно непосредственно на официальном электронном ресурсе Федеральной налоговой службы .

Внутри актуального на сегодняшний день документа появилось дополнительное поле, предназначенное для указания корректировочного номера. С его помощью проверяющие бумагу сотрудники будут знать, впервые ли подаются на проверку сведения из справки, или же новые данные корректируют ранее переданную информацию. Для каждого случая существует собственная нумерация:

• для впервые сдающегося бланка актуальна отметка «00»;
• для первого исправления сведений действует нумерация «01»;
• второе исправление соответствует нумерации «02».

Кроме того, используя обновленный бланк, бухгалтер получает возможность самостоятельно аннулировать ранее переданную в обработку справку, содержащую ошибочные сведения. Для этого внутрь корректировочного поля вносят особое цифровое значение, выглядящее следующим образом «99». Кроме того, производится повторное заполнение разделов под номером один и два.

Преимущество обновленной формы состоит в том, что раньше для аннулирования переданных в обработку сведений необходимо было заполнить заявку соответствующего содержания подать ее в отделение Федеральной налоговой службы, работающее с конкретной организацией, и ждать осуществления запроса.

Видео – Изменения в справке 2-НДФЛ в 2018 году

Как заполнять справку 2-НДФЛ

Прежде чем приступить к описанию процедуры заполнения справки, однозначно актуальной как для опытных, так и для начинающих бухгалтеров, необходимо отметить один важный момент. Мы представляем базовый способ заполнения справки, который, в зависимости от обстоятельств жизнедеятельности каждой компании, может варьироваться в индивидуальном порядке.

Получить более подробную консультацию по заполнению вы можете непосредственно в налоговой инспекции, обратившись к специалисту, занимающемуся проверкой ваших документов, а также позвонив по горячей линии Федеральной налоговой службы.

Итак, приступим к рассмотрению инструкции по заполнению.

Шаг №1 – вносим сведения в поле «признак»

Искомое поле может быть заполнено всего двумя символами:

Единица проставляется внутрь графы при обычных обстоятельствах, то есть во время сдачи справки по форме 2-НДФЛ, содержащей сведения о денежных поступлениях к сотруднику компании, и удержанном с него налоге на доходы физического лица.

Двойка проставляется в строку при следующем обстоятельстве: когда невозможно произвести удержание подоходного налога и об этом необходимо уведомить Федеральную налоговую службу.

Возникновение искомого обстоятельства может возникать в следующих случаях.

1. Если доходы были выплачены работнику в форме натуральной, при этом в дальнейшем соблюдается условие, при котором физические лица доходы ф денежной форме не получают. Приведем пример. Представьте, что вы являетесь работодателем и совершили выплату денежных средств сотруднику собственной компании, при этом форма выплаты является денежной. Из искомой суммы вы обязаны произвести удержание подоходного налога, рассчитанного с поступления денежных средств, поступивших в виде дохода в натуральной форме, однако, не более 50% от полной величины денежных выплат.
2. Если физические лица получали подарки во время проведения каких-либо акций рекламной направленности, а также розыгрышей и других бонусных программ.
3. При выплате физическим лицам согласно судебным решениям сумм задолженностей по оплате труда в виде величин, определенных непосредственно по результату судебных процессов.
4. Когда уволившимся по достижению определенного возраста сотрудникам организация продолжает обеспечивать бесплатную возможность каждый год один раз совершить проезд на транспорте железнодорожного типа.

В этой ситуации важно сразу же передать в налоговую службу сведения о невозможности удержания средств, сделав это не позднее последнего тридцатидневного периода года, в котором произошло возникновение обязательств искомого варианта.

Срок передачи сообщения о невозможности удержания налога на доходы физического лица длится до наступления 1 марта.

Шаг №2 – вписываем данные в поле корректировочного номера

Внутри этого поля необходимо провести указание соответствующей последовательности цифр, использующейся для определения направленности подаваемой на проверку справки:

• если документ предоставляется в первый раз и содержит свежие данные, необходимо вписать в искомую строку следующие цифры: «00»;
• если производится корректировка ранее переданных на проверку данных, необходимо, в зависимости от количества совершаемых корректировок, проставлять следующие цифры: «01», «02» или «03»;
• если производится предоставление на проверку справки аннулирующей, то необходимо проставить код «99».

Шаг №3 – вписываем данные в поля кодировок инспекции Федеральной налоговой службы и объектов классификации территорий муниципальных образований

Вначале необходимо произвести заполнение поля с кодировкой конкретной налоговой инспекции, в которую производится подача документа. Если последовательность цифр, подходящая в данной ситуации, вам неизвестна, выяснить ее можно по следующей ссылке .

Перейдя по ней, необходимо будет указать, к какой категории лиц принадлежит ваша компания:

• физических;
• юридических.

В первом случае это обычно индивидуальные предприниматели, во втором – общества с ограниченной ответственностью или организации, имеющие иную правовую организационную форму.

Что касается кода территорий муниципальных образований «ОКТМО», получить данные по нему также можно в интернете, на электронном ресурсе Федеральной налоговой службы . Для этого выйдите на сервис с соответствующим названием, и в определенном разделе введите адрес, и получите нужную вам кодировку.

Шаг № 4 – производим заполнение поля с наименованием налогового агента

Казалось бы, что может быть проще, чем заполнить поля с наименованием налогового агента. Однако, некоторые неопытные бухгалтеры путаются и тут, впоследствии получая штрафы от налоговой инспекции за неверно предоставленные сведения.

1. Если налоговый агент является организацией, носящей статус лица юридического, то необходимо указать его организационно-правовую форму (например, ООО), а также вписать полное наименование: прим. ООО «Мишка на луне».
2. Если организация является лицом физическим и носит статус индивидуального предпринимателя, необходимо указать название следующим образом: ИП и добавить фамилию, имя и отчество (например, ИП Липакова Татьяна Владимировна).

Шаг №5 – вписываем ИНН и КПП

ИНН расшифровывается как идентификационный номер налогоплательщика, КПП – как причины постановки на учет организации. От правильного указания искомых данных также зависит, получит ли организация по итогу заполнения штраф или подготовленный ей документ примут в обработку.

Идентификационный номер налогоплательщика можно найти в специализированном свидетельстве, которое выдается каждому физическому лицу и организации.

Узнать же код причины постановки можно с помощью ИНН, просто введя вторую последовательность цифр на специализированном сервисе Федеральной налоговой службы .

Шаг №6 – заполняем сведения о сотруднике

Прежде всего, необходимо внести следующие стандартные данные о сотруднике:

Если работник или работница сменили фамилию или даже имя, в обязательном порядке необходимо вписывать новые сведения. При этом очень важно подкрепить новые данные о сотруднике доказательствами, то есть, приложить копию его паспорта или брачного свидетельства.

Следует также обратить внимание и на тот факт, что отчество работника не всегда получается вписать элементарно ввиду его отсутствия. Если его изначально нет, ошибкой не вписанные сведения не являются.

Если на вашем предприятии работают граждане, являющиеся иностранцами, разрешается вносить данные об их именах и фамилиях, непосредственно используя латинский алфавит.

• единица (1) проставляется для работников, имеющих статус резидента РФ (напоминаем, чтобы его получить, необходимо пробыть на территории страны не менее 183 дней в год);
• двойка (2) ставится в справку к тем работникам, которые статуса резидента не имеют, то есть не находились на территории страны полагающийся минимальный временной срок;
• тройка (3) проставляется в том случае, если работник является специалистом высокой квалификации.

Согласно тексту закона, принадлежность к последней из трех вышеперечисленных групп определяется согласно следующим параметрам:

• гражданин должен иметь выдающийся опыт работы, а также аналогичного уровня достижения и навыки в сфере собственной рабочей деятельности;
• высококвалифицированный специалист имеет иностранное подданство;
• искомый сотрудник получает денежные средства в размере от двух и более миллионов российских рублей за годичный период в виде оплаты труда.

Обратите внимание! Специалисты с высокой квалификацией становятся резидентами нашей страны с того момента, когда вступает в силу заключенный ими с местным работодателем трудовой договор. При этом не важно, как долго эти иностранные граждане пробыли на территории России.

Согласно последним изменениям, актуальным для справки 2-НДФЛ, с 2015 года были введены дополнительные кодировки.

• четверка (4) подразумевает маркировку граждан-соотечественников, которые являются добровольными переселенцами из других стран;
• пятерка (5) проставляется для иностранных подданных, являющихся беженцами, обретших в России убежище временного характера;
• шестерка (6) проставляется также для иностранных работников, ведущих рабочую деятельность с использованием патента.

Гражданская принадлежность (поле гражданство) предполагает вписывание кода страны. Граждане России получают кодировку 643. Если вам необходимо узнать код другой страны для иностранного гражданина, являющегося работником вашей компании, вы можете отыскать нужную последовательность цифр в интернете.

• код документа, удостоверяющего личность гражданина, то есть паспорта, который будет индивидуален в зависимости от гражданской принадлежности каждого сотрудника;
• в поле, где необходимо указать адрес сотрудника, указывайте реквизиты конкретного места проживания человека, если его регистрации в России носит характера постоянный, в противном случае поле пропускается;
• поле с кодировкой страны проживания подлежит заполнению только на тех работников, которые имеют статус нерезидентов или являются иностранными подданными.

Обратите внимание! Если гражданину предоставлено на территории нашей страны убежище временного характера, необходимо вписать кодировку из документа, свидетельствующего о предоставлении этого убежища. С 2015 года произошли изменения, связанные с искомой кодировкой. Теперь вместо кода 18 в соответствующую графу вносят код 19.

Шаг №7 – вносим сведения по облагаемым доходам

В разделе под номером три необходимо вписать данные, касающиеся облагаемых доходов, поступивших к работнику организации, для которого производится заполнение справки.

Так, для граждан, имеющих статус резидента государства, ставка по обложению налогом на доходы физического лица составляет 13% от целой суммы. Если сотрудник резидентом не является, то получит доход на целых 30% меньше от изначальной величины.

Какая налоговая ставка применяется в каждом случае, также необходимо указывать в так называемой шапке документа.

• каждой разновидности дохода в обязательном порядке соответствует конкретная кодировка;
• если случается так, что определить поступивший доход в одну из существующих категорий не получается, необходимо отнести поступившие средства в графу доходов иных, проставив кодировку 4800;
• если производится премиальная выплата или награда аналогичного характера за трудовые достижения, проставляется код 2000, кроме тех случаев, когда премия выдается в качестве своеобразного подарка к какому-либо празднику, в этом случае проставляется код для доходов иного характера (4800).

Следом производится заполнение еще одной кодировочной графы, на этот раз подразумевается цифровая последовательность, характеризующая полученный работником вычет. Она носит название «код вычета»

Шаг№8 – вносим данные по налоговым вычетам

Поздравляю, мы уже дошли до четвертого раздела рассматриваемой справки 2-НДФЛ. Сюда необходимо внести сведения, касающиеся получаемых сотрудником налоговых вычетов от государства.

Напомним, вычеты могут носить следующую направленность:

• стандартную;
• инвестиционную;
• социальную;
• имущественную и т.д.

Описание предоставленных вычетов в отчетности ведется исключительно за текущий налоговый период, то есть календарный двенадцатимесячный срок.

Как известно, чтобы получить вычет у работодателя, необходимо вначале предоставить всю сопутствующую запросу документацию непосредственно в налоговую службу. В случае возникновения положительного итога, от налоговой инспекции вам поступит уведомление, подтверждающее право на получение средств в виде вычета той или иной направленности.

Данные из искомого документа необходимо внести в соответствующее поле справки 2-НДФЛ.

Шаг №9 – вписываем данные по суммарному доходу и величине сбора

В графу, подразумевающую вписывание общей суммы полагающегося дохода, необходимо внести сведения из всех граф третьего раздела.

Затем переходим к строке, подразумевающей указание величины налоговой базы, облагающейся сбором по подоходному налогу. Чтобы ее вписать, необходимо учесть разницу между полной суммой полученного дохода и вычетами любой направленности, актуальными для конкретного работника.

В графе с данными по исчисленной сумме налога представляют сумму, которая была рассчитана для отправки в государственную казну по налогу подоходному.

Чтобы ее получить, необходимо имеющуюся налоговую базу умножить на актуальную для работника ставку:

Таблица 1. Актуальные налоговые ставки

Ставка Категория граждан

13%	Резидент РФ
30%	Нерезидент РФ

Кто является налоговым резидентом Российской Федерации? В этом поможет разобраться В ней рассмотрим, от чего зависит налоговый статус, документы для подтверждения, а также нормативную базу для резидентов и нерезидентов.

В графе фиксированных платежей авансового характера чаще всего ставится пропуск, однако, если сотрудник в вашей компании является иностранцем и работает по патенту, заполните графу его данными.

Далее приступаем к заполнению графы со сведениями об удержанной сумме налога. Она отличается от исчисленной суммы тем, что не всегда в полной мере соответствует ее величине. В некоторых случаях удержать денежные средства становится невозможно.

Если ранее имело место быть излишнее удержание и перевод в казну налоговых отчислений, соответствующие данные необходимо вписать в строчку с величиной денежных средств, удержанных сверх нужного объема.

Согласно букве закона, излишне начисленные и переведенные в государственную казну средства возвращаются работнику, однако, если процедура возврата не успевает быть произведена непосредственно до момента передачи отчетности на проверку, необходимо сумму «государственного долга» вписать.

Бывает и так, что часть полагающейся к удержанию суммы налога не только не переводится в казну страны, но также не отчисляется от суммы полученного сотрудником дохода. В этом случае необходимо также отобразить ее в соответствующей графе справки.

Видео — Как заполнить справку 2-НДФЛ

Сроки сдачи отчетности в 2018 году

Давайте определим сроки передачи данных на рассмотрение Федеральной налоговой службой в наступающем 2018 году.

Вариант 1. Если в инспекцию поступают данные по доходам, выплаченным сотрудникам, с которых не удерживался подоходный налог с окончания 2017 года, необходимо передать документы на рассмотрение не позднее первого числа марта месяца 2018 года, при этом сообщив о неудержанных средствах:

• налоговикам;
• самому сотруднику.

Приведем пример. Компания решила устроить конкурс, по результату которого определила победителя, не являющегося собственным сотрудником. Он получил приз неденежного характера, следовательно, никакой возможности удержать с него средства не у компании не имелось.

Вариант 2. Если в Федеральную налоговую службу предоставляют отчетные документы по всем доходам, которые были выплачены в 2017 году, включая те, с которых государственная казна не получила полагающиеся перечисления по налогу на доходы физического лица, сведения необходимо передать до наступления второго числа апреля месяца 2018 года. Так как первое апреля выпадает на выходной день (воскресенье).

Подведем итоги

Совершенствование исходных форм выпущенных на государственном уровне документов – естественный и необходимый процесс, приносящий пользу не только налогоплательщикам, но и системам Федеральной налоговой службы, несущим ответственность за проверку отчетности. Чем удобнее и полнее будет передана информация с их помощью, тем совершеннее станут процессы, связанные с проверкой предоставляемых сведений. Это значит, что сократятся временные затраты, необходимые на ее осуществление, а значит и срок ожидания ответа.

В некоторых случаях возникающие изменения вносят путаницу. Для этого случая очень важно иметь в организации опытного бухгалтера, понимающего, что важно не только зазубрить соответствующие графы и подходящие к ним данные, но также отслеживать все актуальные изменения.

Хотим обратить внимание на тот факт, что формы не только совершенствуются, но также дополняются сторонними документами, которые также требуется постоянно отслеживать. В противном случае фирма рискует получить внушительные денежные штрафы.

Будьте уверены в своих силах и все обязательно получится!

Источник: buhconsul.ru

Заполнение справки 2-НДФЛ: порядок получения и срок действия

Наши юристы бесплатно проконсультируют Вас по следующим вопросам:

• Правовой анализ ситуации
• Заявления, жалобы, претензии
• Судебные документы
• Письменные консультации

Елена 28.02.2019 —>

Проблема заполнения бухгалтерской справки 2-НДФЛ встает перед бухгалтерами, начинающими свою деятельность, перед руководителями маленьких компаний, а также перед индивидуальными предпринимателями. Для того, чтобы грамотно заполнить документ, необходимо разобраться, что такое справка по форме 2-НДФЛ, какие существуют сроки сдачи и какие сведения потребуются.

Что такое справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ является документом, представляющим налоговый отчет отдельного гражданина по финансовым результатам за год. Простыми словами — это справка о доходах физического лица.

ФНС признает, что в течение 2023 года отчетность о доходах, заполненная по старому формату, принималась в учет. Однако, в 2023 году для избегания нежелательных проблем стоит отправлять декларацию по новому образцу.

Как выглядит и что указывается в справке 2-НДФЛ

Существенные изменения коснулись форм справок, которые теперь разделены по запросам:

• документ, предоставляемый по запросу работника компании;

скачать справку о доходах

• документ, предоставляемый в ФНС.

скачать бланк 2-НДФЛ

Нововведения в декларации о доходах по форме 2-НДФЛ за 2023 год:

• изменилось наименование документа;
• уменьшилось количество разделов (с 5 до 3) и было добавлено приложение по кодам доходов и вычетов, разбитых помесячно;
• «инвестиционные» вычеты исключены из кодов;
• новый штрих-код документа;
• отсутствует строка с указанием адреса жительства физического лица;
• добавлена необходимость отражения кода вида уведомления о вычетах.

В 2018 году были добавлены следующие новые коды, действующие и в 2023 году:

Вид дохода Код

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск	2013
Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, которая превышает в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для уволенных работников из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	2014
Суммы штрафов и неустойки, которые выплачивает организация на основании решения суда за несоблюдение требований потребителей в соответствии с Законом от 7 февраля 1992 № 2300	2301
Сумма списанного безнадежного долга	2611
Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях.	3021

Ранее данная кодировка использовалась в общем 4800 «Иные доходы».

С текущего года было принято решение о разграничении составляющих частей прибыли российских граждан. Теперь, при составлении отчетности бухгалтер может указать более уточненный вариант формирования доходной части.

Справка 2-НДФЛ должна выглядеть следующим образом:

Размещенный выше образец справки 2-НДФЛ 2023 года для ФНС показывает, какая информация должна быть указана в документе.

Ключевые моменты, на которые обращают внимание сотрудники налоговой службы:

• ИНН и КПП налогоплательщика;
• отчетный период;
• наличие корректировок;
• Ф. И. О.;
• общий размер годового дохода;
• сумма, удержанная из дохода гражданина в пользу государства;
• наличие налоговых вычетов разного характера (имущественный, социальный, стандартный) и их размер;
• подробная информация о доходах и вычетах, разделенная помесячно.

Пример справки, заполненной по правилам последних изменений:

Правила и порядок заполнения 2-НДФЛ в 2023 году

В новой форме 2-НДФЛ указываются в дополнение к реквизитам уведомления о получении вычетов коды:

• 1 — имущественный;
• 2 — социальный;
• 3 — снижение налога на сумму фиксированных авансовых платежей

В предыдущей версии справки указывались только номер и дата выдачи документа о получении вычета.

В остальном бланк декларации заполняется без существенных изменений.

Инструкция по заполнению

В заглавной части документа необходимо:

• указать отчетный период (год), порядковый номер справки, признак;
• отметить наличие корректировки и код налогового органа, полное наименование компании, направляющей декларацию, форму реорганизации (при наличии), ИНН/КПП, код ОКТМО, а также контактный телефон.

При первичной сдаче документа в строке «Номер корректировки» указываем «00».

Раздел 1 документа требует заполнение следующих строк:

• ИНН и Ф. И. О. налогоплательщика-физического лица;
• статус;
• дата рождения;
• гражданство;
• код документа, позволяющего идентифицировать личность (с указанием серии и номера).

Раздел 2 содержит информацию об общем размере дохода и сумме налога за отчетный период (год). Заполнению подлежат следующие строки:

• налоговая ставка;
• общий размер годового дохода;
• налоговая база;
• исчисленная и удержанная сумма налога (по отдельности);
• размер фиксированных авансовых платежей;
• перечисленная сумма налога;
• сведения о наличии излишних удержаний или недостающей суммы налогового сбора.

Раздел 3 касается исключительно сведений о вычетах различного характера. Требуется указать коды вычетов и их размер в рублях. Вычеты могут быть:

• социальными;
• имущественными;
• стандартными.

Кроме того, инспекторы налоговой службы обратят внимание на заполнение кода вида уведомления, его номера и даты выдачи.

Заполнение первой страницы справки завершается подтверждением достоверности указанной информации. Необходимо:

• отметить, кто является инициатором составления отчетности (налоговый агент или его представитель);
• указать Ф. И. О. и реквизиты документа, подтверждающего личность;
• поставить подпись и дату составления документа.

Приложение к справке заполняется помесячно. По-прежнему требуется указать:

• номер документа;
• отчетный период (год);
• налоговую ставку.

В таблице указывается:

• порядковый номер месяца;
• код дохода или вычета;
• сумма за данный период.

В конце страницы необходимо поставить подпись и дату составления документа.

Чаще всего используется код заработной платы в справке — 2000, а также премиальные выплаты (2002), отпускные (2012) и больничные платежи (2300).

Для заполнения справки о доходах нужны документы из следующего списка:

• регистрационные данные компании (ИНН, КПП, наименование);
• документ, подтверждающий права налогового агента;
• платежные ведомости за каждый месяц календарного года.

Правильно составить справку 2-НДФЛ достаточно сложно. Зачастую приходится делать корректировки и направлять документ в ФНС повторно. Чтобы избежать частых ошибок, бухгалтер может воспользоваться помощью специализированных компаний и заполнить справку 2-НДФЛ в онлайн-режиме.

Такие услуги доступны в «Мое дело», «Контур.Экстерн», «Сбис» и других бухгалтерских сервисах.

В целом, практически каждая компания имеет программное обеспечение, которое способствует быстрому формированию отчетности. Программа сама подскажет, где и какие данные необходимо внести. Некоторые сервисы указывают на наличие ошибок перед отправкой документа.

Образец правильного заполнения справки 2-НДФЛ можно попросить в отделении налоговой службы или скачать на нашем сайте:

Скачать образец заполнения

Если компания обслуживается в аутсорсинговой компании, то курирующий бухгалтер составит справку по всем правилам и требованиям нового законодательства.

Где взять справку 2-НДФЛ

2-НДФЛ может потребоваться сотруднику организации по нескольким причинам:

• при оформлении кредитной карты, потребительского кредита или ипотеки с целью подтверждения платежеспособности потенциального заемщика;
• при уходе в отпуск по беременности и родам;
• при поступлении на новую должность в другую организацию;
• при подаче документов в различные органы и инстанции (например, для получения пособия малоимущего);
• для получения заграничной визы;
• для предоставления в судебный орган (при взыскании долгов, имущественных спорах, выплате алиментов);
• по ряду других причин.

Получить справку 2-НДФЛ можно следующими способами:

• заказать справку на работе посредством подачи заявления;
• оформить справку 2-НДФЛ в режиме онлайн на сайте ФНС , авторизировавшись на нем через подтвержденную учётную запись Госуслуг. Данная возможность появилась недавно, а именно: с 28 апреля 2018 года.

Обычно работодатель выдает 2-НДФЛ после получения письменного заявления от сотрудника.

Подавать заявление следует в бухгалтерский отдел, осуществляющий расчеты с персоналом, или напрямую директору компании.

Заявление должно содержать информацию следующего характера:

• наименование организации-работодателя;
• ФИО начальника бухгалтерского отдела или директора компании;
• ФИО работника, запрашивающего документ;
• серия и номер паспорта работника;
• адрес заявителя и контактный телефон для связи;
• текст заявления («Прошу выдать справку 2-НДФЛ…» и указать цель получения документа);
• дата составления заявления и подпись.

Скачать образец заявления на получение справки о доходах

Обычно у каждой организации свои требования по оформлению внутренней документации, поэтому образец заявления можно попросить в кадровом отделе или в бухгалтерии.

Может возникнуть ситуация, когда 2-НДФЛ необходима, а бывший работодатель ликвидирован. В таком случае можно подать заявление на получение информации о доходах в Пенсионный Фонд Российской Федерации и в ФНС России по месту жительства.

Сроки оформления справки

Статья 230 Налогового Кодекса Российской Федерации гласит про необходимость выдачи справки о доходах сотруднику компании, предоставившему письменное требование в виде заявления. Однако, сроки изготовления и выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику в данной статье не озвучены.

Срок предоставления справки 2-НДФЛ работнику можно указать в заявлении, если сотрудник понимает, что работодатель отличается необязательностью и может затянуть с данной процедурой.

Срок подготовки и выдачи документа по заявлению не должен быть менее 3 рабочих дней с даты принятия организацией требования.

По закону справка делается в течение 3 дней с момента приема заявления. Данная норма прописана в статье 62 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Сколько действует справка 2-НДФЛ

Сроки действительности справки о доходах и суммах налога физического лица не прописаны ни в одном законодательном акте. Например, справка, полученная у бывшего работодателя может быть действительна многие годы и при необходимости предъявлена в качестве доказательства получения дохода и уплаты исчисленного налога.

Однако, некоторые органы и учреждения могут устанавливать свои рекомендации по сроку «свежести» справки о доходах:

• для налоговой справка действительна до 01 апреля, то есть до этой даты документ должен быть направлен в ФНС, иначе на организацию будет наложен штраф;
• срок действия справки 2-НДФЛ в банк для кредита зависит от самого кредитного учреждения. Документ подается заемщиком с целью подтверждения платежеспособности, поэтому обычно банки запрашивают документ, подтверждающий доходы за 3, 6 или 12 последних месяцев. Обычно банки принимают справки, полученные не позднее 10-30 календарных дней до момента предоставления;
• срок годности справки для суда не ограничивается;
• для соцзащиты справка 2-НДФЛ действует в течение 30 календарных дней с момента выдачи.

Несмотря на то, что законодательно сроки действительности справки о доходах не закреплены, стоит придерживаться требований, выдвигаемых организацией-заявителем.

За какой период выдается

Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.

Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:

• взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
• справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
• справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
• получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.

При подаче заявления важно не забыть указать за какой период необходимо сформировать справку.

Куда предоставляется справка 2-НДФЛ

Работник может запросить 2-НДФЛ для предоставления в следующие организации:

• на новое место работы для расчета определенных выплат (оплаты больничного листа, пособий по беременности и родам);
• во время больничного и декрета (например, расчет выплат по декрету формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года);
• документ может понадобиться для налоговой на возврат налоговых вычетов (социальных, имущественных или стандартных);
• справка 2-НДФЛ требуется для банка с целью доказательства своей благонадежности и уровня платежеспособности;
• судебные инстанции могут запрашивать сведения о доходах, если за работником числятся долги и он проходит по судебным делам.

Независимо от цели получения справки о доходах, работник должен написать заявление на имя директора компании или главного бухгалтера.

Можно ли оформить справку 2-НДФЛ онлайн

Начиная с апреля 2023 года, любой человек может заказать справку 2-НДФЛ через интернет. Для этого достаточно:

Данная возможность предоставлена совершенно бесплатно. Пользователь может не только просмотреть документ, но и сохранить его на свой компьютер в формате pdf и xml.

В первом случае электронная подпись уже проставлена на документе, во втором случае — дополнительно направляется файл в формате p7s (электронная подпись).

Какие доходы отражаются в справке 2-НДФЛ

Однако, в данном документе чаще всего указываются доходы следующих видов:

• 1010 — дивиденды;
• 1200 — прибыль, полученная в результате страховых выплат;
• 1400 — денежные средства, полученные от сдачи имущества в аренду;
• 2000 — заработная плата;
• 2002 — премиальные выплаты;
• 2012 — отпускные;
• 2300 — оплата больничного листа.

Скачать Приказ с приложениями

Как рассчитать НДФЛ с зарплаты

Согласно пункту 3 статьи 226 Налогового Кодекса Российской Федерации сумма налогового платежа для физического лица, являющего резидентом, рассчитывается по формуле:

Такая сумма рассчитывается ежемесячно нарастающим результатом с начала календарного года. Итоговая сумма будет уменьшена на общий размер предоставляемых вычетов по НДФЛ.

Например, если за месяц была получена заработная плата в размере 25 000 рублей, то в ФНС будет направлена сумма равная 3 250 рублей.

Если работник компании является нерезидентом, то его доходы будут облагаться налоговой ставкой равной 30%.

Доходы, не подлежащие обложению налоговой ставкой, перечислены в статье 217 НК Российской Федерации.

Для удобства возможен расчет 2-НДФЛ на онлайн-калькуляторе , где достаточно выбрать размер налоговой ставки (13% или 30%) и набрать сумму причитающейся заработной платы в строку «Сумма с НДФЛ».

Срок сдачи справки в налоговую

Важно своевременно предоставить отчетный документ в отделение ФНС. При нарушении срока, утвержденного законодательством, на организацию или отдельное физическое лицо будет наложена штрафная санкция.

Сроки сдачи документов по доходам физических лиц обозначены в Налоговом Кодексе Российской Федерации, а именно в статье 226:

• до 01 марта направляются декларации по форме 2-НДФЛ, если с физлица невозможно удержать налог;
• до 01 апреля в ФНС направляется отчетность о доходах, если сумма налога удержана.

Индивидуальные предприниматели также обязаны отчитываться о доходах. Речь идет об ИП на ОСНО. ИП должен сдать справку 3-НДФЛ в срок до 30 апреля.

Если работодатель понимает, что допустил ошибку при расчете налоговой базы, заполнении персональных сведений или исчислении налога с дохода, то может сдать корректировку. Если ошибка допущена только по одному сотруднику, то справка сдается именно по нему. В строке «Номер корректировки» необходимо написать «01».

Штраф за несвоевременное предоставление 2-НДФЛ

За несвоевременное предоставление отчетности по форме 2-НДФЛ или ее полное непредставление предусматривается материальная ответственность. Согласно пункту 1 статьи 125 Налогового Кодекса РФ штраф за непредставление справки составляет 200 рублей.

Важно отметить, что считается каждый непредставленный документ, то есть, если в организации числится 29 человек, то размер штрафа составит 5 800 рублей (29 работников * 200 рублей).

Распространенные ошибки при заполнении

Ошибки при заполнении документа о доходах физического лица могут привести к тому, что инспекторы посчитают справку недействительной.

Наиболее распространенными ошибками налоговые инспекторы признают:

• путаницу кодов доходов и вычетов;
• неверно рассчитана налоговая база;
• указание месячной заработной платы в разрезе двух сумм (авансовый платеж и окончательный расчет) вместо общей суммы;
• ошибки при заполнении персональных сведений (особенно паспортных данных);
• отсутствие указания или неверное определение кода ОКТМО.

Все ошибки можно исправить и направить в отделение ФНС повторную справку с корректировкой. Однако, «бесплатной» такая возможность будет только при самостоятельном поиске ошибки.

Если недочеты будут выявлены сотрудниками налоговой службы на организацию может быть наложен штраф в размере 500 рублей (пункт 1 статьи 126.1 НК России).

Своевременное предоставление документа о доходах физических лиц, являющихся работниками компании, является прямой обязанностью работодателя. Важно ответственное отношение к исполнению требований законодательства, тогда штрафные санкции не будут применены.

Источник: vernut-vse.ru