Любое предприятие стремится к получению максимальной прибыли и дальнейшему развитию. Ресурсом в достижении этих целей является эффективная организация работы персонала. Однако человеческий фактор вносит свой вклад, в результате чего неизбежно возникают более или менее выраженные потери рабочего времени. Разберем, что включает в себя данное понятие, какие методы оценки и коррекции к нему применяются.
Что такое и причины возникновения
Согласно классическому определению, под потерями понимаются отрезки рабочего времени, не потраченные на выполнение производственного задания или регламентированные перерывы. Наибольшую актуальность исследование этой темы имело в советский период, в условиях перманентных производственных соревнований.
Тогда в качестве главной причины изучаемого явления рассматривалось недобросовестное отношение работника к труду, проявляющееся в таких проступках, как опоздания, прогулы, посторонние занятия в течение смены, порча или нерациональное использование сырья или оборудования и пр. В настоящее время подход к пониманию причин временных утечек изменился. В первую очередь это связано с появлением новых профессий, отличающихся сложностью и многообразием рабочих функций и, как следствие, многозадачностью. Кроме того, на многих предприятиях наблюдается неравномерность поступления заказов, что приводит к неравномерной нагрузке персонала всех звеньев.
КАК НЕ ТРАТИТЬ ВРЕМЯ ЗРЯ. Первый закон Паркинсона
Виды
Из множества оснований для классификаций временных потерь, которыми изобилует специализированная литература, приведем наиболее универсальные.
- В зависимости от обусловленности производственным процессом:
- производительные или плановые потери (время для подготовки и обслуживания рабочего места, регламентированные перерывы);
- непроизводительные или сверхплановые потери (время на выполнение случайной незапланированной работы, нерегламентированные перерывы в работе из-за недостатков бизнес-процессов или нарушения трудовой дисциплины).
- В зависимости от продолжительности потерь:
- цельносменные потери (учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска за свой счет, неявки по болезни, прогулы и пр.);
- внутрисменные потери рабочего времени (простои, потери из-за нарушения трудовой дисциплины или микротравм, перерывы женщин для кормления детей, неполное рабочее время по согласованию с администрацией и пр).
Методы оценки и расчета
Математические методы позволяют оценить в процентном отношении потери рабочего времени, формула расчета которых выбирается исходя их целей исследования. Для каждого выше упомянутого вида потерь можно подобрать свою схему расчета. Однако наиболее простым, наглядным и часто используемым показателем является коэффициент потерь рабочего времени, который вычисляется по формуле:
где Тнтд — время невыполнения производственного задания; Тсм — продолжительность смены.
Рекомендуется вычислять коэффициент отдельно в отношении утечек, произошедших по вине работника и по организационно-техническим причинам. Соответственно, в каждой формуле используется свое значение периода невыполнения производственного задания. Установить его можно с помощью одного из следующих методов:
Распределение Времени (Тайм Менеджмент!) 8 Секретов
- хронометраж;
- фотография рабочего дня;
- метод моментных наблюдений;
- комплексный метод.
Как оплачиваются
Чтобы рассчитать потери рабочего времени, формула была приведена выше, теперь обратимся к денежному вопросу. Оплата работы сотрудника при невыработанной норме или невыполненном производственном задании зависит от причин утечки рабочего времени.
К оплачиваемым относятся потери, произошедшие по вине работодателя, а также простои, возникшие в результате форс-мажора или обстоятельств непреодолимой силы. Что касается оплаты невыполненной работы, произошедшей в результате ошибочных действий работника или нарушения им трудовой дисциплины, то каждая ситуация должна рассматриваться отдельно. В зависимости от характера нарушения, руководитель организации может осуществить в отношении работника дисциплинарное взыскание, депремирование или привлечение к материальной ответственности. Выбор той или иной меры должен осуществляться работодателем в соответствии с действующим законодательством и локальными нормативными актами предприятия.
Как снизить
Как правило, мероприятия по минимизации ущерба рабочему времени включают в себя:
- контроль за состоянием оборудования и своевременный ремонт;
- улучшение эргономики рабочего места;
- оптимизация графика;
- укрепление трудовой дисциплины, утверждение соответствующих локальных нормативных актов;
- обучение работников;
- создание или усовершенствование системы мотивации персонала.
Чаще всего выбора одной из указанных мер недостаточно для снижения трудопотерь на предприятии. Наиболее эффективным для этой цели является применение комплексного подхода, затрагивающего как работу с персоналом, так и оптимизацию организационно-технических условий. Выбору тех или иных корректирующих инструментов должна предшествовать аналитическая работа, включающая в себя математические расчеты в отношении утечки времени и нормирование производственного процесса.
Источник: clubtk.ru
Поглотители времени. Виды, способы определения и минимизации неэффективных расходов времени
В процессе ведения хронометража появляется возможность выявить процессы деятельности, время на которые тратиться нерационально.
Поглотители времени (хронофаги [2] ) – неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени.
Особенности поглотителей времени:
·нет единого, верного для всех списка поглотителей времени;
·одно и тот же процесс, в зависимости от организации, может в одних случаях являться поглотителем времени, а в других – нет;
·даже когда время тратиться впустую, ощущение напряженной работы и 100%-й занятости может присутствовать.
Виды поглотителей времени:
·Офисные («рабочие» хронофаги)
·Внешние обстоятельства (независящие от нас)
Поглотители времени могут быть:
Способы определения поглотителей времени.
Эмоциональный. Выполняя какое-либо действие, хочется сократить расходы времени на его выполнение. Вспомните свои ощущения, когда вам приходится стоять в пробке, томиться в долгом ожидании своей очереди или присутствовать на очередном бесконечно тянущемся совещании. Чувство дискомфорта, раздражение, неудовлетворение, почти физическое ощущение, как время «утекает сквозь пальцы», ощущение бесполезно растрачиваемого времени. И желание что-то изменить, чтобы сократить непродуктивные расходы времени.
Ценностный. Поглотители времени могут быть и весьма интересными, увлекательными, когда время пролетает незаметно. Определить, не является ли увлекательное занятие хронофагом, помогает ценностный подход: каждый раз, принимаясь за ту или иную работу, ответить себе на один простой вопрос: «Зачем?». Какой результат хотите получить?
Достижению каких целей способствует это действие, почему оно необходимо именно сейчас? К сожалению, чаще всего подобная оценка проводится слишком поздно, когда время уже безвозвратно потеряно.
«Авральный». Деятельность отдела, департамента, компании или отдельного сотрудника в режиме постоянного цейтнота, авралов, выполнения работ «в последнюю ночь». Подобный стиль работы – признак наличия поглотителей времени.
Анализ данных хронометража. Самый точный способ выявления поглотителей времени, основанный на объективном анализе данных. Применим не только в практике индивидуальной работы, но и при командной работе, в рамках корпоративной организации времени.
Способы минимизации непродуктивных расходов времени.
Существует большое количество способов, помогающих сокращать потери времени.
Основные техники минимизации непродуктивных расходов времени:
· Укрупнение блоков работы;
· Нормирование расходов времени на «текучку»;
· Использование «дыр времени»;
· Грамотное распределение рабочей нагрузки.
Также можно использовать следующие техники:
·Использование принципа «вторичной выгоды»;
·Применение коэффициента «полезности действия»;
·Разработка и внедрение командных договоренностей в плане организации рабочего времени (подробнее о командных договоренностях см. тему «Корпоративный тайм-менеджмент», также аналитические материалы к теме 1 и теме 4);
Итак, рассматривая любой неэффективно организованный процесс, можно выбрать соответствующий способ его оптимизации. Выработать свою систему приемов, правил и принципов, позволяющих извлекать дополнительные резервы времени и рационально их использовать.
Любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни, вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшить.
Управленческая полезность ведения хронометража:
Ø Возможность получить объективные данные расходов собственного рабочего времени;
Ø Возможность отслеживать использование рабочего времени подчиненными, сотрудниками;
Ø Получение объективных данных, позволяющих оптимизировать систему управления временем, как личным, так и подчиненных;
Ø Повышение эффективности бюджетирования времени на выполнение задач различного типа.
Аналитические материалы
«Хронометраж – инструмент не для педантичных и мелочных людей, а для экономно расходующих свои силы. Если вы хотите, чтобы расходы времени оптимизировались сами – просто начните их письменно фиксировать».
Архангельский Г.А.
от личной эффективности к развитию фирмы.
– 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2006. – С. 39.
1. Архангельский Г.А. «Работа над ТМ-книгой: оперативный хронометраж»;
2. Лукашенко М.А. «Тайм-менеджмент для руководителя» часть 1;
3. Телегина Т.В. «Хронофаги в системе корпоративной культуры. Краткий обзор основных поглотителей рабочего времени».
Перечень литературы и интернет-ресурсов по теме:
1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: Учеб. пособие /Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В.; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: ДС Маркет, 2008. – 288 с.
2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – 3-е изд., доп. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256 с.
3. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2006. – 448 с.: ил.
4. Гранин Д.А. Эта странная жизнь. – М.: Фонд Духовное наследие, 2002. – 255 с.
Статьи и материалы с сайта тайм-менеджерского сообщества http://www.improvement.ru/3katalog.shtm
Тема 2. Эффективное планирование времени руководителя
Сформированная и действующая система контроля и учета расходов помогает обнаружить скрытые резервы времени. Но этими новыми резервами нужно уметь грамотно распорядиться, уметь так распланировать свои дела и задачи, чтобы максимально продуктивно использовать и имеющееся время, и высвободившиеся в результате ведения хронометража резервы времени.
Для этого необходимо выстроить систему планирования, адекватную хаотично меняющейся обстановке, гибко реагирующую на любые непредвиденные изменения. Для создания эффективной системы планирования, учитывающей и необходимость жесткого соблюдения сроков, и спонтанность развития ситуации, существует простой для восприятия и реализации способ – техника контекстного планирования.
Цели:
· Познакомиться с технологией эффективного планирования времени руководителя.
· Освоить базовые навыки контекстного планирования.
Задачи:
· Изучить особенности контекстного планирования задач различных типов.
· Освоить на практике технику контекстного планирования.
· Отработать навыки результато-ориентированной постановки задач.
· Освоить технику ежедневного планирования с применением алгоритма жестко-гибкого планирования.
Рассматриваемые вопросы:
1. Построение системы эффективного планирования времени руководителя.
2. Результато-ориентированные формулирование задач.
3. Планирование рабочего дня руководителя.
4. Приоритезация задач в плане.
5. Правила делегирования задач.
6. Планирование в Outlook.
2.1. Построение системы эффективного планирования времени руководителя
Создание эффективной системы планирования невозможно без учета такого аспекта, как неоднородность времени (см. рис 1. и рис 2.), что создает возможность учитывать при планировании задачи различного типа: как имеющие жесткую привязку ко времени, так и зависящие от наличия некоторых условий и обстоятельств (контекстов).
Источник: megalektsii.ru
«Воришки» рабочего времени
Мы уже выучили постулат «Время — деньги». Рабочее время является самым дорогим. Потому что именно в рабочее время делаются деньги. Но, конечно, редкий начальник следит за тем, чтобы каждый сотрудник использовал свое рабочее время эффективно. Как определить, почему сотрудники теряют время и как с этим бороться — читайте ниже.
Нет сомнения в том, что на работе люди должны работать. Те, кто неразумно использует свое рабочее время, в конце концов либо «зашиваются» и тратят больше сил на то, что могло быть сделано раньше, либо подводят коллег, начальство или, что еще хуже, клиентов. Даже если проблемы решаются (а решаются они обычно в последний момент), неэффективное управление рабочим временем является дурной привычкой, наносящей вред предприятию. Следовательно, ее нужно устранять. Остался вопрос: как?
Так как время используется людьми, то и причину нужно искать в них. Есть 5 групп сотрудников, которые «крадут» рабочее время. И каждая из этих групп требует отдельного подхода.
«Завтра-мены». Своего рода Супермены по неэффективному использованию рабочего времени. У них нет чувства времени, им кажется, что его еще много и можно сделать все завтра. К этому можно добавить семейные проблемы, нерабочее настроение и кучу других факторов, которые их отвлекают и «заставляют» перенести работу на «потом». Возможно, им просто не хватает организованности.
В итоге «завтра-мены» все делают в последний момент и при этом бегают с круглыми глазами и жалобами вроде «я ничего не успеваю». Если им удается сделать работу хорошо, они не преминут этим похвастать. «Завтра-менам» нужно показать, что начальник простит ошибки в начале или середине работы, а не в конце ее.
Перфекционисты. Как ни странно, эти ценные люди тоже «крадут» время и, как следствие, деньги. Их нежелание показать собственные ошибки приводит к тому, что результат работы можно оценить на «отлично», но времени на него потрачено уйма. Для них нет результата «хорошо», есть только «прекрасно».
Они ждут одобрения своих действий, а критика для них страшна, если не убийственна. Перфекционистов нужно научить воспринимать критику спокойно. Поэтому будет лучше, если их работу будет оценивать большое количество сотрудников. Это поможет им преодолеть свой страх перед оценкой работы. Хорошие отзывы вселят в перфекционистов уверенность, и постепенно они перестанут тратить время на ненужное «шлифование» деталей.
Безотказные. На таких сотрудниках может «ездить» половина офиса, а все потому, что они не могут отказать. Безотказные, не желая навлечь на себя гнев начальника, выполняют свою работу и часть чужой, если их попросят. Нельзя сказать, что они испытывают удовольствие, выполняя чужие обязанности, скорее наоборот. Чувствуя, что ему «навязали» дополнительную работу, человек злится, а чтобы успокоиться, начинает вникать в каждую деталь, тратя на это драгоценное время.
.jpg)
Безотказным нужно особое внимание: хвалить за проделанную работу и объяснять, что чужая работа не должна становиться их заботой. У каждого свои обязанности, и делать что-то за кого-то никто не должен, если начальство об этом не просит.
Упреждающие. Главное для таких сотрудников — сделать все раньше всех. Они «скачут» вперед графика, стремясь показать свою работоспособность и умение держать все под контролем. Конечно, такие люди не «крадут» время, но по сути являются одиночками. Их, как правило, мало интересуют успехи или неудачи коллег.
За это их могут недолюбливать в коллективе (кому ж понравится «выскочка»), а само наличие такого сотрудника ослабляет командный дух коллектива.
Таким сотрудникам подойдет роль наставника или любая другая должность, где они смогут почувствовать себя хозяевами ситуации. Эти люди также нуждаются в похвале, а если их успехи будут замечены, они из кожи вон вылезут, чтобы обучить других качественно выполнять работу.
Обнаглевшие. Настоящая беда руководства. К обнаглевшим относятся те сотрудники, которые часто отпрашиваются, постоянно опаздывают, ссылаясь на плохое движение транспорта, жалуются на болезни или недобропорядочных соседей, которые их «топят» раз в две недели. Можно им, конечно, посочувствовать, но просто так оставлять это дело нельзя. Для исправления таких работников существует несколько действенных приемов.
Табель. Простое, но весьма эффективное средство стимуляции вставать пораньше и не опаздывать. Все сотрудники отмечают время своего прихода и ухода. Руководитель может вести также свой табель и сравнивать записи. Так каждый опоздавший будет обязан зафиксировать свою вину на бумаге.
Письменная просьба. Сотрудники часто отпрашиваются, прикрываясь «уважительной причиной»? Сообщите, что теперь будете отпускать их только если увидите письменную просьбу. Количество «просьб» резко уменьшится.
Вообще, письменные отчеты и заявления помогают справиться со множеством трудовых «напастей». Письменный отчет в конце месяца о проделанной работе покажет, что делалось на самом деле, а что было видимостью. Тут уж не напишешь красиво о том, чего нет. Повышает работоспособность и должностная инструкция, где четко прописаны все действия сотрудника согласно его должности.
Ну и, конечно, никто не отменял итоговую планерку в конце недели или месяца. Помимо разбора полетов, на планерке можно отметить и заслуживших похвалу сотрудников, а также обсудить планы на следующий период.
А вообще, если у сотрудников есть время на разговоры ни о чем и бесцельное «хождение» по интернету, значит, у них мало работы. С этим поможет справиться четкое расписание трудового дня. По возможности нужно следить за тем, чтобы каждый день работник был занят определенным делом. Если сотрудник или команда работают над большим проектом, то нужно указать сроки его выполнения и назначить время промежуточных отчетов о проделанной работе.
Неразумное использование рабочего времени — бич многих предприятий. Однако его можно устранить. Кого-то нужно похвалить, кого-то приструнить. Ничего трудного в этом нет, и из «неразумных пользователей» можно сделать эффективных исполнителей.
Источник: websiteaboutbusiness.com