Вид документа
Срок хранения
Основание
Финансовые документы
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов
Стр. 334 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Договоры банковского счета
5 лет после окончания срока действия договора
Стр. 337 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Кредитные и заемные договоры
Документы, подтверждающие предоставление средств
5 лет после полного исполнения обязательств**
Стр. 340 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Протоколы, постановления, решения:
Стр. 18 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– общих собраний акционеров и пайщиков, совещаний у руководителя организации
– собраний структурных подразделений организации
Списки лиц, имеющих право:
–участие в общем собрании акционеров
Стр. 151 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Переписка о размещении акций, вкладов
Стр. 341 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Переписка о начислении дивидендов
Стр. 342 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Ведомости на выдачу дивидендов
Стр. 419 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Бухучет и отчетность
Стр. 351, 352 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
– сводная годовая (консолидированная)
5 лет (если нет годовых – постоянно)
1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)
5 лет после отчетного года
По годовой бухотчетности – постоянно
Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Документы учетной политики
5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались в учете и для составления бухгалтерской отчетности
Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Первичные документы и приложения к ним:
– кассовые документы и книги
– банковские документы
– корешки банковских чековых книжек
– авансовые отчеты и др.
5 лет после отчетного года
Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*
Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
5 лет после отчетного года
Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
ЗУП за 5 минут: новая форма СТД-Р, сроки хранения документов
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о приеме выполненных работ
Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности
5 лет после истечения срока действия договора**
– по трудовым договорам, договорам подряда
Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года*
– по остальным гражданско-правовым договорам
5 лет после истечения срока действия договора
Налоговый учет и отчетность
Документы по НДС
· счета-фактуры, их заверенные копии для комитентов, принципалов инвесторов
· книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур
· таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте
· заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС
· заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки
· документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК
· первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК
· сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК
4 года с даты последней записи
Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК
Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– об освобождении от уплаты налогов и сборов
– предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них
Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов
Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Сведения о доходах физических лиц
Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года*
Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Реестры сведений о доходах физических лиц
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*
Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Книги учета доходов и расходов по УСН
В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя
Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов
Страховые взносы
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК
Расчеты по взносам на ОПС
5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*
Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Расчет в ФСС, которые отправлены по ТКС
5 лет с момента принятия ФСС
Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС от 12.02.2010 № 19
Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками
5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС
Сертификаты ключей подписи
В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* , **
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* , **
Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
При тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*
Стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Правила трудового распорядка
1 год после замены их новыми
Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Графики предоставления отпусков
Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним
Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– по месту разработки или утверждения
– в других организациях
3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)
Невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*
Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)
5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)**
Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
5 лет после возвращения из командировки
Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*
Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве
Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК
Документы по ККТ
Бланк строгой отчетности
5 лет после отчетного года должны хранить покупатели — организации и ИП
Продавцы хранить чеки (БСО) не должны
Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Документы, подтверждающие расчеты с покупателями
5 лет после отчетного года
Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.
** Часть документов нужно хранить постоянно.
*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.
Источник: vpbu.ru
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Опишите причину своей жалобы
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов.
нет решения 0
Бухгалтерский учет Александр Журавлев 5 лет 1 Ответ 1002 просмотров Новичок 0
Закажите обратный звонок по этому вопросу
Ответ ( Один )
Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ
В части 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) сказано, что первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.
В ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно.
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень документов) (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Но не менее пяти лет после отчетного года. Более длительные сроки хранения документов могут быть установлены Налоговым кодексом,
а также Перечнем документов.
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Этот порядок распространяется и на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе системы «Клиент — Банк». При этом налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.
Особые сроки хранения отдельных бухгалтерских
Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т.д.
В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены
Строки 382, 392, 394 и 396 разд. 4 Перечня документов
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме N Т-49)
В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме N Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Строка 412 разд. 4 Перечня документов
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки
Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом «доходы минус расходы», для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Пункт 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз.
9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ и Письмо Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)
В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи)
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)
В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается
Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ и ст. 203 ГК РФ
Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, которые были оплачены компанией
Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком. Но не менее четырех лет
Абзац 4 п. 3 ст. 264 НК РФ
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО
Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Строки 351 и 358 разд. 4 Перечня документов
Течение срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104). То есть течение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором были оформлены документы (абз. 4 п. 1.4 Перечня документов).
Источник: uchet-expert.ru