Задолженность подотчетных лиц бухгалтерский баланс

Содержание

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:

авансом на основании его заявления или распоряжения руководителя на определенные цели;
вследствие перерасхода, когда сотрудник потратил больше, чем взял под отчет.

Важно! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом. Взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится.

По кредиту счета отражаются суммы, которые были:

израсходованы работником согласно авансовым отчетам;
возвращены работником в организацию.

Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя. То есть в активе баланса отображайте дебетовое сальдо, если работник не отчитался по выданной сумме, а в пассиве сумму, которую сотрудник излишне израсходовал из собственных средств.

Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С

Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:

1230 «Дебиторская задолженность» — в активе;
1520 «Кредиторская задолженность» — в пассиве.

Обратите внимание! C 2020 года бухгалтерская отчетность сдается исключительно в электронном виде. Бумажный бланк больше не примут.

В упрощенной форме баланса дебетовое сальдо по счету 71 попадет в строку «Финансовые и другие оборотные активы», а кредитовое — в строку «Кредиторская задолженность».

Итоги

По расчетам с каждым из подотчетных лиц на отчетную дату может иметь место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Как правило, она является краткосрочной и в балансе показывается в составе долгов, подлежащих погашению в ближайшие 12 месяцев, — как в активе, так и в пассиве. Аналогичное правило действует и для организаций, имеющих право на составление упрощенной отчетности.

Источник: gorodskoyportal.ru

Подотчётные лица

— это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У).

Учет расчетов с подотчетными лицами

Кто может брать деньги под отчёт

Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.

ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.

Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Специалисты сервиса «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Порядок выдачи денег под отчёт

5 октября 2020 года ЦБ РФ внёс поправки в Указания №3210-У поправки в Указания №3210-У, которые с 2021 года изменили правила выдачи денег под отчёт.

При возникновении потребности в денежных средствах, работник пишет заявление на имя руководителя организации (ИП) в свободной форме, с изложением цели расхода. Сумму и сроки указывать не обязательно. Цель расходования должна быть конкретной (например, на покупку канцтоваров или на компенсацию проезда).

После визы руководителя издаётся приказ о выдаче денег под отчёт. Разрешено делать его на несколько человек, по нескольким заявлениям, а также выдавать одному человеку разные суммы в разные сроки. При этом в приказе нужно отразить ФИО сотрудников, отдельные суммы и сроки по каждому из них.

На основании приказа деньги под отчёт можно получить одним из следующих способов:

наличными деньгами из кассы организации;
перечислением на банковскую карту заявителя;
перечислением на корпоративную карту организации.

Деньги из кассы выдаёт бухгалтер-кассир по расходно-кассовому ордеру (РКО) строго лицу, указанному в ордере. Какие документы он при этом будет запрашивать, не регламентируется. При переводе средств на карты, в назначении платежа нужно указать «Перечисление подотчётных средств» или «Аванс на хозяйственные нужды». Допускается выдавать новые подотчётные суммы даже если старые долги не закрыты.

После оплаты расходов заявитель должен оформить и сдать авансовый отчёт в бухгалтерию в установленные в организации сроки. Трёхдневный обязательный срок для сдачи авансового отчёта упразднён. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Чтобы унифицировать работу с подотчётниками и упростить процедуры получения денег и сдачи авансовых отчётов, рекомендуется составить инструкцию для подотчётных лиц и утвердить её приказом по организации.

Инструкция должна содержать информацию по:

разрешённым целям расходования подотчётных сумм;
максимально допустимой сумме выдачи;
порядку получения денежных средств;
срокам и порядку предоставления авансовых отчётов;
документальному подтверждению расходов;
возврату неиспользованной суммы;
компенсации собственных средств потраченных подотчётным лицом;
проверке и утверждению авансовых отчётов;

Боитесь пропустить даты сдачи отчётности?

Сформируйте в 3 клика ваш персональный налоговый календарь. Система сама напомнит о предстоящих датах сдачи.

Источник: www.moedelo.org

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

Расчеты с подотчетными лицами
Компенсация затрат сотруднику борьба счетов 71 и 73

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

хознужды;
покупку или оплату товаров (работ, услуг);
командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

выдачи ему денежных средств из кассы организации;
перечисления подотчетных средств на личную карту;
снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
сумму наличных денег;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

перечисление средств на личную карту работника;
снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
с командировочными расходами;
с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

снятие наличных денежных средств;
оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Снятие наличных денежных средств с карты предприятия не является кассовой операцией, и действие Указания ЦБ РФ N 3210-У на нее не распространяется.

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
сроки отчета по выданным суммам;
способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
работник не оспаривает основания и размеров удержания.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
форму заявления на компенсацию затрат;
документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Авансовый отчет по командировке за наличные
Авансовый отчет по командировке (корпоративная карта)
Авансовый отчет по приобретению электронных услуг у иностранца
Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно