Как заполняется баланс

Баланс — отчётность, заполнение происходит на основании сальдо (остатков) по бухгалтерским счетам, взятым из главной книги на последнее число отчетного квартала, т.е. на 30 апреля, на 30 июня, на 30 сентября и на 31 декабря. Можно использовать для заполнения баланса другой аналогичный регистр, сформировав в программе 1С, например оборотно-сальдовую ведомость. Основная задача для сотрудника бухгалтерии, при составлении отчётности состоит в том, чтобы правильно сгруппировать и занести остатки по счетам БУ (бухгалтерского учёта) в нужные позиции. Составляется отчётность в млн. руб. или тыс. руб. Давайте в статье рассмотрим, как заполняется баланс.

Кому нужен баланс?

Баланс используется в работе и нужен для:

• Контролирующих органов;
• Акционеров (собственников) фирмы, для получения информации о том, каким имуществом они владеют, о ситуации расчётов по задолженностям и о других необходимых данных;
• Кредиторов;
• Службы статистики;
• Банковских организаций;
• И других пользователей.

Собранные цифры в отчётности часто применяется для анализа полученных данных вышеперечисленными пользователями.

Состав отчётности — баланса

Он состоит из 2-х частей: пассива и актива.

В активе группируются остатки на отчётную дату по:

• НДС;
• Денежным средствам;
• ОС;
• Нематериальным активам;
• Дебиторской задолженности;
• Незавершённому строительству;
• Прочим оборотным активам.

В пассиве группируются остатки на отчётную дату по:

• Резервам предстоящих расходов;
• Акциям;
• Уставному, добавочному и резервному капиталу;
• Займам и кредитам;
• Кредиторской задолженность;
• Прочим краткосрочным обязательствам;
• Доходам будущих периодов;
• Прибыли.

Особенность при составлении баланса в том, что необходимо соблюсти равенство между пассивной стороной и активной стороной формы, это определено принципом двойной записи на счетах БУ (бухгалтерского учёта).

Что учитывается при составлении баланса?

При формировании баланса нужно учитывать что:

• Цифры, показанные в форме на начала года (отчётного), непременно должны быть равны цифрам на конец предыдущего года (предыдущего);
• Зачёт между статьями актива и пассива, статьями убытков и прибылей не может быть, только когда зачёт предусмотрен действующим российским законодательством;
• Информация (данные) указанная в статьях баланса должна подтверждаться данными инвентаризации.

Форма, которая используется при создании баланса, регламентируется Приказом утверждённым Минфином России. Законодательство не запрещает разрабатывать самостоятельно и в дальнейшем использовать в работе форму баланса, основываясь на типовой форме. Но при этом необходимо соблюдать требования к заполнению бухгалтерской отчётности.

Обязательные реквизиты баланса

• Дата, на которую составляется сводные данные в балансе;
• Наименование организации (полное), как оно прописано в учредительных документах, таких как Устав фирмы;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), берётся из свидетельства о постановке на учёт в налоговую инспекцию;
• ОКОПФ и ОКФС (организационно-правовая форма/форма собственности) берётся из справки полученной из органов статистики;
• ОКВЭД (основной вид деятельности предприятия), также должна соответствовать коду справки полученной из статистики;
• Единица измерения — тыс. руб. (должна соответствовать коду 384 по ОКЕИ) или млн. руб. (должна соответствовать коду 385 по ОКЕИ);
• Адрес (местонахождение), берётся с Устава фирмы;
• Дата утверждения, руководителем (уполномоченным лицом) предприятия;
• Дата отправки/принятия (указывается дата электронного, почтового или иного отправления.

Согласно рекомендациям, установленным при разработке и принятии формы бухгалтерского баланса нужно применять коды строк, которые приведены в образце формы. Если в форму баланса добавляется показатель, разработанный фирмой самостоятельно, то данная строка кодируется уже самой организацией.

Как найти баланс в 1С?

Бухгалтерский баланс, входящий в состав бухгалтерской отчётности, находится в 1С в разделе «Отчёты» блока «1С-Отчётность» находим «Регламентированные отчёты». В отчётах нажимаем на «Отчёты», далее «Создать» выходит список «Виды отчётов», в нём на закладке «Все» выбираем ту отчётность, которой вы будете пользоваться в дальнейшем при работе.

Желательно, из списка выбрать только те отчёты, которыми вы будете пользоваться, лишних вносит не нужно, чтобы не создавать длинный и не удобный в работе список, при выборе форм.

Отчёты в 1С можно группировать:

• По категориям (например: бухгалтерская отчетность, налоговая отчётность, отчётность в фонды, статистика и так далее);
• По получателям (например: ФСС, ПФР, ФНС и так далее);
• Без группировки (выйдет список по названию форм, например: бухгалтерская отчётность, акцизы на нефтепродукты, налоговая отчётность).

Далее из списка выбираем «Бухгалтерская отчётность» выходит окошко, в котором необходимо заполнить поля:

• «Организация», по какой будет формироваться баланс;
• «Период» ,за какой будут группироваться данные на счетах;
• «Баланс», выбирается для коммерческой или некоммерческой организации.

Затем нажимаем на кнопку «Создать», на экране появляется два поля, в левом указывается наименование форм, а в правом выходит на экран выделенная форма. Далее нажимаем на кнопку «Заполнить», выходит сообщение о выборе заполнения всех форм указанных в левой части экрана или только ту, которая находится в правом окне. Эта процедура занимает определённое количество времени, поэтому необходимо подождать.

Очень удобная функция в программе «1С: Бухгалтерия 8» версия 3 присутствует в заполненных формах, если встать курсором мыши и выделить нужную строку формы, то можно расшифровать её, нажав на кнопку «Расшифровать». Выйдет список сальдо бухгалтерских счетов, которые использовались для заполнения данной строки.

Обновление блока «1С-Отчётность» происходит через интернет, следите, чтобы подгрузка новых форм или изменений в базу была постоянно.

Основная работа бухгалтера при свёрстке баланса состоит в выявлении ошибок. Грамотное составление отчётности позволит избежать более пристальное внимание проверяющих органов.

При составлении отчётности в виде бухгалтерского баланса в программе «1С: Бухгалтерия» нужно учитывать следующие особенности:

• Объекты капитального строительства, принятые к учёту в качестве основных средств, начинают амортизироваться с 1-ого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учёту;
• Дебиторская задолженность, признаётся краткосрочной, при условии её погашения не позднее 12-ти месяцев. Если срок погашения будет дольше 12-ти месяцев, то она должна быть отнесена в балансе к долгосрочной. Срок отсчёта начинает идти с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия к учёту имущества.

Причём, если дебиторская задолженность признана сомнительной, то по ней создаётся в бухгалтерском учёте резерв, который уменьшает сумму задолженности в отчётности. Резерв по сомнительным долгам создаётся на счёте 63, в корреспонденции со счётом 91.02 «Прочие расходы». Резерв создаётся с помощью регламентной операции «Резерв по сомнительным долгам». С какого момента начинает считаться задолженность (дебиторская) сомнительной, устанавливается в «Настройках параметров учёта» и в договоре с контрагентом.

В программе 1С строка 1230 бухгалтерского баланса формируется за минусом созданного резерва по сомнительным долгам.

Поэтому, сумма на счетах БУ (бухгалтерского учёта) в оборотно-сальдовой ведомости может не совпадать с цифрами, указанные постатейно, в балансе;

• Нельзя производить зачёт между статьями активной части и пассивной части баланса, если данная норма не предусмотрена действующим законодательством;
• И другие.

В программе «1С: Бухгалтерия 8» версия 3 есть возможность сдавать отчётность в ФСС, ФНС, ПФР и другие органы через интернет прямо из базы.