Как правильно хранить кассовую книгу

Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями. Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств. Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.

Формы учета

Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.

Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:

  • Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
  • Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
  • Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
  • Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
  • Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.

Кассовый учет может производиться двумя методами:

  • В бумажном формате;
  • В электронном виде.

Где хранить

Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.

Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.

В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:

  • Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
  • Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
  • Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
  • Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.

Период сохранности

По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.

Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.

Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.

Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.

Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.

Новые публикации

19072018 Налоговая новость о возврате переплаты по налогам / refund of overpaid tax
Юзвак Максим рассматривает практику Верховного Суда РФ по возврату излишне уплаченных налогов при пропуске трехлетнего срока на возврат (Определения Верховного ...
Аудиторы передадут сведения налоговикам, штрафы в ученическом договоре, налог на угнанный автомобиль
Новости законодательства от 19.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какие сведения налоговики смогут запросить у аудиторов о налогоплательщике ...
18072018 Налоговая новость о налоге на квартиру при сносе дома / a flat tax
Юзвак Максим рассматривает вопрос обложения налогом на имущество квартиры, расположенной в доме, подлежащем сносу (Письмо Минфина от 11 июля 2018 ...
Резервы с 2020 года, увольнение после внезапной проверки, счетчики за тепло
Новости законодательства от 18.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как формировать резервы с 2020 года - Можно ли ...
17072018 Налоговая новость о применении международного договора к Бенефициару / beneficial owner
Юзвак Максим рассматривает вопрос о применении соглашения об избежании двойного налогообложения к доходу, выплачиваемому бенефициарному собственнику (Письмо Минфина от 31 ...
Изменения в законе о ККТ, командировочные уволившегося сотрудника, отмена роуминга в России
Новости законодательства от 17.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какие изменения затронули порядок применения ККТ - Как взыскать ...
16072018 Налоговая новость о НДС при списании дебиторки / VAT on write-off of accounts receivable
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДС при списании дебиторской задолженности (Письмо Минфина от 5 июня 2018 г. № 03-07-11/38251) ...
Что работодателю нужно знать о средствах индивидуальной защиты?
Зачастую деятельность отдельных работников организации связана с вредными и (или) опасными условиями труда. Сотрудникам, работающим в опасных или вредных условиях ...
Гарантийные платежи, расчётный листок, уменьшение НДФЛ
Новости законодательства от 16.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Нужно ли включать гарантийные платежи в налоговую базу при ...
13072018 Налоговая новость о страховых взносах по выплатам иностранцам / insurance premiums
Юзвак Максим рассказывает о порядке обложения страховыми взносами выплат иностранным гражданам (Письмо Минфина от 13 июня 2018 г. № 03-15-06/40448) ...
Заполнение РСВ, закупки у единственного поставщика, проживание туристов
Новости законодательства от 13.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как заполнить РСВ при взносах по разным тарифам - ...
12072018 Налоговая новость о земельном налоге после реорганизации / land tax after reorganization
Юзвак Максим рассказывает о возникновении обязанностей по земельному налогу после реорганизации налогоплательщика в форме выделения (Письмо Минфина от 21 июня ...
Расчёт 4-ФСС, работа лифта, госпошлины при ипотеке
Новости законодательства от 12.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Придётся ли платить штраф, если расчёт 4-ФСС представили по ...
11072018 Налоговая новость о приобретении товаров за счет страховых взносов / insurance premium
Юзвак Максим рассматривает проблему применения вычетов по НДС в связи с приобретением товаров за счет страховых взносов, уплачиваемых в Фонд ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков с 4 по 10 июля
«Бюро бухгалтера» представляет обзор самых интересных новостей законодательства за прошедшую неделю. Сегодня в выпуске: Оплата выходных и праздников «Грязная» плата ...
Отдых сотрудников, выкуп имущества, предоставление ипотеки
Новости законодательства от 11.07.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - При каких условиях работодатель может учесть расходы на отдых ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *