Документальное оформление операций по кассе приводит к строгому учету кассовой дисциплины. Ведение кассовой документации доверяют кассиру, с которым заключен договор материально-ответственного лица и предоставлены должностные обязанности. Не запрещено вести кассовую отчетность и руководителю предприятия.
Расходование наличных денежных средств
Коммерческие предприятия и ИП имеют право «тратить» денежные средства на следующие хозяйственные нужды:
- Оплата поставщикам и исполнителям за поставку товара или оказание услуг;
- Выплата заработной платы наемным работникам;
- Оплата пособий, отпускных и других выплат;
- Расчеты с подотчетниками на основании авансового отчета;
- Взнос наличных денежных средств на личный расчетный счет для расчета с контрагентами, по налогам, взносам и т.д.;
- Другие выплаты, связанные с хозяйственно-коммерческой деятельностью компании и ИП.
Нововведение в кассовой дисциплине
В 2017 году произошли существенные изменения в бухучете. Этого коснулось и правил ведения кассовой документации для юрлиц и ИП:
- Обычный порядок– для юридических лиц, исключение: банковские учреждения;
- Упрощенный – для ИП и малых организаций.
Обычный порядок ведения кассы для юрлиц
Все юрлица обязаны вести контроль поступлений и расходования наличных денежных средств по кассе. Лимит кассы определяет каждое юрлицо самостоятельно по двум критериям:
- По выручке (показатели берутся сроком не более 92-х рабочих дней);
- По выданной наличности (кроме: зарплаты, стипендии и других социальных выплат).
Оформлять кассовые документы можно как в письменной форме, так и электронно. Обособленным подразделениям разрешено сдавать кассовые книги один раз в год для подготовки финансово-хозяйственной отчетности компании. Утверждает подписью документы главный бухгалтер, кассир или приходящий бухгалтер, оказывающий услуги по договору найма.
Упрощенный порядок ведение кассы для ИП
Предприниматели могут не вести кассовые документы и соблюдать лимит кассы. ИП руководствуются ведением налогового учета доходов и физических показателей, характерных для их вида деятельности.
Учтите, что у ИП при наличии кассира увеличивается риск злоупотребления служебным положением без ведения кассовой отчетности.
Бланки форм кассовых документов
Бланки контроля наличности денежных средств не изменились. В состав их входят следующие формы:
- Ф. №КО-1 — приходный ордер;
- Ф. №КО-2 — расходный ордер;
- Ф. №КО-4 — кассовая книга;
- Ф. КО-5 — книга учета денежных средств;
- Расчетно-платежная ведомость (Т-49, Т-53).
Прием наличных КО-1
При поступлении наличности в кассу, кассир обязан пересчитать наличность в присутствии лица, вносящего денежные средства. Выписав ПКО или распечатав, ставят роспись кассир и главный бухгалтер. На квитанции от ПКО утверждают печатью организации и отдают лицу, которое внесло наличность в кассу компании.
При применении ККТ или БСО в конце рабочего дня фиксируют общую сумму продажи в приходном ордере. Основанием служит контрольная лента ККТ или корешки квитанций БСО.
Образец заполнения формы №КО-1:
Расход наличности в кассе КО-2
По расходному документу наличности законодатели внесли некоторые изменения:
- Выдача одного расходного ордера в конце рабочего дня, если в организации есть ККТ;
- Кассир обязан сверить подписи главного бухгалтера и директора по образцам подписей при составлении КО-2 на бумажном носителе;
- При заполнении в электронном виде, необходима ЭЦП (электронно-цифровая подпись);
- Выдача подотчетнику по приказу руководителя, без заявления от подотчетного лица;
- В подотчет разрешено выдавать денежные средства, даже если подотчетник имеет задолженность.
Необходимо прописать порядок выдачи подотчетному лицу в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Распоряжаться денежными средствами кассир имеет право только по расходным документам:
- Выдача под отчет — при наличии приказа от директора с указанием сумм, назначения и ФИО подотчетного лица;
- Оплата за поставленный товар – доверенность от поставщика на получение денежных средств;
- Возврат покупателю – квитанция или БСО;
- Взнос наличными в банк – банковская квитанция.
Образец заполнения РКО:
Свод информации по кассовым документам
Весь первичный учет кассовых операций фиксируется в книге КО-4. Формируется она каждый день, если есть движение по кассе. Ответственным за заполнение кассовой книги лежит на кассира и главного бухгалтера. КО-4 может быть заполнена как в письменном виде, так и электронно в бухгалтерской программе.
Составим кассовый отчет за один день:
Применение формы КО-5
Применяется эта книга, если в организации работают несколько кассиров или есть отдельные подразделения. Над ними назначается старший кассир, который в начале смены выдает наличные денежные средства, а сдают остаток наличности в конце рабочего дня под его роспись. Все перемещения наличности фиксируется в книге учета движения средств.
Кассовые документы оформляются в бумажном виде с подписями ответственных лиц или электронном формате с ЭЦП. В КО-1 и КО-2 исправления не допускаются. Если исправления допущены в других кассовых документах, то необходимо заверить подписью исправившего лица и дату исправления.