Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил. Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах. Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления. Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения. Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде. Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции. Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника. Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Новые публикации

17082018 Налоговая новость о НДС при изменении цены / VAT on price change
Юзвак Максим рассказывает о последствиях изменения цены услуг, приобретаемых у иностранной организации (Письмо Минфина от 8 августа 2018 г. № ...
16082018 Налоговая новость об аресте и разблокировании счетов / arrest of Bank accounts
Юзвак Максим рассматривает отдельные аспекты приостановления операций по счетам налогоплательщика (Письма Минфина от 9 августа 2018 г. № 03-02-07/1/56093, от ...
Летние изменения 2018 года в налоговом законодательстве
Лето 2018 года оказалось необычайно щедрым на изменения. 3 сентября вступает в силу закон № 302-ФЗ, который вносит существенные и ...
15082018 Налоговая новость о продаже и приобретении квартиры в одном периоде / sale of apartments
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДФЛ при продаже и покупке квартиры в одном налоговом периоде (Письмо Минфина от 20 ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков с 8 по 14 августа 2018 года.
Сегодня в выпуске: Новое в законодательстве Не заплатили взносы? Жалуемся на банк правильно Бессрочный тариф Налоговый прогноз ...
НДФЛ с участников ООО, оплата сверхурочных, Минфин предупреждает о мошенниках
Новости законодательства от 15.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какие доходы участников ООО облагаются НДФЛ - Какие выплаты ...
14082018 Налоговая новость о возмещении расходов исполнителя / profit tax
Юзвак Максим рассматривает возможность учета в расходах затрат на возмещение расходов исполнителя (Письмо Минфина от 20 июля 2018 г. № ...
Изменения в формах статотчётнсоти, арест имущества юрлиц, изменения в Градостроительном Кодексе
Новости законодательства от 14.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Что поменялось в статформах - Какие обеспечительные меры коснутся ...
13082018 Налоговая новость об обложении полевого довольствия / personal income tax questions
Юзвак Максим рассказывает об ограничении сумм полевого довольствия, необлагаемых НДФЛ (Законопроект № 527489-7) ...
Каков режим труда и отдыха водителей?
Работодатель, принимая на работу водителей, должен учитывать определенные особенности их труда. Особое внимание необходимо уделить трудовой функции, характеру работы, а ...
Расчет дохода по вкладу с капитализацией
Широкий ассортимент банковских продуктов дает возможность потребителям подобрать оптимальный вариант для инвестирования собственных средств. Но из-за обилия предложений клиенты нередко ...
Декларация товаров на экспорт, увольнение сотрудника, получение гражданства
Новости законодательства от 13.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как оформить копию электронной декларации товаров на экспорт - ...
10082018 Налоговая новость о сроке владения квартирой в целях НДФЛ / sale of apartments
Юзвак Максим рассматривает вопрос исчисления срока владения квартирой при признании права собственности по суду и при расторжении договора купли-продажи (Письма ...
Вычет по неотработанным авансам, заёмщики и кредиторы, реклама по телевизору
Новости законодательства от 10.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Каков срок вычета НДС по неотработанным авансам - Какие ...
09082018 Налоговая новость о влиянии роста НДС на коммуналку / the VAT increase
Юзвак Максим комментирует первое содержательное разъяснение Минфина России о последствиях повышения ставки по НДС. Рассматривается применение новой ставки по НДС ...
Документы tax free, регистрация прав на недвижимость, изменения в техосмотре автомобиля
Новости законодательства от 09.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какие документы появятся для участников tax free - Как ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *