Для принятия расходов в целях расчета налога на прибыль они должны отвечать двум критериям – быть экономически оправданными и документально оформленными. Несоблюдение этих требований влечет за собой увеличение налоговой базы, начисление пеней и штрафов. Чтобы организовать в компании корректное документальное оформление и учет затрат, необходимо наладить процесс документооборота и сделать инструкции для сотрудников, принимающих документы непосредственно у контрагентов.
Документальное оформление затрат на производство продукции
Примеры основных производственных расходов – материалы, амортизация основных средств, заработная плата сотрудников, взносы в фонды.
Подтверждение расходов на ТМЦ:
- Товарная накладная;
- Документы, подтверждающие принятие материалов к учету (приходный ордер М4);
- Документы, подтверждающие списание материалов на производство (лимитно-заборные карты М8 и М9, требование-накладная М11, акт-требование на дополнительный отпуск материалов М10).
Подтверждающие документы зависят от формы налогообложения – например, если на предприятии действует УСН, уменьшить налоговую базу возможно сразу после расчета с поставщиком, не дожидаясь списания материалов в производство. В таком случае налоговому инспектору будет достаточно товарной накладной и приходного ордера.
Подтверждение расходов на основные средства:
- Товарная накладная;
- Инвентарная карточка ОС-6 (начисление амортизации).
Основания для принятия заработной платы в расчет налога на прибыль для удобства можно разделить на группы:
- Основание для начисления – положение о заработной плате, положение о премировании, табели учета рабочего времени, приказы о поощрениях;
- Расчетные документы – расчетные листы, лицевые счета;
- Подтверждения выплат – расходные кассовые ордера, банковские ведомости.
Документальное оформление расходов на продажу
Статьи этих издержек очень разнообразны, они зависят от специфики деятельности предприятия. Примерами таких издержек могут быть аренда торговых площадей, реклама, материалы, транспортные расходы, оплата труда работников, представительские расходы, содержание помещений и т.д.
- Название документа – должно соответствовать формулировке, прописанной в договоре. Если там указано – акт приема-передачи работ или акт приемки оказанных услуг – так и должен называться документ;
- Дата составления, период, к которому относится услуга – это данные имеют значение для отнесения расходов к тому или иному периоду;
- Подписи сторон – важно, чтобы должностное лицо, принимающее работы, имело на это право, подтвержденное локальным нормативным актом (приказом или доверенностью).
Подтверждение расходов на ГСМ осуществляется на основании путевых листов. Существуют унифицированные формы, но компании, не являющиеся транспортными, могут самостоятельно разработать форму данного документа.
Существуют такие издержки, например, аренда помещений, для списания которых достаточно только договора. В таком случае в договоре обязательно должна быть прописана сумма аренды.
Обязательно фиксируйте в учетной политике предприятия способ учета расходов (метод начисления или кассовый) для целей налогообложения. При проведении налоговой проверки инспекторы всегда требуют этот документ. Для удобства лучше выбрать метод начисления – при его использовании данные в налоговом и бухгалтерском учете будут максимально совпадать.
Представительские расходы – это издержки, связанные с приемом представителей других организаций: буфетно-кухонное обслуживание, транспортные услуги, оплата услуг переводчика.
Для оформления представительских расходов часто используется авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами – чеками, актами, счетами. Существует форма АО-1, однако компания может разработать ее самостоятельно. Также важно доказать, что указанные расходы относятся именно к представительской деятельности. Предприятие самостоятельно разрабатывает такой документ, но важно, чтобы там были указаны:
- Место, время проведения;
- Состав участников со всех сторон;
- Сумма затрат;
- Полученный результат (например, заключение сделки, подписание соглашения).
Также можно приложить приказ о проведении такой встречи и смету.
Документальное оформление общехозяйственных расходов
Эта группа может включать в себя заработную плату сотрудников административного отделения, информационные, консультационные услуги, судебные издержки, расходы на содержание офисных помещений. Подтверждение затрат осуществляется так же как описано выше.
Есть расходы, отнесение которых к той или иной группе зависит от того, с каким отделением предприятия они связаны. Например, обучение работников может относиться как общехозяйственным, так и к общепроизводственным расходам. То же самое касается командировочных расходов. Последние рассмотрим подробнее. Сюда относятся суточные, проезд, проживание и другие расходы, понесенные работником по согласованию с руководителем.
Для подтверждения командировочных расходов используются документы:
- Авансовый отчет;
- Приказ о направлении сотрудника в командировку;
- Служебное задание;
- Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии.
- Отчет о выполнении задания;
- Чеки и квитанции на оплату проживания;
- Билеты на транспорт, посадочные талоны.
Обратите внимание, что при заграничной командировке вместо командировочного удостоверения сотрудник может приложить копии страниц заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде. Также в этом случае ряд документов будет предоставлен на иностранном языке, для принятия их к учету необходим перевод. Требования к такому переводу законодательно не установлены, на практике его может сделать сам работник в приложении к авансовому отчету.