На предприятиях, имеющих обособленные подразделения, часто возникают такие ситуации, когда требуется перемещение имущества между этими подразделениями. Еще чаще на предприятиях происходит смена материально ответственных лиц. Следовательно, неизбежен перенос активов, числящихся за предыдущим материально ответственным работником на нового сотрудника. Любое хозяйственное действие обязательно закрепляется документально. В целях фиксирования движения объектов основных фондов внутри фирмы и последующего отражения в бухгалтерском учете этой операции используют накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств.
Для данной накладной существует унифицированная форма – № ОС-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 7 от 21.01.2003 г. В 2013 году был принят Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. С вводом этого закона в действие использование унифицированных форм стало необязательным. Бухгалтерский отдел предприятия может сам подготовить документ, фиксирующий факт перемещения имущества. Оптимальной основой этому документы является бланк унифицированной формы ОС-2. Фундаментальное требование к подготовленной форме: в неё должны быть включены все реквизиты, перечисленные в Федеральном законе № 402-ФЗ.
Когда применяется накладная ОС-2
Рассмотрим, когда же нужно применять накладную на внутреннее перемещение основных средств.
- Во-первых, как уже было сказано выше, при движении имущества между подразделениями, т. е. внутри предприятия;
- Во-вторых, при смене материально ответственного лица;
- В-третьих, при передаче имущества в ремонт, на доработку, реконструкцию или модернизацию в специализированный отдел организации.
Правила оформления формы ОС-2
- Составлением накладной занимается материально ответственное лицо того отдела, в котором хранится отдаваемое имущество;
- Выдается три экземпляра накладной: первый для ответственного за сохранность имущества сотрудника передающей стороны, второй выдается ответственному сотруднику принимающей стороны, третий сдается в бухгалтерскую службу для своевременного фиксирования факта хозяйственной операции;
- Во всех трех экземплярах накладной ставится подписи лиц обеих сторон, участвующих при перемещении (сдатчика и получателя);
- Накладную необходимо оформлять по каждому факту внутреннего движения основных средств.
Накладная по форме ОС-2 используется только при внутренней передаче ценностей, т. е. в пределах организации.
Каким образом заполнять накладную ОС-2
Если вы используете форму ОС-2, то имейте в виду, что в унифицированные формы нельзя вносить изменения, и обязательны к заполнению все предусмотренные поля. Накладная ОС-2 – двухсторонняя. В шапке лицевой стороны прописывается наименование фирмы. По строке «сдатчик» указывается то подразделение предприятия, на балансе которого хранится передаваемое имущество. По строке «получатель» прописывается подразделение, принимающее имущество к себе на баланс. Кроме этого, необходимо заполнить код формы по ОКУД (0306032) и код организации по ОКПО. Обязательными реквизитами являются номер и дата документа.
Накладная по форме ОС-2 состоит из 7 граф:
- Номер по порядку. При одновременном передвижении нескольких различных ценностей, данные о них прописываются построчно по порядку друг под другом;
- Наименование объекта основных средств. Прописывается название имущества согласно записи в инвентарной карточке;
- Дата приобретения (год выпуска, постройки) объекта основных средств;
- Инвентарный номер объекта основных средств;
- Количество. Прописывается количество сдаваемого имущества;
- Стоимость единицы. Прописывается цена одной единицы основного средства в рублях;
- Стоимость всего. Прописывается общая стоимость активов в рублях.
Обязательно прочеркивайте незаполненные строки!
По строке «примечание» на оборотной стороне формы надо охарактеризовать перемещаемые объекты основных фондов (внешний вид, комплектация оборудования, его фактический износ и прочее).
В поле «Сдал» расписывается материально ответственный сотрудник дающей стороны, в поле «Принял» – материально ответственный сотрудник приобретающей стороны. Обязательно прописываются должности и табельные номера подписывающих сотрудников согласно штатного расписания.
Как известно, главный бухгалтерский регистр по основным фондам – инвентарная карточка. Туда заносятся все сведения об объекте основного фонда. Данные о внутренних перемещениях отмечаются на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств.
В инвентарной карточке обязательно прописываются:
- Дата;
- Номер накладной, согласно которой сделана отметка.
В свою очередь, в накладной ставится пометка, что все необходимые записи в карточке выполнены.
Движение внутри фирмы основных средств – это существенный факт хозяйственной деятельности, который подлежит непременной документальной фиксации. Применение накладной по форме ОС-2 заметно упрощает учет движения активов предприятия. Кроме того, обеспечивается сохранность имущества.