Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

 

На предприятиях различных форм собственности часто возникает потребность выдачи средств подотчет. В нижеследующей статье будет рассмотрено, на какие же цели могут быть направлены подотчетные средства, как подотчетным лицам оформить отчет за взятые средства и как верно заполнить реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете.

Нюансы получения подотчетных сумм

Если работник направляется в командировку (проживание, суточные, питание), или необходимо оплатить представительские расходы, или если организации необходимо приобрести что-либо, используя наличный способ оплаты, ему предоставляются денежные средства в подотчет. В каждой компании распорядительным актом руководителя строго установлен круг подотчетных лиц, им позволяется предоставлять подотчетные суммы на установленные цели. Подотчетным лицом называют персонал, которому предоставили денежные средства в подотчет. Подотчетными лицами назначаются:

  • Штатные сотрудники фирмы;
  • Лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера.

В целях получения средств в подотчет, персонал должен дать заявление руководителю предприятия. В таком заявлении указываются ФИО и должность сотрудника, цель траты подотчетных средств, сумма цифрами и прописью, а также дата и подпись сотрудника. Из кассы выдаются денежные средства только после утверждения данного заявления. В таком случае кассир, выдавший деньги, оформляет данный факт хозяйственной жизни специальным документом — расходным кассовым ордером. Также подотчетные суммы можно направлять безналичным способом – на карту сотрудника.

Авансовый отчет

Позже, после планируемой траты денежных средств, персоналу необходимо отчитаться в их использовании в течение трех рабочих дней. Тогда работником предоставляются все подтверждающие расходование (факт платы) документы (кассовые, товарные чеки, билеты) и оформляется авансовый отчет.

Авансовый отчет – это специальный бланк, составляемый сотрудником с целью отчитаться за трату подотчетных средств. Оформляется авансовый отчет по определенной форме. Заполнять его можно одним из следующих вариантов:

  • Рукописным способом;
  • Электронным способом.

Данный отчет внешне предстает в виде двухсторонней таблицы. Как и любой другой документ, он содержит определенные реквизиты. Наиболее важными из них являются:

  • ФИО и должность подотчетного лица;
  • Сведения о предыдущих авансах работника;
  • Количество приложений;
  • Документы, подтверждающие факт оплаты (их реквизиты — кому и за что уплачено и на какую сумму);
  • Назначение аванса.

Авансовый отчет представляется для проверки бухгалтеру и главный бухгалтеру, а утверждает его руководитель компании. Далее авансовый отчет направляется обратно в бухгалтерию, там – расходы, перечисленные в нем, принимаются к учету.

При возникновении остатка средств – сумма должна быть возвращена в кассу. В данной ситуации кассиром составляется специальный документ – приходный кассовый ордер. Когда происходит перерасход – сумма излишне потраченных денежных средств возмещается работнику. Тогда кассиром составляется расходный кассовый ордер. Либо сумму перерасхода отправляют на карту работника безналичным способом.

Персоналу, не предоставившему отчет по ранее получаемым авансам, средства в подотчет предоставлять запрещается.

Назначение аванса

Рассмотрим более подробно реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете. Какую же информацию необходимо указать в данной строке? Назначение аванса – это цель, на осуществление которой предоставлены денежные средства в подотчет. Расходовать эти средства можно только строго на нужды, которые приведены в этом реквизите. В зависимости от ситуации, в данную графу можно внести следующие сведения:

  • Когда сотрудник планирует израсходовать средства на несколько разных целей, то можно указать обобщенно «общехозяйственные расходы»;
  • При такой ситуации, когда персонал отправляют в служебную командировку, в назначении платежа указывается фраза «командировочные расходы»;
  • Если деньги получены на приобретение чего-либо для нужд организации, следует указать конкретно. Например, «приобретение канцтоваров» или «покупка дизельного топлива»;
  • Когда суммы были выданы с целью оплаты представительских расходов, в этой графе указывается «на оплату представительских расходов». Под ними понимаются затраты на проведение деловых мероприятий, а также транспортных, буфетных переводческих услуг, проводимых в рамках этих мероприятий. На такие расходы заблаговременно составляется смета, и сотрудник, получивший денежные средства в подотчет, затрачивает их на расходы, в этой смете указанные.

Таким образом, строгих указаний и ограничений по заполнению реквизита «назначение аванса» в авансовом отчете не имеется. Данную строку необходимо заполнять в соответствии с целями расходования подотчетных сумм.

Новые публикации

21022019 Налоговая новость об освобождении многодетных семей от налогов / large family
Юзвак Максим рассматривает предложение об освобождении многодетных семей от транспортного налога и налога на имущество (Законопроект № 648588-7) ...
Смягчающие обстоятельства уменьшают штраф
Налоговый кодекс позволяет уменьшить любой налоговый штраф, если имеют место смягчающие вину обстоятельства. Верховный Суд Российской Федерации в Определении от ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 20 февраля 2019 года
В этом выпуске: - Сегодня в выпуске: - Отпуск к празднику - Работодатель должен сообщить! - Сканы документов – не ...
19022019 Налоговая новость о налогах при приобретении путевки работнику / tourism
Юзвак Максим рассматривает последствия по налогу на прибыль, страховым взносам и НДФЛ при приобретении работодателем туристической путевки для работника и ...
Объекты незавершённого строительства, акт сдачи-приёмки, срочный договор
Новости законодательства от 19.02.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли списать стоимость ликвидируемого объекта незавершённого строительства - ...
18022019 Налоговая новость о НДФЛ при компенсации платы за коммуналку / municipal services
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДФЛ при компенсации наймодателю нанимателем стоимости коммунальных услуг (Письмо Минфина от 1 февраля 2019 ...
Как оформить передачу дел при увольнении работника?
С процедурой передачи дел сталкиваются многие работодатели. Как правило, необходимость в данной процедуре возникает, когда работник увольняется. Что включает в ...
Налоговые штрафы, непредставление СЗВ-М, воинский учёт
Новости законодательства от 18.02.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли снизить налоговый штраф до нуля - Какие ...
15022019 Налоговая новость о налоге на самозанятых для несовершеннолетних / taxation of minors
Юзвак Максим рассматривает условия для применения налога на профессиональный доход несовершеннолетними физическими лицами (Письмо ФНС России от 13 февраля 2019 ...
Основные налогоплательщики, договор уступки, дисциплинарные взыскания
Новости законодательства от 15.02.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как планируется присваивать компаниям статус основного налогоплательщика - В ...
14022019 Налоговая новость об оценке налоговой нагрузки / tax burden
Юзвак Максим рассматривает сервис по оценке налоговой нагрузки, который размещен на сайте ФНС России ...
Коллективный договор, финансовый управляющий, взыскание алиментов
Новости законодательства от 14.02.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Что думает Верховный Суд о предписаниях финнадзора к учреждению ...
13022019 Налоговая новость о соотношении актов Минфина, ФНС, Верховного Суда / Supreme Court
Юзвак Максим рассматривает последствия противоречия Писем Минфина позиции Верховного суда РФ (Письмо от 16 января 2019 г. № 03-04-05/1564), а ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 12 февраля 2019
Сегодня в выпуске: Сбой у ФНС Нецелевой заем без ККТ Разъяснения от Роструда Источник удержания алиментов ограничен Налоговый прогноз ...
12022019 Налоговая новость о международном налоговом праве / international tax law
Юзвак Максим рассматривает перечень стран, с которыми Россия заключила соглашения об избежании двойного налогообложения, список стран, которые не обеспечивают обмен ...
Сроки проверки, санобработка помещений, доступ к услугам банка
Новости законодательства от 12.02.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Каковы особенности исчисления сроков проверки и ознакомлении с документами ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *