Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

 

На предприятиях различных форм собственности часто возникает потребность выдачи средств подотчет. В нижеследующей статье будет рассмотрено, на какие же цели могут быть направлены подотчетные средства, как подотчетным лицам оформить отчет за взятые средства и как верно заполнить реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете.

Нюансы получения подотчетных сумм

Если работник направляется в командировку (проживание, суточные, питание), или необходимо оплатить представительские расходы, или если организации необходимо приобрести что-либо, используя наличный способ оплаты, ему предоставляются денежные средства в подотчет. В каждой компании распорядительным актом руководителя строго установлен круг подотчетных лиц, им позволяется предоставлять подотчетные суммы на установленные цели. Подотчетным лицом называют персонал, которому предоставили денежные средства в подотчет. Подотчетными лицами назначаются:

  • Штатные сотрудники фирмы;
  • Лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера.

В целях получения средств в подотчет, персонал должен дать заявление руководителю предприятия. В таком заявлении указываются ФИО и должность сотрудника, цель траты подотчетных средств, сумма цифрами и прописью, а также дата и подпись сотрудника. Из кассы выдаются денежные средства только после утверждения данного заявления. В таком случае кассир, выдавший деньги, оформляет данный факт хозяйственной жизни специальным документом — расходным кассовым ордером. Также подотчетные суммы можно направлять безналичным способом – на карту сотрудника.

Авансовый отчет

Позже, после планируемой траты денежных средств, персоналу необходимо отчитаться в их использовании в течение трех рабочих дней. Тогда работником предоставляются все подтверждающие расходование (факт платы) документы (кассовые, товарные чеки, билеты) и оформляется авансовый отчет.

Авансовый отчет – это специальный бланк, составляемый сотрудником с целью отчитаться за трату подотчетных средств. Оформляется авансовый отчет по определенной форме. Заполнять его можно одним из следующих вариантов:

  • Рукописным способом;
  • Электронным способом.

Данный отчет внешне предстает в виде двухсторонней таблицы. Как и любой другой документ, он содержит определенные реквизиты. Наиболее важными из них являются:

  • ФИО и должность подотчетного лица;
  • Сведения о предыдущих авансах работника;
  • Количество приложений;
  • Документы, подтверждающие факт оплаты (их реквизиты — кому и за что уплачено и на какую сумму);
  • Назначение аванса.

Авансовый отчет представляется для проверки бухгалтеру и главный бухгалтеру, а утверждает его руководитель компании. Далее авансовый отчет направляется обратно в бухгалтерию, там – расходы, перечисленные в нем, принимаются к учету.

При возникновении остатка средств – сумма должна быть возвращена в кассу. В данной ситуации кассиром составляется специальный документ – приходный кассовый ордер. Когда происходит перерасход – сумма излишне потраченных денежных средств возмещается работнику. Тогда кассиром составляется расходный кассовый ордер. Либо сумму перерасхода отправляют на карту работника безналичным способом.

Персоналу, не предоставившему отчет по ранее получаемым авансам, средства в подотчет предоставлять запрещается.

Назначение аванса

Рассмотрим более подробно реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете. Какую же информацию необходимо указать в данной строке? Назначение аванса – это цель, на осуществление которой предоставлены денежные средства в подотчет. Расходовать эти средства можно только строго на нужды, которые приведены в этом реквизите. В зависимости от ситуации, в данную графу можно внести следующие сведения:

  • Когда сотрудник планирует израсходовать средства на несколько разных целей, то можно указать обобщенно «общехозяйственные расходы»;
  • При такой ситуации, когда персонал отправляют в служебную командировку, в назначении платежа указывается фраза «командировочные расходы»;
  • Если деньги получены на приобретение чего-либо для нужд организации, следует указать конкретно. Например, «приобретение канцтоваров» или «покупка дизельного топлива»;
  • Когда суммы были выданы с целью оплаты представительских расходов, в этой графе указывается «на оплату представительских расходов». Под ними понимаются затраты на проведение деловых мероприятий, а также транспортных, буфетных переводческих услуг, проводимых в рамках этих мероприятий. На такие расходы заблаговременно составляется смета, и сотрудник, получивший денежные средства в подотчет, затрачивает их на расходы, в этой смете указанные.

Таким образом, строгих указаний и ограничений по заполнению реквизита «назначение аванса» в авансовом отчете не имеется. Данную строку необходимо заполнять в соответствии с целями расходования подотчетных сумм.

Новые публикации

17082018 Налоговая новость о НДС при изменении цены / VAT on price change
Юзвак Максим рассказывает о последствиях изменения цены услуг, приобретаемых у иностранной организации (Письмо Минфина от 8 августа 2018 г. № ...
16082018 Налоговая новость об аресте и разблокировании счетов / arrest of Bank accounts
Юзвак Максим рассматривает отдельные аспекты приостановления операций по счетам налогоплательщика (Письма Минфина от 9 августа 2018 г. № 03-02-07/1/56093, от ...
Летние изменения 2018 года в налоговом законодательстве
Лето 2018 года оказалось необычайно щедрым на изменения. 3 сентября вступает в силу закон № 302-ФЗ, который вносит существенные и ...
15082018 Налоговая новость о продаже и приобретении квартиры в одном периоде / sale of apartments
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДФЛ при продаже и покупке квартиры в одном налоговом периоде (Письмо Минфина от 20 ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков с 8 по 14 августа 2018 года.
Сегодня в выпуске: Новое в законодательстве Не заплатили взносы? Жалуемся на банк правильно Бессрочный тариф Налоговый прогноз ...
НДФЛ с участников ООО, оплата сверхурочных, Минфин предупреждает о мошенниках
Новости законодательства от 15.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какие доходы участников ООО облагаются НДФЛ - Какие выплаты ...
14082018 Налоговая новость о возмещении расходов исполнителя / profit tax
Юзвак Максим рассматривает возможность учета в расходах затрат на возмещение расходов исполнителя (Письмо Минфина от 20 июля 2018 г. № ...
Изменения в формах статотчётнсоти, арест имущества юрлиц, изменения в Градостроительном Кодексе
Новости законодательства от 14.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Что поменялось в статформах - Какие обеспечительные меры коснутся ...
13082018 Налоговая новость об обложении полевого довольствия / personal income tax questions
Юзвак Максим рассказывает об ограничении сумм полевого довольствия, необлагаемых НДФЛ (Законопроект № 527489-7) ...
Каков режим труда и отдыха водителей?
Работодатель, принимая на работу водителей, должен учитывать определенные особенности их труда. Особое внимание необходимо уделить трудовой функции, характеру работы, а ...
Расчет дохода по вкладу с капитализацией
Широкий ассортимент банковских продуктов дает возможность потребителям подобрать оптимальный вариант для инвестирования собственных средств. Но из-за обилия предложений клиенты нередко ...
Декларация товаров на экспорт, увольнение сотрудника, получение гражданства
Новости законодательства от 13.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как оформить копию электронной декларации товаров на экспорт - ...
10082018 Налоговая новость о сроке владения квартирой в целях НДФЛ / sale of apartments
Юзвак Максим рассматривает вопрос исчисления срока владения квартирой при признании права собственности по суду и при расторжении договора купли-продажи (Письма ...
Вычет по неотработанным авансам, заёмщики и кредиторы, реклама по телевизору
Новости законодательства от 10.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Каков срок вычета НДС по неотработанным авансам - Какие ...
09082018 Налоговая новость о влиянии роста НДС на коммуналку / the VAT increase
Юзвак Максим комментирует первое содержательное разъяснение Минфина России о последствиях повышения ставки по НДС. Рассматривается применение новой ставки по НДС ...
Документы tax free, регистрация прав на недвижимость, изменения в техосмотре автомобиля
Новости законодательства от 09.08.2018 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Какие документы появятся для участников tax free - Как ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *