Особенности оформления первичных бухгалтерских документов

Требования, содержащиеся в законе «О бухгалтерском учете» гласят, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным бухгалтерским документом. Что же представляет собой «первичка», каким образом она оформляется, и на кого в компании должна быть возложена обязанность по подготовке документов, рассмотрим в статье.

Что представляет собой первичная документация, и с какой целью она составляется

Первичка представляет собой документацию, которая подтверждает осуществление хозяйственных операций. Документы должны быть оформлены в той же последовательности, что и произошедшие события.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете – это необходимое требование ведения хозяйственного учета. Тем не менее, на сегодняшний день требования к первичной документации предъявляются совершенно иные. Так, начиная с 2013 года, обязанность использовать унифицированные формы основных документов бухгалтерского учета отменена. Теперь у компаний есть выбор применять уже разработанные государством документы в своей деятельности или утвердить их самостоятельно с учетом потребностей организации. Однако в том случае, если применение первичного документа определено не Госкомстатом, а иными нормативными документами, например «Порядком ведения кассовых операций», данные формы являются обязательными к применению.

Значение документов первичного бухгалтерского учета организации нельзя недооценивать. Ошибки, выявленные в «первичке», не позволяют определять корректную налоговую базу, требуемую для исчисления налоговых платежей. Вследствие этого может возникнуть не только недопонимание с инспекцией, но и основание для наложения штрафных санкций.

Для того чтобы компании не пришлось отстаивать свою позицию в споре с налоговиками, необходимо уделять достаточно внимания порядку оформления бухгалтерских документов.

Требования к оформлению «первички»

Главным требованием, предъявляемым к оформлению «первички» является обязательное наличие всех реквизитов.

Все документы, которые содержатся в Альбоме унифицированных документов, уже содержат обязательную информацию. Однако в том случае, если компания использует собственные образцы бланков, необходимо проследить за тем, чтобы в них содержались все обязательные к раскрытию сведения.

В большинстве своем каждый первичный документ состоит из трех частей:

  • Заголовка;
  • Основной части;
  • Оформляющей части.

Заголовок предназначен для отражения информации о составляемом документе, организации его выдавшей и ее контрагенте, а именно:

  • Наименование первичного документа;
  • Код данной формы в соответствии с классификатором ОКУД. На практике данное поле часто остается незаполненным в связи с тем, что никаких санкций за это со стороны налоговых органов не предусмотрено;
  • Дату свершившегося факта хозяйственной жизни;
  • Наименование организации, составившей документ;
  • Код организации в соответствии с классификатором ОКПО;
  • Наименование подразделения, ответственного за совершение хозяйственной операции (Указывается при наличии);
  • Название единицы измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ, а также валюты произведенной операции.

Основная часть первичного учетного документа может быть представлена, как в табличном, так и в текстовом формате. Этот элемент документ требует отражения следующих учетных данных:

  • Детальное содержание произошедшего факта хозяйственной жизни. Этот пункт компании потребуется прописать таким образом, чтобы в минимальное количество слов поместить максимум полезной информации;
  • Коды и показатели в денежном и натуральном выражении.
  • Суммы операции и при наличии налога отдельной строкой.

Завершающим этапом подготовки первичного документа является сбор подписей, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, лиц. При этом помимо ФИО работника необходимо указать:

  • Должности работников, ответственных за корректное оформление документа, полноту и достоверность отраженных в нем сведений;
  • Оригинальные подписи сторон;
  • Дату составления первичного документа, должность фактического исполнителя операции, его подпись и ФИО, а также контактную информацию.

Нужна ли печать на первичных учетных документах

Много вопросов при оформлении бухгалтерских документов возникает в отношении оттиска печати. Особенно актуальны сомнения организаций стали после того, как в 2015 году требование об обязательном наличии печати было отменено.

Что касается определенного перечня первичных документов, на которых оттиск печати является необходимым, то на практике это требование реализуется в нескольких случаях:

  1. Когда в документе присутствует обозначение «М.П.», обозначающее место для оттиска печати;
  2. Когда требование наличия оттиска определено на уровне российского законодательства;
  3. Когда требование наличия оттиска предусматривается первичным документом.

Однако важно отметить, что определять требуется ли печать на конкретном первичном документе или нет необходимо только тем компаниям, которые продолжают вести свою деятельность с использованием печати.

Типичные ошибки в первичной документации

В связи с тем, что на основании первичной учетной документации в компании формируется налоговая база и производится расчет налогов, налоговики пристально следят за корректностью оформления документов и достоверностью, отраженных в них сведений. Наиболее типичными ошибками при подготовке «первички» являются:

  • Использование не утвержденных компанией бланков. Когда в организацию с проверкой приходит налоговая инспекция, первым документом, который они просят предоставить является учетная политика. Именно в ней должен быть зафиксирован факт использования самостоятельно разработанных бланков документов;
  • Отсутствие в бланке обязательных к раскрытию реквизитов;
  • Отсутствие в ячейках бланка обязательной для отражения информации;
  • Арифметические ошибки при составлении. Данное нарушение зачастую имеет место возникать только в «первичке», которая заполняется не электронно, а вручную, так как формирование документа с использованием компьютерных программ позволяет предотвратить появления ошибок в расчетах;
  • Исправление вопреки требованиям законодательства произведено в кассовой документации;
  • В ячейках, которые являются обязательными к заполнению, но информация, по которым отсутствует или числовые значения показателей равняются нулю, не проставлены прочерки.
  • Документ подписан не уполномоченным на это лицом. На практике в компании должно быть распоряжение руководителя, определяющее перечень лиц, которые имеют право подписывать те или иные первичные учетные документы. Соответственно, если «первичка» подписана лицом, не имеющим такого права, документ признается недействительным и не имеющим юридической силы.

Как исправить ошибки в первичной документации

В первую очередь отметим, что исправлять «первичку» можно и нужно, так как недостоверно отраженная информация представляет для компаний большую опасность, нежели скорректированный документ. Однако разрешено вносить исправления не во все учетные формы документов.

В соответствии с требованиями, установленными для составления первичных кассовых и банковских документов, корректировки данной категории бланков находятся под запретом.

Что касается всей остальной первичной документации, вносить в них исправления разрешается.

При этом необходимо следовать простым правилам, позволяющим скорректировать документ без ущерба для его наглядного представления.

Суть сводится к следующему:

  • Неверную запись требуется аккуратно зачеркнуть,
  • Рядом с исправлением следует указать актуальную информацию.

Вносить исправления в первичные документы могут только уполномоченные на это работники. Вследствие этого заверить произведенное исправление необходимо подписью ответственного сотрудника компании.

Срок х ранение первичных документов в организации

Обязанности хранения первичных документов возлагаются на организацию. Но для разных категорий документов устанавливаются разные сроки, в течение которых в компании заполненные документы должны находиться на хранении.

Минимальный срок хранения «первички» составляет пять лет. Тем не менее, для кадровой документации период, в течение которого документы должны находиться в компании составляет 75 лет.

При этом организация должна обеспечить подходящие условия для хранения документов, а также для предотвращения внесения в бланки несанкционированных исправлений. В общем случае ответственность за сохранность первичной учетной документации должна быть возложена на руководителя компании.

Новые публикации

Продление проверки, обжалование административных дел, квотируемые места
Новости законодательства от 21.05.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Что может стать причиной продления выездной проверки - Кто ...
20052019 Налоговая новость о НДФЛ при прощении долга наследнику / debt forgiveness
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДФЛ при прощении долга, перешедшего по наследству (Письмо Минфина от 8 мая 2019 № ...
Нулевой РСВ, дисциплинарные взыскания, диспансеризация
Новости законодательства от 20.05.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Нужно ли не ведущей деятельности компании отчитываться о взносах ...
17052019 Налоговая новость о возврате аванса при переходе на УСН / The refund
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по УСН при возврате аванса, уплаченного в период применения общей системы налогообложения (Письмо Минфина от ...
Иностранная первичка, арбитражные управляющие, права сотрудников
Новости законодательства от 17.05.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как можно учесть расходы по первичным документам, составленным на ...
16052019 Налоговая новость о вычете и восстановлении НДС с аванса / taxation of advance payment
Юзвак Максим рассматривает проблему применения вычета с аванса при расхождении периодов выставления и получения счета-фактуры (Письмо Минфина от 16 апреля ...
Масштабные изменения в НК РФ с 01.07.2019 и 01.01.2020
Законодатели подготовили ряд важных изменений в НК РФ. Законопроект уже принят в третьем чтении, и первые поправки вступят в силу ...
Декларация УСН, неподтверждённая часть цены контракта, отпускной стаж
Новости законодательства от 16.05.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Кого могут освободить от представления УСН-декларации - Должен ли ...
15052019 Налоговая новость об обложении НДС имущественных налогов / VAT on rent
Юзвак Максим рассматривает порядок обложения НДС арендной платы, которая определяется с учетом налога на имущество, земельного и транспортного налога (Письмо ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 15 мая 2019
Сегодня в выпуске: Когда вычет не перенести «Доверительный» период Вариации на тему НДС Не такой уж простой спецрежим Налоговый прогноз ...
Расходы на утилизацию, договор о матответственности, права временных сотрудников
Новости законодательства от 15.05.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли учесть в расходах затраты на утилизацию просроченных ...
14052019 Налоговая новость о вычет по НДФЛ на квартиру / personal tax deduction
Юзвак Максим рассматривает особенности применения налогового вычета по квартире, приобретенной до брака (Письмо Минфина от 19 апреля 2019 № 03-04-05/28322) ...
Формы исчисленных налогов, сокращение госслужащего, преимущественное право
Новости законодательства от 14.05.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Что будет содержаться в формах исчисленных транспортного и земельного ...
13052019 Налоговая новость о переводе иностранных документов / translation of documents
Юзвак Максим рассматривает проблему подтверждения расходов документами, составленными на иностранном языке (Письмо Минфина от 29 апреля 2019 № 03-03-06/1/31506) ...
Как заменить отпуск денежной компенсацией?
Статья 126 ТК РФ дает возможность в некоторых случаях заменить ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсации. В сегодняшнем выпуске «Находим ответ» ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *