Первичная документация по учету денежных средств

Денежными средствами называются наиболее ликвидные средства платежа в наличной или безналичной форме. Первые хранятся в кассе предприятия, а вторые — на расчетных, специальных и других счетах в банках в рублях или иностранной валюте. Требованиями, формами и указаниями по оформлению первичной документации по учету денежных средств законодательство, как всегда, изобилует, как и штрафами за их нарушение. Разберемся что и когда надо использовать, чтобы на них не “нарваться”.

Наличные деньги в кассе

Библия любого кассира на протяжении многих лет — это Указание Центробанка о порядке ведения кассовых операций, которое определяет следующие основные первичные документы:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) КО-1;
  • РКО (расходный кассовый ордер) КО-2;
  • Расчетно-платежные и платежные ведомости;
  • Кассовая книга КО-4;
  • Книга учета принятых и выданных наличных денег КО-5 (заполняется при наличии нескольких касс).

Внесение наличных

Оформляется ПКО, при этом кассиру необходимо убедиться в следующем:

  • ПКО подписан главбухом или бухгалтером или за неимением таковых — руководителем и сверить подписи с образцом;
  • Сумма цифрами и прописью указана верно;
  • К ПКО приложены все подтверждающие документы, которые в нем указаны.

Затем кассир принимает деньги и пересчитывает на глазах вносителя, если их сумма совпадает с документами — ставит подпись и печать или штамп и отдает вносителю отрывную квитанцию к ПКО. В противном случае вносителю предлагается довнести недостающее, либо ПКО отправляется на переделку.

Выдача наличных

Соответственно, выдача в большинстве случаев оформляется РКО. Кассиру при этом нужно проверить те же сведения, что и в случае с приходным ордером. Расходный ордер, в отличие от приходного обязательно подписывается руководителем, главным бухгалтером и получателем и содержит более детальные сведения о нем, например, паспортные данные.

Следующим этапом кассир сверяет личность получателя с паспортом (и доверенностью при наличии), подготавливает деньги и передает расходный ордер получателю, который должен без ошибок написать получаемую сумму прописью и расписаться. Затем кассир ставит свою подпись, пересчитывает деньги и выдает их.

Во избежание спорных ситуаций всегда убеждайтесь, что вносители и получатели видят момент пересчета денег!

Есть еще несколько важных особенностей выдачи. Например, выдача под отчет осуществляется на основании письменного заявления получателя с подписью руководителя и указанием срока, в течение которого получатель должен отчитаться.

Выдача заработной платы происходит следующим образом:

  • Составляется платежная ведомость с суммами к выдаче;
  • Так как не все работники могут получить деньги в один день руководитель определяет срок выдачи (не более 5 дней);
  • При выдаче получатели не указывают сумму подписью, только ставят подпись напротив выданной суммы в ведомости;
  • В последний день выдачи на всю сумму составляется один РКО без фамилии получателей и подписи, к которому прикладывается платежная ведомость.

На основании всех ПКО и РКО в конце дня составляется запись в кассовой книге, где указывается остаток на начало дня, все движения денежных средств и остаток на конец. Кассир, сверив сумму фактическую с суммой в кассовой книге, ставит свою подпись. Затем данные заверяет главбух (бухгалтер, руководитель) и также проставляет свою подпись. Каждое обособленное подразделение должно вести свою кассовую книгу.

Важно: документы можно исправлять в общем для бухгалтерских документов порядке, но в ПКО и РКО вносить исправления запрещено!

Первичная документация при работе с ККТ

Документация для работы с ККТ в последние годы прошла определенную эволюцию. Вначале было множество форм КМ, обязательных к применению, затем остались несколько, среди которых главной был Журнал кассира-операциониста КМ-4. С введением так называемых онлайн-касс с передачей фискальной информации в налоговые органы, организации и предприниматели освобождены от обязательного применения этой документации.

Первичные документы по учету безналичных средств

Безналичные платежи производить намного удобнее, чем наличные, а в некоторых случаях — это единственный возможный вариант. Основной документ, регламентирующим сферу операций по счетам в банке — Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное все тем же ЦБ РФ. Оно определяет следующие виды первичных документов:

  • Платежное поручение;
  • Платежное требование;
  • Чек;
  • Инкассовое поручение;
  • Аккредитив.

Платежное поручение — самый распространенный документ. Все просто: плательщик поручает банку перевести определенную сумму на счет получателя. Таким образом можно отправить платеж другому юридическому лицу, предпринимателю, физическому лицу или в бюджет. Оно составляется на бланке определенной формы с указанием реквизитов обеих сторон и основания платежа.

Ситуация усложняется при переводе средств в бюджет — здесь нужно заполнить дополнительные поля, касающиеся уплачиваемого налога или сбора:

  • Статус плательщика;
  • Код бюджетной классификации (КБК) налога;
  • ОКТМО;
  • Основание платежа;
  • Период;
  • Номер и дата документа, по которому производится перечисление;
  • Тип платежа или УИН.

Важно: к заполнению реквизитов на перечисление средств в бюджет надо отнестись очень внимательно, при наличии ошибки придется платить заново. Особенно стоит обратить внимание на счет Федерального казначейства и наименование банка получателя. Другие ошибки не столь критичны — средства в бюджет попадут и их можно исправить путем уточнения платежа, но головная боль с поиском гуляющих по бюджету денег вам гарантирована, так что лучше все дважды проверить и спать спокойно.

Платежное требование — это то же самое, только наоборот, требование получателя к плательщику об уплате. Используется значительно реже, чем платежное поручение, тем не менее существует ряд оснований по которым используется платежное требование.

Чек — распоряжение чекодателя произвести выплату с его счета указанному в чеке лицу. Чаще всего используется для получения наличности с расчетного счета в кассу.

Инкассовое поручение используется для списания средств без согласия плательщика, в основном при списании задолженности на основании договоров или закона.

Аккредитив — это почти то же платежное поручение, только банк отправляет деньги получателю после соблюдения им определенных условий. Используется как средство обеспечения гарантии платежа.

Особенности для предпринимателей

Банковские операции индивидуальные предприниматели оформляют в общем порядке, а вот кассу могут не вести, при условии внесения записей в Книгу учета доходов и расходов.

Новые публикации

Важность юридических услуг для успешности бизнеса
Организация продуктивного, прибыльного бизнеса требует нескольких условий. Предпринимателю необходимо грамотно выбрать вид деятельности, подобрать квалифицированный персонал, найти продукт, гарантирующий высокий ...
17062019 Налоговая новость о подарках предпринимателю / taxation of gifts
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствие дарения нежилого помещения индивидуальному предпринимателю (Письмо Минфина от 27 мая 2019 г. № 03-11-11/38260) ...
Как исправить ошибки в бухгалтерском учёте?
Неправильное отражение или неотражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учёте организации может быть обусловлено неправильным применением законодательства, учётной политики организации, ...
Курсы бухгалтеров для специалистов по начислению зарплаты
Любая компания, фирма, предприятие не могут обойтись без бухгалтера – таковы уж реалии сегодняшнего дня, что при любой производственной деятельности ...
14062019 Налоговая новость о НДФЛ при продаже квартиры от ЖСК / sale of apartments
Юзвак Максим рассматривает момент возникновения права собственности на квартиру у члена жилищно-строительного кооператива в целях освобождения от уплаты НДФЛ (Письмо ...
Взносы с пособий, уступка кредитного требования, коммунальные задолженности
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 14.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Всегда ли надо платить взносы ...
13062019 Налоговая новость об истребовании документов налоговой инспекцией / tax control
Юзвак Максим рассматривает особенности истребования налоговыми органами документов (Письмо Минфина от 22 мая 2019 г. № 03-02-07/1/36882) ...
Важные поправки к Закону о ККТ с 01.07.2019
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video С 01.07.2019 истекают установленные Законом о ККТ отсрочки для применения онлайн-касс. В конце мая Совет Федерации ...
Еженедельные новости для бухгалтеров и кадровиков на 13 июня 2019
Сегодня в выпуске: Чужие ошибки бухгалтеру не страшны Долгожданные ККТ-поправки Индексировать зарплату нужно правильно Когда доудержание НДФЛ бессрочно? Налоговый прогноз ...
Штрафы в пользу физлиц, потребительские споры, доступ УК в квартиру
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 13.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Нужно ли начислять НДФЛ на ...
11062019 Налоговая новость об учете расходов по УСН / cost accounting
Юзвак Максим рассматривает порядок учета расходов по УСН при приобретении товаров и услуг (Письмо Минфина от 20 мая 2019 г ...
Исправление счёта-фактуры, попадание в план проверок, признание физлица ИП
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 11.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как исправить счёт-фактуру и не ...
10062019 Налоговая новость о налогообложении медиаторов / taxation of mediators
Юзвак Максим рассматривает порядок обложения доходов медиаторов (Письмо Минфина от 20 мая 2019 г. № 03-11-11/35989) ...
Как предоставить день для прохождения работником диспансеризации?
С 1 января 2019 г. Федеральным законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ в ТК РФ введена новая статья 185.1 «Гарантии работникам ...
Форма УПД, организация питания учащихся, лишение многодетных налоговых льгот
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 10.06.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли внести в форму ...
07062019 Налоговая новость о взносах при отказе от налога на самозанятых / taxation of self-employed
Юзвак Максим рассматривает порядок исчисления страховых взносов при утрате права на применения налога на профессиональный доход (Письмо Минфина от 3 ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *