Первичная документация по учету денежных средств

Денежными средствами называются наиболее ликвидные средства платежа в наличной или безналичной форме. Первые хранятся в кассе предприятия, а вторые — на расчетных, специальных и других счетах в банках в рублях или иностранной валюте. Требованиями, формами и указаниями по оформлению первичной документации по учету денежных средств законодательство, как всегда, изобилует, как и штрафами за их нарушение. Разберемся что и когда надо использовать, чтобы на них не “нарваться”.

Наличные деньги в кассе

Библия любого кассира на протяжении многих лет — это Указание Центробанка о порядке ведения кассовых операций, которое определяет следующие основные первичные документы:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) КО-1;
  • РКО (расходный кассовый ордер) КО-2;
  • Расчетно-платежные и платежные ведомости;
  • Кассовая книга КО-4;
  • Книга учета принятых и выданных наличных денег КО-5 (заполняется при наличии нескольких касс).

Внесение наличных

Оформляется ПКО, при этом кассиру необходимо убедиться в следующем:

  • ПКО подписан главбухом или бухгалтером или за неимением таковых — руководителем и сверить подписи с образцом;
  • Сумма цифрами и прописью указана верно;
  • К ПКО приложены все подтверждающие документы, которые в нем указаны.

Затем кассир принимает деньги и пересчитывает на глазах вносителя, если их сумма совпадает с документами — ставит подпись и печать или штамп и отдает вносителю отрывную квитанцию к ПКО. В противном случае вносителю предлагается довнести недостающее, либо ПКО отправляется на переделку.

Выдача наличных

Соответственно, выдача в большинстве случаев оформляется РКО. Кассиру при этом нужно проверить те же сведения, что и в случае с приходным ордером. Расходный ордер, в отличие от приходного обязательно подписывается руководителем, главным бухгалтером и получателем и содержит более детальные сведения о нем, например, паспортные данные.

Следующим этапом кассир сверяет личность получателя с паспортом (и доверенностью при наличии), подготавливает деньги и передает расходный ордер получателю, который должен без ошибок написать получаемую сумму прописью и расписаться. Затем кассир ставит свою подпись, пересчитывает деньги и выдает их.

Во избежание спорных ситуаций всегда убеждайтесь, что вносители и получатели видят момент пересчета денег!

Есть еще несколько важных особенностей выдачи. Например, выдача под отчет осуществляется на основании письменного заявления получателя с подписью руководителя и указанием срока, в течение которого получатель должен отчитаться.

Выдача заработной платы происходит следующим образом:

  • Составляется платежная ведомость с суммами к выдаче;
  • Так как не все работники могут получить деньги в один день руководитель определяет срок выдачи (не более 5 дней);
  • При выдаче получатели не указывают сумму подписью, только ставят подпись напротив выданной суммы в ведомости;
  • В последний день выдачи на всю сумму составляется один РКО без фамилии получателей и подписи, к которому прикладывается платежная ведомость.

На основании всех ПКО и РКО в конце дня составляется запись в кассовой книге, где указывается остаток на начало дня, все движения денежных средств и остаток на конец. Кассир, сверив сумму фактическую с суммой в кассовой книге, ставит свою подпись. Затем данные заверяет главбух (бухгалтер, руководитель) и также проставляет свою подпись. Каждое обособленное подразделение должно вести свою кассовую книгу.

Важно: документы можно исправлять в общем для бухгалтерских документов порядке, но в ПКО и РКО вносить исправления запрещено!

Первичная документация при работе с ККТ

Документация для работы с ККТ в последние годы прошла определенную эволюцию. Вначале было множество форм КМ, обязательных к применению, затем остались несколько, среди которых главной был Журнал кассира-операциониста КМ-4. С введением так называемых онлайн-касс с передачей фискальной информации в налоговые органы, организации и предприниматели освобождены от обязательного применения этой документации.

Первичные документы по учету безналичных средств

Безналичные платежи производить намного удобнее, чем наличные, а в некоторых случаях — это единственный возможный вариант. Основной документ, регламентирующим сферу операций по счетам в банке — Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное все тем же ЦБ РФ. Оно определяет следующие виды первичных документов:

  • Платежное поручение;
  • Платежное требование;
  • Чек;
  • Инкассовое поручение;
  • Аккредитив.

Платежное поручение — самый распространенный документ. Все просто: плательщик поручает банку перевести определенную сумму на счет получателя. Таким образом можно отправить платеж другому юридическому лицу, предпринимателю, физическому лицу или в бюджет. Оно составляется на бланке определенной формы с указанием реквизитов обеих сторон и основания платежа.

Ситуация усложняется при переводе средств в бюджет — здесь нужно заполнить дополнительные поля, касающиеся уплачиваемого налога или сбора:

  • Статус плательщика;
  • Код бюджетной классификации (КБК) налога;
  • ОКТМО;
  • Основание платежа;
  • Период;
  • Номер и дата документа, по которому производится перечисление;
  • Тип платежа или УИН.

Важно: к заполнению реквизитов на перечисление средств в бюджет надо отнестись очень внимательно, при наличии ошибки придется платить заново. Особенно стоит обратить внимание на счет Федерального казначейства и наименование банка получателя. Другие ошибки не столь критичны — средства в бюджет попадут и их можно исправить путем уточнения платежа, но головная боль с поиском гуляющих по бюджету денег вам гарантирована, так что лучше все дважды проверить и спать спокойно.

Платежное требование — это то же самое, только наоборот, требование получателя к плательщику об уплате. Используется значительно реже, чем платежное поручение, тем не менее существует ряд оснований по которым используется платежное требование.

Чек — распоряжение чекодателя произвести выплату с его счета указанному в чеке лицу. Чаще всего используется для получения наличности с расчетного счета в кассу.

Инкассовое поручение используется для списания средств без согласия плательщика, в основном при списании задолженности на основании договоров или закона.

Аккредитив — это почти то же платежное поручение, только банк отправляет деньги получателю после соблюдения им определенных условий. Используется как средство обеспечения гарантии платежа.

Особенности для предпринимателей

Банковские операции индивидуальные предприниматели оформляют в общем порядке, а вот кассу могут не вести, при условии внесения записей в Книгу учета доходов и расходов.

Новые публикации

Затраты на обучение, сделки с недвижимостью, самостоятельное оформление ДТП
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 14.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Можно ли взыскать затраты на ...
НДФЛ и налог на прибыль, сроки давности по КоАП РФ, недобросовестные опекуны
Больше выпусков на http://chtodelat.tv/ Новости законодательства от 13.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Что изменится в 2020 по ...
Какая ответственность за налоговые правонарушения предусмотрена для организаций и ИП?
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Больше информации о КонсультантПлюс https://www.4dk.ru/consultant-plus За нарушение налогового законодательства установлена налоговая, административная и уголовная ответственность. В ...
Обязательные медосмотры, информация об участниках закупки, смена зарплатного банка
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 12.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - От чего зависит необходимость начислять ...
09082019 Налоговая новость о НДФЛ при продаже ипотечной квартиры / mortgage apartment
Юзвак Максим рассматривает налоговые последствия по НДФЛ при продаже унаследованной квартиры, обремененной ипотекой (Письмо Минфина от 2 августа 2019 г ...
08082019 Налоговая новость о ККТ на рынках и в микрофинансовых организациях / cash registers
Юзвак Максим рассматривает вопрос о применении ККТ на рынке и в микрофинансовой организации (Письмо Минфина от 11 июля 2019 г ...
Налог на имущество организаций, контракты на пассажирские перевозки, детские пособия
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 09.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Кто должен платить налог на ...
Важные поправки в НК РФ. Безнадёжная задолженность. НДФЛ и Налог на прибыль
Больше выпусков на http://chtodelat.tv/ Вступили в силу важные поправки в НК РФ, которые касаются списания безнадёжной задолженности. Когда мы говорим ...
Обязательная маркировка, банковские гарантии при госзакупках, правила продажи алкоголя
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Новости законодательства от 08.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Для какой продукции маркировка станет ...
07082019 Налоговая новость о применении ККТ и УСН при продаже недвижимости / estate sale
Юзвак Максим рассматривает вопрос о применении предпринимателем упрощенной системы обложения и кассовой техники при продаже недвижимости (Письмо Минфина от 17 ...
Простой при сокращении, документы при проверке, отчёт о деятельности сотрудников
Больше выпусков на http://chtodelat.tv/ Новости законодательства от 07.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Как оплачивается простой во время ...
06082019 Налоговая новость о применении патента при сотрудничестве с самозанятыми
Юзвак Максим рассматривает последствия привлечения индивидуальным предпринимателем, имеющим патент, физических лиц, применяющих налог на самозанятых (Письмо Минфина от 16 июля ...
Неиспользованные отгулы, отменённые сделки, иск к работодателю
Больше выпусков на http://chtodelat.tv/ Новости законодательства от 06.08.2019 года. В этом выпуске Вы узнаете: - Должен ли работодатель компенсировать неиспользованные ...
05082019 Налоговая новость об учете расходов на медали / profit tax
Юзвак Максим рассматривает вопрос об учете по налогу на прибыль затрат на изготовление нагрудных и наградных знаков (Письмо Минфина от ...
Как применяются проверочные листы МВД в сфере миграции?
Больше выпусков на https://www.4dk.ru/news/video Больше информации о КонсультантПлюс https://www.4dk.ru/consultant-plus Еще в начале 2018 года вступило в силу правило о том, ...
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *