Бухгалтерский баланс с подчистками и исправлениями иной документ

Отличительной особенностью бухгалтерских документов яв­ляется то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст или сумма не замазывается корректирующей жидкостью, как это де­лается в других документах, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неого­воренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтвер­ждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчётности.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы ис­правления могут вноситься лишь по согласованию с участника­ми хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправ­ления. При подписании указывается дата внесения исправлений.

Особенности составления и хранения бухгалтерских документов отражаются в инструкции по делопроизводству организации. В бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, вы­деляется лицо, ответственное за сохранность документов. Кон­троль за правильным формированием дел и методическое руко­водство этой работой осуществляет ведомственный архив. Фор­мирование дела начинается сразу после наступления нового года, поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка.

В бухгалтерских книгах в начале года предварительно (при отсутствии записей) нумеруются все страницы (листы). На пос­ледней странице за подписью главного бухгалтера делается над­пись: «В настоящей книге всего пронумеровано . страниц (ли­стов)». Кассовые книги формы КО-4 и формы 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним формы Т-9 должны быть пронумерованы и опечатаны сур­гучной печатью, а количество листов в формах КО-4 и 440 — за­верено подписями руководителя учреждения и главного бухгал­тера; форма Т-9 подписывается руководителем учреждения.

Все правила формирования дел, описанные выше, должны со­блюдаться и при формировании дел в бухгалтерии. В соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и органи­зациях, состоящих на бюджете, по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, т.е. накопительные ведомости, вместе с относящимися к ним документами должны быть подши­ты в хронологическом порядке и сброшюрованы. Если докумен­тов немного, то их брошюровку можно производить таким обра­зом, чтобы документы за три месяца были подшиты в одну папку.

В дело включаются документы за один календарный год. Од­нако книги бухгалтерского учета (при наличии в них по истече­нии года свободных листов) могут быть использованы для запи­сей операций следующего года. В этом случае книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила состав­ляет переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, появившими­ся в процессе решения вопроса. В случае, когда приложение име­ет большой объем, его формируют в отдельный том.

Бухгалтерская документация обычно группируется по хроно­логическому принципу. Документы собираются по месяцам. Од­нако в зависимости от количества документов в один том могут быть включены документы за квартал или календарный год. При этом документы за каждый месяц отделяются от документов сле­дующего месяца листом бумаги с указанием месяца.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самосто­ятельные дела в пределах года и располагаются по фамилиям в алфавитном порядке.

Оправдательные документы формируются отдельно от реги­стров учета. Документы, относящиеся к определенному учетно­му регистру, группируются отдельно.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансо­вые отчеты, выписки банка и др.) располагаются последователь­но в соответствии с их номерами. Аналогично группируются квитанции, накладные и другие подобные документы.

Сформированные дела хранятся в бухгалтерии до передачи их в архив организации. При этом сохранность бухгалтерских до­кументов обеспечивает главный бухгалтер. Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений не допускается. Бухгалтерс­кие дела могут быть предоставлены им только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разреша­ется лишь руководителем организации.

По окончании текущего года документы хранятся в бухгал­терии еще год. В этот период к ним могут довольно часто обра­щаться за справками. Работа с некоторыми документами завер­шается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения.

Если архива в организации нет, бухгалтерия хранит свои доку­менты до истечения сроков их хранения, после чего они подле­жат уничтожению в установленном порядке или передаче в го­сударственный архив.

Подготовка бухгалтерских документов к хранению осуществ­ляется в соответствии с требованиями, разработанными архи­вными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения уп­равления». Требования, предъявляемые к подготовке докумен­тов к хранению, описаны выше.

Сроки хранения различных бухгалтерских документов представлены в таблице 8.

В соответствии с Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российс­кой Федерации и учреждений его системы (1995 г.), постоянно­му хранению подлежат следующие бухгалтерские документы:

Источник: studfile.net

Исправления первичной документации

Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я.

В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.

Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:

— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);

— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);

— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль).

К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.

Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.

Вывод: ошибки в документах нужно исправлять.

✅ Как исправить ошибку

Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах.

Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы».

Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.

Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа.

Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.

И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.

Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки.

✅ Примеры из практики

1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.

Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей).

Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений.

Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике.

* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:

— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;

— оформление и получение электронных подписей;

— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;

— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;

— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;

— проверка контрагентов.

Источник: taxcom.ru

ФСБУ 27/2021: изменение документов в бухучёте

Приказом от 16.04.2021 № 62н Минфин утвердил новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Значительных изменений Стандарт не внёс. Рассмотрим основные изменения.

Термины

ФСБУ 27/2021 нормативно определяет основные термины:

• документы бухгалтерского учёта — первичные учётные документы (ПУД) и регистры бухучёта
• документооборот — движение в организации документов бухгалтерского учёта с момента их составления и до завершения исполнения (например, до помещения в архив либо до использования при составлении отчётности)

Руководитель контролирует документооборот, чтобы своевременно отобразить данные в бухучёте и защитить документы от несанкционированного доступа.

Реквизиты

Появилось определение даты составления ПУД – это дата подписания документа лицом, которое совершило операцию (заключило сделку) и ответственно за её оформление.

Первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Поэтому Стандартом установлено новое правило: если дата составления первичных документов не совпадает с датой совершения факта хоз. жизни, который оформляется этим документом, то вместе с первой датой (п. 2 ч. 2 ст.

9 ФЗ «О бухгалтерском учёте») указывается и вторая (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Ещё один новый термин – «оправдательный документ». Это документ, который содержит сведения о факте хозяйственной жизни: кассовый чек, судебный акт и т.д. Обязательные реквизиты вносят в ПУД на основании оправдательного документа.

Если оправдательный документ содержит все реквизиты ПУД, его можно использовать без оформления отдельного ПУД. В оправдательный документ можно и не включать все реквизиты, свойственные ПУД, но его реквизиты необходимо внести в первичные документы.

Также в Стандарте указано, что, помимо обязательных, в ПУД можно включать дополнительные реквизиты.

Оформление документов: новые требования

Новый ФСБУ установил следующие требования к оформлению документов:

1. Документы бухучёта нужно составлять на русском языке либо с построчным переводом. Но, если документ составлен на другом языке по законодательству страны, в которой осуществляется деятельность, построчный перевод не требуется. Он нужен только для регистра бухучёта.
2. Стоимость объекта бухучёта указывается в рублях. Если она выражена в валюте, в регистр вносится и валютная сумма. Сумма в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
3. Несколько фактов хоз. жизни допускается оформить одним ПУД. К примеру, в авансовом отчёте по командировочным расходам отображаются все расходы работника в командировке: проживание, проезд, питание и другие.
4. Допускается оформить длящиеся (начисление процентов, амортизация и т.д.) и повторяющиеся (периодические отгрузки продукции, авансовые отчёты и т.п.) факты в периодически составляемых ПУД. Периодичность организация устанавливает самостоятельно, исходя из сущности фактов и рациональности. Важно: не допускается наличие не «закрытых» документами фактов, на отчётную дату (сутки, неделя, месяц, квартал, год).

Порядок внесения исправлений

С учётом требований Стандарта организация самостоятельно определяет порядок исправления бухгалтерских документов, когда это допустимо.

Порядок исправления бумажного документа:

1. Ошибочные данные (сумма, дата и т.д.) зачёркиваются, верные – пишутся над ними. Зачёркнутые данные должны быть читабельны.
2. Пометка «Исправлено» ставится с указанием даты исправления под подписи ответственных лиц с расшифровками.
3. Запрещается исправлять документы подчистками – замазывать, стирать.

Электронный документ исправляется по тому же принципу. Можно составить новый электронный документ по следующим правилам:

• нужно упомянуть, что это замена первоначального документа
• указать дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с расшифровкой
• невозможно использовать новый документ в отдельности от первоначального

Регистры бухучёта исправляются дополнительным способом – исправительной записью. Она может быть:

1. Сторнировочной – запись на сумму, равную исходной, либо на часть суммы со знаком «минус».
2. Дополнительной – запись, равная сумме, которая дополняет ошибочную сумму до правильной.

Правила хранения документов и получения доступа к ним

1. Хранение допускается только в том формате, в котором документы были составлены: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге. Нельзя переводить бумажные документы в электронные для хранения.
2. Документы и данные в них необходимо хранить на территории России. Но, если законодательство страны, где ведётся деятельность, требует хранить документацию на её территории, нужно соблюдать это требование.
3. Правила получения доступа к бухгалтерским документам организация разрабатывает самостоятельно. О предоставлении доступа к ним должен быть проинформирован главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение бухучёта (в том числе по договору).
4. При утрате, порче документов необходимо принять все возможные меры для их восстановления.

Порядок вступления в силу нового ФСБУ

Контур.Норматив — справочно-правовая система!

Новый Стандарт станет обязательным с 1 января 2022-го, но возможно досрочное применение, если соответствующее положение внесено в учётную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о документах и документообороте в бухучёте, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, с 2022 утрачивает силу. При досрочном применении нового ФСБУ руководствоваться им уже нельзя.

С момента вступления в силу ФСБУ 27/2021 недействительны нормы о документах и документообороте, принятые Положением о ведении бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998№34н): 2 и 3 предложения 3-го абзаца п. 9 и пп. 12-13, – как сообщил Минфин в информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учёт-33.

Источник: kontursverka.ru