Инвентаризация обязательств – очень важная процедура. Она выявляет недочёты и ошибки в учёте до сдачи годового отчёта. На основании проведённой выверки задолженностей организация принимает управленческие решения, необходимые для дальнейшего развития бизнеса. Для получения правильных итогов надо соблюдать порядок инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности организации.
Для чего и когда нужна инвентаризация?
Все учреждения обязаны осуществить полную инвентаризацию всех имеющихся на балансе имущества и обязательств до сдачи годового бухгалтерского баланса. Также её проводят при нижеперечисленных событиях:
- Обнаружение случаев хищений, краж, растраты и недостач;
- Реорганизация или прекращение деятельности фирмы;
- Замена материально-ответственных работников;
- Стихийные бедствия и иные чрезвычайные обстоятельства.
При таких условиях выполнение инвентаризационных действий является обязательным. На основании утверждённого руководителем Положения об инвентаризации, предприятие вправе осуществлять выверку расчётов с контрагентами в иных, отличных от вышеперечисленных, случаях.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности организации проводится для:
- Контроля верности и корректности отображения фактической задолженности на бухгалтерских счетах;
- Обнаружения сомнительных и безнадёжных долгов.
Мониторинг обязательств позволяет увидеть:
- Дебиторскую задолженность, образованную от продажи товаров, оказания услуг, производства работ, за которые оплата от покупателей или потребителей ещё не зачислена на счёт предприятия;
- Денежные обязательства по предоставленным авансам;
- Задолженность за приобретённые, но неоплаченные товары, услуги, работы;
- Прочие просроченные обязательства, сформировавшиеся на дату осуществления ревизии.
Для исполнения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности организации формируется комиссия с регулярным составом, утверждённым приказом.
При осуществлении инвентаризационных мероприятий комиссия обязана присутствовать в полном составе. Если это условие не будет выполнено, комиссия будет считаться нелегитимной, а инвентаризация недействительной.
В каком порядке ведётся инвентаризация?
Инвентаризация дебиторской задолженности, как и инвентаризация кредиторской задолженности, заключается в мониторинге обязательств по бухгалтерским счетам:
Инвентаризация расчётов с поставщиками и иными партнёрами сводится к ревизии обязательств по счетам:
- 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»;
- 76«Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
Она базируется на выверке исполнения двусторонних обязанностей. Для выполнения этой задачи создаётся два экземпляра акта сверки, заверенные подписями представителей обеих сторон.
Ревизия осуществляется в разрезе заключённых договоров. Надо заметить, что подписанный акт сверки – это не первичный бухгалтерский документ. С его помощью только доказывается, что стороны согласны с образовавшейся задолженностью. Инвентаризационная комиссия рассматривает все договоры, подписанные с партнёрами, на их наличие и правомерность их заключения. Нужно сверить всю документацию, которая связана с появлением того или иного обязательства.
Инвентаризация расчётов с поставщиками и подрядчиками выполняется также по неотфактурованным поставкам и по оплаченным ценностям, которые находятся в пути.
В инвентаризацию обязательств с банковскими учреждениями (счета 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам») включаются:
- Осмотр соглашений, заключённых с финансовыми учреждениями, платёжных документов, банковские выписки о состоянии счёта, справки об исчислении процентных отчислений на основную сумму займа на их наличие в полном объёме.
- Проверка верности исчисления процентных отчислений.
- Отсеивание нецелевого использования кредитных средств.
- Проверка своевременности отражения в бухучёте взятых займов и исчисленных по нему процентов.
Проверку расчётов по счёту 75 «Расчёты с учредителями» проводят по следующему плану:
- Устанавливают верность исчисления и уплачивания дивидендов учредителям;
- Проверяют, насколько полно и вовремя происходит внесение уставного капитала;
Инвентаризация данных счёта 79 «Внутрихозяйственные расчёты» проводится в разрезе филиалов и других обособленных подразделений.
Проверка расчётов с персоналом по оплате труда (счёт 70) состоит в ревизии документации, связанные с учётом заработной платы сотрудников. При обнаружении зарплаты, не взятой работником из-за его неявки для получения, её нужно депонировать и перенести на счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
При мониторинге расчётов с подотчётниками надо удостовериться:
- В присутствии обосновательных документов и корректность заполнения авансовых отчётов;
- В присутствии нецелевого использования предоставленных под отчёт средств;
- Следованию регламента выдачи и возврата под отчёт денежных сумм;
- В неискажённости отражения обязательств на 71 счёте «Расчёты с подотчётными лицами» с реальными сведениями авансовых отчётов.
При выверке счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» рассматривается безошибочность исчисления объёма материального ущерба, образованного впоследствии недостач, краж, хищений.
В течение осуществления ревизионных мероприятий по расчётам с бюджетом:
- Сличаются сведения налоговых деклараций с учётной информацией на счетах «Расчёты по налогам и сборам», «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению», «Налог на добавленную стоимость»;
- Ревизуется наличие налоговых регистров;
- Выполняется сверка долгов предприятия с внебюджетными фондами и налоговой службой при помощи актов сверок.
Документирование инвентаризации
С принятием Федерального Закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» предприятиям предоставлено право самим подготавливать внутренние учётные документы. Их список и формы приводятся в учётной политике и утверждаются руководителем предприятия. Для протоколирования итогов инвентаризации можно использовать унифицированные бланки или разработать новые, взяв их за основу. В Постановлении Госкомстата России № 88 от 18.08.1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации» установлены ниженазванные документы:
- Приказ о проведении инвентаризации –Форма ИНВ-22.
- Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами –Форма ИНВ-17. К акту инвентаризации обязательно нужно составить справку – Приложение к форме N ИНВ-17.
Задолженности учреждения в акте инвентаризации разбиваются на три группы:
- Подтверждённая (возникшая либо официально подтверждённая в текущем году);
- Неподтверждённая (это неподтверждённые документально в отчётном году обязательства, но ещё не входящие в нижеуказанную группу);
- С истёкшим сроком исковой давности (с периодом непогашенного обязательства 3 года и дольше).
Если сторонами будет достигнут взаимовыгодный консенсус, то срок и порядок определения исковой давности допустимо изменить.
С совершения нижеследующих мероприятий устанавливается отсчёт срока исковой давности с нуля:
- Заключение нового акта сверки;
- Получение от должника письменных ответов на претензии;
- Частичное или полное признание должником за собой долга;
- Сторонами подписано соглашение о приостановке срока.
Задолженность с прошедшим сроком исковой давности, которая вскрылась во время инвентаризации, подлежит списанию за счёт резервов.
Надлежит сформировать два экземпляра формы ИНВ-17. Один остаётся у комиссии, а другой сдаётся в отдел бухгалтерского учёта. В конце акта обязательно присутствие подписей всех членов комиссии.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности позволит руководящему аппарату предприятия сделать правильные управленческие шаги с намерением привлечь инвесторов в бизнес.