Акт приема передачи бухгалтерских документов при смене бухгалтера

04.12.2022

Все руководители Управляющих Организаций сталкиваются со сменой главного бухгалтера (бухгалтера) в разное время и по разным причинам:

• заявление об увольнении по своей инициативе
• необходимость лечения, длительность которого не определена, или декретный отпуск
• увольнение по инициативе работодателя
• переезд
• выход на пенсию
• недовольство собственников
• и т.д.

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении бухгалтера может иметь негативные последствия как для ТСЖ, так и для ЖСК и СНТ. Важно учесть все нюансы вашей работы!

В законодательстве прямо не регламентируется, как должны быть организованы прием и передача дел при смене бухгалтера УО. И неважно кого вы выбрали взамен, штатного сотрудника или аутсорсинговую (бухгалтерскую) компанию, провести передачу дел нужно обязательно иначе впоследствии трудно будет найти виноватых. А разобраться в хитросплетениях еще сложнее.

Проблемные вопросы передачи документов от старого директора к новому

Итак, сегодня мы приведем в нашей статья пошаговую инструкцию с образцами документами передачи дел между бухгалтерами с комментариями.

ПОШАГОВЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ БУХГАЛТЕРА ТСЖ, ТСН, ЖСК И СНТ.

1. Отмена доверенностей

Как правило на бухгалтера УО выдано немало доверенностей. Это могут быть как доверенности на представление интересов ТСЖ, ЖСК или СНТ в контролирующих органах (ФНС, ПФР, ФСС, ГЖН и иные), так и на получение материальных ценностей.

Отмените все доверенности, оформленные на покидающего вашу организацию сотрудника. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов.

2. Отмена доступа в банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом доступа в банк-клиент, а тем более с доступом к подписи платежных поручений – необходимо отозвать, выданный доступ, и переоформить карточку с образцами подписей в вашем банке. До сих пор в некоторых компаниях подпись руководителя УО не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Помимо этого необходимо будет переоформить электронные ключи для Банк-Клиента, в случае если доступ в банк-клиент осуществлялся при помощи токена.

3. Ознакомление с должностной инструкцией или договором оказания услуг

Ознакомьте нового главного бухгалтера с должностной инструкцией или внимательно ознакомьтесь с договором на бухгалтерское обслуживание, если договор на дальнейшее ведение бухучета в УО заключается с юридическим лицом.

Советуем привлечь к данному этапу юриста . Квалифицированный юрист с опытом в сфере ЖКХ сможет предусмотреть для вас все договорные риски при смене бухгалтера.

Прием передача дел при смене главного бухгалтера

Если у вас нет юриста в организации, то вы всегда можете обратиться к юристам ЖКХ-Проф .

Специалисты с опытом в ЖКХ помогут вам учесть все нюансы перехода от одного исполнителя к другому, проконсультируют по вопросам ведения деятельности вашей УО, а также смогут защитить ваши интересы в претензионном порядке и в судебных разбирательствах .

4. Составление приказа

Далее необходимо издать приказ о передаче дел и ознакомить с ним бывшего главбуха УО и представителя бухгалтерской компании или нового штатного сотрудника.

Хорошо если у Вас в ТСЖ (ЖСК или СНТ) принято Положение о приеме-передачи дел при смене главного бухгалтера и там прописан порядок и срок. Такое положение можно принять один раз на общем собрании ТСЖ, ЖСК или СНТ и в дальнейшем работать по этому положению. Образец Приказа о передаче дел и Образец примерного положения о приеме-передаче дел при смене главного бухгалтера вы можете скачать ниже в статье.

К обязательным атрибутам приказа о передачи дел бухгалтера ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ можно отнести:

• срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
• период, за который сформированы документы из описи.

5. Инвентаризация

Следующим этапом необходимо провести инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Это критически важный этап и пропускать его нельзя. И нвентаризация и проверяется состояние учета в УО в программе в которой ведется учет ТСЖ и выявление сдачи/не сдачи отчетности в контролирующие органы.

Главный бухгалтер хоть и не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства, однако от ответственен за ведение бухучета и отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности в ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ. Инвентаризация поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым, соблюдалось ли ведение реестра задолженности собственников и/или перед РСО.

Рекомендуем, помимо прочего, провести сверки по расчетом с бюджетом, а именно с ФНС, Пенсионным Фондом и ФСС, что нет задолженности у ТСЖ перед бюджетом. Также получить акты сверок с РСО и прочими поставщиками. Это поможет руководителю УО понимать есть ли долги и их размеры.

6. Передача документов, архива

Архив и текущая документация в УО не менее важны, как и реестр задолженности. Поэтому не меньшее внимание следует уделить передаче документации и архива.

Передать бухгалтер должен следующую документацию:

• договора с РСО и текущими контрагентами, которые оказывают услуги ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ;
• выгрузку из базы, в которой велся бухгалтерский учет УО, и из программы начислений ЖКУ.
  Рекомендуем на месте проверить актуальность выгрузки, так как возможны обманы и передача недостоверных сведений от бывшего бухгалтера;
• выписки из банк-клиента за период работы
• реестры собственников и членов ТСЖ, ЖСК, СНТ (если они хранились у бухгалтера)
• распечатанные отчеты, поданные в ФНС, ГЖН, ПФР и иные фонды с отметками о приеме;
• иные документы, имеющиеся в ведении бухгалтера УО.

А также важно попросить все логины, пароли и доступы, которые имелись у бухгалтера. Например, ГИС ЖКХ, эл.почту УО, системы расчетов и пр.

В случае отсутствия документов, которые должны быть, необходимо взять объяснения с предыдущего главного бухгалтера. Да-да, увы, такие ситуации тоже бывают.

7. Акт приема-передачи дел

Если все вышеперечисленные этапы по смене бухгалтера в ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ успешно пройдены, то можно переходить к составлению и подписанию Акта приема-передачи дел. Образец Акта риема-передачи дел можно скачайте у нас на сайте (см. ниже в статье прикрепленный файлы).

Для вашего удобства мы разместили Акт приема-передачи дел в 2-х частях.

Обязательно Акт составляется в 2-х экземплярах, один отдается предыдущими главному бухгалтеру, второй остается в УО.

Запомните, что главный бухгалтер не вправе уйти не передав дела, но у Вас есть не мене двух недель на принятие дел, поэтому мы рекомендуем обязательно принять положение о передаче дел при смене главного бухгалтера. Обращаем внимание, что если у Вас главный бухгалтер уходит на пенсию, то он может не отрабатывать две недели. В этом случае мы рекомендуем, заранее у главного бухгалтера уточнить собирается он продолжить работать или пойдет на пенсию, чтобы иметь возможность подготовиться к уходу главного бухгалтера.

Так будет выглядеть алгоритм переда дел, если вы уже нашли бухгалтера или бухгалтерскую компанию.

Но что делать если вы еще ищите нового сотрудника, а время двухнедельной отработки главного бухгалтера уже подходит к концу. Мы рекомендуем, Вам чтобы не терять время, сразу как только вы узнаете, что главный бухгалтер увольняется назначьте комиссию, которая будет проводить инвентаризацию в ТСЖ, обязательно в состав комиссии включите членов ревизионной комиссии.

Почему нанять бухгалтерскую компанию для ведения бухучета выгоднее, чем иметь бухгалтера:

Собственники видят, что их уплаченные средства действительно идут на оказываемые им услуги. А бухгалтерская организация всегда ответит на их вопросы по начислению ЖКУ по эл.почте или телефону, ватсап или через личный кабинет жильцов.

2. Быстрота и оперативность ответов

В специализированных бухгалтерских организациях над задачами УО работает не один специалист, и ответы на запросы жильцов, их консультирование и выдача справок входят в обязанности и закреплены договором. В отличие от штатного бухгалтера, которые часто игнорируют обращения жильцов.

Выбирая аутсорсинг бухгалтерского учета ТСЖ, ТСН, ЖСК и СНТ значительно экономят финансы — до 60-70% от затрат на бухгалтера и его обеспечение

• Не нужно оплачивать все зарплатные налоги, что экономит 43% от оплаты труда бухгалтера.
• Не оплачиваете работы программистов и сисадминов, так как есть собственная IT-служба и резервирование данных
• не нужно приобретать ПО, часто дорогостоящее и обновления на него

4. Безопасность и конфиденциальность данных

Приоритетом является сохранность любой информации, касающейся деятельности ТСЖ, ТСН, ЖСК или СНТ. Это закреплено договором и руководители УО могут быть спокойными, что никакие данные не «утекут».

С вами работает не один человек, а целый коллектив профи в ЖКХ. От начисления и предоставления квитанции за ЖКУ до раскрытия в ГИС ЖКХ — полный спектр услуг.

6. Без отпусков, декрета и больничных

В отличие от штатного бухгалтера аутсорсинговая компания не уходит в отпуск или больничный, не отпрашивается по личным делам. Дела УО не страдают, так как бухгалтер всегда на месте.

Источник: gkhhelp.ru

Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция

Главбух является должностным лицом предприятия и имеет возможность распоряжаться материальными ценностями, деньгами на счету и в кассе. Кроме того, он владеет всей информацией о хозяйственной деятельности компании и несет ответственность за сохранность ТМЦ, правильность ведения учета, начисления и уплаты налогов.

При увольнении и найме нового сотрудника на эту должность необходимо правильно организовать прием-передачу дел при смене главного бухгалтера.

• Как подготовиться к передаче дел должностному лицу
  — аннулирование доверенностей
  — аннулирование доступа к расчетному счету
  — проверка фактического наличия ТМЦ и денежных средств
  — контроль бухучета и отчетов
• Как происходит передача дел новому сотруднику
  — ознакомление с должностной инструкцией
  — издание приказа о принятии бухгалтера и передаче дел
  — получение объяснений со старого бухгалтера
• Подготовка акта передачи
• Описание бухучета в акте
• Как избежать передачи дел

Как подготовиться к передаче дел должностному лицу

Спонтанный или неконтролируемый процесс передачи дела новому сотруднику может повлечь наступление серьезных последствий для компании и нового главбуха. Законодательством эта процедура не регламентирована, поэтому каждый из руководителей самостоятельно принимает решение о том, как происходит этот процесс.

Ниже приведена пошаговая инструкция передачи дел главного бухгалтера. Рассмотрим каждый из шагов максимально подробно.

Аннулирование доверенностей

Для исполнения служебных обязанностей главбуху необходимы полномочия представлять интересы компании в различных государственных органах, банках и перед контрагентами. Поэтому перед тем как будет произведена передача дел при смене главного бухгалтера, необходимо аннулировать все выданные документы.

Для этого можно использовать типовой документ для отзыва доверенности и разослать уведомления в банки и всем государственным структурам. Они должны знать о том, что конкретный главбух не представляет интересы вашей компании.

Аннулирование доступа к расчетному счету

Если увольняемый бухгалтер имел право самостоятельно подписывать платежные документы для банка (в том числе электронные), необходимо аннулировать эту возможность. Это нужно и для того, чтобы руководитель мог самостоятельно распоряжаться деньгами, если в банках оформляются взаимозависимые подписи.

Обратите внимание, что процесс смены подписи может занять определенное время. Поэтому о нем рекомендуется побеспокоиться заранее, чтобы избежать задержек в отправке средств контрагентам. Больше всего времени требуется на замену электронного сертификата, которым удостоверяются цифровые платежные поручения.

Проверка фактического наличия ТМЦ и денежных средств

Перед передачей дел и увольнением должностного лица необходимо инвентаризировать имущество компании и обязательства перед контрагентами. Главный бухгалтер не несет ответственности за сохранность товаров на складе. Однако проверка позволит определить, правильно ли были отражены в учете все операции.

Дебиторская и кредиторская задолженности юридического лица — сфера ответственности главбуха. Поэтому проверка этого участка бухгалтерии является обязательной, чтобы не иметь проблем в будущем.

Контроль бухучета и отчетов

Порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера предусматривает проведение проверочных мероприятий. Рекомендуется произвести сплошной контроль с привлечением сторонних специалистов. Но он может занять долгое время. В экстренных ситуациях рекомендуется убедиться в наличии следующих бумаг:

• Отчеты, наличие которой является обязательным согласно налоговому кодексу и закону о бухучете.
• Документация, отражающей выбор учетной политики и внутренняя документация компании;
• Запросы от налоговой инспекции и ответы на них, а также переписка с другими государственными контролирующими органами.
• Компьютерная база и первичная документация, отражающая хозяйственные операции.

Как происходит передача дел новому сотруднику

После подготовки, которая может проходить до найма нового сотрудника, можно переходить непосредственно к процедуре. Она также условно делится на несколько этапов.

Ознакомление с должностной инструкцией

Перед приемом на работу новый сотрудник должен понимать, какие функции он должен исполнять и какую ответственность он несет за нарушения. Кроме того, предварительное знакомство со своими обязанности позволит ему понять, какие документы нужно принять у предшественника.

Издание приказа о принятии бухгалтера и передаче дел

В случае когда после увольнения главбуха не предусмотрена иная схема организации учета, то после принятия нового сотрудника издается дополнительный приказ, по которому производится передача документации.

В этом приказе указываются:

• Причина передачи. Чаще всего речь идет об увольнении предыдущего сотрудника.
• Сроки передачи. Если главбух уходит с работы по соглашению с работодателем и участвует в комиссии, нельзя устанавливать срок передачи больше двух недель, иначе будет нарушена статья 80 ТК РФ.
• Лицо, которое отвечает за процесс. Как правило, указываются фамилии старого и нового сотрудников.
• Список людей, которые входят в комиссию. Она необходима, когда предстоит передать много документации. Для передачи назначаются бухгалтера или работники отдела внутреннего контроля, другие сотрудники. Возглавляет комиссию председатель.

Получение объяснений со старого бухгалтера

Если новому бухгалтеру для исполнения своих обязанностей требуются пояснения, он берет их у прежнего должностного лица. Объяснения даются по таким вопросам:

• Особенностей бухучета на конкретном предприятии;
• Особенностей организации налогового учета;
• Внутреннего порядка работы со структурными подразделениями;
• Организации взаимодействия с контрагентами;
• Особенностей взаимодействия с контролирующими органами и внешними аудиторами, которые проверяют работу бухгалтерии.

Подготовка акта передачи

Завершающей стадией передачи является составление документа, в котором отражается вся проделанная работа. Чем больше информации будет включено в акт, тем лучше для нового должностного лица.

Форма акта строго не регламентируется. Но в нем рекомендуется упомянуть такую информацию:

• ФИО работников, которые передают и принимают дела, время и дату составления документа;
• Период передачи документации от одного должностного лица к другому;
• Реквизиты кадровых приказов, по которым наняты и увольняются работники, реквизиты приказа, согласно которому производится процедура передачи;
• Перечень документации, которые передаются по акту. Если их количество велико, указываются только папки с количеством прошитых страниц;
• Реквизиты БСО, передаваемых новому должностному лицу;
• Список первички и отчетов, которых нет в бухгалтерии, но они упоминаются в учете;
• Перечень ошибок, обнаруженных в период работы комиссии и при анализе передаваемой документации;
• Список печатей, которые передаются новому работнику.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Описание бухучета в акте

Одним из разделов акта является характеристика налогового учета. Она состоит из следующих разделов:

1. Организация работы. Указывается, каким образом организована структура бухгалтерии, насколько укомплектован ее штат, как распределены обязанности между бухгалтерами. Также можно описать, какими средствами и в каком объеме автоматизирован учет с помощью программных средств.

2. Финансы. Здесь указывается, есть ли на предприятии кассир и заключен ли с ним договор о материальной ответственности, имеется ли контрольно-кассовый аппарат или другое оборудование. Указываются результаты проведенной инвентаризации и наличия бланков строгой отчетности, а также правильность хранения документов. В этом разделе перечисляются, в каких банках открыты счета (с реквизитами) и остаток денежных средств на них (с документальным подтверждением).

3. Основные средства. В разделе указывается фактическое наличие ОС, выявленное после инвентаризации, а также правильность организации документального учета, начисления амортизационных платежей.

4. Товарно-материальные ценности. В разделе описывается фактическое наличие товаров на складах или торговых точках, а также их соответствие учетным документам. Если обнаружены отклонения, то в разделе указываются дальнейшие действия по их устранению. Кроме того, перечисляются работники складов, с которыми у компании заключены договора о материальной ответственности.

5. Дебиторская и кредиторская задолженность, платежи по налогам и в государственные фонды. В этом разделе описывается размер задолженности по купленным и проданным товарам и услугам, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатки сумм, выданных в подотчет, наличие актов сверки по налоговым платежам. Необходимо указать, как организована работа по истребованию задолженности, как ведется кадровый учет и имеются ли задолженности по оплате труда.

6. Отчетность. В этом разделе указываются недостатки и расхождения в отчетах. Старый бухгалтер дает пояснения по выявленным расхождениям и причинам их появления.

Список разделов может быть увеличен по желанию комиссии. Например, в характеристике бухучета может указываться порядок хранения бухгалтерских документов, процедура их сдачи в архив и уничтожения.

Мегаконсалт поможет законно

Как избежать передачи дел

Передача дел при смене главного бухгалтера — сложная и длительная процедура, во время которой бухгалтерский учет в компании не будет вестись, у руководителя не будет возможности оперативно получать необходимую информацию, совершать платежи контрагентам и т. п.

Избежать этого можно, если передать ведение бухгалтерии в аутсорсинговую компанию. В этом случае само явление передачи дел будет исключено. При обращении в профессиональное консалтинговое агентство благодаря четкой организации работы ведение бухгалтерии не зависит от здоровья, присутствия на работе и других обстоятельств отдельного человека. Вы будете уверены в том, что бухгалтерия ведется правильно и в полном объеме.

Компания «Мегаконсалт» предоставляет услуги по ведению бухгалтерского учета. Вы можете заказать полный пакет услуг и отказаться от найма главного бухгалтера. Если во время работы из-за ошибок в ведении документации к юридическому лицу будут применены санкции, ущерб полностью возмещается согласно условиям договора.

Для получения дополнительных консультаций и заказа услуги обращайтесь к нашим менеджерам по указанным на сайте телефонам.

Источник: megaconsult.ru

Акт передачи дел при увольнении бухгалтера

Обязательный акт , фиксирующий результат приема и передачи дел главного бухгалтера при его увольнении , вызывает множество вопросов касательно содержания и оформления . Какую форму использовать для заполнения документа, какие данные вносить в основной и дополнительные разделы, стоит ли упоминать об утраченных бумагах и обнаруженных проблемах в отчетности — рассмотрим эти и прочие нюансы.

Навигация по статье

Что такое акт приема-передачи дел при увольнении бухгалтера?

Документ, который информирует собственников компании и преемника главбуха о финансовой ситуации, называется актом приема-передачи дел. В нем содержится информация по итогам инвентаризации , включая папки с документацией, перечисление основных фондов и материальных активов. Акт показывает, как велся бухучет на предприятии и какова была прежняя финансовая политика.

Требования к содержанию документа отражаются в приказе. Чаще всего рекомендуют придерживаться таких правил:

1. Акт оформляется после проверк и состояния бухгалтерского и налогового учетов и формирования отчетности.
2. Составлению документа предшествует инвентаризация , сверка расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами.
3. Даты процедуры и состав комиссии указываются в приказе по предприятию.

Какие данные содержатся в акте и как его составить?

Обычно акт передачи при увольнении главного бухгалтера заполняется в произвольной форме. Специалисты рекомендуют придерживаться типовых требований к оформлени ю документов. При составлении акта в него включают несколько разделов.

Общие сведения

На титульной странице документа указывают полное название предприятия, дату и место составления, состав комиссии по приему-передаче дел, а также дату и номер приказа, на основании которого выпущен акт.

Документ не будет действительным, если на нем нет подписи генерального директора с расшифровкой и даты утверждения.

Список передаваемых документов

В основной части акта отражают особенности ведения и состояния учета на момент передачи дел. Информацию обычно представляют в виде таблицы с четырьмя столбцами:

1. порядковый номер документа;
2. название папки;
3. общее число папок;
4. комментарий.

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении включает данные об учетной политике, налоговой и бухгалтерской отчетности, первичные документы, договор ы и акты взаиморасчетов с поставщиками и клиентами. Расскажем о типах документов подробнее.

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация начисляется на основные средства: здания, оборудование и другие внеоборотные активы. При проведении проверки оценивают правильность отнесения имущества компании к амортизируемому и корректность ведения учета. Для этого остатки по счетам на начало нового периода сопоставляют с отчетами за предыдущий. В процессе проверяют, производилась ли переоценка балансовых стоимостей и не было ли допущено в ней ошибок.

Информация об учете материалов

Материалы, которые приобретает организация , вначале поступают на склад, а потом их списывают на основании актов выполненных работ. Остатки вносят в следующий отчетный период. Таким образом, отчеты о движении материальных ценностей помогают отслеживать состояние материального учета.

Сведения по кадрам

Взаиморасчеты с сотрудниками демонстрируют, есть ли у предприятия долги по начислению заработной платы. Отчет по результатам выплат формируется ежемесячно и наглядно показывает, каково состояние дел предприятия.

Опись папок

В акте передачи дел при увольнении бухгалтера отображают данные о передаваемых документах. Если их объем велик, перечень прикладывают к акту. Чтобы не фиксировать в бумагах все первичные документы, в описи указывают папки с документами, обработанными в течение месяца.

Остатки по проверенным счетам

Счета проверяют выборочно, чтобы вывести остатки за прошлый период и сравнить их с данными, указанными в отчетности. Эта информация нужна преемнику главбуха , чтобы он мог использовать остатки как точку отсчета.

Перечень пропавших документов

Проверка папок за месяц позволяет удостовериться, что все документы при увольнении главного бухгалтера , включенные в перечень, наличествуют. Если какие-то бумаги отсутствуют, их записывают в отдельный перечень. Желательно попробовать восстановить утраченные документы или заменить их копиями. Часть документов, которую не удалось восстановить, вносят в список. Информация пригодится для разделения зон ответственности между новым и прежним главбухами, а заодно позволит ответственному лицу быть в курсе, каких документов нет.

Другие передаваемые дела

Под таблицей пишут, какие дополнительные предметы и сведения передаются. Это могут быть наличные деньги, штампы, ключи от сейфов, пароли для входа в базу «1С: Бухгалтерия» и другая информация.

Найденные ошибки

Акт приема-передачи дел, составляемый при увольнении бухгалтера , должен включать все найденные ошибки и недочеты. Их указывают в виде примечаний к основному тексту или выносят в обособленный блок.

Кто заверяет акт приема-передачи дел

Акт передачи дел бухгалтера при увольнении заверяют лица, перечисленные в приказе, касающемся данной процедуры. Достоверность документа подтверждает подпись генерального директора. Обычно она ставится сразу на нескольких страницах. Принимающая дела сторона расписывается в конце акта и под приложениями. Печать ставят только на титульной странице, рядом с резолюцией «Утверждаю».

Образец акта при увольнении главного бухгалтера

Строгих регламентов по составлению такого документа не существует, поэтому он оформляется в свободной форме на основании приказа по предприятию или внутриведомственных положений, утвержденных руководством. Предлагаем возможный вариант акта, в котором отражена передача дел при увольнении бухгалтера , вы можете ориентироваться на этот образец .

Источник: lavnikpartners.com