Коллеги, на нашем самом быстрорастущем телеграм-канале «Нетипичный Бухгалтер» мы ежедневно публикуем для бухгалтеров полезные памятки, инструкции и чек-листы по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету, а также по работе и учету в 1С.
На канале мы оперативно разбираем такие темы, как:
- Самые популярные вопросы бухгалтеров, касаемо ЕНП и ЕНС
- Отражение начисления и уплаты налогов по новым правилам в 1С
- Что нужно, чтобы закрыть год в 1С без ошибок
- Как правильно уменьшать УСН на страховые взносы для ИП в 2023 году
- Ответы и разъяснения от ФНС, ПФР, Минфина и др.
- Нововведения 2023, новые формы, отчеты
- Полезные инструменты и лайфхаки в 1С, о которых знают далеко не все
А также, для вас доступны еще более 300 уникальных материалов для бухгалтеров!
Переходите и подписывайтесь → https://t.me/netipichniy_buh
А еще в описании канала вы найдете ссылку на бесплатный чат для бухгалтеров, где почти 10 000 коллег обсуждают и оперативно решают свои рабочие вопросы!
Расчетный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия
Источник: buhpress.ru
Чек-лист: 9 шагов проверки ведения учета в «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1
Даже у самого внимательного и аккуратного бухгалтера могут возникнуть несоответствия в базе. Специалист линии консультаций Анастасия Черемных подготовила чек-лист по проверке ведения учета в ЗУП 3.1, который поможет избежать ошибок или заранее исправить их.
Анастасия обозначила основные моменты, на которые стоит обратить внимание. Исправление выявленных несоответствий решается в каждом конкретном случае индивидуально.
В течение отчетного периода в базу вносятся данные о происходящих событиях – кадровые изменения, отсутствия, начисления и выплаты. Их корректность проверяем сразу же в момент оформления.
Обязательно сделайте копию базы данных. Изменение приведенных ниже параметров может существенно повлиять на учет в программе. Будьте внимательны!
1. Карточка организации
1) Раздел «Настройка» – «Организации» (или «Реквизиты организации»). Проверьте заполнение всех вкладок. Обратите внимание «Месяц регистрации в налоговом органе» – поле должно быть заполнено.
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
2) «Районный коэффициент», если он используется – должны быть заполнены оба поля с РК.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Шпаргалки бухгалтера — Расчет среднедневной зарплаты: особенности расчетного периода
3) «Учетная политика» – проверьте, верно ли проставлены все отметки.
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
2. Заполнение данных по физическим лицам
«Кадры» – «Кадровые отчеты» – «Личные данные сотрудников». Проверьте заполнение данных сотрудника (СНИЛС, ИНН, адрес места проживания и т.д.). Эти же данные можно посмотреть в карточке физического лица.
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
Так же стоит проконтролировать данные о стаже для расчета больничных и остатки отпусков. Проверьте полноту и корректность заполнения графиков работы сотрудников. Эти данные оказывают влияние больше в момент расчета начислений, чем формирования отчетов, но являются частой причиной ошибок.
Самостоятельная проверка вызывает затруднения? Закажите аудит базы .
Вы получите отчет со списком ошибок и рекомендациями по их исправлению.
3. Штатное расписание
Если ведется штатное расписание, то проверяем его корректность:
1) «Кадры» – «Кадровые отчеты» – «Штатное расписание (Т-3)». Проверьте соответствие данных фактическому положению дел в организации.
2) «Кадры» – «Кадровые отчеты» – «Штатная расстановка», «Соблюдение штатного расписания». Проверьте соответствие открытых и занятых позиций.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
В позициях штатного расписания, соответствующих вредным профессиям проверьте заполнение данных о вредности. Если штатное расписание не ведется (отключено в настройках), то информацию о вредности проверяем в справочнике должностей.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
4. Настройки начислений
Внимание! Исправления в уже используемых начислениях не рекомендуются. «Настройка» – «Начисления» – «Настройка НДФЛ, среднего заработка и др.».
1) Проверьте какие начисления входят и не входят в средний заработок. Не забывайте, что премии могут входить в средний заработок полностью или частично.
2) Проверьте коды доходов у используемых доп. начислений. Не забывайте, что разные коды дохода записываются разными датами получения дохода, а код дохода «2002» может учитываться как по дате выплаты, так и по последнему дню месяца начисления.
Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)
5. Налоги и взносы
1) «Налоги» – «Отчеты по налогам и взносам» – «Анализ взносов в фонды», «Анализ НДФЛ». Проверьте соответствие базы для взносов и для НДФЛ тому, что фактически происходило.
2) Проверьте соответствие баз для НДФЛ – «Анализ НДФЛ по месяцам», для взносов – «Анализ взносов в фонды» и сумм доходов в отчете – «Полный свод начислений и удержаний».
Разница между этими суммами часто не ошибка, а особенности заполнения отчетов. Но полезно понимать причину разницы, т.к. после отправки регламентированных отчетов вероятно потребуется отправлять в ФНС пояснения по таким разницам.
При сравнении отчетов «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ взносов в фонды» необходимо учитывать, что в полный свод данные попадают по периоду регистрации, когда происходит начисление или перерасчет, а в «Анализ взносов в фонды» данные попадают по периоду действия, т.е. за какой месяц происходит начисление или перерасчет. Так перерасчет отпуска в мае, начисленного в апреле, в полный свод попадет в май, в анализ взносов в фонды – попадет в апрель.
3) Для сравнения базы для взносов и для НДФЛ поможет отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками», в нем есть возможность ставить отбор как по дате получения дохода, так и по месяцу начисления. Также помочь разобраться в ситуации поможет расшифровка полей отчета по «Регистратору» – двойным кликом по интересующей сумме.
Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить)
4) «Налоги» – «Отчеты по налогам и взносам» – «Проверка расчета взносов». Проверьте, на всю ли базу начислены взносы.
5) «Анализ НДФЛ по месяцам» – проверьте соответствие исчисленного, удержанного и перечисленного налога друг другу и налоговой базе. Проверьте количество применяемых вычетов. Проверьте, к той ли налоговой относятся суммы доходов и налогов.
Рис. 9 (нажмите, чтобы увеличить)
6) «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» – проверьте налог в разрезе дат получения дохода. Проверьте верность самих дат получения дохода. Расчет документов не по порядку может приводить к появлению налога без дохода в некоторых датах и других несоответствий.
7) «Проверка разд. 2 6-НДФЛ» – проверьте даты удержания и сроки перечисления налога такими, какими они попадут во второй раздел 6-НДФЛ.
8) «Налоги и взносы» – «Уплата страховых взносов в фонды». Все ли уплаты в ФСС внесены.
6. Расчеты по удержаниям и займам
«Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Займы сотрудникам», «Исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов и др.». Проверьте, по тем ли документам происходят удержания, соответствует ли сумма, удержанная по тому или иному документу, тому что должно быть на самом деле.
Рис. 10 (нажмите, чтобы увеличить)
7. Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками
«Выплаты» – «Отчеты по выплатам» – «Задолженность по зарплате». Проверьте долг за сотрудниками или организацией и корректность сумм.
Рис. 11 (нажмите, чтобы увеличить)
8. Соответствие данных в ЗУП 3.1 и данных отправленных в БП 3.0
Если используется синхронизация данных с программой БП 3.0 и происходит регулярный корректный ее запуск, то необходимо проверить, соответствует ли отправленная информация тому, что сейчас указано в базе ЗУП 3.1. Для этого необходимо сравнить отчет «Бухучет зарплаты» с отчетами «Полный свод начислений и выплат» или «Анализ зарплаты по сотрудникам». Отчеты находятся в разделе «Зарплата» – «Отчеты по зарплате». Расхождение может произойти в случае перезаполнения начислений в базе ЗУП 3.1 уже после отправки данных в БП 3.0.
9. Формирование регламентированных отчетов ближайшего отчетного периода и оценка их корректности
Например: 6-НДФЛ, Расчет по страховым взносам, 4-ФСС, 2-НДФЛ, СЗВ-Стаж. В программе это делаем в разделе «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность».
Рис. 12 (нажмите, чтобы увеличить)
Наводим порядок в кадровых документах: чек-лист от БухСофт для бухгалтера, который один за всех
Можно выдохнуть после годовой отчетности и первого квартала с его обновленными отчетами, перевести фокус внимания на кадровый учет. Там опять появились изменения, а прошлогодние недоделки могут больно о себе напомнить, в т.ч. финансово. Проверьте себя по этому чек-листу и ликвидируйте слабые места.
Можно выдохнуть после годовой отчетности и первого квартала с его обновленными отчетами, перевести фокус внимания на кадровый учет. Там опять появились изменения, а прошлогодние недоделки могут больно о себе напомнить, в т.ч. финансово. Проверьте себя по этому чек-листу и ликвидируйте слабые места.
2-НДФЛ и вычеты
Проверьте собранные ранее заявления о предоставлении стандартных вычетов на школьников и студентов. Достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет. Школьникам до 18-ти подтверждение не нужно, а вот студенты должны доказывать свое право на вычет и приносить справку с места учебы.
ФСС и прямые выплаты
На плечи бухгалтера-кадровика ложатся полномочия общения и взаимодействия с ФСС в части оформления реестра на выплату прямых выплат за больничный или декретное пособие (новые формы ищите в приказе ФСС от 04.02.2021 № 26).
Помочь наладить контакт с фондом может отдельная понятная инструкция от БухСофт .
Перед тем, как начать принимать от работников ЭЛН вместо бумажного б/л, нужно уведомить их о наличии технической возможности и получить письменное согласие. Теперь, после того, как вам продиктуют номер ЭЛН, останется только получить «Заявление о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска)», рассчитать и выплатить 3 дня за счет работодателя, в течение 5 рабочих дней отправить реестр в ФСС.
Про СЗВ-М не забудьте!
Еще раз освежим в памяти, как важно уметь отличать и заполнять всевозможные СЗВ формы для пенсионного фонда. Цена одной ошибки 500 рублей.
СЗВ-М предоставляют ежемесячно за работающих по трудовому или ГПХ договорам, исключение — самозанятые работники.
За осуществление любых кадровых изменений и перестановок нужно отчитываться по форме СЗВ-ТД .
Держите дистанцию? Проверьте правильно ли она у вас оформлена
На дворе уже второй квартал 2021, успели адаптировать все внутренние нормативные акты под современные требования? Проверьте, что нужно было учесть.
Многие организации перевели своих сотрудников на удаленный режим режим полностью или частично, поэтому в правилах ВТР надо указать:
- Вид применяемой дистанционной работы (временная, постоянная или комбинированная);
- Порядок и установить периодичность используемой связи (мессенджеры, телефон, электронная почта);
- Условия удаленной работы (обязанности сотрудника, режим работы, размер и способы расчета компенсации за использование собственного или арендованного оборудования). Вам, как бухгалтеру, потом будет легче принять такие расходы к учету;
- Порядок обмена документами, в том числе с применением электронной подписи, а также порядок её получения и использования;
- Порядок информирования удаленного работника о локальных актах, в том числе об отпуске, увольнении и т.д;
- Для начинающих трудовую карьеру оформляется только электронная трудовая книжка.
Кроме этого оформить допсоглашение к трудовому договору с указанием адреса работы (обычно домашний адрес сотрудника).
Прием на работу
Посмотрите на список документов, требуемых для трудоустройства в 2021 году. Соискатель вместо бумажной трудовой книжки может предъявить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Нельзя требовать с работника документы, не указанные в статье 65 ТК РФ . То есть работодатель не должен запрашивать у нового сотрудника, например, ИНН или справку с предыдущего места работы.
Скорректировали порядок выдачи документов? В нем должно быть указано, что сотрудникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки, будут по их заявлению или при увольнении выдаваться сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК). Оформите прием на работу в программе БухСофт — закажите доступ.
Самозанятые
Расчеты с самозанятыми не входят в компетенцию кадровика, но важно проверить:
- Наличие в течение двух последних лет трудовых отношений с физлицом, которое заключает договор как самозанятый. Договора ГПХ попали под исключение и поэтому этих работников запрет не касается;
- Действует ли статус НПД в момент оплаты за услуги, если нет, то вам придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы;
- Нет ли в договорах каких-то намеков на трудовые отношения — строгого графика ежедневного выхода на работу, ежемесячных выплат по принципу аванс-оплата, совпадения дат выплаты зарплаты на предприятии с датами расчетов с самозанятым и т.п.
Персональные данные
Учет персональных данных опять претерпел изменения. Проверьте наличие документа — согласие на распространение персональных данных . Вы скажете, когда нам это потребуется? Когда передаете сведения третьим лицам. Например, компания отправила менеджера получить товар и выдала доверенность , в которой указала его Ф. И. О. и паспортные данные. В этом случае потребуется согласие, поскольку личные сведения о сотруднике попадут третьим лицам — поставщику.
Второй пример — компании передают персональные данные работников в банк, чтобы оформить зарплатные карты. Согласие от работников на передачу сведений брать не нужно, если в положении об оплате труда указано, что компания переводит заработок именно на банковские карты, а сотрудники с этим документом ознакомились. Если же в локальном документе компании предусмотрены варианты расчетов с сотрудниками или порядок не прописан, то сотрудники сами решают, получать зарплату через кассу или на карту. Тогда при оформлении банковских карт нужно запросить у сотрудника согласие на передачу сведений третьей стороне — банку.
В программе БухСофт вы можете автоматически подготовить пакет документов для работы с персданными сотрудников. Попробуйте прямо сейчас.
Не берите разрешение, если передаете сведения в инспекцию, фонды, военный комиссариат, приставам, в прокуратуру и другие ведомства.
Кому за.
Будьте готовы, что сотрудники старше 40 лет воспользуются возможностью пройти диспансеризацию . У вас должен быть прописан новый порядок оформления диспансеризации работника в отдельном разделе Положения об оплате труда или другом локальном акте.
С 2021 года работники «за 40» получили право проходить диспансеризацию ежегоднос сохранением среднего дневного заработка . Перед тем, как пойти проверять свое здоровье, они должны установленным в правилах способом за три дня уведомить работодателя и принести справку из медучреждения, не нарушив сроки предоставления. Иначе в табеле можно ставить прогул.
Кому повезло с кадровым учетом?
Бухгалтеры микропредприятий освобождены от полного кадрового учета, они могут применять упрощенный учет. К ним в компанию попадают и те, кто ведет учет в НКО (с численностью до 15 человек и поступлениями не более 120 млн руб). Для упрощенного кадрового учета допустимо использовать трудовые договора по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Если вы еще и на страже охраны труда
С 1 января вступили в силу новые 40 Приказов по охране труда, точнее 38, еще один начал действовать с 1 марта и последний о правилах по охране труда при проведении работ в метрополитене заработает с 1 сентября. Так же добавилось Постановление Правительства РФ от 18 сентября 2020 г. № 1485. В нем определяется порядок подготовки граждан к защите от ЧС. С инструктажем необходимо знакомить сотрудников в течение первого месяца работы, затем ежегодно.
В связи с новыми правилами необходимо проверить соответствие им внутренних документов компании, провести внеочередные инструктажи и другие мероприятия в соответствии со спецификой деятельности.