Термин «первичные документы» служит обозначением для подтверждения состоявшихся сделок налогоплательщиков, и он хорошо известен специалистам различного профиля. Первичные документы могут быть бухгалтерскими и налоговыми, подтверждая расходы, вычеты, льготы и т.п.
Основное назначение — подтверждать события и хозяйственные бизнес-операции по продаже товаров, приобретению материалов, оказанию клиентских услуг и выплате заработной платы. Здесь будет уместно рассмотреть более узкое понятие под названием «первичный учётный документ», которое приводится в ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте».
Оформление происходит в процессе или по окончании завершения любой хозяйственной операции. Особое внимание заполнению следует уделить покупателям, поскольку составление, как правило, осуществляется поставщиками. В основе лежат требования законодательства. Это необходимо для того, чтобы правильно отражать расходы, подтверждать их и корректно рассчитывать налоговую базу.
Базой для соблюдения стандарта является закон № 402. Начиная с 2013 года, формы допускается разрабатывать самостоятельно. Они должны быть отражены в политике фирмы.
Первичные документы
Особенности работы и оформления бухгалтерской документации
- названия и типа;
- даты создания;
- наименования предприятия или ИП/ООО;
- содержания бланка;
- показателей в натуральном и финансовом эквиваленте;
- данных лица, ответственного за процесс;
- подписей каждой из сторон.
Подобные данные служат основанием для отражения сведений в регистрах и обработки первичных документов в бухгалтерском учёте, согласно ст. 9 п. 3 ФЗ 402. Возможно использование форм, согласно стандартам, а также специальных форм, которые разрабатываются предприятиями.
Правила оформления первичной документации подразумевают не только физические форматы. Допускается электронная подпись (ЭП) двух сторон. Одностороннее заверение не допускается, иначе документ не имеет юридической силы.
Правила хранения
Стандартный срок хранения информации по учёту не может быть менее 5 лет. В наше время гораздо удобнее хранить её в электронном виде, заверять подписью и производить первичный анализ бухгалтерских документов. Так проще отслеживать информацию и вести поиск по заранее заданным параметрам.
Если бланк сохранён ненадлежащим образом или отсутствует, учёт расходов по нему или вычет НДС невозможен. Компания рискует получить штраф в размере 10–30 тысяч рублей и в более значительном размере, вплоть до привлечения руководителя и работников предприятия к административной ответственности. Возможно доначисление налога от ФНС и доплат не менее 2000 рублей за каждую единицу.
При утере создаётся специальная внутренняя комиссия для расследования причин утери. Если потребуется восстановление, привлекаются представители государственных органов, создаётся акт, оправляются письма и запросы. В случае безвозвратной утери допускается восстановление. Отправляется запрос контрагентам письменном виде, организациям по обслуживанию, банкам, в ИФНС, ПФР и ФСС.
Что такое первичные документы? Ответы на вопросы
Разделение по стадиям бизнеса
Следует отметить различия в составе, согласно стадиям бизнеса. Всё зависит от типа операции. Таким образом, здесь можно выделить сделки, которые проводятся в 3 этапа. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Первая стадия включает в себя составление договора. В результате выставляется счёт с указанием корректной суммы. Его потребуется оплатить, пока он остаётся действительным.
Вторая стадия включает оплату в рамках события. В этом случает для подтверждения используются:
- наличные расчёты, которым соответствуют кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам и бланки строгой отчётности. Способ редко применяется в организациях в силу ограничения кассовых расчётов в размере 100 тысяч рублей. Выдача денег наличными осуществляется в форме аванса или подотчётных средств;
- электронные расчёты, которые включают эквайринг системы платежей, или для перечисления с р/с по выписке с банковского счёта.
Третья стадия основана на непосредственном получении продукции. Если товар получен, а услуга оказана покупателю, этот факт требует подтверждения. Продавец, в свою очередь, должен подтвердить факт оплаты. Если в ФНС не представлено подтверждение, то затраченные средства не учитываются в расходах. Для получения подтверждения следует предоставить:
- накладные по товарам;
- чеки на приобретаемую продукцию;
- акты на выполняемые работы и предоставляемые услуги.
Таким образом, каждой фазе бизнес-операции соответствует свой набор документов.
Состав первичной документации в бухгалтерии
Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.
Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:
- договоры;
- счета для оплаты;
- платежи;
- накладные на товары;
- акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
- счета-фактуры.
Этот список далеко не полный и не окончательный. Многое зависит от разновидностей операций и принятых особенностей. Состав может существенно варьироваться, и здесь приведены только основной перечень.
Как формируется документация
Порядок оформления первичных документов в бухгалтерском учёте, отражённый в ФЗ о «Бухгалтерском учёте» и самостоятельно составленный, предусмотрен в специальной политике. Формы бланков после разработки и принятия могут постепенно обновляться или дополняться, поскольку не являются статичными.
Значимую роль играет момент даты подписания лицом, совершающим сделку или операцию, либо оформившим событие. За это отвечает сторона поставщика в момент совершения хозяйственной деятельности или позже. Данные отражаются на бумажных и на физических носителях с простановкой ЭП.
Не менее важно понятие оправдательного документа, в котором отражено сообщение относительно факта с включением реквизитов. Здесь можно выделить фиксацию гражданско-правовых отношений субъекта экономики с сотрудниками, контрагентами, госорганами или при управлении экономическими подразделениями.
Оправдательный формат отличается следующими особенностями:
- не направлены на формирование фактов хозяйственной жизни и в них нет строгих реквизитов;
- идентификация не содержит информацию для проведения учёта;
- не предназначены для первичного учёта, но содержат необходимые реквизиты.
Получается, что по отношению к оформлению действуют общепринятые стандарты.
Ошибки и внесение правок
Важно не просто хранить финансовые данные, а править при появлении необходимости, согласно инструкции. Современные требования по внесению правок с обработкой первичных документов представлены в ФСБУ 27/2021, вступающих в силу с 2022 года. Исправления могут вносить исключительно лица, которые несут ответственность за ведение регистров. Существуют определённые правила:
Процедура внесения исправлений возможна, но подчиняется строгому регламенту.
Требования к документам на электронных носителях
Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.
Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп. 8 п. 1 ст.
23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.
По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.
Источник: valen-tax.com
Первичные учетные документы. Бухгалтерский баланс
Термин баланс употребляется в значении равновесия (французское balance – весы). В экономике применяются различные виды балансов: бухгалтерский, баланс доходов и расходов предприятия, баланс основных фондов и т. д.
Основным элементом бухгалтерского баланса (единицей отображаемой в нем информации) считается балансовая статья (строка). Балансовая статья соответствует показателю (на начало или конец отчетного периода), характеризующему отдельные виды экономических ресурсов (активы) и источников их образования (капитал собственника и привлеченный капитал или обязательства).
В мировой практике применяются две формы бухгалтерского баланса:
1. горизонтальная (активы показываются в левой части баланса, а пассивы-в правой);
2. вертикальная (последовательное расположение статей в столбик: сначала статьи актива, далее статьи пассива)
Независимо от избранного варианта применяется уравнение
Активы = Пассивы + Капитал
Напомним, что первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей (руководителей) к исполнителям. Например:
1. требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада,
2. расходные кассовые ордера – для выплаты из кассы наличных денег,
3. счета на отгруженные поставщиками товары – для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей.
Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Экономическая информация используется при реализации первичной регистрации фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.
Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном факте хозяйственной жизни, а также обеспечения этого факта доказательной силой.
Таким образом, первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающий факту юридическую силу.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. В документах фиксируются реквизиты (показатели), характеризующие факты хозяйственной жизни. Реквизиты делятся на постоянные и переменные.
К постоянным реквизитам относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это:
1. наименование предприятия,
2. адрес предприятия,
3. номер расчетного счета,
4. номер склада или цеха,
5. табельные номера сотрудников и т. д.
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Согласно положению о бухгалтерском учете в РФ первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1. наименование документа (формы),
3. дату составления,
5. количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни,
6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, личные подписи и их расшифровки.
Первичные документы составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании хозяйственной операции.
Замечание 1.
За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления несут лица, подписавшие документ.
Замечание 2.
В случаях, установленных законодательством, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности подлежат нумерации типографским способом или нумератором и хранятся в сейфе.
Источник: studopedia.su
Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила
Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.
Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.
Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.
Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.
Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета
С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.
При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:
- Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
- Дата документа.
- Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
- Содержание операции.
- Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
- Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.
Важно!
Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.
Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.
- Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
- Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
- Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.
В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.
Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи
Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.
Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.
Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.
Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.
Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.
Первичные документы можно оформлять в электронном виде
Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.
Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.
Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).
Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте .
Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.
Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов
Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.
В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.
Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:
- Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
- Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.
Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:
- Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
- Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
- При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.
Главные бухгалтеры в свою очередь:
- Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
- Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
- На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.
Не используйте факсимиле
Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.
Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.
Не повторяйте чужих ошибок
О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:
- Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
- Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
- Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
- Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
- Потеряли документы.
1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.
Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:
- Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
- Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
- Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
- Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
- Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
- Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.
Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Источник: 1c-wiseadvice.ru