Общие правила формирования графика документооборота.
Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п.
9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]). Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015).
Документооборот | Бухгалтерский учет для начинающих | Бухгалтерия. Введение в бухучет простым языком
В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной. Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.
График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ. График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.
График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.
До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер. Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ФСБУ 27/2021: ДОКУМЕНТООБОРОТ
Основные этапы разработки графика.
В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно: 1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения.
Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;
2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними; 3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов; 4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.
Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст.
29 Закона о бухгалтерском учете). Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу.
Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479). Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964). Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.
| Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) | Кассир | По мере приема денег | Бухгалтер | В день поступления | Бухгалтер | По истечении отчетного года |
| Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) | Кассир | По мере выдачи денег | Бухгалтер | В день поступления | Бухгалтер | По истечении отчетного года |
| Авансовый отчет (ф. 0504505) | Подотчетные лица | В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки | Бухгалтер | В течение трех рабочих дней | Бухгалтер | По истечении отчетного года |
| Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) | Заведующий складом | По мере поступления товара | Бухгалтер | В течение трех рабочих дней | Бухгалтер | По истечении отчетного года |
| Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) | Материально ответственные лица | По мере совершения хозяйственной операции | Бухгалтер | В течение трех рабочих дней | Бухгалтер | По истечении отчетного года |
* * * График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов. [1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н. [4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. [3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
Источник: www.audit-it.ru
Инструкция: как организовать документооборот в бухгалтерском учете
Документация и документооборот в бухгалтерском учете — это система движения служебной документации на предприятии с момента создания, приема до момента отправки или завершения исполнения. Завершение исполнения подразумевает контроль, обработку, применение документов для составления финансовой отчетности и хранение с последующей передачей в архив.
Для правильной организации оборота документации нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» и федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») для предприятий государственного сектора.
Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:
- Входящие — поступившие от других лиц или организаций (запросы, письма).
- Исходящие — отправляемые из учреждения сторонним адресатам (ответы на запросы).
- Внутренние — создаются внутри предприятия и не выходят за его пределы, используются работниками в управленческом процессе (организационно-правовые, инструктивные, нормативные, организационно-распорядительные и пр.).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать документооборот не только в бухгалтерии, но и в других отделах организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Цели организации документооборота в бухгалтерии
Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.
Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.
Кто за него отвечает
Ответственный за бухгалтерский документооборот — главный бухгалтер предприятия. На него возлагаются обязанности по разработке правил документооборота в бухучете и технологии обработки учетной информации, которые составляются в виде графика. График выглядит как схема или перечень работ с указанием ответственных лиц и сроков их исполнения.
Как организовать документооборот
Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:
- Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
- Составление должностных инструкций для работников.
- Составление графика оборота документации.
- Создание технологии обработки учетной информации.
- Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.
Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль учета, ускоряет сроки составления финансовых отчетов и оперативность учета.
Требования к документам
Общие требования к оформлению документации в документообороте бухгалтерского учета:
- Регистрационный номер.
- Код номенклатуры.
- Источник получения.
- Должность и фамилия исполнителя.
- Срок исполнения.
- Контролирующее лицо.
- Печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.
Как хранить
В соответствии с ФЗ «О бухучете», предприятие должно хранить документы в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации архивного дела, но не меньше 5 лет. Первичная и учетная документация хранится до 5 лет, инвентаризационное дело, акты ревизии — 3 года, бухгалтерская отчетность и баланс, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет.
Служебные бумаги постоянного хранения (свыше 10 лет), согласно описи, передаются подшитыми в архив организации, временного хранения (до 10 лет) в архив чаще всего не поступают. После истечения сроков они подлежат утилизации путем составления акта списания.
Сроки хранения официальной документации определяются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Как исправлять ошибки
Порядок исправления ошибок и неточностей в документах определяется п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. В законе упоминается, что корректировка должна датироваться и заверяться подписью ответственного за составление.
Для отдельных документов не допускается исправление ошибок. Это относится к формам, связанным с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 положения, приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Источник: gosuchetnik.ru
График документооборота в бухгалтерии
Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота.
Зачем нужен график документооборота в учётной политике
Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учёту;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.
Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии
Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.
Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
График документооборота в бухгалтерии: образец
| Документы по кассе (ПКО, РКО, объявление на взнос наличными), 1 экз. | Кассир | 1 день | Бухгалтер | 1 день | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии |
| Табель учета раб. времени | Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики | 5-е число месяца | Бухгалтер по расчету з/п | 2 рабочих дня | Бухгалтер по расчету з/п | 5 лет (после проверки, ревизии) |
| Приказ о направлении в командировку (3 экз.) | Отдел персонала | За 5 дней до даты убытия | Бухгалтер | 1 рабочий день | Бухгалтер | 75 лет |
| Авансовый отчет | Подотчетные лица | 2 рабочих дня после прибытия | Бухгалтер | 2 рабочих дня | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии |
| Документы на отгрузку (ТН, СФ) | Сотрудник склада | 2 рабочих дня | Бухгалтер | 7 рабочих дней |
Источник: astral63.ru