Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка является важнейшим документом, в котором отображается вся рабочая биография лица. Процедура ее ведения строго регламентируется законодательством, а работодатель несет всю полноту ответственности за обеспечение сохранности трудовой книжки.

Правовые нормы

Трудовая книжка является базовым документом о трудовой деятельности работника. Она необходима для подсчета стажа работника (как общего, так и страхового – который лежит в основе пенсионных начислений), а также служит подтверждением имеющегося у работника опыта при трудоустройстве.

Работодатель может удостовериться в правдивости указанной соискателем причины ухода с предыдущего места, так как в трудовой книжке указываются основания для расторжения трудового договора.

Процедура хранения и оформления трудовых книжек опирается на следующие положения закона:

1. Ст. 66 Трудового кодекса.
2. «Правила ведения и хранения трудовых книжек ..», утвержденные Постановлением Правительства в 2003 году №225. Этот документ утверждает форму, образец трудовой книжки и вкладыша, а также регламентирует вопросы ведения и хранения.
3. «Инструкция по заполнению трудовых книжек…», утвержденная Минтрудом от 2003 года №69. Этот документ определяет порядок заполнения разделов трудовой книжки и порядок исправления ошибок.

Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности и содержит персональные сведения сотрудника. Поэтому к ее ведению и хранению предъявляются весьма жесткие требования. Ответственность за нарушение действующего порядка предусмотрена КоАП РФ.

Новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек

На протяжении последних 15 лет правила ведения и хранения трудовых книжек остаются неизменными.

Порядок ведения трудовых книжек

Трудовые книжки на своих сотрудников, проработавших более 5 дней, обязаны вести все работодатели без исключения. Исключения составляют работодатели в статусе физических лиц (кроме индивидуальных предпринимателей).

Порядку ведения трудовых книжек посвящена «Инструкция по заполнению трудовых книжек…», утвержденная Минтрудом от 2003 года №69.

В трудовую книжку вносится информация о работнике и трудоустройстве:

1. О выполняемой им работе: куда, на какую должность он был принят и в какое подразделение.
2. О переводах на иную должность внутри одного работодателя (например, о повышениях).
3. О периоде работы.
4. О наградах и поощрениях за отличный труд.
5. Об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса, которая послужила основанием расторжения трудового договора.

Если за период работы у сотрудника были дисциплинарные взыскания за нарушение трудовой дисциплины, то они не вносятся в трудовую книжку. Исключением являются случаи, когда формой взыскания стало увольнение. Сведения об этом в обязательном порядке отображаются в трудовой книжке (по ч. 1 ст. 192 ТК).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной формы с разными степенями защиты с указанием серии и номера, на 20 разворотов. Страницы документа пронумерованы и имеют разделы с записями:

1. Сведения о сотруднике на титульной странице.
2. Сведения о работниках.
3. Сведения об имеющихся награждениях.

Когда предусмотренное для внесения записей в трудовой книжке место закончилось, то следует оформить вкладыш для нее. К такому вкладышу предъявляются аналогичные требования, что и к самой трудовой книжке.

В обязанности работодателя входит обеспечение нужного запаса бланков трудовых книжек и вкладышей (по Правилам №225 п. 44). Бланки рекомендуется приобретать работодателю у официальных распространителей, которые уполномочены Гознаком. Работодатель не вправе требовать приобретение трудовой книжки от работника.

Правила ведения

При ведении трудовых книжек стоит учитывать такие правила:

1. Даты должны быть написаны строго арабскими цифрами (например, сотрудника взяли на работу 15 января 2018 года – это записывается как 15.01.2018).
2. Допускается использование фиолетовых, синих или черных чернил.
3. Записи должны вноситься аккуратно и в полном объеме.
4. Сокращения не допускаются.
5. Информация вносится на русском языке или официальном языке республики.
6. Данные о работе вносятся на основании выпущенного приказа о приеме на работу, о переводе, об увольнении или о награждении.
7. Данные вносятся не позднее 7-дневного срока, при увольнении – в тот же день.
8. Каждой записи присваивается свой собственный порядковый номер.

Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника. С ними он обязательно знакомится под подпись.

Внесение изменений и исправлений

При обнаружении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление производится по месту работы, где она была внесена, или же новым работодателем на основании полученной им уточненной информации. Когда старый работодатель был реорганизован или ликвидирован, то правки должна внести организация-правопреемник или новый действующий работодатель на основании архивных данных.

Исправления должны полностью соответствовать записи в документе, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку. Правки допускается делать только при наличии документального подтверждения (в том числе по решению суда) и они не могут производиться на основе свидетельских показаний.

Так, например, записи о фамилии, имени, отчестве сотрудника исправляются на основании предъявленного им паспорта, свидетельства о рождении и браке (разводе), об изменении фамилии, имени или отчества и пр. Подобные правки необходимо сделать на титульном листе со ссылкой на номер и дату подтверждающих документов. Для внесения изменений в персональные сведения прежние фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной прямой линией и проставляются новые данные.

Ссылки на документы, которые стали основой для внесения правок, делаются на внутренней стороне трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью компании.

Дополнение сведений об образовании, профессии и специальности на титульном листе производится без зачеркивания старой записи. Новая запись делается через запятую после старой.

В тех разделах, где содержатся сведения о работе или наградах, зачеркивание неточных данных не допускается. Все изменения вносятся через признание старой записи недействительной и внесения новой — правильной.

Использование корректора или лезвий для внесения исправлений строго не допускается.

Лица, ответственные за ведение документа

Законодательство обязывает каждого работодателя надлежащим образом организовать работу с трудовыми книжками. Для этого назначается уполномоченное должностное лицо, которое будет ответственно в организации за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Обычно подобные полномочия передаются определенному сотруднику из бухгалтерии или отдела кадров.

Как и другие кадровые назначения, ответственное лицо наделяется таким функционалом через издание приказа. Приказ имеет произвольную форму и составляется в письменном виде. В данном документе следует прописать такие сведения, как:

1. ФИО сотрудника, который наделяется полномочиями по хранению и учету трудовых книжек.
2. Номер приказа, согласно внутренней системе нумерации.
3. Должность сотрудника.
4. Дата формирования приказа.
5. Подпись руководителя.

Формулировка приказа имеет такой вид: «Назначить бухгалтера ….лицом, которое ответственно в компании за учет, хранение, ведение и выдачу трудовых книжек…». Образец приказа об ответственном за ведение трудовых книжек можно скачать здесь.

Должностное лицо может привлекаться к административной ответственности за нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек.

Правила хранения и учета

Все полученные от сотрудников трудовые книжки, оформленные работодателем трудовые книжки, а также их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении. Об этом свидетельствует раздел 6 Правил №225.

Работодатель должен вести журналы учета трудовых книжек по установленной форме. В частности, это приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Оба учетных журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы, а также заверены подписью руководителя и печатью. Об этом сказано в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией, и в ней отображается полный спектр информации по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При оформлении нового бланка в книгу вносится серия и номер бланка.

В книге учета движения трудовых книжек прописывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышей. В книге учета прописывается серия и номер трудовых книжек, выданных работникам. Также здесь ставится подпись сотрудника, который получил трудовую книжку на руки в процессе увольнения.

Что касается места хранения трудовых книжек, то ни Правила №225, ни Инструкция №69 не содержат указаний относительно того, где должны храниться трудовые книжки. Но в Положении по ведению документооборота, утвержденного еще в 1983 году, сказано, что все бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах и специальных помещениях для обеспечения их сохранности по п. 6.2.

Ключевой принцип для выбора места хранения трудовых книжек – недопущение свободного доступа к ним посторонних.

Сроки хранения

Работодатель постоянно обеспечивает хранение трудовых книжек всех штатных специалистов. Трудовые книжки совместителей хранятся по основному месту работу. То есть по умолчанию срок хранения трудовых книжек совпадает с периодом трудоустройства сотрудника.

Трудовая книжка передается на руки сотруднику только при его увольнении (при прекращении трудового договора независимо от основания) либо на время предоставления документа в органы социального страхования по ст. 62 (на основании письменного заявления работника).

Если сотрудник умер, то, согласно п. 37 Правил №225, трудовая книжка выдается на руки одному из родственников на основании его заявления либо направляется в адрес родственника заказным письмом с описью вложения (предварительно нужно получить заявление от родственника или его согласие на пересылку трудовой). При этом на момент передачи трудовой книжки родственнику в нее должна быть внесена отметка о расторжении трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК.

Но на практике возникают случаи невостребованности трудовой книжки умерших сотрудников, и тогда она должна храниться у работодателя вплоть до поступления заявления от родных.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек составляют 75 лет (согласно п. 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры №558 от 2010 года). Книга учета движения трудовых книжек также должна храниться 75 лет. Приходно-расходная книга учета бланков и вкладышей хранится 5 лет.

Таким образом, трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о стаже работы сотрудника, продолжительности его работы у конкретного работодателя и причине увольнения и пр. К хранению и ведению трудовой книжки предъявляются строгие требования. Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя. Трудовые книжки должны храниться в течение 75 лет или до увольнения сотрудника.

Источник: pravo.team

Как правильно заполнить трудовую книжку в 2023 году: примеры и правила

Трудовая книжка является важным документом для каждого работника. Она содержит информацию о его трудовой деятельности, включая записи о местах работы, должностях, периодах работы и прочее. В случае утери оригинала, работник имеет право восстановить трудовую книжку или получить ее дубликат. Учитывая значимость этого документа, важно знать, как правильно заполнять трудовую книжку в 2023 году.

Главное правило при заполнении трудовой книжки – корректное и аккуратное выполнение записей. Заполнение производится на титульном и всех последующих листах книжки. Каждая запись должна быть прописана разборчиво и содержать полные и точные сведения о месте работы, должности, дате приема на работу и т.д. В случае ошибки или изменения данных, необходимо вносить исправления с отвечающими за это правила и учитывать, что записи в трудовой книжке должны быть понятны для третьих лиц.

Заверять копию трудовой книжки обязательно в том случае, если необходимо предоставить ее в компанию или организацию при приеме на работу. Для этого зачастую требуется обратиться в отдел кадров или в ближайшую нотариальную контору. Заверенная копия трудовой книжки признается официальным документом и имеет такую же юридическую силу, как и сама книжка. Если вам потребовался дубликат трудовой книжки, то вам необходимо обратиться в отдел кадров предыдущей компании или в органы государственной службы занятости, где ваша трудовая деятельность была прописана.

Как вносить исправления в записи

При заполнении трудовой книжки неизбежно могут возникать ситуации, когда необходимо внести исправления в уже сделанные записи. Делать это следует осторожно и в соответствии с установленными правилами.

В случае обнаружения ошибки или неточности в записи о приеме на работу, за исправлениями отвечает работодатель. Он должен выдать вам копию листа трудовой книжки, на котором были допущены ошибки, с уже прописанными исправлениями.

Как правильно заполнять исправления:

Завершите вносить исправления в трудовую книжку и предъявите ее на проверку работодателю. Работник, ответственный за заполнение и корректное ведение трудовой книжки, должен внимательно проверить внесенные исправления и убедиться в их правильности и законности.

Нужно помнить, что при внесении исправлений в записи трудовой книжки должен соблюдаться определенный порядок. Где и как вносить исправления на титульном листе трудовой книжки, как заполнять разделы «Прописан» и «Работал», — все это важные моменты, которые необходимо учитывать при заполнении и ведении трудовой книжки.

Как заверять копию

Для правильного заполнения трудовой книжки в 2023 году важно знать, как заверять копию необходимых документов.

Во-первых, необходимо обратиться в приемную комиссию организации, где вы работаете или где работали ранее. Там вам скажут, кто конкретно отвечает за заполнение и заверение копий трудовой книжки.

Для корректного заполнения трудовой книжки важно знать, что все записи должны быть прописаны четко и разборчиво, а все исправления должны быть заверены подписью сотрудника отдела кадров.

С целью заверения копии трудовой книжки необходимо предъявить оригинал документа на приеме и запросить официальный дубликат копии с печатью и подписью представителя организации.

Также, при вносить записи о работе в трудовую книжку, важно правильно заполнять соответствующие листы. Необходимо указывать название организации, период работы, должность и основные обязанности.

Все изменения, которые произошли в трудовой книжке, такие как изменение места работы, повышение или снижение заработной платы, должны быть подтверждены документами и записаны в трудовой книжке с ответственностью за правильность и корректность заполнения.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Ведение трудовой книжки — обязанность каждого работника и ответственность работодателя. Для корректного заполнения и внесения записей в трудовую книжку существует определенный порядок.

Перед началом работы с трудовой книжкой следует ознакомиться с правилами заполнения, которые прописаны на титульном листе. В случае, если информация в трудовой книжке содержит ошибки или нет записей о предыдущей работе, необходимо обратиться в Министерство труда и социальной защиты для получения дубликата трудовой книжки.

При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку для оформления записей о приеме и начале работы. Эти записи заверяются подписью работника и работодателя. В трудовой книжке также вносятся все изменения, связанные с изменением должности, условий труда или окончанием работы.

За сохранность трудовой книжки и заполнение ее в соответствии с правилами отвечает работодатель. Работник имеет право требовать копию заполненной трудовой книжки.

В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, они должны быть совершены особым образом. Исправления вносятся на пропущенных местах и заверяются подписью работника и работодателя. Если исправления вносятся в заполненную запись, они должны быть заверены подписью работника и работодателя, а также оформлены в виде пропуска строки и внесения новых данных.

Заполнение титульного листа, кто отвечает за корректное заполнение

Титульный лист трудовой книжки — это первая страница документа, которая содержит основную информацию о работнике и его трудовой деятельности. Заполнение титульного листа является особенно важным этапом оформления трудовой книжки и требует особых навыков и внимания к деталям.

Кто отвечает за корректное заполнение титульного листа? Вопрос исключительно актуален не только для работников, но и для работодателей. За правильность заполнения титульного листа трудовой книжки отвечает работодатель или его представитель, который принимает работника на работу и оформляет трудовую книжку.

Какие данные необходимо заполнить на титульном листе трудовой книжки? В первую очередь это персональные данные работника, такие как фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство. Также следует указать данные о предыдущих местах работы, образовании, а также указать серию и номер трудовой книжки.

Заполнение титульного листа трудовой книжки должно быть произведено в строгом порядке, чтобы избежать ошибок и искажений информации. В случае обнаружения ошибок или несоответствий в заполнении титульного листа, необходимо внести исправления. Исправления должны быть прописаны от руки с указанием даты и подписей работника и работодателя.

Как заполнять дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки необходим в случае утери оригинала или при его повреждении. Как работать с дубликатом и осуществлять все необходимые исправления в нем?

Во-первых, при заполнении дубликата трудовой книжки необходимо внимательно прочитать все записи, внесенные в оригинал. В случае, если в работе необходимо вносить изменения или исправления, их следует прописывать на страницах дубликата. При этом необходимо указать дату и причину внесения изменений.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки не отличается от заполнения оригинала. В первую очередь необходимо заполнить титульный лист, где указываются ФИО работника, данные организации, где он трудится, и номер документа. Далее переходим к заполнению таблиц, в которых прописаны записи о местах работы, периодах работы, должностях, начисленных заработках и прочих сведениях.

Кто отвечает за корректное заполнение дубликата трудовой книжки? Это ответственность работника, который заполняет трудовую книжку. Необходимо учесть все правила и требования к заполнению, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем.

Как правильно заполнять дубликат трудовой книжки? Во-первых, все записи должны быть заполнены четко и разборчиво, чтобы избежать недоразумений. Во-вторых, необходимо заверять записи остатками ведущего работника организации или кадровым работником. Также в дубликате необходимо указать, что это копия, что является отличительным признаком от оригинала.

Где можно получить дубликат трудовой книжки и кто вносит записи? Дубликат трудовой книжки выдается по заявлению работника органом, ответственным за трудовые отношения. Все записи в дубликат могут вносить как сам работник, так и его работодатель.

Важно помнить, что заполнение дубликата трудовой книжки должно соответствовать установленным правилам и порядку. Только в этом случае дубликат будет правильно оформлен и будет полноценным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.

Прием на работу

Прием на работу – это первый этап заполнения трудовой книжки. Кто и как должен заполнять трудовую книжку? Для начала, копия титульного листа трудовой книжки заверяться нотариально не требуется. Далее, при приеме на работу, работодатель должен прописать в трудовой книжке запись о приеме на работу. Это обязательно, так как без этой записи трудовая книжка считается неправильно заполненной.

Где и как заполнять трудовую книжку? Правильное заполнение трудовой книжки осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством. Записи в трудовой книжке должны вноситься в строго определенном порядке. Для корректного заполнения трудовой книжки необходимо учитывать правила заполнения листа «На работу» и листа «О заработке».

Как правильно заполнять трудовую книжку? На листе «На работу» указываются сведения о работе, на которую принимается человек. Запись должна быть сделана четко и разборчиво. Если в процессе заполнения трудовой книжки допущены ошибки, их следует исправить с помощью специального поля для записей справа на странице. Записи в поле для исправлений должны быть подписаны работником и работодателем.

Если произошли существенные изменения в трудовой деятельности, необходимо внести изменения в трудовую книжку. Для этого используются специальные листы для внесения записей о переводах, перемещениях, изменении работы и др. Все изменения должны быть подписаны работником и работодателем, для подтверждения их достоверности.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки прописан в Приказе Минтруда России от 15 декабря 2022 года № 1039н «О порядке ведения трудовой книжки».

В соответствии с этим приказом, заполнение книжки начинается с заполнения титульного листа, где указывается ФИО работника, дата рождения, данные о паспорте и кем выдан. После этого следует заполнять разделы записей о приеме на работу, переменах мест работы и об обучении.

Все записи в трудовой книжке должны быть правильно оформлены и содержать корректную информацию. В случае возникновения ошибок или необходимости внесения изменений, их следует исправлять путем перечеркивания и подписи. Корректное заполнение книжки означает, что все данные должны быть четко указаны, и нет разрывов или повреждений страниц.

Для подтверждения записей в трудовой книжке работодатель обязан заверить их печатью организации и подписью руководителя. Также работник имеет право на получение дубликата книжки, который вносит в трудовое дело.

Где и как правильно заполнять трудовую книжку? Записи в трудовую книжку следует вносить на соответствующие страницы, сохраняя последовательность приема на работу. В случае переноса на другую работу, предыдущая запись заверяется работодателем, а новая запись о приеме на работу делается на новом листе. При приеме на работу у нового работодателя все предыдущие записи должны быть корректно оформлены.

Порядок заполнения трудовой книжки в 2023 году определен указом Минтруда России и требует от работодателей и работников строгое соблюдение правил при заполнении и ведении книжки.

Полезно знать:

1. Выплаты военнослужащим при увольнении по состоянию здоровья: что нужно знать
2. Размеры и расстояния между соседями: что говорит закон в 2022 году
3. Дополнительное решение суда и разъяснение решения: основы гражданского процессуального права
4. Раздел общего имущества супругов: сроки и особенности

Источник: suhinichi-admin.ru

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 г. Москва Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек Зарегистрировано в Минюсте РФ

Минтруд опубликовал проект ведомственного приказа, обновляющего порядок:

• ведения и хранения трудовых книжек;
• выдачи дубликата или самой трудовой книжки при увольнении;
• выдачи документов при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о работе в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Приказом введутся в действие обновленная инструкция по ведению трудовой книжки с комментариями и изменения в бланке. Документ станет объемнее — для сведений о работе предлагают выделить 14 разворотов, а не 10. Вот так выглядит проект титульного листа:

Главных изменений в порядке оформления несколько:

1. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
2. Записи разрешат вносить не только от руки, но и с помощью технических средств: штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
3. При увольнении работникам не придется ставить подпись.

Предусмотрено, что работодатель обязан вернуть трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления при отказе от ведения бумажного бланка.

Ведение учета заполненных трудовых книжек (вкладышей) и пустых бланков сохранится. Работодателям разрешат использовать самостоятельно разработанные формы учетных книг (журналов).

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Учет книжек на предприятии

Правила хранения трудовых книжек предусматривают осуществление контроля за ними, В обязательном порядке должны быть:

• книга учета вкладышей в трудовые книжки и самих книжек;
• расходно-приходная книга учета бланков.

На протяжении всего срока существования трудовых отношений между сотрудником и работодателем соответствующая Инструкция предусматривает хранение трудовых книжек непосредственно у работодателя.

На предприятии журнал учета прошивают, заверяют подписью работодателя и опломбируют. Бухгалтерия организации в расходно-приходной книге обязана вести учет по получении и выдачи как бланков трудовой книжки, так и вкладышей к ней, указывая номер и серию выданного или полученного бланка.

Кадровой службой в книге учета движения трудовых книжек оформляется сам прием либо увольнение с работы сотрудника, а также принятые от работников трудовые книжки и вкладыши к ним с номером и серией. При увольнении каждому работнику необходимо поставить свою подпись не только в личной карточке, но и в книге учета движения трудовых книг предприятия.

Трудовые книжки работников на предприятиях обязательно должны храниться в соответствующих, специально оборудованных местах:

• в металлических шкафчиках;
• металлических сейфах;
• специальных помещениях.

Данное требование обязательно, поскольку они являются важными документами строгой отчетности. Отвечает за их сохранность специально назначенный сотрудник отдела кадров предприятия, который ежемесячно отчитывается бухгалтерии организации, о количестве бланков и о сумме, полученной за ее оформление или за трудовые бланки, в письменной форме. Испорченные бланки необходимо уничтожить, но прежде следует составить и подписать комиссией соответствующий акт. Осознанное либо халатное нарушения порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек без соответствующих условий приводит к наступлению ответственности непосредственно руководителя предприятия.

Где купить бланк

У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей. При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 постановления правительства от 16.04.2003 № 225.

Законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование правила, утвержденные постановлением правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

1. Общие положения.
2. Ведение документов.
3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
4. Выдача при увольнении.
5. Вкладыш.
6. Учет и хранение.
7. Ответственность за соблюдение порядка ведения.
8. Изготовление бланков и обеспечение ими работодателей.

Утвержденная Минтрудом инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним содержит соответствующие предписания по каждому из направлений. Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи следует делать аккуратно, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры. Графы заполняются прописными буквами. Есть только одно исключение: при проставлении работником подписи на титульном листе разрешается написать полную фамилию печатными буквами, чтобы избежать путаницы и возможных вопросов.

Заполнение сведений о сотруднике

При заполнении книжки в первый раз на титульном листе указывают следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;
• полная дата рождения;
• данные о полученном образовании;
• диплом специалиста (если имеется).

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе

В соответствии со статьей 66 ТК РФ), работодатель обязан вести книжки о стаже работы на каждого работника, проработавшего более пяти дней, и когда работа является основной. В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

Например, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Если, в соответствии с Федеральными законами, с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

При приеме на работу книжка заполняется в следующем порядке:

• 1 графа — проставляется порядковый номер текущей записи;
• 2 графа — дата, с которой работник зачислен в штат;
• 3 графа — полное и сокращенное название организации-работодателя, точное наименование должности по штатному расписанию, квалификация;
• 4 графа — номер и дата приказа о зачислении в штат.

Заполнение сведений о награждении

Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек, в этот раздел вносят информацию о присвоенных сотруднику званиях, дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных законодательством РФ и внутренними нормативными документами организации. Обязательными для внесения являются:

• вручение государственных наград;
• награждение дипломами, грамотами, знаками отличия;
• поощрения, прописанные в ТК РФ.

Соответствующую запись с указанием, кем, когда и за какие заслуги наградили работника, делают в графе 3 раздела «Сведения о награждениях». Реквизиты документа-основания указывают в специальном поле.

Еще одним видом награждения является «Благодарность». Ее заносят в документ только в том случае, если она оформлена соответствующим приказом в организации.

Заполнение сведений об увольнении

В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца. Для этого дается конкретная инструкция по заполнению трудовых книжек 2021 с комментариями и примерами. При прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на пункт указанной статьи. Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

При переходе сотрудника с одной занимаемой должности на другую соответствующую отметку делают в трудовой книжке. Важно отметить, что перевод признается законным, только если есть согласие самого сотрудника.

Существуют два типа переводов с одной должности на другую:

• внутренний — работодатель остается прежним;
• внешний — контракт с текущим работодателем расторгается и заключается новый трудовой договор.

Также перевод может быть постоянным или временным — при замещении временно отсутствующего сотрудника. В таком случае в третьей графе:

• при внешнем переводе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей необходимо в обоих случаях;
• при внутреннем переводе прописывают так: «переведен на должность» с указанием оной, названием отдела, если необходимо.

Особенности заполнения дубликата

Фактически положения этого раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Методические указания содержат форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Костенко Тамара Павловна

Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права

Ответственные лица за учет ТК могут ошибаться, как и любые сотрудники. Надо иметь ввиду, что если опечатка выявлена при начальном занесении данных в ТК, то бланк нужно сразу ликвидировать, с составлением акта о ликвидации бланка и завести новый документ.

• При обнаружении опечаток в титульном бланке (в ФИО, а также в прочих личных сведениях) после заполнения ТК другими фирмами, придется подавать иск в судебные инстанции для того, чтобы ТК была признана за заявителем.
• При повышении уровня образования необходимо вносить поправки данных об образовании.
• Если работник получил новую специальность, также вводится новая запись.
• Для правки надписей во 2-м и 3-м пунктах старая надпись зачеркивается и заносится новая на основании предъявленных материалов. При этом, отметим, что на странице «Сведения о работе» зачеркивания не допускаются. Если все-таки надпись сделана ошибочно, то после нее в этой же колонке записывается, что данная надпись недействительна и заполняется правильная запись под новым порядковым номером.
• При обнаружении ошибки у нового работодателя кадровый работник оформляет запись о недействительности предыдущей, с внесением новой записи, с новым порядковым номером, датой исправления и соответствующего приказа.

Если не верно отображена надпись об увольнении, то возможны два варианта исправления.

• Первый – вносится новая строчка об устройстве на фирму, а запись о расторжении договора признается недействительной.
• Во втором варианте пишется, что старая надпись недействительна, а новая – заносится с указанием новой причины разрыва отношений.

Трудовая книжка представляет собой официальный документ работника организации, который оформляется работодателем. Туда вносятся данные о занимаемой должности, переводах и других кадровых перемещениях с указанием точных дат.

Инструкция по заполнению трудовых книжек с примерами

Где найти образцы записей в трудовой? Все варианты есть в инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Образец записи в трудовой при переводе

Образец записи в трудовой при увольнении

Пример записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение», указанной как конкретный вид работы

Пример записи при приеме на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому делопроизводству в филиал организации

Вариант 1, когда филиал указывается в описании должности.

Вариант 2, название филиала указывается в названии организации.

Пример записи о назначении (избрании) генеральным директором

Образец 1. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указывается только протокол заседания.

Образец 2. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указываются протокол заседания и приказ.

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

• Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
• Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Это тоже важно знать:
Увольнение главного бухгалтера

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. По нормам статьи 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись сделают только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Оформление вкладыша

Если все чистые страницы трудовой заполнены, последующая информация вносится на бланк вкладыша. Его вшивают в конец документа. А на титульном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его номера и серии. Стоимость вкладыша оплачивается работником. Правила заполнения такие же, как и для основной трудовой:

1. Вкладыш заполняется работодателем.
2. Проставляется дата на титульнике.
3. Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
4. Запись заверяется личной подписью заполнившего и печатью.

Заполнение титульного листа

На начальной странице требуется отобразить всю информацию о принятой личности, на основании предоставленных материалов. Все надписи заносятся без сокращений.

• Ф И О владельца.
• Дату рождения.
• Наличие образования.
• Название специальности согласно диплома.
• Дату регистрации ТК.
• Подпись собственника.
• Подпись кадровика, заполнившего документ.
• Печать учреждения.

Образец заполнения титульного листа в 2021 г.
Для более полного изучения данной темы можно посмотреть видео.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Существует пять основных правил заполнения ТК:

1. Все надписи требуется заполнять разборчивым почерком.
2. Надпись на бланке выполняется на государственном языке страны.
3. Надписи выполняются чернилами синего или черного цвета, в крайнем случае или фиолетового.
4. Цифры пишутся только арабские.
5. Запрещены ошибки, зачеркивания, затирания и прочие помарки.

Источник: belovocity.ru