Инвентаризация финансовых обязательств организации, как и любая другая инвентаризация, проводится с целью проверки достоверности данных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Методологические указания (пункт 1.2.) представляют финансовые обязательства предприятий и организаций (независимо от формы собственности и юридического статуса) в следующем виде:
- Задолженность перед поставщиками;
- Банковские кредиты и займы сторонних лиц (в т.ч. связанных);
- Резервы предприятия (независимо от целевого назначения).
Объекты инвентаризации
Объектами инвентаризации являются все пассивы предприятия (за исключением собственного капитала).
Сроки проведения такой инвентаризации (а также порядок и периодичность ее проведения) устанавливаются руководителем предприятия на основании приказа Министерства Финансов РФ от 9.11.2010 года №-142н.
Обязательная инвентаризация обязательств проводится в следующих случаях:
- Структурное преобразование (либо ликвидация) предприятия;
- Подготовка отчетности (квартал, год);
- Смена ответственных лиц.
У практикующих бухгалтеров принято разделять инвентаризацию финансовых обязательств на два блока:
- Инвентаризация расчетов;
- Инвентаризация резервов.
Инвентаризация расчетов
При проведении проверки достоверности отраженной в бухучете информации о расчетах с кредиторами детальной сверке подлежат следующие расчеты:
- С поставщиками и покупателями (по полученным авансам) Счета 60,62;
- По банковским кредитам и займам. Счета 66,67;
- Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондам (в т.ч. по страховым взносам). Счета 68,69;
- Расчеты с сотрудниками и подотчетными лицами по выплатам и начислениям. Счета 70, 71, 73;
- Прочими кредиторами. Счет 76.
Самым простым (в методологическом, но не техническом плане) инструментом проверки актуальности и достоверности данных о долгах компании за отгруженные ей товары и предоставленные услуги является составление и подписание актов сверки с каждым контрагентом. В Методологических Указаниях предлагается образец такого акта, но он не является нормативным и может составляться предприятием в произвольной форме.
Проводя инвентаризацию расчетов на крупном предприятии имеет смысл определить нижнюю границу инвентаризируемых задолженностей и указать ее в приказе об инвентаризации. Такой подход значительно снизит объем выполняемой работы. При этом качество проведенной инвентаризации практически не пострадает — “правило Парето” никто не отменял.
Результаты проведенной инвентаризации фиксируются в нормативных регистрах. Сначала итоги сверок с каждым кредитором заносятся в справку, которая является приложением к акту по форме ИНВ-17 (Приложение У). В этой справке указываются:
- Реквизиты каждого кредитора организации;
- Причина и период возникновения задолженности;
- Сумма задолженности.
На основании такой справки, составляется инвентаризационный акт по поставщикам и прочим кредиторам по форме ИНВ-17.
Результатом инвентаризации нередко становится списание кредиторской задолженности. Такие списания (точнее, их правомочность) становятся объектами обязательной проверки в ходе последующих инвентаризаций. Это особенно важно на крупных многопрофильных предприятиях, для которых неотфактурованные поступления сырья и материалов являются едва ли не повседневным делом.
Расчеты по кредитам
Инвентаризация расчетов по займам и кредитам включает в себя проверку всех источников заемных средств в разрезе каждого кредитора и каждого договора. Очень важным является правильное разделение (и, соответственно, правильное отражение в регистрах учета) краткосрочных (срок погашения до календарного года) и долгосрочных (срок погашения более года) кредитов и займов.
Также кредиты и займы должны быть ранжированы по степени обеспечения и его виду. Желательно чтобы учетные регистры кредитов, в обеспечение которых передавалось в залог имущество предприятия, содержали информацию о таком имуществе.
Учет задолженности по эмитированным облигациям должен вестись отдельно в разрезе кредиторов, в списке которых должны разделяться физические и юридические лица.
Займы и кредиты, по которым были нарушены сроки погашения, отражаются в инвентаризационной ведомости отдельно.
Кроме этого процедура инвентаризации предусматривает детальную проверку своевременности и правильности начисления и выплаты процентов.
Расчеты с бюджетом
Сверка расчетов по налогам и другим платежам в бюджет и внебюджетные фонды ничем не отличается от инвентаризации расчетов с поставщиками. В обоих случаях конечной целью является проверка правильности отражения в учете суммы, даты возникновения и причины возникновения задолженности.
В ходе инвентаризации расчетов по налогам проверяется также правильность начисления налогов и своевременность подачи соответствующих отчетов в налоговые органы.
Очень важно ранжировать задолженность по налогам на текущую (срок оплаты не наступил) и просроченную. Пени и штрафы необходимо учитывать отдельно.
Расчеты с персоналом
Инвентаризация расчетов по заработной плате проводится в разрезе начислений и выплат. Как, правило, эти расчеты инвентаризируются параллельно с вышеупомянутой инвентаризацией расчетов по налогам и взносам во внебюджетные фонды. Сверка проводится по каждому сотруднику.
Суммы, выданные в подотчёт, инвентаризируются по каждому отдельному подотчетному и лицу и каждой отдельной сумма, полученной такими лицами. В ходе такой инвентаризации проверяется не только правильность выплат и своевременность предоставления отчетов по использованию подотчетных средств. При сверке также проверяется правомочность использования сумм, источники финансирования и целевое назначение использованных средств.
По результатам всех перечисленных инвентаризаций составляются акты и ведомости. При необходимости, как в случае инвентаризации кредиторской задолженности, составляются карточки по каждому инвентаризируемому объекту.
Все эти документы оформляются согласно стандартам и подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Внутрихозяйственные расходы
На малых и средних предприятиях счет бухгалтерского учета №79 особой “популярностью” не пользуется и внутрихозяйственные расходы на таких предприятиях не инвентаризируются из-за отсутствия таковых.
Но на крупных многопрофильных предприятиях (холдингах, корпорациях) этот вид расчетов требует пристального внимания.
В ходе инвентаризации внутрихозяйственных расчетов проверяются следующие операции:
- Расчеты по выделенному имуществу;
- Расчеты по взаимному отпуску материальных ценностей;
- Расчеты по продаже продукции, работ, услуг,
- Расчеты по передаче расходов по обще управленческой деятельности, по оплате труда работникам подразделений и т.п.
Это обобщенный перечень. На каждом предприятии он может претерпевать существенные изменения т.к. перечень внутрихозяйственных операций очень вариативен и устанавливается согласно структуре и внутренней учетной политике предприятия.
В рамках данной инвентаризации каждое подразделение должно рассматриваться как отдельное предприятие. Результаты должны быть оформлены так же, как оформляются результаты инвентаризации по расчетам с кредиторами, описанные выше.
Инвентаризация резервов
Согласно действующего федерального налогового законодательства и стандартов бухгалтерского учета предприятия могут создавать резервы, которые могут отражаться как в пассивах, так и в активах предприятия. Как правило, резервы имеют четкое целевое назначение и формируются с определенных источников. Эти цели и источники определяются учетной политикой предприятия. Наиболее популярными (используемыми практически всеми субъектами хозяйствования являются:
- Резерв отпусков;
- Резервы сомнительной дебиторской задолженности;
- Расходы и доходы будущих периодов.
В процессе проведения инвентаризации резервов в первую очередь проверяется обоснованность их создания и соответствие задекларированным в учетной политике целям и задачам.