Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Все об электронной подписи. Чем отличаются КЭП, НЭП и ПЭП
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать:
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым части второй настоящей статьи, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет электронный документооборот либо принял решение о введении электронного документооборота, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
Оформляем дистанционную работу: что нужно знать кадровикам об использовании электронной подписи
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые в соответствии с частями пятой и шестой настоящей статьи не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться в электронной форме.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Источник: rulaws.ru
Какие документы можно, а какие нельзя подписывать в КЭДО
КЭДО — эффективный инструмент оптимизации внутренних процессов, он помогает разгрузить КДП и сэкономить бюджет. Многие компании уже оценили преимущества автоматизированного документооборота.
Мы в HRlink уверены, что тенденция будет только набирать обороты и достигнет пика в 2025 году. Сформулируем конкретные преимущества КЭДО и определим, какие документы сегодня можно подписывать в электронном виде, а какие еще требуют бумажного оригинала.
Что такое КЭДО и чем его основные преимущества
КЭДО — удобное решение для бизнеса, которое помогает оптимизировать сразу несколько процессов и существенно ускоряет работу с сотрудниками.
- снижаются курьерские затраты;
- экономия средств на КДП;
- возможность за один день оформить любого, даже удаленного сотрудника;
- ошибки при оформлении не влияют на затраты компании (не нужно снова распечатывать исправленную версию и пересылать сотруднику на подпись);
- сокращается время, потраченное на найм и оформление сотрудника;
- высокий уровень безопасности персональных данных — нет риска, что бумажный носитель попадет не в те руки.
Что входит в кадровый документооборот
Каждая компания, в которой есть наемные работники, должна вести кадровые документы. Единого регламента по тому, какие именно — нет. Но есть обязательный список документов, вести который обязан каждый работодатель. Их могут проверить, при необходимости, контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд России, Роскомнадзор, трудовая инспекция.
- трудовые договоры;
- личные карточки сотрудников
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учета рабочего времени;
- различные приказы.
Подписывайтесь на телеграм канал HRLink
Какие из них можно, а какие нельзя подписывать через КЭДО
Большинство документов из списка выше можно подписывать при помощи электронной подписи в системе HRlink. Каждый из этих документов можно подписывать ЭП разного уровня, более того, работник и работодатель могут, каждый со своей стороны, использовать разные типы ЭП.
Документ;Тип подписи сотрудника;Тип подписи работодателя
Трудовой договор;УКЭП, УНЭП;УКЭП Личная карточка сотрудника;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Электронная трудовая книжка (переводится в цифровой формат только с согласия сотрудника);УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Правила внутреннего трудового распорядка;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Положение об оплате труда;УКЭП, УНЭП;УКЭП Расчетный лист и документ, утверждающий его формы;УКЭП, УНЭП;УКЭП Штатное расписание;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Графики отпусков;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Согласие сотрудников на обработку персональных данных;УКЭП, УНЭП;УКЭП Табель учета рабочего времени;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Положение о персональных данных;УКЭП, УНЭП;УКЭП
Перечень документов на сегодня, которые нельзя подписывать короткий:
- приказ об увольнении;
- журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
- акт о несчастном случае на производстве;
Подписаться на рассылку новостей HRlink
Что изменится в ближайшее время
Список документов, которые нельзя подписывать в КЭДО ,в скором времени может сократиться. В декабре 2022 года в Госдуму был внесен законопроект, который предлагает разрешить заверять электронной подписью. журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Из ч. 3 ст 22 ТК РФ планируется убрать ограничение на работу через КЭДО с документами, подтверждающими, что сотрудник прошел инструктаж, однако общий порядок оформления документов о проведении инструктажа по охране труда не изменится.
Нельзя с уверенностью сказать, что в скором времени абсолютно все документы можно будет вести в цифровом формате, полностью исключив бумажные оригиналы. Однако рынок уверенно движется в этом направлении.
Источник: hr-link.ru
Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов
При подписании иных электронных документов можете использовать (ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ):
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Работник использует все те же подписи в случаях (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- заключения трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений;
- подписания согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, а также ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.
При подписании иных электронных документов работник может использовать (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ):
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простую электронную подпись работника в информационной системе работодателя. Она применяется, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
Какие электронные подписи используются при применении цифровой платформы «Работа в России»
Работодатель при подписании электронных документов может использовать УКЭП и УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства (ч. 6 ст. 22.3 ТК РФ).
Работник (лицо, поступающее на работу) при подписании электронных документов может использовать (ч. 7 ст. 22.3 ТК РФ):
- УКЭП;
- УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простую электронную подпись, ключ которой получен определенным образом.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Источник: api-nnov.ru