Как навести порядок в бухгалтерских документах

Содержание

В конце года стоит проверить, на месте ли все первичные документы, нет ли в них ошибок, все ли распечатано, что нужно. Навести идеальный порядок в первичке и ничего не упустить поможет наш чек-лист.

Заменить копии оригиналами, проверить подписи, распечатать необходимые регистры

Это лишь небольшой список дел, который поможет навести порядок в документах. Что еще надо сделать в конце года с документами — читайте в главной теме номере.

Заменить факсовые копии документов на оригиналы

На практике компании обмениваются факсовыми копиями документов и делают записи в бухгалтерской про-грамме на основании этих бумаг. Это позволяет оперативно отражать сделки с контрагентом, который находится в другом городе. Но списывать расходы можно только на основании оригиналов документа.

Поэтому в конце года надо убедиться, что все записи в учете подтверждены оригиналами «первички». Все факсовые копии необходимо заменить подлинниками. Иначе инспекция на выездной проверке снимет расходы. А судьи их поддержат (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагах

Утвердить документы в учетной политике или соглашении

В конце года стоит проверить, вся ли «первичка», которую компания составила в текущем году, есть в приложении к учетной политике или в договоре с контрагентом. По мнению Минфина, не имеет значения, утвердил поставщик «первичку» в учетной политике или нет. Достаточно, чтобы ее форма была приложена к соглашению сторон и отвечала требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 05.08.13 № 03-03-06/1/31261). А в политику можно записать фразу, что компания оформляет операции бумагами, согласованными в договоре.

Проверить подписи директоров и других сотрудников контрагента

Одна из самых распространенных и неявных ошибок в документах — подписи неуполномоченных сотрудников. В первую очередь надо проверить ту «первичку», где расписывается руководитель контрагента. К этим доку-ментам больше всего претензий. Инспекторы сличают подписи на первичке с визами в договорах, приказах и да-же паспорте руководителя.

Нигде не установлено, что на первичке, счетах-фактурах, кассовых и прочих важных бумагах подпись должна строго соответствовать визе в паспорте. Но безопаснее подпись руководителя контрагента в первичке сверить с той, что стоит в договоре. Это убережет компанию от лишних споров (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 20.06.14 № Ф09-3227/14). Если же подпись сильно разнится, стоит попросить сотрудников пе-реподписать документы.

Если за руководителя расписался другой сотрудник, безопаснее, чтобы контрагенты подтвердили право такой подписи доверенностью. При этом не обязательно запрашивать подлинники приказа или доверенности, подтверждающие полномочия. Копии вполне достаточно (письмо ФНС России от 09.08.10 № ШС-37-3/8664).

DIY Организация документов / Как хранить документы дома / Наводим порядок в бумагах

Проконтролировать печати на своей и чужой первичке

Печать на «первичке», формы которой утверждает сама компания, не обязательна (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Но если организация использует унифицированные формы и в них предусмотрено место для печати, ее надо поставить.

Контрагент также вправе сам разработать свою «первичку» и не ставить на нее печать. Но все зависит от форм, которые присылают поставщики и подрядчики. Если в них есть реквизит «М.П.», а оттиска нет, безопаснее попросить контрагента поставить печать.

Выявить ошибки и вернуть документы для исправления

Ошибки в документах, которые не искажают учет, можно не исправлять. Например, неточность в названии компании или контрагента (написаны заглавными буквами, без кавычек, дефис вместо пробела и т. д.). Но если ошибки значительные, в документ требуется внести изменения.

Для исправления документов запрещено использовать корректоры и подчищать текст. Иначе бумаги будут недействительны. Четкий порядок исправления бухгалтерских документов прописан в части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ. Чтобы внести исправления, неверные записи надо зачеркнуть. Рядом с исправлением необходимо записать верное значение и поставить дату исправления.

Зачеркнуть неверные данные электронной «первичке» не получится. Поэтому взамен ошибочного надо потребовать новый документ с теми же датой и номером. А чтобы было видно, что в документ были внесены правки, необходимо дополнить его реквизитами — датой и номером исправления (по аналогии со счетами-фактурами). Так же можно исправить бумажную «первичку», если в ней много ошибок.

Перевести документы на русский язык

В компании могут залежаться документы, составленные на иностранном языке. Их необходимо перевести на русский. Перевод следует составить на отдельном листе и приложить к первичке. Причем перевести текст может любой сотрудник компании (письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202). Подтверждать его знания языка сертификатом или дипломом не требуется.

Распечатать электронные документы

Если компания составляет бумажные документы, то хранить на компьютере можно только ту «первичку», которая не требует подписи. При этом такие документы (например, банковские выписки) безопаснее хотя бы сохранить из «Клиент-банка» на компьютере на случай, если в программе произойдет сбой. Кстати, компании часто по-купают для своих сотрудников электронные билеты. Их надо распечатать и приложить к авансовому отчету, если сотрудники не сделали этого.

Собрать недостающие бумаги для инвентаризации.

В конце года компания проводит инвентаризацию активов и обязательств. Чаще всего бухгалтерию подводят свои же сотрудники, которые нарушают график документооборота. В большинстве случаев они уже забрали бумаги у поставщиков, но забыли передать в бухгалтерию. Чтобы получить документы от менеджеров, кладовщиков и т. д., стоит разослать по подразделениям служебки распоряжение главного бухгалтера с датами представления бумаг или издать особый приказ (см. образец ниже).

Кстати, есть документы, которые требовать с поставщиков не обязательно. Например, ежемесячные акты на аренду, если они не предусмотрены договором (письмо Минфина России от 24.03.14 № 03-03-06/1/12764). Если покупатель вывозил товар сам, то от поставщика не надо требовать транспортную или товарно-транспортную накладную. Расходы на перевозку подтверждает путевой лист (письмо Минфина России от 22.12.11 № 03-03-10/123). А если товар перевозил поставщик и предоставил покупателю транспортную накладную, то не нужен дополнительно акт об оказании транспортных услуг.

Восстановить утраченные бумаги

Первичные документы, которые уже отражены в учете, могут быть утрачены по различным причинам (переезд, пожар, затопление и т. п.). Тогда необходимо предпринять все меры по восстановлению первички. Иначе налоговики снимут расходы, не подтвержденные бумагами. Только в суде получится доказать, что учесть расходы можно, применяя расчетный метод (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.02.14 № Ф05-2554/2013).

При пропаже бумаг надо приказом назначить комиссию, которая будет расследовать причины. Их комиссия запишет в акте. Если документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия (пожара, затопления), к акту стоит приложить подтверждающие документы. Затем необходимо направить письма контрагентам с просьбой вы-слать дубликаты документов или заверенные копии. При этом восстанавливать надо и те документы, которые уже проверяли налоговики (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

По общему правилу восстановить бумаги надо за пять последних лет. Именно в течение таких сроков закон о бухучете требует хранить «первичку» (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения из этих правил (см. таблицу).

Кстати, инспекторы, иногда, отказывают в вычетах по дубликатам счетов-фактур. Но это незаконно, если со-держание восстановленных документов такое же, как в утерянных.

Сколько лет хранить «первичку» (табл.1):

Документы

Срок хранения

Акт приема-передачи, карточка и другие документы по учету основных средств

5 лет + период начисления амортизации

Документы по учету дебиторки и кредиторки (накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, платежки и т. п.)

5 лет + 4 года с момента списания

Первичка, подтверждающая убытки (если компания переносит убытки)

Кадровая «первичка» (личные карточки сотрудников)

ПРИЛОЖЕНИЕ:

Сбор документов с менеджеров и других сотрудников — самое непростое дело для главбуха. Особенно в конце года, когда надо закрыть все «хвосты». Добиться, чтобы с бумагами было все в порядке, поможет особый приказ

Документы в бухгалтерию попадают из всех подразделений компании. Чтобы бумаги отдавали вовремя, организация обычно разрабатывает график документооборота. Но даже если этот регламент утвержден, сроки соблюдают далеко не все службы. В конце года в режиме аврала собрать «первичку» непросто. Поможет в этом специальный приказ директора (см. образец на следующей странице).

В первую очередь в документе надо перечислить «первичку», которую работники не представили в срок, установленный графиком. А также установить крайний срок, когда надо передать бумаги. В приказе можно пере-числить меры, которые будут применяться к нарушителям сроков, — выговор или снижение части премии. С приказом надо ознакомить руководителей подразделений. А они сообщат о новом порядке сотрудникам.

Принимая решение об издании такого приказа можно взвесить последствия (риски) того, что из-за опозданий получения «первички» бухгалтерии приходится корректировать уже сданную отчетность. А это приводит к:

неоправданному «авральному» повышению трудозатрат бухгалтерии, а значит повышенным рискам ошибок в отчетности и расчетах значимых показателей Общества;
доплате налогов с пенями и штрафами, то есть неоправданной потере денежных средств;
возрастанию рисков попадания Общества в «черные» списки или «списки риска» у аналитиков налоговых служб.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА:

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

г. Великий Новгород «___» ноября 2014 года

ПРИКАЗ № _____

«о порядке представления первичных документов в бухгалтерию ООО «Компания» в период с 21 ноября по 31 декабря 2014 года»

В связи с проведением инвентаризации активов и обязательств ООО «Компания» за 2014 года,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. До 1 декабря главному бухгалтеру ООО «Компания» направить в подразделения сведения о первичных учетных документах, которые не были представлены в бухгалтерию своевременно;

2. Сотрудникам подразделений собрать (восстановить) и передать в бухгалтерию недостающие первичные учетные документы. Срок исполнения – до 7 декабря 2024 г.;

3. В случае безвозвратной утери, в срок до 5 декабря с.г. сотрудникам подразделений ответственным за своевременную передачу документов, подготовить письма контрагентам, от имени ООО «Компания», с просьбой выслать недостающие документы либо подготовить дубликаты утерянных документов;

4. Если в ходе инвентаризации будет обнаружено, что документы утеряны, главному бухгалтеру необходимо письменно сообщить о пропаже руководителю ООО «Компания». Срок – не позднее 8 декабря;

5. Сотрудникам I Т-службы по первому требованию бухгалтерии оказать помощь по восстановлению электронных документов;

6. За нарушение сроков исполнения пунктов настоящего Приказа и сроков передачи документов руководителям ответственных подразделений может быть объявлен выговор с соответствующим снижением премиальных выплат;

7. Руководителям подразделений ООО «Компания» ознакомить сотрудников своего подразделения с настоящим приказом.

8. Контроль над исполнением настоящего приказа возлагается на главного бухгалтера ООО «Компания»

Генеральный директор __________ ________________

С приказом ознакомлены:

Источник: xn—-7sbbhfcecc2aac2blnhrcadctdo4b.xn--p1ai

Алгоритм Закрытия месяца – в Избранное

Шаг 1. Убедиться, что заработная плата и налоги с ФОТ начислены: Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления .

Шаг 2. Проверить, что все ручные операции отражены (проценты по займам, пени по договорам…): Операции – Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную .

Шаг 3. Удалить помеченные объекты: Операции – Сервис – Удаление помеченных объектов :

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

автоматическое удаление;
выборочное удаление – БухЭксперт8 рекомендует!

Шаг 4. Визуально проверить справочник Контрагенты (указаны корректные папки, вид контрагента, правильно заполнено «короткое» наименование, нет объектов подсвеченных красным цветом, не работаем с «серыми»…): Справочники – Покупки и продажи – Контрагенты .

Шаг 5. Найти и удалить дубли – Номенклатура, Контрагенты, Договоры:

Администрирование – Настройки программы – Обслуживание – Корректировка данных – Поиск и удаление дублей .

Доп настройка : Администрирование – настройка Панели Навигации («шестеренка» в правом верхнем углу) – Настройка навигации – Поиск и удаление дублей из Доступные команды – по кнопке Добавить перенести в Выбранные команды . Тогда можно добавить в Избранноенапрямую из меню Администрирование .

Шаг 6. Проконтролировать, что нет отрицательных остатков МПЗ: Склад – Отчеты – Контроль отрицательных остатков .

Шаг 7. Закрыть период для редактирования для ВСЕХ сотрудников, которые не участвуют в закрытии месяца: Операции – Сервис – Дата запрета изменения данных .

Шаг 8. Закрыть месяц – блоки 1, 2 и 3 (4-й позже после проверки аналитики).

При необходимости восстановить последовательность и перепровести документы в этой же процедуре: Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца .

Шаг 9. Проверить по ОСВ каждый счет с максимальной аналитикой (нет незаполненных полей и некорректных данных).

Воспользоваться «спецнастройками» ОСВ в зависимости от проверяемого участка: Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость :

ОСВ налог на прибыль;
ОСВ НДС;
ОСВ общая с настройками.

Шаг 10. Проверить по Анализу субконто ключевые участки: Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ субконто :

Контрагенты, Договоры;
Статьи затрат;
Статьи ДДС.

Шаг 11. Закрыть месяц – блок 4.

Шаг 12. Проверить корректность налогового учета – все плашки, даже пустые: Отчеты – Анализ учета – Анализ учета по налогу на прибыль .

Золотое правило 1С:

Шаг 13. Проверить корректность подсистемы НДС – все плашки, даже пустые поля серого цвета: Отчеты – Анализ учета – Анализ учета по НДС .

Шаг 14. Выполнить экспресс-проверку учета – максимальная аналитика в настройках: Отчеты – Анализ учета – Экспресс-проверка .

Отчет выводит не только ошибки, но и предупреждения.

Шаг 15. Выполнить доп проверку учетных данных через УО – использовать сохраненные настройки отчета: Отчеты – Стандартные отчеты – Универсальный отчет .

Шаг 16. Закрыть период для редактирования для сотрудника, выполняющего закрытие месяца (Главный бухгалтер) – финальное закрытие: Операции – Сервис – Дата запрета изменения данных .

Шаг 17. Проверить по ОСВ каждый счет с максимальной аналитикой.

Сохранить ОСВ (БУ, НУ, ПР, ВР, Контроль) в электронный архив (файл excel): Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость .

Порядок в бухгалтерии.

«Александрам Матросовым» от бухгалтерии посвящается.

Наверное каждый помнит подвиг советского солдата Александра Матросова, который бросился на амбразуру дзота и закрыв его своим телом дал возможность своему взводу выиграть несколько минут без вражеского обстрела.

Знаете, недавно мне подумалось, что иногда бухгалтеры вынуждены совершать подобные подвиги, бросаясь на спасение компаний, которые попросили их навести порядок в бухгалтерии. Они закрывают собой дыры, наличие которых может сильно навредить компании. Они жертвуют если не своей жизнью, то уж точно своим временем, а иногда и своим здоровьем. Конечно, подвигом в обычном смысле это не назовешь, но как сказано в фильме «Тот самый Мюнхгаузен» — «что-то героическое в этом есть!»

Так вот, чтобы подобные подвиги приносили только удовлетворение и радость, а так же благодарность, читайте данную статью, в которой рассказывается о том, что делать, если Вас позвали наводить порядок в бухгалтерии в чьей-то компании.

Чем заняться бухгалтеру на самоизоляции?

В этой статье содержится четкая пошаговая инструкция о последовательности шагов для наведения порядка в бухгалтерии компании в режиме самоизоляции. Поэтому обязательно дочитайте ее до конца, ведь вас ожидает подарок!

КАК РУКОВОДИТЕЛЯМ НЕСПЕЦИАЛИСТАМ ПОНЯТЬ БУХГАЛТЕРОВ И ФИНАНСИСТОВ?

Приветствую друзья, приветствую коллеги!

Знаете, недавно я нашла у себя журналы, в которых публиковались мои статьи. Оказалось их достаточно много. И я решила их опубликовать для вас, читателей моего сайта! И буду делать это один раз в неделю по средам.

КАК РУКОВОДИТЕЛЯМ-НЕСПЕЦИАЛИСТАМ В ОБЛАСТИ ФИНАНСОВ ПОНЯТЬ БУХГАЛТЕРОВ И ФИНАНСИСТОВ?

Вы найдете в ней

— 5 простых правил общения с вашим бухгалтером

— как неспециалисту контролировать сумму начисленных налогов

— секретные секреты взаимодействия с бухгалтерами и финансистами

А также в этой статье вы найдете кейс: как сделать из бухгатера оптовой фирмы самого заинтересованного помощника.

Статью можно скачать себе на компьютер, изучить и применить!

И да, мне будет приятно получить обратную связь от вас по теме статьи! Что вы думаете о том, каким должно быть общение и взаимодействие с бухгалтером?

КАК РУКОВОДИТЕЛЯМ НЕСПЕЦИАЛИСТАМ ПОНЯТЬ БУХГАЛТЕРОВ И ФИНАНСИСТОВ?

Приветствую друзья, приветствую коллеги!

КАК РУКОВОДИТЕЛЯМ-НЕСПЕЦИАЛИСТАМ В ОБЛАСТИ ФИНАНСОВ ПОНЯТЬ БУХГАЛТЕРОВ И ФИНАНСИСТОВ?

Вы найдете в ней

— 5 простых правил общения с вашим бухгалтером

— как неспециалисту контролировать сумму начисленных налогов

— секретные секреты взаимодействия с бухгалтерами и финансистами

Статью можно скачать себе на компьютер, изучить и применить!

Чем заняться бухгалтеру на самоизоляции — 3?

В первой статье на эту тему я рассказала, что конкретно нужно делать, расписала инструкцию из 11 шагов, проходя которые бухгалтер наведет порядок легко и без лишних движений и потерь времени.

Во второй статье я ответила на 3 вопроса:

— Почему начинать наводить порядок нужно с файлов на компьютере

-Зачем вообще вести этот файл «Сведения об организации», да еще и обновлять его! Ведь это лишнее время!

-Почему наведение порядка в бумажных документах начинается с текущего года, а не с позапозапрошлого года?

В ЭТОЙ статье я продолжу отвечать на вопросы, которые обычно задают бухгалтера, когда получают мою технологию.

Чем заняться бухгалтеру на самоизоляции-2?

В этой статье я отвечу на наиболее часто задаваемые вопросы по моей технологии. Прочтите их, возможно, вас они наведут на мысль разработать собственную технологию, еще лучшую, чем моя!

Как найти нужную папку с документами в Вашей организации?

Представьте себе такую ситуацию.

Вы новый главный бухгалтер. Вам показали папку с регламентными документами. Вы ее изучили и поняли, какие папки есть в Вашей организации, по каким принципам и правилам в них хранятся документы в Вашей организации как найти нужный документ.

Ну хорошо, или Вы даже действующий бухгалтер средней или крупной организации ( или аутсорсинговой, или холдинга, или группы компаний). В общем, Вы не тот человек, который каждый день работает с такими документами, который нужен Вам сейчас.

Вы взяли в руки регламентный документ 06 Перечень всех документов с указанием на папку. Поняли, в какой именно папке искать документ. Потом посмотрели на стеллаж с папками и. не нашли на нем нужной папки. Потому что, стеллаж, например огромный, с пола до потолка, и поиск нужной папки уже занял у Вас пол часа.

Или потому, что на этом стеллаже вообще хранятся только папки текущего года, а Вам нужна папка прошлого года. Или на этом стеллаже вообще даже папок такого цвета нет. Обращаться к кому-то чтобы найти документ — тоже время. Особенно если организация более ли менее крупная. Но не отчаивайтесь.

Если Ваша организация работает по Технологии хранения документов и формирования папок, разработанной мной, то поиск любой папки с документами займет не более нескольких минут. Сейчас расскажу.

Как за 1 минуту узнать в какой папке храниться документ?

С Вами на связи Елена Глоткина, эксперт по наведению порядка в бухгалтерии.

Вы уже получили три ссылки на видео, касающиеся трех частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.

Сегодня я хочу рассказать о следующем документе, который входит в состав Технологии

Как хранить документы в компьютере

С Вами на связи Елена Глоткина, эксперт по наведению порядка в бухгалтерии.

Сегодня я хочу рассказать о следующем документе, который входит в состав Технологии

Это регламентный документ, который закрепляет какие документы по каким принципам и как именно хранятся в Вашем компьютере, как их правильно называть, чтобы сократить время на поиск, подготовку и архивирование электронных документов на 40 процентов.

Он решает все те же проблемы в бухгалтерии — преемственность при передаче дел от одного бухгалтера к другому, легкое введение в курс дела новичков, единообразие хранения документов в компьютерах во всех подразделениях и филиалах или во всех относящихся к холдингу компаний, или по всем клиентам аутсорсинговой бухгалтерской компании.

Только представьте, что теперь документы в компьютерах Вашей бухгалтерии будут лежать так удобно, что их сможет найти даже новичок, который только пришел работать в Вашу компанию. А зная принципы названия Ваших электронных копий документов Вы сможете найти любой документ в строке поиска за 1 минуту.

Я не буду долго писать, зачем Вам нужны эти инструкции и сколько денег Вы сэкономите купив их всего за 2990 рублей, вместо того, чтобы самим описывать что и как хранится в Ваших папках.

Для того, чтобы получить представление о том, что же это за регламентый документ, и из чего он состоит, смотрите видео.

Просто посмотрите видео, и Вы все поймете сами!

И да, для тех бухгалтеров, которые хотят сделать все сами, посмотрев видео, они смогут это сделать. Они сами в своей компании могут создать такой документ и подняться на небывалую высоту в глазах руководства, представив его не рассмотрение и внедрение в компании. Другой вопрос, сколько времени и сил они потратят на создание того, что можно получить в готовом виде всего за 2990 рублей…

Или можно получить ее в состеве полной Т ехнологии хранения документов и формирования папок , которая обойдется Вам пока всего за 20990 рублей.

Начните наводить порядок в документах бухгалтерии именно сейчас, ведь именно сейчас для этого лучшее время!

На связи, всегда Ваша, Елена Глоткина.

Как хранить документы в папках

С Вами на связи Елена Глоткина, эксперт по наведению порядка в бухгалтерии.

Вы уже получили две ссылки на видео, касающиеся двух частей нашей Технологии хранения документов и формирования папок.

Сегодня я хочу рассказать о третьем документе, который входит в состав Технологии

Это регламентный документ, который закрепляет какие документы по каким принципам и как именно хранятся в Ваших папках, какие реестры к ним нужно составлять, какие ярлычки и вкладки должны быть в этих папказ, чтобы сократить время на поиск, подготовку и архивирование документов на 40 процентов.

Это целый набор инструкций по каждой папке, которая есть в схеме 02. Набор схем: состав папок для хранения бумажных документов+ Шаблоны реестров к каждой папке и примеры их заполнения.

И он решает все те же проблемы в бухгалтерии — преемственность при передаче дел от одного бухгалтера к другому, легкое введение в курс дела новичков, единообразие хранения документов внутри папок во всех подразделениях и филиалах или во всех относящихся к холдингу компаний, или во всех папках клиентов аутсорсинговой бухгалтерской компании.

Просто посмотрите видео, и Вы все поймете сами!

Начните наводить порядок в документах бухгалтерии именно сейчас, ведь именно сейчас для этого лучшее время!

На связи, всегда Ваша, Елена Глоткина.

Источник: 7biznes.ru