Как оформить электронную трудовую книжку

Перейти на электронную трудовую можно, но вернуться обратно на бумажную уже не получится, так как это не предусмотрено ФЗ. Более того, если сотрудник начал работать по ТД после 01.01.2022 года, потребности в оформлении бумажной трудовой книжки не возникает. Рассказываем нюансы приема работников в 2023 году.

Как теперь принимать сотрудников?

При приеме кадра с нулевым трудовым стажем, работодатель издает приказ о по общим правилам и подает в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД с соответствующим кодом.

Если сотрудник не отказался от БТК на прошлом месте трудоустройства, и подал новому работодателю традиционную трудовую книжку, нужно продолжать вести ее по стандартным правилам:

• Принять бумажный вариант
• Внести запись о приеме на должность
• Заполнять документ, как обычно
• Хранить в фирме

Но имейте в виду: в силу п.5 ст.2 ФЗ №439 от 16.12.2019 года, сотрудник вправе отказаться от бумажного документа в пользу ЭТК, когда посчитает нужным. Для этого ему достаточно написать соответствующее заявление. В таком случае работодатель делает последнюю запись в БТК и возвращает ее кадру. Далее все записи проставляются в электронной форме.

Работающему населению Ревды предложат оформить электронную трудовую книжку

Работодатель не может отказаться от ЭТК в пользу БТК, так как это прямое требование законодателя (см. ст.66.1 ТК РФ).

Что делать, если сотрудник перешел на ЭТК на предыдущем месте работы?

В таком случае новому работодателю следует запросить у вновь прибывшего работника бумажную трудовую. В документе должна содержаться закрывающая запись: если соответствующая пометка присутствует, дополнительно ничего писать не нужно. БТК можно вернуть владельцу.

Также работодателю потребуется второй документ — СТД-Р, который можно запросить на предыдущем месте трудоустройства, либо отчет СТД-ПФР, который выдается в ПФР.

Иногда сотрудники утверждают, что у них нет такой документации. Чтобы избежать штрафных санкций, стоит получить соответствующее заявление от сотрудника.

Форма заявки будет зависеть от конкретной ситуации. Например, если специалист потерял документ или испортил, то он вправе восстановить его или завести новую трудовую. Во втором случае нужно запросить заявление о причинах утраты документа, которое также должно содержать просьбу о заведении новой ТК.

Работодатель обязан предупредить, что он не сможет восстановить прежние записи. В новый документ можно только внести сведения, связанные с текущим трудоустройством. Иными полномочиями фирма не обладает.

Если же сотрудник планирует восстановить БТК со всеми записями, то ему следует обратиться к предыдущему работодателю. Дубликат ему обязаны предоставить в силу п.31 Правил из ПП РФ №225 от 16.04.2003 года. Данные должны передать в течение 15 суток с момента письменного обращения. Новому работодателю следует внести запись в полученный дубликат.

Если сотрудник отказывается что-либо делать, нужно получить от него заявление с указанием причин непредоставления БТК. Только так можно защитить фирму от претензий со стороны проверяющих органов и возможных штрафных санкций.

В будущем может выясниться, что БТК находится в другой организации, и там человека планируют уволить за прогулы. В таком случае текущий трудовой договор будет признан недействительным, ведь принимать работника на основное место при наличии текущего трудоустройства по закону нельзя (только по совместительству).

Проверяющие могут признать нарушением норм ТК РФ прием работника без СТД-Р (СТД-ПФР) или традиционной трудовой. За такие нарушения владельца бизнеса ждет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей на основании ч.1 ст.5.27. КоАП. Руководитель как должностное лицо получит предупреждение, либо штраф от 1 000 до 5 000 рублей. В общем, приятного мало.

Совместители, в свою очередь, при трудоустройстве вправе не предъявлять ЭТК или БТК. Ведь трудовую ведет их основной работодатель: это его зона ответственности. Но в любом случае с таких кадров стоит взять заявление о причинах непредоставления ТК, В заявлении должна быть указана должность по основному месту трудоустройства, а также оговорка об отсутствии ограничений для совмещения должностей. Имейте в виду: если у основного работодателя сотрудник работает во вредных и(или) опасных условиях, совместительство недопустимо в силу ч.5 ст.282 ТК РФ.

За что могут оштрафовать работодателя?

Инспекторы штрафуют даже за минимальные ошибки и неточности при ведении БТК. Чтобы избежать возможных проблем, учитывайте следующие моменты:

• Не нужно отражать в БТК данные по ГПД. В силу ч.8 ст.11 ТК РФ деятельность по соглашениям подряда не регламентируется
• Не нужно указывать информацию о дисциплинарных проступках. Зато можно указать данные о наградах. Исключение составляет увольнение на основании п.5, 6 ч.1 ст.81 ТК РФ: такие сведения прописывают
• Информацию о любых взысканиях можно указать в личной карточке кадра (раздел 10)
• Не нужно указывать подробные причины исключения из штата в графе 4 (невыполнение трудовой функции, нарушение трудовой дисциплины и т. п.). Достаточно оставить ссылку на приказ или распоряжение о расторжении ТД
• В случае смены фирменного наименования организации, необходимо указать это в трудовой в графе 3 «Сведений о работе». В графе 4, в свою очередь, указываются данные соответствующего приказа

Запомните: если меняется название работодателя, то порядковый номер такой записи присваивать не нужно, так как изменения никак не связаны с условиями труда сотрудника.

Не забывайте уведомлять работников об их праве перехода с БТК на ЭТК, ведь по задумке законодателя в скором времени планируется полный отказ от бумажных аналогов. Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в будущем будут фиксироваться на ИЛС физических лиц. Но бумажная трудовая может пригодиться работникам для подтверждения своего стажа и для предоставления исчерпывающих сведений о своей деятельности. Поэтому не стоит избавляться от этого документа.

Источник: rosco.su

Особенности работы с электронными трудовыми книжками

Электронные трудовые книжки, о необходимости которых говорится давно чиновниками разных уровней, стали реальностью. С января текущего года начался переход от бумажных аналогов к электронному формату документа. Такая мера вызывает много вопросов у граждан и у работодателей. Зачем нужен электронный аналог и как им пользоваться, поговорим далее.

Новая форма старого документа

• сведения о работнике;
• сведения о фирме;
• дата, когда он принят, уволен или имел место перевод;
• вид события;
• реквизиты документа-основания;
• сведения о должности, специальности, профессии, квалификации, подразделении;
• вид поручаемой работы;
• при увольнении — причины этого события.

Можно сказать, что сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику и есть новая электронная трудовая книжка (форма СТД-Р либо СТД-ПФР), предоставляемая, соответственно, работодателем либо пенсионным фондом. Они утверждены приказом Минтруда №23н от 20/01/20 г., в котором содержатся также и образцы форм.

Порядок перехода на новый формат

Вопрос этот встает в текущем году прежде всего перед работниками кадровой службы, административными сотрудниками, бухгалтерами, которым поручен кадровый учет. Период до конца года является переходным. Он должен быть использован для полного внедрения ЭТК. Рекомендуется с учетом требований законодательства следующий далее порядок действий.

Предстоит оперативный обмен информацией с ПФР, сдача отчетности по срокам, за нарушение которых могут применяться санкции. Электронный обмен должен быть обеспечен специальным ПО. Значительная часть компаний уже пользуется услугами электронной бухгалтерии, отправляет отчетность по интернету. Для них ничего нового не произойдет – привычные инструменты ТКС будут использоваться для взаимодействия с ПФР.

Важные формальности! Всех сотрудников персонально необходимо уведомить о новых правилах ведения трудовых книжек.

Форма письма должна содержать основную информацию в сжатом виде о том, что:

• в текущем году трудовая книжка приобретает новый формат – электронный, который является основным;
• до 1 января будущего года необходимо подать соответствующее заявление, если сотрудник хочет, чтобы книжку вели по старым правилам – на бумаге;
• если заявления нет, документ выдадут в начале будущего года на руки работнику.

Согласно пост. Правительства №887 от 19/06/20, уведомить нужно до 31/10/20. Ранее срок был ограничен 30 июня.

Уведомление целесообразно вручать под роспись, а если такой возможности нет (например, для сотрудницы в декрете), документ отправляют письмом с уведомлением. Формулировка ФЗ-439 от 16/12/19 (ст. 2 п. 1 п.п. 4) указывает на то, что работники должны быть уведомлены персонально, а не общим документом с подписями под ним.

До конца года от каждого работника нужно получить одно из заявлений:

• о согласии на использование ЭТК;
• о сохранении старой бумажной формы.

Важно! Если работник не подал заявление до 31.12.20 по причине болезни, иным уважительным причинам (ФЗ-439 от 16/12/19, ст. 2-6), он может оформить документ позже.

Ведение журнала с отметками о вручении уведомлений, получении заявлений работников, касающихся выбора формы трудовой книжки, значительно облегчит жизнь кадровику в этот период.

Кроме того, при изменениях ЛНА также необходимо ознакомить с ними сотрудников под роспись.

Если бумажная трудовая книжка на работника уже не ведется (либо будет принят новый работник в следующем году), он имеет право на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При желании заявление об этом может быть направлено на электронную почту фирмы. Необходимо обратить внимание на надежность почтового адреса, принять меры для защиты его от взлома, своевременно реагировать на обращения.

Как используют электронный документ работник и работодатель

Условия работы с ЭТК для двух сторон трудового договора различаются: для сотрудника переход является добровольным, тогда как работодатель обязан начать формирование соответствующей электронной базы уже в 2020 году.

По завершении подготовительного этапа, с начала 2021 года, работодатель:

• ведет электронные трудовые книжки для вновь принятых сотрудников;
• ведет ЭТК «старых» сотрудников согласно их заявлениям;
• освобожден от ведения бумажных трудовых книжек сотрудников, не подавших соответствующее заявление;
• не подавшим заявление бумажные трудовые книжки выдает на руки и за их хранение больше ответственности не несет;
• независимо от ведения бумажной трудовой, передает электронные сведения о работе сотрудников в ПФР.

С 1.01.20 компании сдают новый отчет в Пенсионный Фонд (пост Правления №730п ПФ РФ от 25/12/19), связанный с введением ЭТК – форму СЗВ-ТД. Он сдается на каждого работника, помесячно, не позднее 15 числа следующего месяца.

В документе отражаются: прием на работу, увольнение, перевод на другую работу постоянного характера, изменения, касающиеся профессии, квалификации, решение суда о запрете занимать должность, заявление о форме трудовой книжки, а также изменение наименования фирмы.

Со следующего года правила меняются. Если работник принят или уволен, сведения на него подаются на следующий день или в тот же день, когда издан приказ. Для остальных событий законодатель оставил прежний срок (п. 1.8 постановления).

Работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности сотруднику по его заявлению (ст. 66.1 ТК РФ) на бумаге или электронно:

• в 3-дневный срок, если гражданин работает;
• при увольнении – в тот же день, когда гражданин увольняется.

Если гражданин обнаружил ошибку в сведениях, по заявлению администрация обязана внести исправления и передать корректные данные в ПФР.

Работник может получить сведения о трудовой деятельности (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ):

• непосредственно в фирме, где он работал, за весь период работы в ней – на бумаге или электронно, в виде файла;
• в МФЦ, на бумаге;
• через портал госуслуг, электронно;
• обращением в ПФР, на бумаге или электронно.

Обратите внимание: если работник пожелал сохранить трудовую старого формата, это право сохраняется за ним на каждом рабочем месте и в дальнейшем. Однако если он передумает и решит использовать электронный вариант, сможет сделать это в любое время.

Работнику нельзя выбрасывать бумажную трудовую книжку даже при наличии электронной, ведь сведения в электронном формате начнут накапливаться только с 2020 года.

Плюсы и минусы

Как видим, на государственном уровне проделана большая работа по введению ЭТК в обиход. ПФР утверждает, что она оправдана, ведь у электронных аналогов трудовых книжек множество плюсов:

1. Теперь информацию из своей трудовой книжки гражданин может отслеживать в любое время. Раньше ему пришлось бы обращаться для этой цели к работодателю, ответственному за хранение документа.
2. У работодателя отсутствует проблема хранения трудовых книжек в сейфе и ответственности за них, своевременной выдачи на руки.
3. При заполнении процент ошибок резко снижается, по сравнению с бумажным аналогом. Практически исключены опечатки, а значит, и риск штрафов при проверке Рострудом.
4. Отчисления в ПФР рассчитываются для работника автоматически, с использованием сведений из базы ЭТК.
5. Электронные сведения о трудовой деятельности, сохраненные в базе ЭТК, можно использовать для оформления пособий в соцзащите, дистанционного трудоустройства и иных подобных ситуаций. Для них ранее требовалась выписка из трудовой книжки либо сам бумажный документ.
6. Для чиновников упрощается вопрос обработки данных и контроля по ним.

Важный вопрос – безопасность данных. Постороннее вмешательство в электронную БД, ее некорректная работа могут привести к искажению сведений о стаже, о льготных периодах и других важных сведениях, участвующих в назначении пенсии. Многие работники и кадровики указывают на потенциальную опасность такой ситуации.

ПФР на своем официальном сайте неоднократно утверждал, что введение ЭТК абсолютно безопасно, система защиты сведений отличается высочайшим уровнем надежности. С другой стороны, потеря бумажной трудовой книжки, оформленной без участия электронного аналога, является реальной проблемой для работника. Восстановление требует больших затрат времени и сил.

Источник: assistentus.ru

Как оформить электронную трудовую книжку

С 2019 года появилась возможность оформить электронную трудовую книжку.

Как сообщили на официальном портале мэра Москвы, каждый сам решает, переходить на новый формат или нет. О любом своем решении необходимо сообщить работодателю до 31 декабря 2020 года. Однако могут быть исключения, когда работник вправе подать его в любое время. Например, если человек находился на больничном или в отпуске, а также если вообще не был трудоустроен. Без согласия работника книжку не переведут в электронный формат.

Новый документ будет доступен в личном кабинете на портале Пенсионного фонда России и на портале госуслуг. В режиме онлайн работник сможет посмотреть свой стаж работы, контролировать достоверность внесенных данных, а также дистанционно оформить пенсию.

Если оформить электронную книжку, то работнику выдадут ее бумажную версию с записью о сделанном выборе. Она не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно обязательно сохранять, так как в ней содержатся сведения о работе до 2020 года. В электронной версии их не будет.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В будущем работник сможет подать заявление и перейти на электронный формат.

Теги: ТиНАО, Новая Москва, Внуковское, трудовая книжка, работа

Источник: vnukovskoe.ru