Любые недочеты в трудовых книжках нужно корректировать. В противном случае ПФР может не зачесть трудовой стаж сотруднику. Например, такое может случиться, если специалисты фонда обнаружат неточность в бумажной версии документа при переносе данных в электронную книжку по просьбе работника. Чтобы избежать проблем, проверьте трудовую перед тем, как выдавать ее на руки своему коллеге, и исправьте недочеты в документе. В статье вы найдете подробную инструкцию по корректировке различных недочетов в книжке сотрудника.
Законодательство разрешает и даже требует вносить корректировки в трудовую при наличии в документе ошибок. При этом нужно соблюдать правила, которые записаны в разделе III Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее — правила № 225).
Согласно общему порядку исправлять ошибку должен тот работодатель, который ее совершил. Однако внести исправления можно и на новом месте работы. Для этого понадобятся подтверждающие документы от прежнего работодателя. Например, заверенные копии или выписки из приказов, архивные справки со старого места работы (п. 27 правил № 225, раздел II правил, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 09.09.20 № 585н).
В случае указания неправильной даты в разделе о работе трудовой книжки такую ошибку необходимо исправить. Порядок исправления неточности следующий.
В графе 1 нужно проставить следующий порядковый номер, в графе 2 записать текущую дату, в графе 3 указать: «Запись за таким-то номером недействительна», а также выполнить правильный вариант записи с указанием корректной даты, в графе 4 продублировать ссылку на документ, на основании которого вносится запись.
Такие правила установлены пунктом 1.2 инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69 (далее – инструкция № 69).
В законодательстве не закреплен отдельный порядок исправления ошибок в наименовании организации. Однако неточность можно исправить в общем порядке, который предусмотрен для искажений, допущенных в разделе о работе, – при помощи признания ошибочной записи недействующей (п. 1.2 инструкции № 69).
В графе 1 проставляют следующий порядковый номер записи, в графе 2 записывают дату корректировки, в графе 3 указывают: «Запись о названии организации недействительна», на следующей строке данной графы указывают правильное полное и сокращенное наименование организации, а в графе 4 ничего заполнять не требуется.
В случае если сотрудник сменил фамилию, такие изменения необходимо отразить в трудовой книжке. Для этого ответственный сотрудник должен сделать в документе две записи в следующем порядке.
Сначала на титульном листе документа необходимо аккуратно зачеркнуть старую запись одной чертой, а новые данные записать там, где есть место – сверху, снизу или на той же строке. При этом зачеркнутая запись должно легко читаться.
Затем необходимо записать пояснение на заглавной странице книжки со ссылкой на документы, на основании которых внесли изменения. Обычно указывают реквизиты паспорта и свидетельства о браке. Однако если информация о смене фамилии содержится в одном документе, то можно сослаться и на один из них.
В самом конце необходимо завизировать запись печатью организации или кадровой службы. Такой порядок устанавливают пункт 26 правил № 225 и п. 2.3 инструкции № 69.
На практике может возникнуть вопрос: как правильно внести корректировки в трудовую книжку? Ответ на этот вопрос следующий. В трудовой книжке существует два типа ошибок, порядок исправления которых отличается. Первый – искажения, допущенные при заполнении обложки. Второй — недочеты в разделах книжки о работе и награждении сотрудников.
Титульный лист трудовой книжки содержит информацию о ее владельце. Законом не предусмотрен порядок исправления ошибок на первой странице, поэтому в случае ошибок бланк будет считаться испорченным и необходимо будет завести на сотрудника новую трудовую или вкладыш к ней. При этом испорченный бланк следует уничтожить на основании соответствующего акта (п. 42 правил № 225).
Ошибки, совершенные прежним работодателем, безопаснее не исправлять. Корректировать данные на титульном листе закон разрешает только в тех случаях, если сотрудник меняет фамилию, имя, отчество. Тогда исходные записи зачеркивают, рядом записывают новые данные, а на внутренней стороне обложки трудовой делают пояснение со ссылкой на реквизиты документа, который является основанием для внесения изменений. Затем ответственный заверяет текст изменений своей подписью и ставит печать организации (п. 2.3 инструкции № 69).
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о наградах» ничего зачеркивать, замазывать и подчищать нельзя. Неверные записи необходимо признать недействующими и затем внести запись с верными данными (п. 1.2 инструкции № 69).
Для этого в следующей пустой строке трудовой книжки необходимо заполнить графы 1–4. В графе 1 нужно проставить следующий по порядку номер записи, в графе 2 записать дату внесения корректировки, в графе 3 указать: «Запись за таким-то номером считать недействительной» и сделать правильную запись, в графе 4 указать данные документа, на основании которого сделана запись.
В случае если в записи о недействительности была совершена ошибка, то ее также необходимо исправить. Наиболее простой вариант исправления такого недочета – признать обе записи недействительными, а после этого сделать корректную запись. Также можно признать запись о внесении корректировки недействительной, а затем сделать новую запись о недействительности строки, которая изначально содержала ошибку (п. 1.2 инструкции № 69).
Важно учесть, что заверять записи о недействительности подписями ответственного за ведение и хранение трудовых книжек и сотрудника, а также печатью, не нужно. Все записи заверяют при увольнении сотрудника (п. 35 правил № 225).
Некорректную запись в разделе о работе и наградах сотрудников исправляют по общим правилам, которые предусмотрены в п. 1.2 инструкции № 69.
Согласно правилам при обнаружении ошибок в разделах о работе и наградах работника, корректировки можно внести одним из двух способов.
Первый – исправить данные в документе самостоятельно. Так необходимо поступить, если ошибка совершена на текущем месте работы или же если с прежнего места работы получены обосновывающие документы, на основании которых можно внести исправления в книжку. Например, копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются — это личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и другие документы.
Важно помнить, что в разделах о работе и награждениях нельзя ничего зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть признаны недействительными. Это единственно правильный способ исправить ошибку.
Корректировочную запись делают на следующей свободной строке в трудовой книжке. Для этого заполняют графы 1–4. В графе 1 проставляют следующий по порядку номер записи, в графе 2 записывают дату внесения корректировки, в графе 3 указывают: «Запись за таким-то номером считать недействительной» и делают правильную запись, в графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого сделана запись.
Второй – вернуть сотруднику трудовую книжку и попросить его самостоятельно обратиться к работодателю с просьбой исправить недочеты, которые были допущены в документе.
Однако бывает так, что организация, которая внесла некорректную или неточную запись, реорганизовалась. В этом случае запись об исправлении в трудовую должен внести ее правопреемник.
Если же организация была ликвидирована, такие исправления придется делать по новому месту работы. Это же правило действует, если в качестве бывшего работодателя выступал индивидуальный предприниматель, который прекратил свою деятельность.
Такой порядок установлен в пунктах 27 и 28 правил № 225 и п. 1.2 инструкции № 69.
Наши специалисты подготовили наглядный образец внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, связанных с некорректным номером приказа о приеме на работу сотрудника. Скачайте его по ссылке: пример корректировки недочета в трудовой книжке.
Источник: www.v2b.ru
Как исправить дату в трудовой книжке
Ошибочная дата заполнения в трудовой книжке: как исправить ошибку и ее последствия
Работала на первом месте работы с 18 сентября 1992 года по 24 августа 1994 года. Сегодня заметила ошибку на первом листе трудовой книжки: дата заполнения: 20 сентября 1994 года. Записи о приеме и увольнении правильные. Видимо трудовую книжку заполняли в день увольнения и число написали правильное, а год по ошибке поставили текущий. Моей трудовой книжке 22 года, так множество записей.
Что мне теперь делать? Это ведь серьезная ошибка. Могут ли мою трудовую книжку признать вообще недействительной, например, при оформлении пенсии? Данная организация, которая сделала ошибку, давно не существует. Что делать?!
25 ответов на вопрос
адвокат Тимошенко Александр Даниилович
Это точно не смертельно. Если нельзя исправить и при оформлении пенсии будут считать с ошибочной дата, то в суд устанавливать факт, имеющий юридическое значение.
юрист Сакунова Юлия Александровна
Специалисты ПФР не признают вашу трудовую книжку недействительной. Такого вообще нет при назначении пенсии. Техническая ошибка не влияет в данном случае ни на что.
юрист Нечаева Екатерина Сергеевна
Если в пенсионном фонде возникли проблемы, то Вы в праве обратиться в суд для установления факта юридического значения. В данном случае придётся подтвердить, что трудовой стаж начался именно с 18 сентября 1992 года.
адвокат Тимошенко Александр Даниилович
Вы не устали еще задавать бессмысленные вопросы? Несколько юристов в течение нескольких часов повторяют одно и то же, а Вы все повторяете тот же вопрос, только меняя порядок слов. Идите оформляйте пенсию, возникнут проблемы в суд. Все.
Ольга Владимировна
1. Я читала, что трудовые книжки с ошибками на первом листе вообще признаются недействительными. Может ли такое быть?
2. Как в суде установить тот факт, что я работала с 1992 года, если организация была закрыта в 1994 году и никаких следов ее я не обнаружила?
Но самый главный мой вопрос — могут ли признать мою трудовую книжку недействительной, а следовательно, и все записи в ней?
адвокат Тимошенко Александр Даниилович
Меньше слушайте обывателей. Как действовать я описал. Если придётся обращаться в суд идите туда с юристом. Дабы не нагородить самой огород.
адвокат Будилова Наталья Николаевна
никто не признает. если пф рф сведения не будет о стаже принимать вы в суд обратитесь об установлении факта принадлежности трудовой книжки именно вам при этом свидетелями могут быть лица с которыми вы работаете сейчас и запись о работе в тех организациях имеется в трудовой.с
Ольга Владимировна
Ответьте мне пожалуйста на вопрос:
Могут ли признать мою трудовую книжку недействительной, а следовательно, и все записи в ней? Или этого быть просто никак не может?
юрист Сушков Максим Вячеславович
Здравствуйте. Такого быть не может.
адвокат Будилова Наталья Николаевна
не такого понятия как признание недействительной трудовой книжки.
юрист Воробьева Наталья Александровна
Ольга Владимировна, Вам уже много раз ответили — нет, не могут признать Вашу ТК недействительной.
Ольга Владимировна
Насколько я знаю, там все влияет — придираются к каждой букве. А тут серьезная ошибка, которую они могут признать не технической, а вообще — какой-нибудь фальсификацией или еще чем-нибудь. Ну во всяком случае стаж до сентября 1994 года (когда якобы была заведена трудовая книжка) точно могут не засчитать. Разве нет? А доказать мне его больше нечем, организация не существует уже больше 20 лет, архивных записей нет.
адвокат Будилова Наталья Николаевна
еще раз не засчитают этот стаж а он у вас 2 года обратитесь в суд и на основании решения суда засчитают.
юрист Нечаева Екатерина Сергеевна
В суде существует определённая система доказывания, даже если предприятие уже закрылось. Ваш случай далеко не единственный. Часто бывает так, что трудовая вообще утеряна, а предприятие закрылось. И в такой ситуации по суду удаётся установить стаж работы.
юрист Сакунова Юлия Александровна
К каждой букве не придираются. Ошибка не серьезная, а чисто техническая, что очевидно. Думаю, что необходимости в обращении в суд не возникнет.
Ольга Владимировна
Извините, я не поняла: «если пф рф сведения не будет о стаже принимать вы в суд обратитесь об установлении факта принадлежности трудовой книжки именно вам при этом свидетелями могут быть лица с которыми вы работаете сейчас и запись о работе в тех организациях имеется в трудовой.с» ПФ РФ может не признать стаж с 1992 по 1994 годы, или вообще весь стаж в этой трудовой книжке, раз она заполнена с ошибками? И разве может возникнуть вопрос о принадлежности данной трудовой книжки мне? Я думала — возникнет вопрос просто о недействительности данной трудовой книжки из-за серьезной ошибки, допущенной при ее оформлении.
Ольга Владимировна
Подтверждать стаж нечем. Но меня больше всего интересует именно вопрос — не признают ли трудовую книжку вообще недействительной из-за ошибочной даты заполнения
юрист Воробьева Наталья Александровна
вопрос — не признают ли трудовую книжку вообще недействительной из-за ошибочной даты заполнения
Нет такого понятия вообще — как признание трудовой книжки недействительной. Этого в природе вообще не существует. Такого не было, нет и быть не может. Вам об этом раз 5 уже сказали.
адвокат Будилова Наталья Николаевна
вы не стаж будете подтверждать а устанавливать факт принадлежности трудовой книжки именно вам если пенсионный именно из-за даты заполнения придерется. никто ее из-за этих вопросов недействительной не признает.
юрист Нечаева Екатерина Сергеевна
Может возникнуть спор о стаже, но не действительной не признают. Такого нет вообще.
Ольга Владимировна
Не понимаю, как связана неправильная дата оформления и вопрос о принадлежности или непринадлежности данной трудовой книжки именно мне. И где мне искать этих свидетелей, если я на момент оформления пенсии, допустим, не буду работать уже несколько лет, а такое вполне может быть.
юрист Сакунова Юлия Александровна
1. Никак не связана. 2. Не надо их искать. ПФР примет стаж. Поверьте бывшему сотруднику райсобеса.
юрист Воробьева Наталья Александровна
Где искать свидетелей — это Вам более известно, чем нам. Вы работали с людьми на одном предприятии/в одной организации,а не мы.
адвокат Будилова Наталья Николаевна
вот вы заняты абсолютно не тем не накручивайте себя речь идет о ситуации когда пф рф вам по какой то причине эти два года ен возьмет ссылаясь на дату заполнения книжки. тогда вы и обратитесь в суд порядок такой, свидетели для этого не обязательно должны быть те с кем вы работали 20 лет назад . достаточно того что подтвердят факт того что работали с вами по тем записям в отношении которых у пенсионного нет сомнений и следовательно трудовая книжка со всем стажем будет основанием для включения и двух лет относительно которых у пенсионного сомнения. Практика судебная таки идет ,как вам еще объяснить.
Ольга Владимировна
Наталья Николаевна, а в том случае, если я не буду пытаться подтвердить эти 2 года стажа, мне не нужно будет искать свидетелей для подтверждения того факта, что трудовая книжка принадлежит мне? Остальные то годы без свидетелей зачтут? Или все равно нужно будет подтверждать факт принадлежности трудовой книжки мне?
А сколько нужно свидетелей?
Источник: www.9111.ru
Можно ли законно делать исправления в трудовой книжке?
Согласно законодательству, трудовая деятельность человека отражается в его трудовой книжке. Она является одним из основных документов, поэтому сотрудники кадровой службы должны знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке и как правильно это делать.
Чем чреваты неправильные записи в трудовой?
Допущенные ошибки при заполнении трудовой книжки могут привести к тому, что работник не сможет оформить пенсионные выплаты. К тому же в этом документе фиксируется стаж и другие сведения о трудовой деятельности.
Если есть возможность получить определенные льготы, важно, чтобы все записи соответствовали установленному списку, иначе доказать свое право на льготную пенсию будет очень сложно.
Как делаются исправления
Сотрудники кадровой службы обязаны заполнять трудовую книжку согласно общепринятым правилам. Также они должны знать, как исправить неточную или ошибочную запись в этом документе. Это можно делать только на основании подтверждающих документов; свидетельские показания основанием не являются.
Все исправления в разделах трудовой книжки нельзя делать путем зачеркивания – это допускается только на титульном листе. Использовать корректор, подчищать или затирать записи категорически запрещено. Трудовая книжка, в которой исправления сделаны неправильным образом, считается недействительной.
Работодатель или его уполномоченное лицо при приеме сотрудника должны заполнить титульную страницу в трудовой книжке, если ранее он не работал. Выдает трудовую книжку организация, работник оплачивает бланк документа. Все личные сведения вносятся на основании документов, нельзя заполнять трудовую книжку «на слух». После того, как вся информация будет вписана, работник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить ее достоверность.
Если титульный лист был заполнен на предыдущем месте работы, сотрудник кадровой службы в настоящей организации обязан проверить достоверность данных. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы.
За ведение и хранение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо, поэтому ошибочные записи должны быть вовремя выявлены и исправлены в установленном порядке. За нарушения и неисполнение вмененных обязанностей ответственное лицо может понести дисциплинарную или административную ответственность, в зависимости от степени тяжести проступка.
Основные ошибки
Ошибки в трудовых книжках допускаются довольно часто. Главной причиной этого является невнимательность или отсутствие элементарных знаний. К типичной ошибке работников кадровых служб можно отнести заполнение титульного листа. Неправильная буква в фамилии или неверное написание имени, опечатка в дате рождения приводят к тому, что документ становится недействительным.
Если ошибка допущена при первичном заполнении, то бланк должен быть заменен новым. В том случае, когда опечатка произошла по вине сотрудников организации, работник не должен платить за бланк, это делает работодатель за свой счет.
Если ошибка в титульном листе обнаружена в трудовой книжке, которая уже содержит записи о приемах и увольнениях, ее можно исправить.
Корректировка фамилии, имени, отчества и даты рождения
В том случае, когда ошибка допущена в личных данных работника, исправить ее можно на основании паспорта или других подтверждающих документов. После того, как работник их предоставит, сотрудник кадровой службы аккуратно одной прямой линией перечеркивает неправильную информацию и рядом дописывает верную. Обязательно нужно сделать ссылку на документ, который является основанием для корректировок. Его реквизиты и наименование указываются на обороте обложки и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. То же касается и смены фамилии в связи с вступлением в брак или разводом.
Нередки случаи, когда неправильно написано имя или отчество владельца трудовой книжки. Даже одна неправильная буква может вызвать огромное количество проблем при оформлении пенсии. Неправильно указанная дата рождения также должна быть исправлена. Порядок корректировки в таких случаях не имеет четкого алгоритма, каждая ситуация рассматривается индивидуально.
Если неточность допущена при первичном заполнении трудовой книжки, документ считается недействительным, и его необходимо заменить за счет работодателя.
Если трудовая книжка практически полностью заполнена, можно обратиться в суд, чтобы получить решение о том, что трудовая книжка принадлежит конкретному человеку.
Некоторые работодатели корректируют эти данные так же, как и фамилию, делая ссылку на документ на обратной стороне обложки. Затем пишется фраза: «Исправленному верить», рядом расписывается уполномоченное лицо и ставит печать организации. Если исправления будут сделаны произвольным способом, такой документ вызовет вопросы в Пенсионном фонде.
Корректировка образования и специальности
Кадровик должен знать, допускаются ли исправления в трудовой книжке и согласно каким требованиям они должны осуществляться. Иногда строка, куда вписывается образование, содержит неточные данные. Это связано с тем, что на момент открытия трудовой книжки работник имел незаконченное высшее образование.
Иногда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, забывает, что необходимо обновлять сведения. Поэтому на основании диплома или другого документа необходимо сделать корректировку. То же относится и к специальности, квалификации и разряду. Сотрудники кадровых служб должны помнить, что в этом случае они делают не изменения, а дополнения.
Еще одна причина, по которой трудовая книжка может быть признана недействительной, – это неразборчивые записи на титульном листе. Все эти сведения должны быть написаны четко и понятно.
Иногда при заполнении трудовой книжки сотрудник кадровой службы забывает ставить печать. Это считается грубым нарушением правил. Чтобы исправить эту ситуацию, работник должен обратиться в ту организацию, которая выдавала трудовую книжку. Печать должна стоять на установленном месте и не перекрывать записи и подпись.
Все ссылки на обороте обложки в обязательном порядке должны заверяться подписью руководителя и печатью организации. В противном случае исправление не будет иметь юридической силы.
Корректировка сведений о работе
Зачастую большое количество ошибок, которые допускаются при заполнении трудовых книжек, приходится на раздел «Сведения о работе». Именно этот раздел является одним из основных, отражающих трудовую деятельность. Каждую неточную или ошибочную запись надо своевременно исправить, чтобы не пришлось столкнуться с трудностями при оформлении пенсии.
Порядок корректировки записей в этом разделе установлен законодательством. Если ошибка обнаружена уже на новом месте работы, чтобы исправить ее, работник может обратиться к предыдущему работодателю. Если это по каким-то причинам сделать нельзя, уполномоченное лицо имеет право откорректировать запись на основании подтверждающего документа.
Вносить изменения на основании свидетельских показаний можно только в том случае, если имела место массовая утрата работодателем документов в связи с форс-мажором, который подтвержден документально.
Делая корректировку сведений о работе, запись нельзя зачеркивать. Правильная информация вносится отдельной строкой.
- В первом столбце ставится номер по порядку, во второй графе указывается дата исправления.
- В третьем столбце необходимо написать, что запись под таким-то номером считается недействительной, а также указать правильные сведения.
- В четвертой графе нужно сделать ссылку на документ, который подтверждает правомерность корректировок, зафиксировать его наименование и реквизиты.
Иногда встречается и такая ошибка, как запись названия организации и должности в одной строке. Так как сама информация не противоречит действительности и подтверждена документально, никаких исправлений делать не нужно. Но кадровику стоит быть внимательнее, так как работник имеет право обвинить его в некомпетентности.
Недействительными могут быть признаны записи об увольнении и переводах. Иногда вследствие невнимательности сотрудник кадровой службы указывает причину увольнения, которая не соответствует действительности и мешает уволенному работнику найти новое достойное место работы. В том случае, если работодатель отказывается добровольно вносить изменение, пострадавший сотрудник может обратиться в суд. Тогда организация должна будет возместить работнику каждый вынужденный прогул.
Исправление записей об увольнении или переводе делается в общепринятом порядке, так же, как и при приеме на работу. Указывается, какая запись и под каким номером признана недействительной, фиксируются реквизиты документа, являющегося основанием для корректировок.
Дубликат
Работник имеет право требовать, чтобы вместо трудовой книжки, которая содержит порочащую его запись, ему выдали дубликат. В этом случае работодатель должен взять все расходы и заботы на себя, восстанавливая документ. Для этого пострадавший сотрудник должен написать письменное заявление с указанием причин выдачи дубликата.
Если работник уволен незаконно и ему уже сделали запись в трудовую книжку, он имеет право ее оспорить. На основании решения суда он должен быть восстановлен на работе. Это в обязательном порядке сопровождается приказом, в котором пострадавший сотрудник должен поставить подпись.
Заполнение вкладыша
Когда трудовая книжка полностью заполнена, работодатель обязан выдать работнику вкладыш. Сведения о работе нельзя вносить в другие разделы – такой документ будет считаться недействительным.
Кадровик должен не только знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке, но и как правильно корректировать записи во вкладыше. Он выдается согласно тем же правилам, что и трудовая книжка. При этом в основном документе нужно сделать пометку «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты. Четких требований, где именно это необходимо указывать, нет. Обычно пометку ставят на титульном листе в верхнем правом углу.
Титульный лист заполняется на основании документов, которые должен предъявить работник. Если при заполнении будет допущена ошибка, бланк необходимо ликвидировать и выдать сотруднику новый. Это должно сопровождать актом, так как номер и серия уже используются. На трудовой книжке также делается пометка с новым реквизитом.
Вкладыш подшивается в трудовую книжку под обложку. Нумерация во вкладыше продолжается согласно номеру по порядку. Если была обнаружена ошибка в записях, исправляется она так же, как и в трудовой книжке.
Источник: opersonale.ru