ЭТК применяют с 01.01.2020. В 439-ФЗ от 16.12.2019 описан алгоритм перехода на электронные трудовые книжки — замена ТК происходит добровольно (п. 4 ч. 1 ст. 2 439-ФЗ). Работодатели уведомляли всех сотрудников о подготовке сведений по новой форме, о переходе на ЭТК и ее возможностях (это прямая обязанность работодателя).
Работники вправе согласиться на новую форму ведения ТК или отказаться от нее.
Переход осуществлялся следующим образом (ст. 2 439-ФЗ):
- Работодатели до 31.10.2020 письменно уведомляли работников об изменениях действующего законодательства.
- Сотрудники до 31.12.2020 писали заявление о выбранной ими форме ведения документа. У работников появились два варианта: использовать электронную форму по ст. 66.1 ТК РФ или оставить бумажный бланк по ст. 66 ТК РФ.
- Служащие, которые не имели возможности подать заявление в течение 2020 года, вправе направить в адрес работодателя одно из заявлений в любое другое время (ч. 6 ст. 2 439-ФЗ).
Те, кто впервые устроится на работу в 2022 году, выбора не имеют. Таким работникам сразу же заведут ЭТК.
Записи из бумажных ТК перенесут в электронные
В 30-ФЗ от 24.02.2021 указано, как перенести стаж в ЭТК до 2020 года: подать специальное заявление в ПФР. Чтобы перенести необходимые сведения в ЭТ, застрахованным лицам следует обращаться в территориальные отделения Пенсионного фонда России с заявлением. ПФ РФ на его основе добавит информацию из бумажной ТК. Если специалисты Пенсионного фонда выявят несоответствие в данных, стаж уточнят у работодателей.
ПФР разъяснил, как перенести данные из бумажной трудовой книжки в электронную: написать заявление о переносе записей за периоды до 2020 года. Такая возможность появилась с 07.03.2021. И если раньше после перехода на ЭТК требовалось сохранять бумажный документ для уточнения стажа, то после переноса сведений бумажная ТК работнику не понадобится. После отражения сведений из старой ТК на лицевом счете застрахованному лицу достаточно только формы СТД-ПФР.
Как оформить переход
Порядок изменения законодательства и применения ЭТК описан в 439-ФЗ и в инструкции Пенсионного фонда РФ. Разбираем пошагово, как оформить переход на электронные трудовые книжки работодателю. Напоминаем, что уведомления в 2022 году рассылать не требуется. Руководство информировало сотрудников вплоть до 31.10.2020.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Шаг 1. Получить заявления
Служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявление на ведение ЭТК (на сайте ПФР приведен образец) в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.
А вот тем, кто в 2022 году трудоустраивается первый раз, работодатель автоматически заведет ЭТК и начнет отправлять сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Подавать отдельное заявление на оформление ЭТК при первом приеме на работу не требуется.
Служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.
Если сотрудник оставил бумажную трудкнижку, ее придется вести по новым правилам. С 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. Он отменил инструкцию № 225 (постановление правительства № 225 от 16.04.2003) и ряд других нормативов — постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016. Новый порядок заполнения бумажных ТК применяется с 01.09.2021, а новый бланк трудкнижки и вкладыша начнет действовать с 01.01.2023.
Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.
Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители
Тем, кто выбрал ЭТК, следует вернуть бумажный бланк. По новым правилам из приказа Минтруда № 320н, сделать это следует не позднее трех рабочих дней после получения заявления от работника.
Перед выдачей проверьте заполнение бумажной ТК: расхождения в информации, содержащейся в бумажной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к неправильному заполнению СЗВ-ТД и штрафам от ПФР.
Выдачу бумажного носителя необходимо зафиксировать в книге учета движений ТК. Сделайте следующую запись:
«Подано письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Еще одно нововведение с 01.09.2021. Утвержденные формы журналов учета больше не применяются. Работодатели самостоятельно разрабатывают журнал учета движения трудкнижек и вкладышей и журнал учета бланков ТК и вкладышей. За основу разрешается взять единые формы, которые действовали ранее.
Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД
В 2022 году утверждена новая форма отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД (постановление правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019). Все работодатели предоставляют в ПФР сведения о трудовой деятельности. А сотрудники ПФР рекомендуют, в какой программе вести электронные трудовые книжки, для этого подойдут бесплатные ПО Пенсионного фонда для сдачи отчетности: Spu_orb, ПД СПУ, Документы ПУ-6.
Кроме того, профильные ПО предлагают и разработчики специализированных бухгалтерских программ. Как пример — 1С: Электронные трудовые книжки. Она позволяет сформировать необходимые отчеты и даже вести кадровый учет небольшой компании.
СЗВ-ТД отправляют в ПФР, если работник перешел на ЭТК и если в организации произошли другие кадровые изменения. С 01.01.2021 установили сроки сдачи такой отчетности. Отчет СЗВ-ТД необходимо предоставить до 15 числа следующего месяца при подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажной ТК, и на следующий день в случае увольнения или приема на работу сотрудника.
Об авторе статьи
Задорожнева Александра
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Источник: gosuchetnik.ru
Как сменить бумажную трудовую книжку на электронную
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке. В неё вносятся данные о местах и периодах работы, должностях, квалификациях (разряде, классе, категории), датах приёма, увольнения, перевода на другую работу, основаниях прекращения трудового договора. Сведения из книжки нового формата будут доступны в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда (ПФР) или на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости бумажную выписку выдаст работодатель по последнему месту работы, ПФР или МФЦ. В последних двух случаях услугу окажут вне зависимости от места жительства или работы.
2 Как перейти на электронную трудовую книжку
Для всех уже работающих граждан переход на электронные трудовые книжки добровольный. Для сохранения бумажной версии требуется подать соответствующее заявление в течение 2020 года работодателю. В этом случае он будет вносить данные как в электронную, так и бумажную версию. Те, кто захочет перейти на новый формат, также напишут заявление.
В этом случае бумажные трудовые книжки отдадут на руки, и работодатель не будет нести за них ответственность. При устройстве на новую работу электронная трудовая книжка будет предоставляться либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.
Бумажную трудовую книжку также требуется сохранить, потому что она содержит сведения о трудовой деятельности до 2020 года (в электронных данные с 2020 года). Если гражданин не подал до конца года одно из заявлений, то он может сделать это позднее.
Это касается лиц, которые имеют трудовой стаж, но не состоят в трудовых отношениях, либо сотрудников, которые не исполняли по определённым причинам свои обязанности, но за ними сохранялось место работы. Для тех же, кто только устроится на работу в 2021 году, оформление электронных трудовых книжек обязательно. Для них бумажные версии не предусмотрены. Подробнее об изменениях работодатель должен письменно уведомить сотрудников до 30 июня 2020 года.
3 Что изменится для работодателей
С 1 января работодателям введена обязанность ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых сформируют электронные трудовые книжки. Первый отчёт о работниках за январь Пенсионный фонд получил до 15 февраля. А с 2021 года данные будут передаваться более оперативно.
Сведения о приёме на работу и увольнении работодатель сообщит на следующий рабочий день. При увольнении работодатель предоставит работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, – как выберет сам работник. Если он потеряет этот документ, сведения всегда можно будет получить из базы данных Пенсионного фонда.
4 Сколько будет стоить этот переход для работодателей
Отчётность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить.
Источник: top68.ru
Электронная трудовая книжка — как простой и быстрый способ устроиться на работу
Клиентская служба (на правах отдела) в Камско-Устьинском районе напоминает: трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает осуществление трудовой деятельности и стаж человека.
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа СФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также территориальный орган СФР или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.
Выбор, какую трудовую книжку иметь – бумажную или электронную, у граждан остался. Начиная с 2020 года, трудовая книжка каждого работающего гражданина ведётся в электронном виде независимо от сделанного им выбора.
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться документом дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и отправить работодателю. Получить информацию из электронной трудовой книжки можно в личном кабинете на сайте СФР или на портале Госуслуг Электронная выписка со сведениями о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ (межрегиональный информационный центр) СФР. Документ можно сохранить на стационарном компьютере или мобильном устройстве, при необходимости распечатать или направить по электронной почте.
Напомним, что у тех, кто впервые устроился на работу, начиная с 2021 года, трудовая книжка ведется сразу в электронном виде, без оформления бумажной версии. Работники, которые пока не выбрали форму трудовой книжки, могут сделать это в любое время.
Источник: kamskoe-ustie.ru