Как составить сведения о трудовом стаже

Образец и порядок заполнения справки о стаже работы

Справка о стаже работы — образеци порядок ее заполнения не установлены законодателем, поэтому работодатель составляет документ в произвольном виде. Справку представляют чаще всего в Пенсионный фонд РФ, если нет возможности доказать стаж трудовой книжкой, а также по запросу других организаций (например, в суд). В связи с этим справка должна содержать всю необходимую информацию. О том, как правильно ее оформить, мы расскажем в нашей статье.

Оформляем справку о трудовом стаже в организации

По заявлению действующего или бывшего работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней (ст. 62 Трудового кодекса РФ) оформить справку о стаже работы на данном предприятии. В тексте рекомендуется указывать следующую информацию:

1. Наименование организации, адрес, телефоны. Можно дополнительно указать ОГРН, ИНН/КПП.
2. Дату выдачи документа и номер (если осуществляется нумерация).
3. Фамилию, имя, отчество полностью, паспортные данные гражданина, которому предоставляется справка о стаже. Если фамилия менялась, то указываются реквизиты документа, на основании которого произошла такая смена (свидетельство о браке и др.).
4. Должность и стаж работы в организации. Здесь же следует упомянуть о переводах, совместительстве, присвоении разрядов или категорий и пр. При этом обязательно упоминаются реквизиты документов-оснований (приказов).
5. Если предприятие переименовывалось, то в справке об этом обязательно говорится. При этом прописываются данные тех актов, на основании которых внесены изменения.

Подписывает справку руководитель или кадровый инспектор по доверенности (с указанием даты и номера последней). Документ заверяется печатью.

О проведении Управлением ПФР работы по сбору сведений о трудовом стаже

Справки об общем, непрерывном, страховом стаже

Скачать форму справки о стаже работы

По действующему пенсионному и трудовому законодательству понятия «общий стаж» и «непрерывный стаж» утратили свою актуальность. В настоящее время мы можем говорить только о страховом стаже. Однако не у всех граждан трудовая деятельность охватывается только страховым стажем, так как расчет его мы ведем лишь с 1 января 2002 года. Периоды работы до 2002 года составляют трудовой стаж. Поэтому если требуется справка об общем стаже, то в нее включают и трудовой, и страховой стаж.

Запросить такой документ можно по последнему месту работы, так как при трудоустройстве всегда делают ксерокопию трудовой книжки. Так же, как и обычную справку, эту бумагу работодатель готовит не более 3 рабочих дней.

При составлении справки сотрудник кадровой службы просто складывает периоды трудовой деятельности по количеству годов, месяцев и дней в порядке, который предусмотрен главой 3 закона «О страховых…» от 28.12.2013 № 400-ФЗ. Далее в документе отражается общая продолжительность трудового времени. В основании указываются номера записей в трудовой книжке.

Предоставление сведений о выборе способа учета трудового стажа

Образец справки о страховом стаже работы можно скачать здесь.

Как получить справку из Пенсионного фонда РФ?

Если по разным причинам не получается получить информацию о стаже у работодателя, гражданин может обратиться с заявлением о выдаче таких сведений непосредственно в Пенсионный фонд РФ. Это делается в территориальном органе ПФР, через МФЦ (многофункциональные центры), личный кабинет на сайте ПФР или портал госуслуг.

Данные передаются в форме СЗИ-6 о состоянии индивидуального лицевого счета. Справка предоставляется бесплатно в течение 10 дней с даты обращения. При этом следует отметить, что в ПФР есть данные только с 2002 года.

Таким образом, справка о трудовом стаже составляется самостоятельно работодателем по форме, установленной в организации. Также сведения о стаже можно получить в ПФР по личному запросу.

Как выдать сотруднику справку СТД-Р

Справка СТД-Р выдается работнику для подтверждения стажа и факта работы в компании, если он выбрал ведение электронной трудовой книжки вместо бумажной. Как правильно оформить документ, в каких случаях и в какие сроки предоставлять сотруднику — разъясняем в этой статье.

Справка СТД-Р выдается работнику для подтверждения стажа и факта работы в компании, если он выбрал ведение электронной трудовой книжки вместо бумажной.

Как правильно оформить документ, в каких случаях и в какие сроки предоставлять сотруднику — разъясняем в этой статье.

Что такое справка СТД-Р и в каких случаях она выдается

Справка по форме СТД-Р выдается работодателем в подтверждение трудовой деятельности и стажа конкретного работника.

Предоставление данного документа актуально, если у физического лица отсутствует на предприятии бумажная трудовая книжка, т. е. ранее он выбрал электронный формат хранения сведений.

Напомним, что с 2020 года в обиход вошли электронные трудовые книжки ( закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 ). Работники получили право сделать выбор в пользу виртуального или бумажного документа. Согласно ст. 66.1 ТК, компания по желанию самого сотрудника может сформировать информацию о трудовой деятельности и стаже в электронном виде, а затем предоставить ее для обработки и хранения на специальные ресурсы ПФР. Это удобно и надежно для обеих сторон.

Однако в некоторых случаях работнику требуется подтвердить указанные сведения. Например:

• при поиске другой работы или трудоустройстве по совместительству;
• при оформлении кредита, в том числе ипотечного, в банке;
• при выходе на пенсию;
• при оформлении субсидий, социальных пособий, страховых выплат и т. п.

И так как копию бумажной трудовой книжки работнику не сделать, он обратится к работодателю с просьбой о выдаче справки СТД-Р.

За оптимизацию документооборота в компании, архивную обработку и надежное хранение бухгалтерских, кадровых, банковских документов отвечает сервис Делис Архив.

Кому выдавать справку СТД-Р

Организация обязана выдать справку по форме СТД-Р любому трудоустроенному в штат сотруднику, независимо от режима работы. В том числе, документ получат те, что выполняет свои должностные обязанности из дома, ведет деятельность дистанционно или вообще работает по совместительству.

Сроки для предоставления СТД-Р четко оговорены в законе:

• при увольнении сотрудника — в последний рабочий день в компании;
• по запросу работника — в течение 3 рабочих дней.

За просрочку в отношении работодателя наступает ответственность, предусмотренная ст. 5.27. КоАП. Для юридического лица штраф составит до 50 000 рублей .

Аналогичную справку (СТД-ПФР) можно в любой момент заказать на портале Госуслуг, либо получить через центры обслуживания ПФР и МФЦ. Отличается она от СТД-Р тем, что содержит информацию о стаже работника у всех работодателей, начиная со дня оформления трудовой книжки.

Заявление на выдачу СТД-Р

Для выдачи справки СТД-Р работник сначала должен написать заявление на имя руководителя компании. Оно составляется в свободной форме. Но обязательно необходимо указать, в каком виде и по какому адресу ( или лично в руки ) работодатель должен передать документ.

Предприятие обязано отреагировать на запрос в течение 3 рабочих дней. Уклонение от исполнении просьбы сотрудника влечет наложение административных санкций.

Как выдать СТД-Р при увольнении

Для выдачи справки СТД-Р при расторжении трудовых отношений с работником отдельного заявления от него не требуется. На работодателе в любом случае лежит обязанность своевременного представления документа. Это нужно сделать в последний рабочий день увольняемого лица.

При выходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением, справку стоит выдать в последний день перед отпуском ( ч. 5 ст. 80 ТК ).

Если же работник намеренно уклоняется от получения справки или просто забыл про нее, направьте документ почтой заказным письмом с уведомлением . Ответственность за несвоевременную выдачу справки снимается с компании с даты отправки ( даже если адресат не явится за получением корреспонденции ).

Как оформить справку СТД-Р

Справка составляется по унифицированной форме, утвержденной приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020. В этом же документе можно найти инструкцию по заполнению бланка.

Условно СТД-Р можно разделить на 2 части :

1. Общая информация о сотруднике и компании (шапка).
2. Таблица, в которой непосредственно указываются данные о стаже и трудовой деятельности человека за конкретный период.

Итак, в шапке прописывают:

• ФИО, дату рождения, СНИЛС физлица;
• наименование организации, номер страхователя в ПФР, ИНН, код причины постановки на учет — КПП;
• дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в электронном формате;
• дату письменного запроса физического лица на выдачу СТД-Р.

В табличной части необходимо заполнить следующие графы:

• порядковый номер кадрового события;
• дата, когда оно произошло;
• конкретное название мероприятия ( прием на работу, увольнение );
• должность, профессия, специальность, трудовая функция лица, в отношении которого заполняется документ;
• код трудовой функции ( с 01.07.2021 заполняется в соответствии с Общероссийскимклассификаторомзанятий );
• причина увольнения ( прописывается без сокращений со ссылкой на пункт, часть, статью Трудового кодекса) ;
• номер и дата приказа, который послужил основанием для кадрового события;
• отметка об отмене записи ( делается в случае необходимости ).

Образец заполнения табличной части.

Как подписать справку СТД-Р

Справка может быть выдана в электронном виде или на бумажном носителе. Но в обоих случаях она должна быть надлежащим образом заверена.

1. Справка на бумаге — подписью генерального директора или доверенного лица с проставлением печати организации (при ее наличии);
2. Электронная СТД-Р заверяется квалифицированной подписью уполномоченного лица.

Переход на электронные трудовые книжки за 2020-2022 г. облегчил для многих компаний проблему хранения и обработки кадровых документов. Оцифровать и перенести в электронный вид другие документы предприятия, сократить расходы на хранение бумажных версий поможет архивный сервис Делис Архив .

Допустили ошибку, как исправить

Если в выданной справке СТД-Р была допущена ошибка, можно либо исправить информацию в ней, либо аннулировать.

1. Для исправления записи сделайте отметку Х в графе 10 табличной части документа и строкой ниже внесите верные данные.
2. Для аннулирования записи (например, удаления информации об увольнении, которого на самом деле не было) просто внесите отметку Х в графу 10 ошибочной строки.

СТД-Р формируется на основе СЗВ-ТД, поэтому убедитесь, прежде всего, что неточность не прокралась оттуда. В таком случае нужно переделать отчет и отправить его снова в ПФР. Если оставить СЗВ-ТД без внимания и скорректировать только саму справку, есть риск расхождения базой Пенсионного фонда .

Как работнику получить документы о стаже работы

У работников организации как бывших, так и работающих, может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения о трудовой деятельности для реализации своих пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию может архивная справка.

Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы не отражены в трудовой книжке или же записи о них вызвали нарекания работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).

Организация выдает архивную справку в следующем порядке:

1) работник пишет заявление либо письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);

2) письмо-запрос регистрируют и передают ответственному лицу для подготовки архивной справки;

3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;

4) заявителю выдают соответствующую архивную справку.

Справки о трудовом стаже архивы выдают бесплатно, так как эта услуга относится к разряду социально значимых.

На подготовку архивной справки закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.

КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ

Организация составляет архивную справку на своем бланке по установленной форме и включает в нее информацию о предмете запроса (пример 2).

В конце текста справки необходимо указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.

Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитывать). Не нужно делать и поправок на инфляцию — всю информацию необходимо предоставлять в ценах соответствующего периода, о чем можно сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего работника нет, цифры следует взять из штатного расписания за интересующий период.

КАК ВЫДАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ

Порядок выдачи работникам связанных с работой документов (их копий), их форм (справок, выписок и т. д.) должен быть зафиксирован в приложениях к локальным нормативным актам или прописан в соответствующем положении (пример 3).

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР

У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.

Чаще всего работодатель оформляет запрос, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, в соответствии с которым ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в связи с получением профессионального заболевания или произошедшим несчастным случаем (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07.03.2018)).

Также работник сам может оформить запрос, например, если он утерял свою трудовую книжку и желает восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник также может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».

Для направления запроса[*] (пример 4) необходимо иметь письменное согласие работника на получение его персональных данных.

[*] Приказ Минтруда России от 29.02.2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации».

Источник: adm-guzyatino.ru