Для чего используется внутренняя опись документов личного дела?
Внутренняя опись документации представляет собой список (реестр) документов, наполняющих личное дело сотрудника. Этот реестр призван выполнять следующие функции:
- учета и сохранности закрепленной за конкретным делом документации;
- предоставления информации о находящихся в деле документальных сведениях;
- поиска нужной документальной единицы.
Формуляр описи обычно заводится одновременно с оформлением индивидуального дела, подклеивается к нему и заполняется по мере наполнения документацией. Страницы реестра пронумеровываются отдельно от листов личного дела.
Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».
Отслеживает заполнение описи сотрудник, отвечающий за ведение личных дел в компании.
Образец заполнения внутренней описи документов личного дела
Локальный реестр документации представляет собой информационную таблицу с графами следующего содержания:
Кроме того, на тех предприятиях, где практикуется выдача на руки документации из личного дела, в бланк описи могут быть добавлены графы:
- дата выдачи документации;
- кому выдан документ;
- дата возврата документации;
- подпись сотрудника, получившего документ;
- подпись кадрового работника.
Заполняется бланк внутренней описи документов личного дела следующим образом:
Скачать бланк локального реестра документов можно, воспользовавшись любой правовой системой, при ее наличии. Если такой возможности нет, можно составить таблицу и заполнить графы самостоятельно разработанного бланка в соответствии с инструкцией, которая дана выше.
Актуальный и удобный в использовании бланк локальной описи документов можно скачать на нашем сайте.
Источник: xn--h1apee0d.xn--p1ai
Опись личного дела работника
Опись личных дел сотрудников — это бумага, содержащая перечень всех материалов, относящихся к конкретному работнику. Ведение ее предусмотрено архивными правилами. Для чего нужна и как правильно ее составить?
Личное дело (ЛД) представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Обычно они хранятся в отдельной папке для каждого человека. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их реестр.
Перечень бумаг, как и оформление описи личного дела в 2022 году, не регламентированы для частных организаций. Им разрешено самим определять порядок формирования и ведения ЛД. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.
При определении списка материалов, которые должны содержаться в ЛД государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень бумаг, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Для кого обязательна опись
В соответствии с законодательством, ведение ЛД работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составлять списки находящихся в них документов содержится в «Правилах работы архивов организаций». На практике этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с ЛД работника.
Ответ на вопрос, когда делается опись личного дела сотрудника, следует искать в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации, определяющем порядок работы с документами работников. Обычно ее составляют перед сдачей ЛД в архив.
Кто составляет реестр
Как правило, опись документов, имеющихся в личном деле работников ДОУ или другого учреждения, составляет сотрудник, на которого возложена обязанность ведения ЛД (инспектор по кадрам, специалист по персоналу и пр.).
Правила оформления
Существует унифицированная форма внутренней описи документов дела, утвержденная архивными правилами (приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании разрабатывают собственную форму бланка и используют его в работе.
В табличную часть этого регистра вносятся следующие сведения о документах:
- № п/п;
- индекс документа;
- дата составления;
- заголовок;
- номера листов дела;
- примечание.
Чаще всего внутренняя опись личного дела уволенного работника состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Исходя из п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, после них — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.
Список документов подписывается кадровиком, ответственным за его оформление. Непременно указывается должность и Ф.И.О. Также необходимо вписать дату составления, она вносится по завершению наполнения дела.
Вот пример описи для сдачи в архив:
Сроки хранения
Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет.
Источник: clubtk.ru
Внутренняя опись документов личного дела — образец
Внутренняя опись документов личного дела — образец приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется.
Вам помогут документы и бланки:
- Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)
- В чем заключается специфика кадровых личных дел
- Особенности формы описи внутренних дел
- Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника
- Итоги
Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)
Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также дела по личному составупосле окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк и образец вы можете скачать, кликнув по картинке ниже:
Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
В чем заключается специфика кадровых личных дел
Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого могут присутствоватьтакие источники, как:
- трудовой договор;
- личные заявления работника;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- инструкции (по охране труда, должностная);
- личная карточка сотрудника;
- копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
- характеристики и рекомендации и т. д.
ВАЖНО! Законодательство обязывает вести личные дела только для определенных категорий работников. Это государственные и муниципальные служащие, сотрудники органов внутренних дел. Соответственно, требования к составу документов личного дела установлены только в отношении указанных категорий. Например, для госслужащих личное дело собирается так, как указано в п. 16 Положения о персональных данных государственного служащего (утв. указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).
В коммерческих организациях решение о ведении или личных дел принимается руководством и закрепляется в локальных документах компании. Следовательно, и состав документов дела фирма также определяет самостоятельно.При этом важно соблюдать требования законодательства и не запрашивать с сотрудников лишнее. Перечень документов, которые предъявляет сотрудник при заключении трудового договора, содержится в ст. 65 ТК РФ.
Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.
Особенности формы описи внутренних дел
В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:
- порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
- итогового количества документов в описи;
- общего количества листов описи.
Подписывается документ сотрудником, который его составил.
Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника
Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале по ссылке ниже:
Итоги
Внутренняя опись — в большинстве случаев полезный элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Однако важно помнить, что ведение личных дел сотрудников в коммерческих организациях — право, а не обязанность работодателя, а потому необходимо разумно подходить к их формированию.
Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:
- «Порядок заполнения инвентаризационной описи (бланк)»;
- «Унифицированная форма № ИНВ-1—- бланк и образец»;
- «Составляем опись документов в налоговую – образец»;
Источник: nalog-nalog.ru