Кадровый ЭДО в 2022 году. Трудовые договоры и другие кадровые документы станут электронными
У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО. Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде, а вот приказы об увольнении — нельзя.
Новые статьи ТК
Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 в Трудовой кодекс внесены новые статьи:
- 22.1 — ЭДО в сфере трудовых отношений;
- 22.2 — Порядок введения ЭДО;
- 22.3 — Взаимодействие работодателя и работника по ЭДО.
Кадровые документы можно оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Кто переходит на ЭДО
Переход на кадровый ЭДО — добровольный как для работодателей, так и для сотрудников (но не для всех).
Если работодатель решил ввести КЭДО, действующие сотрудники могут работать с документами по-старинке. Если они не согласятся на электронное оформление, кадровые документы для них надо будет по-прежнему оформлять на бумаге.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
А вот у новых сотрудников, которые впервые начнут работать в следующем году, возможности игнорировать КЭДО не будет. Они будут обязаны принять это, как данность. Конечно, при условии, что такая система введена у работодателя.
Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение.
- сведения об информационной системе, в которой будет идти КЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя;
- перечень электронных документов и категорий работников для КЭДО;
- срок уведомления работников о переходе ЭДО;
- дата введения ЭДО;
- сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭДО;
- исключительные случаи, когда документы будут на бумаге;
- процедуры взаимодействия с профсоюзом.
Как идет обмен документами
ЭДО можно настроить через информационные системы:
- платформу «Работа в России» с доступом к ней через Госуслуги;
- информационную систему работодателя.
Заканчивается набор на курс повышения квалификации «Управленческий учет» 120 часов.
Курсы от «Клерка» — это:
- соответствие профстандарту «Бухгалтер»
- удостоверение в ФИС ФРДО
- поддержка на всех этапах и консультации от лекторов
- тесты на проверку ваших знаний
- 20 летний опыт «Клерка» внутри курса
Полную программу курса посмотреть можно тут
Электронные документы
Не все кадровые документы можно оформлять электронно.
В ТК есть перечень документов, которые не могут быть составлены в электронном виде . Это такие документы:
- трудовая книжка;
- сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р);
- акт о несчастном случае на производстве № Н1;
- приказ увольнении работника;
- журнал инструктажей по охране труда.
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомлении об изменении условий трудового договора.
Единые требования к формату электронных кадровых документов введут с 1 марта 2023 года.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
Электронная подпись
Требования к подписи сотрудников и работодателей разные.
Может использоваться усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронные подпись (УКЭП и УНЭП).
Переход на кадровый электронный документооборот: 6 шагов
22 ноября 2021 вступил в силу Федеральный закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. В этой статье мы не будем рассказывать о преимуществах кадрового электронного документооборота (далее — КЭДО), а пройдемся по шагам, которые нужно выполнить тем, кто уже определился с переходом на КЭДО.
1. Назначить ответственного сотрудника
Определите, кто будет ответственным за переход на КЭДО в вашей компании. Это может быть как сам руководитель, так и специалист кадровой службы. Издайте соответствующий приказ с указанием ФИО и должности сотрудника. Сотрудник должен ознакомиться и подписать приказ со своей стороны.
2. Выбрать информационную систему
Для реализации КЭДО нужна информационная система.
Есть 3 варианта: использовать бесплатный портал «Работа в России», развернуть собственную систему или приобрести готовое решение.
1. Чтобы использовать портал «Работа в России» организации нужно создать свой личный кабинет на портале. Все сотрудники должны зарегистрироваться на «Госуслугах», после чего самостоятельно создать на портале «Работа в России» личный кабинет. В данном случае кадровик должен работать не только в привычной кадровой программе, но и на портале. Документы нельзя опубликовать массово в личных кабинетах сотрудников, кадровику придется их «разложить» вручную по каждому отдельному кабинету. Сотруднику негде написать свое заявление — такого функционала просто не предусмотрено.
2. Разработка собственной информационной системы — трудоемкий и затратный процесс. Необходимо настроить подписание, обмен и хранение документов в соответствии с законом. Развернуть свой архив, обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО. Затраты на оформление электронных подписей также ложатся на компанию. Такой вариант обойдется значительно дороже, чем готовое решение.
3. Используя готовое решение, можно быстро и без дополнительных сложностей перейти на КЭДО. Одним из таких решений является сервис 1С:Кабинет сотрудника. С помощью сервиса можно прямо из 1С выдавать расчетные листки в электронном виде и обмениваться любыми кадровыми документами, даже нереализованными в 1С, в любом формате. Сотрудники могут через личный кабинет написать заявление, запросить справку 2-НДФЛ и др.
Основные различия готового решения и государственного портала
3. Подготовить локальные нормативные акты
1. Положение о переходе на КЭДО.
2. Положение о порядке ведения КЭДО. В положении пропишите сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться КЭДО. Определите список кадровых документов, которые вы посчитали нужным перевести в электронный вид и порядок работы с ними. Укажите срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
3. Регламент по использованию электронной подписи.
4. Изменения в коллективный и трудовой договоры и другие локально нормативные акты (например, Положение по оплате труда и премировании сотрудников).
4. Уведомление сотрудников
В уведомлении сошлитесь на изменение трудового законодательства, укажите порядок перехода.
После уведомления необходимо получить заявления от сотрудников о согласии или отказе в переходе на КЭДО.
Особые правила:
1. Если работник не напишет никакого заявления, продолжайте оформлять и обмениваться с ним кадровыми документами на бумаге. Считается, что, если работник не выразил свое согласие, он отказался от перехода на КЭДО.
2. У соискателей без трудового стажа, которые приняты на работу после 31.12.2021, получать согласие не нужно. Считается, что они автоматически присоединяются к КЭДО.
3. Соискатели с трудовым стажем, которые трудоустраиваются после 31.12.2021, могут дать согласие на обмен кадровыми документами с работодателем через КЭДО, а могут отказаться.
4. Нельзя уволить сотрудника или отказать соискателю в приеме на работу из-за того, что он не подал заявление о переходе на КЭДО.
5. Порядок, сроки и способ, как работник должен подать заявление, можете установить в локальном нормативном акте.
6. Чтобы отслеживать, кому из сотрудников уже направили уведомления и от кого получили согласие или отказ от КЭДО, заведите реестр уведомлений и заявлений в произвольной форме.
5. Оформить электронные подписи
Работодателю для перехода на КЭДО и подписания документов подходит только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сотрудники компании могут подписывать кадровые документы другими видами электронной подписи, в том числе усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Это зависит от внутренних норм кадрового делопроизводства и информационной системы.
На портале «Работа в России» сотрудники могут подписывать электронные документы простой электронной подписью. Для работы с КЭДО на базе своей системы или готового решения сотрудникам подойдет УКЭП или УНЭП. Подробнее о том, какая подпись необходима для определенного трудового документа, читайте здесь.
Расходы на выпуск подписей организация берет на себя. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника подписи УНЭП для всех сотрудников выпускаются абсолютно бесплатно.
Чтобы электронные документы, заверенные неквалифицированной электронной подписью (простой и УНЭП), считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью, работник и работодатель обязательно заключают между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
6. Переход на КЭДО и обучение сотрудников
После того, как в компании решены юридические вопросы, необходимо перейти на КЭДО технически. Работник кадровой службы и остальные сотрудники должны научиться работать с новой информационной системой.
Предлагаем пройти недельное обучение на нашем марафоне по сервису 1С:Кабинет сотрудника. Вы узнаете, как реализован кадровый электронный документооборот в 1С. Научитесь самостоятельно согласовывать заявления на отпуск, подписывать справки и отправлять расчетные листки на мобильные сотрудников, выполняя требования 136 ТК РФ.
Вы можете настроить КЭДО всего за неделю на онлайн-марафоне «Обмениваемся электронными документами с сотрудниками через 1С:Кабинет сотрудника» . Участие бесплатное. Успевайте занять место на 7 потоке, который стартует уже 19 сентября!
Вместе с этим читают:
Источник: sopr1c.ru