О чем обязательно должен быть проинформирован работник при ознакомлении с трудовыми правами

1.1. Обязательность должностной инструкции

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций (далее — ДИ). Однако в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностной инструкции отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.
В ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379 «Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы»).

Важно! Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре (например, «работник обязан составлять ежемесячные отчеты по продажам, а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и неотъемлемой его частью»). Это позволит избежать перечисления всех обязанностей в трудовом договоре.

Изменения по охране труда в 2022 году

При подписании впоследствии работником инструкции отсутствие ссылки на ДИ в договоре может привести к необходимости зафиксировать изменение трудовой функции в дополнительном соглашении и приказе. Например, в трудовом договоре указаны обязанности, касающиеся конкретной должности. В должностной инструкции (в виде отдельного документа), которую предлагается подписать работнику, определены обязанности, отсутствующие в трудовом договоре и охватывающие более широкое поле деятельности по должности, на которую он принимается. В данном случае налицо факт изменения определенных сторонами условий трудового договора. Такое изменение должно быть закреплено дополнительным соглашением сторон и приказом о переводе работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре обязанности.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем. Если в трудовом договоре определены все функции работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.
При разработке должностной инструкции можно взять за основу квалификационные характеристики, указанные в квалификационных справочниках по направлениям деятельности, в том числе Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).
Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:
— приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью);
— отдельным документом. При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать такую инструкцию правомерен.
Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением.

Часть 1. Инструкции по охране труда: требования, разработка, утверждение, ознакомление

Должностная инструкция в виде отдельного документа является локальным нормативным актом организации (предприятия) и не является соглашением между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником, применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах — по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.
В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника. Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение условий договора влечет за собой обязательное оформление всех необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного (самостоятельного) документа.

2. Подтверждение ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи. Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
См. образец заполнения листа ознакомления.

Кроме того, отметку об ознакомлении можно сделать и в трудовом договоре.
См. образец заполнения листа ознакомления.

3. Ответственность работодателя за невыполнение обязанности по ознакомлению работника с локальными нормативными актами при приеме на работу

Невыполнение положений Трудового кодекса РФ в части, касающейся ознакомления работника с локальными нормативными актами, является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность в отношении работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).
На практике также могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации (предприятия).

Лист ознакомления с
локальными нормативными актами
(образец заполнения)

ООО «Малыш»
Лист ознакомления работников ———————————
(организационно-правовая форма
и наименование работодателя)

Положением об оплате труда
с —————————————- до подписания трудового договора
(наименование локально-нормативного акта)

Лист ознакомления
с локальными нормативными актами
(приложение к трудовому договору)
(образец заполнения)

До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами:

АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН

Работодатель Работник
________________ ФИО

ООО «Ромашка»
Адрес по регистрации:
ИНН 0000000000/00000000
Паспорт:

__________________/_______________ ______________________________________
ФИО (подпись)

Экземпляр трудового договора получил ______________________________
дата подпись

Источник: СПС КонсультантПлюс

Источник: www.mucb.ru

Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему.

Евгения Cарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто. При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись. И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в ниже.

Статья 22 ТК РФ об основных правах и обязанностях работодателя говорит о том, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А согласно ч. 2 ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях к приостановке деятельности. В случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере по отношению к работодателю будут применены следующие санкции:

1) на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

2) на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 до 130 тысяч рублей или вынесено предупреждение в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

3) на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Работодателю следует обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве; ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих документах: журналах, листах ознакомления.

Кроме того, следует отстранить от работы работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда.

Сложности организации ознакомления

Сложности ознакомления появляются из-за нескольких факторов: объемов документов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работает несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: при приеме, увольнении, переводе и т.д. Если добавить еще документы по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющих статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 документов. Если все это вести в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов.

Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать ознакомление с документами удаленных сотрудников так, чтобы это было быстро и удобно, становится проблемой.

Специалисты по кадрам и охране труда обязаны знакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники безопасности и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с документами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные документы под рукой и сотрудник расписывается вручную.

Но с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу. Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы, списки и направления на прохождение медосмотров. Все эти документы требуют наличия подписи сотрудников. Нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с документом.

Законодательство для отдельных видов документов устанавливает период, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под расписку». Так, ст.193 ТК РФ устанавливает период, равный 3 дням, для приказов о дисциплинарном взыскании. Судебная практика показывает, что затягивать с ознакомлением документов, для которых законом не установлен подобный период, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки документов, на то, когда сотрудник ознакомлен с документами. Так, из аппеляционного определения Московского городского суда от 08.02.2016 по делу №33 — 4253/2016 видно, что суд встал на сторону работодателя, т.к. все документы были оформлены вовремя, в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все находятся в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников, и многие из них работают в цехах, а часть – «в полях» на месторождениях, объектах строительства или в удаленных подразделениях, куда иногда можно добраться только на вертолете.

Современные предприятия – современные возможности

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под расписку только с теми документами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ECM-системы (системы электронного документооборота) облегчает эту работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Оповещение о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с документом и расписаться в листе ознакомления может быть разослано в ECM-системе. Офисные работники, имеющие постоянный доступ к ECM-системе, получают задание.

В задание вложен электронный документ. Работник знакомится с электронной версией документа на своем рабочем месте, после чего подходит лично в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание. Секретарь или специалист по кадрам контролируют процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать документы по почте или на вертолетах.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Среди удаленных работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения, но с доступом к компьютеру. Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам КЭП. Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

Подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные документы, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под расписку: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д. И работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов, то есть ознакомлен с этими положениями. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется. Работодатель может организовать ознакомление с такими документами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

Персональный компьютер. Сотрудник получает задание из ECM-системы, изучает документ на компьютере, выполняет задание. Процесс строится также, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с документами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет. На основании рыночных данных о продажах смартфонов, можно предположить, что таких работников примерно 70-80%. Сотрудник получает сообщение и ссылку на документ в чат-боте, просматривает документ на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение из ECM-системы, например, в виде SMS-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с документом. Изучить документ можно на экране инфокиоска.

Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает документ и нажимает кнопку «Ознакомился». Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной. Специалист отдела кадров может отправить документ на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит каким способом (через чат-бот, инфокиоск или компьютер) сотрудник будет знакомиться с документом.

Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» – задачу ECM-системы. При необходимости можно сформировать лист ознакомления как отчет. В отчете будут видны наименование документа, ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с документами. Также важно, чтобы с порядком электронного ознакомления работник в свою очередь был ознакомлен под расписку, например, в день его приема на работу.

Таким образом, прогресс идет даже в консервативной области кадровых вопросов и охране труда.

Источник: ecm-journal.ru

Охрана туда. Обзор Приказа Минтруда №773н

Порочкин Дмитрий Борисович, общественный уполномоченный по вопросам охраны труда при уполномоченном по защите прав предпринимателей в г. Москве, Генеральный директор Центра охраны труда «НСС Консалт».

С 1 марта 2022 года действует новый Приказ Минтруда №773н «Об утверждении форм (способов) информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда, и примерного перечня информационных материалов в целях информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда» от 29.10.2021 года.

К сожалению, не многие работодатели полноценно информируют работников о рисках и опасностях на рабочих местах, многие просто не доводят (или доводят не в полном объеме) информацию об условиях труда на рабочих местах, или обучение по охране труда сотрудников проходит формально – просто собирают подписи в журналах или протоколах. Тем не менее, по статистике, около 70% несчастных случаев имеют именно организационный характер.

Поэтому было принято решение систематизировать формы и способы информирования работников и установить обязанности работодателя по информированию персонала в области трудового права и охраны труда, так как ранее этот момент был указан лишь вскользь в некоторых нормативно-правовых актах (Типовом положении о СУОТ и 247-ФЗ).

Поэтому новый Приказ направлен именно на предупреждение несчастных случаев и инцидентов, на профилактику производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и предоставляет работодателям:

• Формы (способы) информирования работников об их трудовых правах –Приложение 1 к Приказу;
• Примерный перечень информационных материалов – Приложение 2 к Приказу.

Итак, формы информирования сотрудников:

1. Ознакомление при приеме на работу с трудовым договором (где прописаны трудовые права и условия труда работников);
2. Ознакомление с результатами специальной оценки условий труда;
3. Ознакомление с информацией о профессиональных рисках и их уровне;
4. Ознакомление с должностной инструкцией, инструкцией по охране труда, перечнем полагающихся сотруднику средств индивидуальной защиты, Правилами по охране труда и другими локальными документами работодателя.

Все документы для сотрудников должны быть в свободном доступе, а ознакомление с вышеперечисленными документами необходимо подтвердить подписью сотрудников. В случае, если работодатель использует электронный документооборот, необходимо подтверждение ознакомления сотрудников с документами с помощью электронной подписи.

А вот перечень информационных материалов:

1. Визуальная/печатная информация (распечатка документов, плакаты, буклеты, листовки, знаки безопасности, а также корпоративные издания – журналы, газеты и пр.)
2. Видеоматериалы (видеоролики, транслируемые в местах общего пользования, корпоративное телевидение и т.п.)
3. Интернет ресурсы (сайт компании, корпоративный портал, сайты федеральных органов исполнительной власти, электронные рассылки, предоставление доступа к справочным системам, социальные сети работодателя, внутрикорпоративные мессенджеры и т.д.).

Работодатель вправе использовать формы информирования как все сразу, так и по отдельности, ведь многие из них зависят от возможностей (в том числе финансовых) работодателя. Будем надеться, что с такой «шпаргалкой» от Минтруда, работодателям будет проще подобрать формат информирования сотрудников и организационные пробелы в статистике несчастных случаев покажут значительный спад.

Источник: hr-elearning.ru