Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу

Содержание

Трудовая книжка – официальный документ гражданина, подтверждающий факт трудоустройства в конкретный момент времени, отмечающий промежуток времени, проведенный в той или иной организации. Документ требуется при трудоустройстве для заключения договора между физическим лицом и организацией о приеме на работу. Также при выходе на пенсию, актуальная информация потребуется для расчета стажа, количества отработанных лет. Для сохранения юридической силы, должно быть проведено правильное заполнение трудовой книжки с учетом действующих норм.

Требования к заполнению документа регламентированы законодательство РФ и независимо от того, в какой компании работает гражданин, заполнение должно проходить в едином формате. Рассмотрим подробней особенностей записей вносимых в этот бланк при устройстве на работу и при уходе с должности, а также, какие изменения могут появиться в 2020 году.

Образец заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является стандартизированным документом, бланки страниц которого имеют единый формат. Поэтому можно рассматривать один образец, как единое правило для всех прочих документов.

В первую очередь, рассмотрим, как происходит заполнение титульного листа трудовой книжки. Титульный лист является первым, содержит данные о гражданине. В частности, нужно указать следующую информацию:

Фамилия, имя, отчество получателя;
Дата рождения;
Образование (высшее, среднее, средне-специально);
Наименование профессии в соответствии с дипломом;
Дата выдачи;
Кем оформлена – бухгалтер отдела кадров на месте где официально устроен гражданин;
Подпись лица ответственного за выдачу, печать отдела кадров.

Таким образом, вноситься стандартный набор данных, как и при регистрации любого другого документа. Ответственность за выдачу и заполнение берет на себя отдел кадров компании или организации являющейся первым официальным местом работы гражданина. Приобретение бланка должно проводиться за счет организации, равно как и прочие работы по открытию документа.

Обратите внимание, книжка открывается на первом официальном месте работы и далее храниться в отделе кадров. Однако если гражданин уволен или сокращен, формуляр выдается ему на руки, для занесения дальнейших пометок при трудоустройстве в другой организации.

Пример заполнения трудовой книжки и ее титульного листа можно найти на нашем сайте.

Все данные записываются от руки, ручкой с голубыми чернилами. Необходимо использовать прописной шрифт, однако допускается написание ФИО гражданина печатными буквами, но также от руки.

Помимо вносимых от руки данных, на титульной и других страницах, имеется серийный номер необходимый для идентификации. Этот номер заноситься в реестр, в дальнейшем может быть использован для быстрого поиска данных в пенсионном и иных фондах.

Внутренние страницы

Внутренние страницы также имеют стандартное оформление и разделены на тематические графы, в которые и вписываются соответствующие данные. Всего, предусмотрено 4 информационных графы, разделяющих страницу по вертикали на отдельные столбцы разной ширины. Каждая графа имеет следующее наименование, назначение:

Указывается порядковый номер вносимой записи;
Проставляется дата зачисления сотрудника в штат организации;
Полное наименование фирмы, куда устроился гражданин, а также сокращенная аббревиатура, если она есть, указание занимаемой должности, квалификационного уровня;
Указывается номер приказа, о зачислении новой штатной единицы, а также дата его подписания.

Ведение трудовых книжек производиться сотрудником отдела кадров, имеющим полномочии для этого. Каждая запись заверяется подписью начальника отдела кадров, а также печатью фирмы.

Какие данные обязательны для занесения

Для внесения и последующего изменения обязательны следующие данные:

О зачислении в штат, открытии договора;
Об увольнении, выводе из штата, аннулировании договора;
О переводе на новое место в фирме, в связи с повышением квалификации, необходимостью замещения сотрудника и т.д.;
О выведении из штата в связи со смертью.

Обратите внимание, при переводе сотрудника, обязательно чтобы соответствующая запись сопровождалась подписью самого сотрудника, подтверждающей его согласие с данной манипуляцией.

При увольнении работника, соответствующая пометка добавляется в обязательном порядка. Каждая пометка идет отдельной записью, имеющей свой порядковый номер, подтверждается соответствующим указом руководства и заверяется печатью. При отсутствии данных в какой-либо из граф, запись может быть признана недействительной.

Восстановление на должности

Нередким случаем, является восстановление гражданина на должности. Как правило оно происходит в судебном порядке, если увольнение было принято неправомерным. Или же увольнение было использовано в качестве штрафной санкции, но при должном разбирательстве, сотрудник оказался невиноват в инкриминируемом нарушении. В такой ситуации, добавляется пометка о восстановлении в должности с указанием обстоятельство, из-за которых принято такое решение и также заверяется печатью и подписями сторон.

Действия при смене фамилии

Инструкция по внесению изменений, говорит о том, что при смене имени или фамилии владельца, данная информация должна быть зафиксирована.

Делается это очень просто, старая фамилия на титульном листе перечеркивается одной чертой, рядом указывается новая. На листе обложки указывается причина проведенной манипуляции. Если фамилия изменена в связи с замужеством, то указывается номер акта регистрации брака. Порядок заполнения требует заверить данную запись печатью отдела кадров.

Открытие нового документа при смене личных данных не требуется. Если бланк восстанавливается после повреждения, то в ней также указываются старые и новые личные данные, так как указы о приеме на работу и увольнении на предыдущих местах работы, будут выписаны на старую фамилию.

Что еще может быть добавлено

В качестве необязательной, но допустимой к внесению информации, можно упомянуть данные о наградах и поощрениях сотрудника. В частности, могут быть добавлены следующие сведения:

Получение звания заслуженного работника;
Присуждение государственных наград за трудовые заслуги;
Вручение почетных грамот и прочих наград от имени компании за ответственный труд.

Данная информация, будет полезна в случае последующего трудоустройства и скажется положительным образом на репутации работника. Кроме того, некоторые награды и степени влияют на коэффициент при расчете пенсии по выслуге лет, и от них напрямую может зависеть благосостояние гражданина.

В ряде случаев, информация о подобных поощрениях может быть добавлена самим сотрудниками, если на то было отдано распоряжение руководства. Запись обязательно сопровождается порядковым номером приказа, распоряжения или другого подтверждающего документа.

Заполнение трудовых книжек в 2019 году

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году сохраняются прежними, несмотря на пакет изменений по ведению документации в связи с пенсионной реформой и рядом других преобразований. Единственным изменением, становится возможность заверения записей, только подписями ответственных лиц без печати организации. При этом, законность и достоверность данных не будет приниматься по сомнение.

Ответственность за ведение также ложиться на сотрудников и руководителя отделом кадров предприятия. Исключением могут стать те случаи, когда компания не имеет отдела кадров, в этом случае данные добавляет бухгалтер организации за подписью руководителя.

Обратите внимание, правильное заполнение документа, является важнейшим фактором при работе с кадрами. В первую очередь, наличие ошибок или отсутствия соответствующих пометок при проверке со стороны регулирующих органов, может стать причиной введения ряда ограничений для деятельности компании. Кроме того ошибки или отсутствие информации могут стать помехой для сотрудника при правильном расчете пенсий и в этом случае, придется обращаться с организацию, поднимать архивные акты о приеме и увольнении с места работы.

Таким образом руководителями и сотрудникам отделов кадров рекомендуется ознакомиться с образцами ведения документации и в дальнейшем придерживаться их, отслеживая актуальные изменения.

Калькулятор стажа

Онлайн сервис, робота которого была разработана в соответствии с требованиями законодательных нормативов Российской Федерации.

Источник: kalkulyator-stazha.ru

Трудовая книжка: образец заполнения 2023

С 2020 года начинается постепенная трансформация в сфере ведения трудовой документации, а точнее переход на электронный вариант ведения трудовых книжек. Но сотрудники имеют право остаться с бумажными документами. А значит, все организации и предприниматели-работодатели обязаны будут вносить записи на бумагу. В статье ниже рассмотрены основные правила заполнения трудовой книжки в текущем году.

Главные перемены

С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов.

Суть в том, что в 2020 году юридические лица и ИП вначале обязаны известить всякого работника об изменениях, сопряженных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном варианте. Срок – не позже 30.06.2020. Синхронно с этим необходимо оповестить труженика о его праве избрать, каким образом наниматель должен будет вести ТК.

Работнику в срок с 1.07 по 31.12.2020 включая, необходимо принять решение, должен ли его наниматель продолжать вести его ТК на бумаге или вносить сведения о его трудовом стаже исключительно в электронном виде. Свое предпочтение трудящийся обязан сформировать в виде письменного заявления. Если он до конца 2020 года не пропишет подобного заявления, надо параллельно с информацией о трудовой деятельности в электронной форме осуществлять ведение его ТК на бумаге.

Таким образом, оформлять электронные ТК примутся с 1 января 2021 года . А стало быть, в течение всего 2020 года будет необходимо в ручном порядке регистрировать записи на бумаге. К слову сказать, этот год тоже заключительный, когда новые сотрудники смогут оформить бумажную ТК. Тем же лицам, которые возьмутся впервые работать в 2021 году или после этого, все ТК надо будет оформлять только в электронном варианте.

Обратите внимание, это важно! С 2020 года все наниматели обязаны создавать информацию о труде электронным способом (Законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и 436-ФЗ).

Общие правила оформления и ведения ТК

В ТК вносятся следующие данные:

о работнике, его Ф.И.О.;
о выполняемой им трудовой деятельности;
при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
о награждении за достижения в работе;
об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Информация в ТК заносится бережно ручкой. Используются паста черного, синего цветов. Записывать сведения в ТК чернилами иного оттенка нельзя. К примеру, оранжевого, зеленого, розового или желтого цветов. Покупать ручки желательно со световодостойкими чернилами (об этом, в частности, упомянуто в пункте 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет.

Обратите внимание, что запись, которую кадровик произвел с использованием чернил разных цветом, не является недействительной. Но есть одно условие – чернила отвечают необходимым требованиям.

Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Т акие правила заполнения дубликата трудовой книжки и е е оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225 . Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.

Порядок заполнения новой трудовой в 2023 году

Оформлять новые бумажные трудовые организации и ИП будут весь 2020 год, но он будет завершающим для этого. Ведь на новеньких, начинающих свой трудовой стаж с 01.01.2021, заводиться будут исключительно электронные документы.

ТК работнику, который устроился на работу первый раз, отдел кадров заполняет в его присутствии. Срок, отведенный для этого — в течение 7 рабочих дней со дня вынесения акта о приеме на работу ( п. 8 Правил № 225 ).

На титульном листе записывается следующая информация о работнике:

имя и фамилия гражданина, а при наличии также его отчество;
точные сведения о дате рождения;
специальность и профессия (при устройстве на работу, которая требует специальных знаний или определенной подготовки).

Трудовая книжка - порядок заполнения титульного листа

Обратите внимание! Ф.И.О. нужно обозначать полностью. Не допускается указание исключительно фамилии, а инициалов – сокращением до первой буквы. Желательно полностью без сокращений заполнять и остальные поля – и дату появления на свет, и сведения об образовании.

Чтобы не было в последующем претензий к кадровой службе – списывайте все данные с документов так, как они отражены в них. К примеру, если в документе указан орган его выдачи «гор», а не «город» или просто «г», то так и переносите запись в ТК – «гор».

Запись о полученном образовании сотрудника указывается на основании диплома, им предоставленного. Это может быть:

общее основное образование , квалифицируемое после окончания 9 классов средней школы;
общее среднее – если работник окончил все классы средней школы;
п рофессиональное начальное – присваивается сотруднику, который завершил учебу в профтехучилище;
профессиональное среднее – если работник учился и окончил, как минимум, училище, колледж или техникум;
профессиональное высшее – здесь нужен диплом об окончании университета, института или академии;
профессиональное послевузовское образование – имеется у лиц, которые после высшего образования поступили в аспирантуру, докторантура или ординатуру и окончили их.

Все эти данные обязательны для внесения на титульный лист ТК впервые прибывающих на работу лиц. После их внесения сотруднику кадровой службы останется только указать дату начала ведения ТК и поставить свою подпись. Обязательно должна на титульном листе присутствовать подпись владельца ТК.

Как заполнить ТК в 2023 году при приеме на работу сотрудника

Вносить последующие записи в уже начатую ТК не сложно. После последней записи об увольнении сотрудника нужно в графе 3 раздела под наименованием «Сведения о работе» прописать полное наименовании организации-работодателя. Закон не запрещает указывать сокращенное наименование юридического лица, а также проставление печатного штампа.

Далее ниже необходимо указать порядковый номер – проставляется он именно под названием организации в первой графе, а не рядом с названием!

Вам также будет интересно: Когда можно отправить работника в командировку

Рядом с порядковым номером в следующей графе 2 указывается дата о принятии работника на работу с указанием его должности и квалификации. Чтобы не допустить ошибок, наименование должности необходимо брать со штатного расписания.

Если сотрудник трудоустроен в какое-то подразделение работодателя, и это подразделение названо в трудовом договоре, то и в ТК нужно вносить сведения об этом подразделении. В последней четвертой графе указываются реквизиты акта работодателя, на основании которого сотрудник трудоустроен – приказ с номером и датой или иное решение.

Трудовая книжка - запись о приеме на работу

Как заполнить трудовую при переводе в 2023 году

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК . Она подразделяет такие случаи на три вида:

Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.

Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение . Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Как заполнить ТК при увольнении работника

Если переводы сотрудников в работе кадровых служб встречаются не так часто, то увольнения – явление постоянное, такое же, как и трудоустройство.

Чтобы правильно внести запись о данном событии во второй графе ТК нужно указать его точную дату. Третья графа должна содержать сведения об увольнении – причину с указанием части и статьи Трудового кодекса РФ.

Трудовая книжка - запись об увольнении

В зависимости от причины прекращения трудовых правоотношений будет по-разному звучать формулировка. Чтобы подробнее ознакомиться с возможными вариантами написания этого действия в трудовых правоотношениях, предлагаем обратиться к ниже расположенной таблице, где предложен их образец.

Таблица 1. Основания для записи в ТК про увольнение.

Статья 77 ч. 1 Трудового кодекса РФ Основание увольнения

п. 3	Инициатива самого трудящегося.
п. 8	Отказ работающего гражданина от перевода на иной труд из-за его здоровья, подтвержденного медицинского заключением, а также при отсутствии у нанимателя подходящей работы.
п. 9	Отказ гражданина от перемещения на рабочее место в иную местность вместе со своим нанимателем.
п. 11	Заключение контракта с нарушением закона.
п. 1	Соглашение между участниками трудовых отношений.
п. 6	Отказ работающего от дальнейшего осуществления трудовой функции в связи с переменой собственника юридического лица.
п. 5	Перемещение работающего лица к другому нанимателю или перемещение на выборную работу.
п. 7	Отказ гражданина от осуществления труда из-за перемены установленных сторонами условий контракта.
п. 2	Истечение срока контракта.

Помимо перечисленного, расторжение контракта может быть произведено по инициативе нанимателя работника, а также в результате воздействия факторов, на которые стороны трудовых правоотношений не могут повлиять. Эти основания регулируют ст. 81 ч. 1 и ст. 83 ч. 1 ТК РФ соответственно.

Внеся запись об увольнении в ТК, работник отдела кадров не должен забыть поставить в книжке печать работодателя, а также подписать уполномоченным лицом. Пункт 35 правил ведения и хранения ТК устанавливает также обязанность работника поставить свою подпись ниже.

Может быть вполне вероятна ситуация, когда увольняющийся сотрудник отказывается поставить свою подпись в ТК. В таком случае работники отдела кадров должны составить соответствующий акт. Акт передается на подпись увольняющемуся. Если и здесь он откажется поставить свой автограф, то в этом акте делается соответствующая пометка.

Ни в коем случае нельзя проставлять запись об отказе увольняющегося расписываться в самой трудовой.

По общему правилу, последним днем трудовой деятельности гражданина, который написал заявление на увольнение , считается день увольнения. Исключением в подобной ситуации являются случаи, когда увольняющийся решил перед увольнением догулять свой отпуск. В таких случаях последним днем работы признается последний день отпуска. Таким образом, в ТК запись о дне увольнения нужно заполнять исходя из даты последнего его рабочего дня или последнего дня отпуска.

Санкции за неправильное ведение ТК

В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям.

Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:

для юридического лица – 30-50 тыс. руб. ;
для предпринимателя – 1-5 тыс. руб. ;
для лиц, находящихся на ответственных должностях – 10-20 тыс. руб.

При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.

Пример заполнения трудовой книжки

Насколько полезной оказалась эта статья?

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
напишите вопрос в форме ниже;
позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен
Теги по теме трудовая книжка
Автор статьи Михайлова Елена Олеговна

Занимается трудовым и гражданским правом, где является экспертом с многолетним опытом. Практикующий юрист, разбирает разнообразные дела, от самых элементарных, до очень сложных. Знает ответы на многие вопросы в своей сфере. Помогает читателям разобраться в своих проблемах за минимальное время с минимальными трудозатратами. Окончила негосударственное образовательное частное учреждение высшего профессионального образования «Московский новый юридический институт» (МНЮИ), специальность «Юриспруденция».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

4 коммент. по статье “ Трудовая книжка: образец заполнения 2023 ”

Сергей :

Как произвести запись в трудовую книжку если был пробел в трудовой деятельности, во время которой я являлся индивидуальным предпринимателем?

Сергей, предпринимательская деятельность – это деятельность, которую ИП ведет самостоятельно, на свой страх и риск. Он не выполняет ничьих поручений, никому не подчиняется, и может нанимать работников для осуществления ими трудовой деятельности как работодатель.

Основанием для внесения записи в трудовую книжку является возникновение между работником и работодателем трудовых отношений. ИП не может являться работодателем для себя же, поэтому и соответствующую запись в трудовую книжку он внести не сможет (см. Письмо Минтруда РФ от 26.05.2021 № 14-6/ООГ-4834). Следовательно, не может внести такую запись и ваш новый работодатель.

Отсутствие записи о работе в качестве ИП ничем вам не грозит. Если вам нужно подтвердить факт ведения собственного бизнеса в качестве ИП для потенциального работодателя, можете представить ему копию свидетельства о госрегистрации в качестве ИП или выписку из ЕГРИП. Если же вас волнует вопрос стажа, то от наличия или отсутствия записи в трудовой книжке он не зависит – страховой стаж начисляется только за то время, в течение которого вы уплачивали страховые взносы в ПФР.

Я случайно уронил трудовую в ванну с водой. Теперь она разбухла и на листах потекли чернила и печати. Вся история моей работы теперь практически не читается. Трудовая испорчена. Можно ли устроится на работу с такой «замоченной» трудовой книжкой?

Как-то можно восстановить трудовую со всеми записями? Если да, то как это сделать? Или нужно начинать новую книгу с чистого листа, тогда как доказать, что я работал в организациях?

Учитывая действующее трудовое законодательство, у Вас есть два варианта для решения проблемы: — восстановление испорченного документа;
— заведение новой трудовой книжки. Способ первый – восстановить. Лицо, трудовая книжка которого пришла в негодность, может получить дубликат. Человек, утративший документ, должен обратиться к работодателю по последнему месту работы. Бывший наниматель в 15-дневный срок обязан подготовить и выдать заявителю дубликат (п.

31 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003). Если работник трудился только в одной компании, проблем с восстановлением возникнуть не должно. Но если сотрудник работал в нескольких организациях, ему необходимо сначала самостоятельно обратиться ко всем своим работодателям с просьбой подтвердить стаж. Для подтверждения подойдут такие документы: — справки о том, что лицо действительно работало в компании;
— приказы о назначении на должность и об увольнении;
— трудовые договоры;
— ведомости на выдачу зарплаты;
— выписки из ПФР по страховому счету сотрудника. Если фирма ликвидирована, обращайтесь в государственный архив или ПФР. Всю собранную информацию вместе с заявлением предъявите руководителю по последнему месту работы. Отдел кадров обязан изучить документы и внести данные в дубликат (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Способ второй – не восстанавливать. Документ можно и не восстанавливать. Если на новом месте стаж работника не важен, то его примут и без трудовой книжки. После назначения на должность в отделе кадров заведут новую трудовую книжку. Учтите, что если Вы выберете второй способ, то в будущем Вам вероятнее всего все-таки придется доказывать свой стаж, например, при назначении пенсии.

Источник: lawabc.ru