Образец заполнения трудовой книжки

Трудовые книжки работодатель обязан вести на каждого сотрудника, для которого место работы в данной организации является основным. Нормы и требования к ведению этих документов ежегодно претерпевают некоторые изменения. Рассмотрим актуальные правила оформления приведем образцы заполнения трудовой книжки в 2019, 2020 г.г. при приеме, переводе, а также увольнении работника.

Для чего существует трудовая книжка

• Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
• для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
• для подтверждения общего трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Регламентирующие документы

Нормы заполнения трудовых книжек в Российской Федерации устанавливаются следующими законодательными актами:

Вебинар «Заполнение трудовой книжки» 11.11.2015

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением документа, регулирует порядок его оформления. 2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов, установленных законами РФ.

3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Документ содержит образцы трудовой книжки и вкладыша к ней. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения этих документов. 4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Документ содержит нормы заполнения самих книжек, вкладышей к ним и дубликатов, а также алгоритм исправления допущенных при заполнении в вышеуказанных документах ошибок.

Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: https://svoedelo-kak.ru/kadry/deloproizvodstvo/harakteristika.html.

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в статье.

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано здесь.

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены ниже в таблице.

• о приеме на работу,
• об увольнении,
• о переводе при смене должности либо места работы,
• об изменении квалификации специалиста,
• о поощрении, награждении.

Если человек только начинает свою производственную деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента трудоустройства.

Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения.

• Личные сведения,
• вид выполняемой сотрудником работы,
• перевод,
• увольнение, причина увольнения,
• информация о поощрениях, вознаграждениях.

При расторжения трудового договора вносится запись об увольнении. Работника необходимо с ней ознакомить. В подтверждении чего, в трудовой книжке после записи он ставит свою подпись и расшифровку.

Лица, ответственные за ведение трудовых книжек

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения документов уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где трудовые книжки сотрудников размещаются в специальных лотках или ящиках.

Сведения о принятых и выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Это журнал, как правило, оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров предприятия.

Наименование документа Сроки хранения

Невостребованные трудовые книжки	Не выданные уволившимся работникам книжки хранятся в организации на протяжении семидесяти пяти лет
Книга учёта	Данный документ хранят семьдесят пять лет

Правила заполнения трудовых книжек в 2019, 2020

Оформление титульного листа

1. Фамилия, имя, отчество. ФИО работника вносится полностью, без сокращения или замены иницалами, согласно паспортным данным. Если сотрудник сменил фамилию за время работы, то уполномоченное лицо вносит необходимое исправление на основании паспорта или свидетельства, подтверждающего факт изменения фамилии. Следует перечеркнуть прежние данные одной чертой и вписать новые. На внутренней стороне обложки делается запись, указывающая на документ, который служит основанием для корректировки личных данных, ставится подпись, печать.
2. Дата рождения. Значение записывается так: ХХ.ХХ.ХХХХ (число.месяц.год).
3. Образование. Сотрудник предоставляет документ об образовании, к примеру, диплом, на основании которого специалист вносит сведения в трудовую книжку. При получении работником какого-либо дополнительного образования сведения дополняются без зачеркиваний.
4. Специальность работника. Записывается в именительном падеже. Если работник занимает должность, требующую особых знаний, навыков и подготовки, то специалисту следует сделать отметку о наличии дополнительных документов, подтверждающих необходимую квалификацию.
5. Дата заполнения. После принятия сотрудника в штат документ заполняется в пятидневный срок.
6. Печать организации, подпись ответственного лица с обязательной расшифровкой, подпись владельца книжки.

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

• Сначала во третьей графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
• В первой графе ставится порядковый номер записи.
• Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
• В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
• В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации, то сведения о переводе вносятся в книжку в следующем порядке:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

• в первой графе проставляется номер записи;
• во второй графе указывается дата перевода;
• в третьей графе делается непосредственно сама запись о переводе;
• в четвертой графе указывается номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

• в первой графе указывается номер записи;
• во второй графе — дата увольнения сотрудника;
• запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ вносится в третью графу;
• отметка о приказе об увольнении сотрудника производится в четвертой графе, указывается его дата и номер. Здесь же необходимо поставить печать и подпись уполномоченного лица;
• увольняемого сотрудника необходимо ознакомить с записью, что он удостоверяет своей подписью, указывая при этом свою фамилию и инициалы. После чего работник также расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе или увольнении по правилам заполнения трудовых книжек, действующих в 2019 году, смотрите в видео:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему документа или дать согласие на его пересылку по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, как ВРИО писать правильно.

Индивидуальный предприниматель (ИП) — это юридическое лицо или физическое? Разъясняем здесь.

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: https://svoedelo-kak.ru/kadry/personal/autsorsing.html.

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю производится в следующим образом:

1. В первой графе поставьте порядковый номер записи.
2. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
3. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе. Здесь же впишите данные о приёме сотрудника, его профессию и должность.
4. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Законодательно предусмотрено исключение для работодателей-физических лиц, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников.

Исправление ошибок в трудовой книжке, примеры 2019

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

Как внести исправления в записях на титульном листе

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные данные. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что внесенные новые данные верны.

Как внести исправления в сведениях о работе

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

1. Впишите номер записи в первой графе.
2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во второй графе.
3. Сделайте отметку «Запись под № недействительна» в третье графе.
4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во второй графе.
5. Внесите новую запись в третью графу.
6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

О правилах внесения изменений и исправлений в трудовой книжке рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию правильно?

• Уполномоченное лицо снимает копии со всех страниц документа, имеющих записи.
• На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.
• На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент.

Дубликат

Дубликат — это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными и действующими для трудовых книжек в 2019 и 2020 годах.

Как получить дубликат

Если работник потерял трудовую книжку, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление в свободной форме об утере документа.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате трудовой книжки

1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в трудовую книжку заводится, когда в документе уже не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен при отсутствии самой книжки. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как выглядит вкладыш (образец) и как его вшить в трудовую книжку, смотрите в видео:

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Документ содержит всю его производственную биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовывается на предприятии на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам — это основа процветания и успеха бизнеса.

Источник: svoedelo-kak.ru

Загрузка документа
«Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки»

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Пример заполнения дубликата трудовой книжки
• Пример заполнения вкладыша в трудовую книжку
• Пример заполнения поля 4 титульного листа на книгу конструкторской документации
• Пример заполнения листа утверждения на один документ конструкторской документации
• Пример заполнения листа утверждения на несколько документов конструкторской документации
• Пример заполнения титульного листа конструкторской документации
• Пример заполнения титульного листа конструкторской документации при наличии листа утверждения
• Пример заполнения программы функционирования прибора в цехах АСУ ТП (ТАИ) тепловых электростанций. Форма N 8 (рекомендуемая)
• Пример заполнения средних значений мощностей доз гамма-излучения в различных точках населенного пункта
• Пример оформления сопроводительного письма документов, представляемых для осуществления государственного кадастрового учета земельных участков в Управление Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Московской области
• Пример оформления результата анализа состояния системы противоаварийной защиты (паз) на объекте (блоке, установке и т.д.) (рекомендуемая форма)
• Пример оформления рабочей программы полевых работ по развитию съемочного обоснования с применением глобальных навигационных спутниковых систем ГЛОНАСС и GPS (рекомендуемая форма)
• Пример оформления титульного листа технического проекта на госбюджетные работы
• Пример оформления титульного листа технического проекта на договорные работы
• Пример оформления ходатайства о присвоении почетных званий работникам открытого акционерного общества «Российские железные дороги

• Договоры
• Все документы

• Агентский договор
• Договор аренды

• Договор аренды жилого помещения
• Договор аренды нежилого помещения
• Договор аренды транспортного средства
• Договор аренды имущества
• Договор аренды земельного участка
• Договор аренды предприятия

• Договор купли-продажи транспортного средства
• Договор купли-продажи имущества
• Договор купли-продажи недвижимости
• Договор купли-продажи земельного участка
• Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг

• Договор бытового подряда
• Договор строительного подряда

Источник: dogovor-obrazets.ru

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу в 2023 году

Все записи в трудовой книжке делаются в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденных Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Общие правила ведения и заполнения трудовой книжки

В соответствии с вышеуказанными правилами распоряжением руководителя организации назначается сотрудник, ответственный за ведение, а также хранение трудовых книжек. Обычно таким сотрудником является кадровик.

Все записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой синего или черно цвета. Не допускается использование сокращений, названия распорядительных документов указываются целиком. Даты и номера документов указываются только арабскими цифрами. Нумерация записей — сплошная, то есть если последняя запись об увольнении с предыдущего места работы сотрудника идет под номером 11, следующей записи присваивается номер 12.

Стандартная запись о приеме на работу

При приеме на работу сотрудник предоставляет новому работодателю свою трудовую книжку, если она имеется, или работодатель оформляет новую трудовую при ее отсутствии, в этом случае работник компенсирует работодателю ее стоимость.

Чтобы сделать запись о приеме на работу, работнику кадровой службы необходим приказ о приеме на работу сотрудника, так как именно реквизиты этого документа будут внесены в графу 4 трудовой книжки.

Сначала кадровик в графе 3 указывает полное и сокращенное (в скобках) наименование работодателя. Также разрешается ставить штамп организации.

Затем вносится сама запись с порядковым номером и датой, указанием должности, квалификации в соответствии со штатным расписанием и подразделения, в которое принимается работник (если оно прописано в его трудовом договоре), а также документ, на основании которого работник принят на работу – приказ по утвержденной форме.

Если сотрудник устраивается на работу к индивидуальному предпринимателю, в 4 графе указываются реквизиты трудового договора, заключенного с ИП, так он не обязан издавать приказы.

Если сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору, то в записи не нужно делать отметку о временном характере работы, то есть запись о приеме делается по стандартному образцу.

Если сотрудник принят на работу дистанционно, трудовое законодательство разрешает работодателю не делать записи о дистанционной работе, если между сотрудником и работодателем имеется об этом письменное соглашение. Например, в трудовом договоре это обстоятельство может быть сформулировано так: «Стороны трудового договора договорились не вносить в трудовую книжку работника сведения о дистанционной работе». Оговоренное таким образом условие поможет работодателю избежать возникающих претензий со стороны сотрудника по поводу отсутствия в трудовой книжке сведений о периоде его дистанционной работы у работодателя, а также сможет защитить его от ответственности за несвоевременное оформление трудовой книжки, если на момент заключения договора трудовая книжка отсутствовала.

Запись о приеме на работу подписью и печатью заверять не требуется.

Запись вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»)
12	24	01	2018	Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста	Приказ №28-К от 24.01.2018

Запись о приеме на работу по совместительству

Работник имеет полное право потребовать у основного работодателя, у которого хранится трудовая книжка, внести сведения о работе по совместительству. Для этого он должен предоставить в кадровую службу справку или копию распорядительного документа о приеме на работу организации, где он трудится по совместительству.

1	2			3	4
Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»)
12	24	01	2018	Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста	Приказ №28-К от 24.01.2018
13	18	02	2018	Принята на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Звезда» на должность оператора	Приказ ООО «Звезда» №7-К от 18.02.2018

Запись о приеме на работу в форме перевода

Работник в организацию может быть принят переводом от бывшего работодателя.

Информация в трудовой книжке о том, что сотрудник поступил на работу в порядке перевода от другого работодателя, оформляется исключительно лишь в том случае, если со своего предыдущего места работы он уволился переводом в новую фирму.

1	2			3	4
11	23	01	2018	Трудовой договор расторгнут в связи с переводом с согласия работника в Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ № 46-У от 23.01.2018
Специалист Иванова Иванова И. И.
Печать Петрова
Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»)
12	24	01	2018	Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Звезда»	Приказ №28-К от 24.01.2018

Внесение исправлений в трудовую книжку

Если при заполнении книжки кадровик ошибся, зачеркивание неправильно внесенной записи не допускается, исправления вносятся строго оговоренным Правилами способом.

Изменение записи в трудовой книжке производится кадровым работником следующим образом. Сначала неверная запись признается недействительной. Записи, которая фиксирует внесение исправлений, также присваивается порядковый номер. Правильная запись начинается со слов «Запись № __ недействительна». Затем вносится верная запись.

1	2			3	4
Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»)
12	24	01	2018	Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста	Приказ №28-К от 24.01.2018
13	25	01	2018	Запись № 12 недействительна. Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность старшего кассира с 24.01.2018	Приказ №28-К от 24.01.2018

Если запись внесена ошибочно, то в третьей графе указывается только, что она недействительна, а 4 графа не заполняется, так как документ, на основании которого вносится запись, отсутствует.

Источник: pravo-invalida.ru