Составлением баланса часто начинают заниматься тогда, когда собственник чувствует, что что-то идет не так. Когда прибыль явно не соотносится с остатками денег на расчетных счетах. Если не составлять управленческий баланс, часть денег может легко уйти из поля зрения.
Поговорим, что такое баланс, что это за бухгалтерский отчет, как он собирается, какими принципами руководствуется и почему он является самым главным финансовым отчетом для предпринимателя.
Что такое управленческий баланс
Баланс — это финансовый отчет, который показывает информацию, о состоянии бизнеса относительно активов, собственного капитала, того кому и сколько он должен.
Существуют главные финансовые отчеты, которые должны лежать на столе руководителя пятого числа каждого месяца. Это отчет о движении денежных средств (ДДС), отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс. Каждый отчет несет
полезную и важную информацию для руководителя о состоянии предприятия.
Баланс можно было бы переименовать в отчёт о богатстве или банкротстве компании. Он показывает приносит ли бизнес прибыль или работает в убыток. Также он контролирует правильность отчета о движении денежных средств и отчета о доходах и расходах.
Представьте себе человека, который решил сбросить вес. Для контроля показателей и понимании куда он движется, он использует весы. Весы показывают реальные цифры. Баланс — это своеобразные весы компании.
Если говорить про малый и средний бизнес, то большинство предпринимателей ведут отчет о движении денежных средства, умеют с ним работать, контролируют поступления и оплаты. Другие также ведут PnL отчет о прибылях и убытках и правильно считают финансовый результат. Но, большинство предпринимателей не считают баланс. Потому что не понимают как им правильно пользоваться и не хотят портить отношения с бухгалтерией.
Зачем нужен отчет баланс
Сколько денег работает в бизнесе? Часто предприниматели не знают ответ на этот вопрос и не знают, как это посчитать.
Однако, почти каждый из нас в той или иной степени может назвать цифру, отражающую личные денежные активы. Каждый знает про наличие у себя квартиры, машины, сбережений в банке, долгов, коммерческой недвижимости. Но почему то предприниматели не знают сколько личных денег работает в их фирме.
Собственник должен смотреть на предприятие не только как дело и цель всей жизни, но как финансовый инструмент, приносящий деньги.
В этом случае собственник выполняет две роли:
- руководитель, который отвечает за прибыль и эффективность бизнеса;
- владелец, которого интересует рентабельность собственного капитала — то насколько эффективно работают его деньги в бизнесе.
Например, если взять деньги и положить их на сберегательный счет, они будут приносить процент. В конце года человек получит от 6 до 7% в зависимости от условий банка.
Если вложить деньги в бизнес, он также принесет деньги. Вначале года вложили 1 миллион рублей, а забрали 1 400 000. Рентабельность капитала:
ROE= чистая прибыль / собственный капитал * 100%
ROE = 400 000 / 1 000 000 * 100% = 40%
Цифру чистой прибыли берут из отчета о прибылях и убытках, а капитал — из управленческого баланса.
С точки зрения финансов, богатство — это не сколько вы зарабатываете, а сколько месяцев вы проживете, если перестанете работать. Данное утверждение справедливо и по отношению к бизнесу. А сколько проживет ваше дело, если сегодня оно перестанет приносить доход? Разделите сумму накоплений на сумму ежемесячных расходов и вы получите желаемый ответ.
Структура финансового баланса
Управленческий баланс не имеет регламентированной формы. Рассмотрим из чего он состоит.
Активы
Активы — вся информация о имуществе, которое принадлежит организации. Их разделяют по принципу ликвидности.
Ликвидность, то насколько быстр актив может превратиться в деньги.
Ликвидные: деньги, долги покупателей, которые будут оплачены в ближайшее время, Товары на складах, которые будут реализованы.
Неликвидные: задолженности, оборудование, здания.
Также активы можно разделить на:
Внеоборотные (основные средства) — здания, оборудования, транспорт, оргтехника, мебель. то что служит больше года и помогает функционировать предприятию.
Нематериальные активы — товарный знак, патенты, ноу-хау, сайт
Оборотные — то, что участвует в операционном цикле оказания услуги или продажи товара: деньги, запасы, дебиторская задолженность.
- запасы: товары на складе, товары в пути, сырье и материалы, незавершенное производство, готовая продукция.
- дебиторская задолженность: клиенты должны фирме за услуги, поставщики должны по выплаченным авансам (поставщикам заплачено вперед, но они еще не прислали материалы).
Пассивы
Все активы компании кому-то принадлежат: либо фирме и тогда организация развивается на собственные деньги, либо кредиторам, тогда — на чужие.
Например, рабочий автомобиль за 2 миллиона рублей приобретен в кредит. Автомобиль — актив компании, но 2 миллиона — пассив, который надо отдать.
Обязательства
Это источник финансирования активов. Если обязательств слишком много, значит фирма ведет рискованную политику управления: накапливает долги по зарплате, набирает много кредитов, затягивает оплаты поставщикам.
Их разделяют по степени срочности:
Долгосрочные: кредиты и займы более одного года.
Краткосрочные:
- кредиты и займы менее одного года,
- операционная кредиторская задолженность (долг фирмы перед поставщиками по оказанным услугам или отгруженному товару и долг компании поставщикам по полученным авансам).
Например, фирма по изготовлению дверей на заказ брала аванс у клиентов в сумму 50000. И предприниматель думал, что это клиент должен был ему еще 50000, но при этом в отчетности не учитывал, что сам должен был клиенту готовое изделие.
Важно, чтобы ликвидных активов было больше, чем срочных обязательств. Это те свободные денежные средства, которые компания может направить на новые перспективные проекты, расширение деятельности и решение внештатных ситуаций.
Собственный капитал
Те средства, которые владелец вложил в компанию. Он изменяется каждый день.
Как посчитать деньги, которые принадлежат фирме?
Собственный капитал = активы — обязательства.
Это та сумма, которая получится, если рассчитаться по всем долгам, распродать все оборудование и помещения. Полученная сумма — это те деньги, которые работают в бизнесе.
Заключение
Баланс показывает реальную финансовую ситуацию организации. Процесс составления баланса позволяет обнаружить нестыковки. Отслеживание баланса в динамике помогает руководителю понять становится компания богаче или беднее. Без регулярного контроля со стороны владельца, накопления могут тратиться за счет накопления долга. Важно отслеживать как быстро и куда они расходуются.
Источник: platrum.ru
Управленческий учет на примерах
Управленческий учет помогает понять, получает компания прибыль или терпит убыток, как планировать платежи и закупки, когда можно вывести деньги из бизнеса. Расскажем на примерах о трех главных управленческих отчетах, которые помогут контролировать деньги в бизнесе.
Олег открыл кофейню, арендовал и оборудовал маленький зал в ТЦ, нанял баристу и сам тоже “встает к станку”, заказал регулярный клининг. Он закупает зерно, добавки к напиткам и одноразовую посуду, заказывает сладости в кондитерской у друга. Олег ведет три управленческих отчета:
- отчет о прибылях и убытках;
- отчет о движении денежных средств;
- управленческий баланс.
Отчет о прибылях и убытках (ОПУ)
Этот отчет помогает увидеть все доходы и расходы, которые возникли за отчетный период — неделю, месяц, год. Вы понимаете, какую получили прибыль и какие сделали траты, что продали и что купили. Деньги на счете в конце месяца не обязательно принадлежат вам: возможно, вы не оплатили все услуги или поставки за период, и отчет о прибылях и убытках помогает разобраться в этом.
Такой отчет можно “опрокидывать” в будущее, чтобы спланировать прибыли и убытки в ближайшие периоды. Он покажет потенциальную прибыль, расходную часть проекта, точку безубыточности. Так вы поймете, стоит ли запускать дело. Отчет о прибылях и убытках на несколько лет вперед — это финансовая модель вашего бизнеса.
Еще ОПУ помогает понять, где можно сэкономить. Например, кофейня работает, выручки все больше, бариста тратит стаканчики, как пули, но почему-то чистая прибыль почти не растет. Олег смотрит в ОПУ и видит, как много денег идет на покупку зерна. Тогда он закупает крупную партию с хорошей скидкой и надеется в следующем периоде получить больше прибыли.
Пример отчета о прибылях и убытках кофейни Олега за месяц:
| Чистая прибыль | 29 750 |
| Реализация | 120 000 |
| Прибыль до налогообложения | 35 000 |
| Налоги (УСН 15%) | 5 250 |
| Всего расходы | 85 000 |
| Закупки материалов | 30 000 |
| Зерно | 10 000 |
| Сиропы для напитков | 3 000 |
| Молоко и сливки | 7 000 |
| Посуда | 3 000 |
| Пончики | 7 000 |
| Оплата труда | 39 000 |
| Зарплата | 30 000 |
| Страховые взносы | 9 000 |
| Текущие расходы | 13 000 |
| Аренда + коммуналка | 7 000 |
| Клининг | 2 000 |
| Мобильная связь + интернет | 1 000 |
| Реклама | 3 000 |
| Банковский счет + эквайринг | 3 000 |
Видим, что Олег получил прибыль, хоть и небольшую. Но положительный финансовый результат еще не означает, что на счете хватит денег для выполнения всех обязательств. Например, Олег запланировал купить большую партию зерна со скидкой в следующем месяце. Чтобы понять, когда он сможет оплатить заказ, придется заглянуть в отчет о движении денежных средств.
Отчет о движении денежных средств (ДДС)
Этот отчет показывает, какой объем денег прошел через бизнес за период: вы видите сумму на начало периода, поступления и оплаты за период и остаток средств в конце периода. ДДС отражает не доходы или расходы, а конкретные операции по расчетному счету и кассе.
Отчет помогает вовремя платить по счетам, избегать кассовых разрывов — это ситуация, когда у вас в конкретный момент нет денег на налоги или зарплату, хотя отчет о прибылях и убытках показывает прибыль. А еще ДДС показывает, что в бизнесе осталось мало денег и нужен займ или кредит, или что денег так много, что пора бы задуматься о расширении дела или вывести средства и купить себе новую “Ауди”.
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Отчет ДДС тоже можно строить на будущее. Он покажет, сколько денег потребуется, чтобы исключить кассовые разрывы, и когда проект окупится. ДДС, особенно при планировании будущих периодов, всегда рассматривают в комплексе с ОПУ.
Олег вносит в отчет все операции и их назначение, разделяет платежи по категориям: продажи, зарплата, налоги и так далее, а еще выделяет три зоны отчета:
- операционная часть — все операции по основной деятельности;
- инвестиционная часть — инвестиции в активы (новые точки продаж, оборудование) или доходы от продажи активов;
- финансовая часть — потоки по кредитам и займам.
Вот пример отчета о движении денежных средств Олега за пару дней:
Каппучино
Раф
Латте
Американо
Пончики
Аренда
Клининг
Охрана
Связь
Зерна
Молоко/сливки
Пончики
Стаканы
Тарелки
Салфетки
Зарплата
Страховые взносы
Банк. обслуживание
Бухгалтерский сервис
Другое
Продажа оборудования
Возврат ранее выданных займов
Покупка оборудования
Выдача займов
Получение кредитов и займов
Возврат кредитов и займов
Остаток на начало периода
Сальдо от операционной д-ти
Сальдо от инвестиционной д-ти
Сальдо от финансовой д-ти
Остаток на конец периода
Управленческий баланс
Баланс можно назвать “фотографией бизнеса”: он показывает состояние на выбранную дату. В балансе вы видите активы и пассивы:
- активы — это сырье, оборудование, материалы, запасы товара, деньги в кассе и на счетах;
- пассивы — кредиты, займы, вложения в уставной капитал, начисленные налоги, нераспределенная прибыль.
Так можно понять, где “заморожены” деньги, откуда их можно высвободить. Например, Олег хочет повесить новую вывеску над своей кофейней, он заглядывает в баланс и видит вложение денег в крупную партию зерна. Значит взять деньги из бизнеса сейчас не получится, придется ждать или брать займ.
Управленческий баланс показывает, какой ваш собственный капитал в бизнесе. Для этого из активов вычитают пассивы, и эта сумма должна быть равна финансовому результату из ОПУ за тот же период. Если вы получили отрицательную сумму, это тревожный сигнал: в бизнесе не хватает денег на покрытие всех обязательств.
Вот пример управленческого баланса Олега:
Оборудование
Остаток в кассе
Остаток на расчетном счете
Запасы материалов
Авансы поставщикам
Долги поставщикам
Кредит
Начисленные налоги
Начисленная зарплата и взносы
Управленческие отчеты можно строить самим в Excel — или работать в сервисе, который сам построит нужные отчеты автоматически на основе ваших данных. Веб-севис Контур.Бухгалтерия помогает легко вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность и получать управленческие отчеты, чтобы следить за деньгами в бизнесе. Первые две недели бесплатны для всех новых пользователей.
Источник: www.b-kontur.ru
Управленческий баланс: зачем нужен и как взаимосвязан с другими отчетами
Два основных отчета: Отчет о прибыли и Отчет о деньгах
Вопроса о том, учитывать ли доходы и куда потрачены заработанные средства — ни у кого не возникает. Поэтому Отчет о движении денег и Отчет о прибыли (или хотя бы один из них) составляют все. Процесс их составления прост и понятен.
Но не все учитывают, что в бизнесе всегда идет одновременно два отдельных потока информации о любой сделке:
1) данные о поступлении и выбытии денег — на их основе создается Отчет о деньгах;
2) данные о начислении доходов и расходов — на их основе создается Отчет о прибыли.
Иногда эти данные совпадают в периоде. Например, отгрузили товар и сразу получили деньги. Начислили зарплату и в этом же месяце выплатили. Тогда Отчет о деньгах и Отчет о прибыли будут идентичны.
Но чаще эти потоки разнятся во времени:
- товар отгрузили, деньги пока не получили — образовалась дебиторская задолженность. В Отчете о прибыли доход есть, а поступления денег в Отчете о деньгах — нет;
- услуги от маркетолога получили, но не оплатили — образовалась кредиторская задолженность. В Отчете о прибыли расход есть, а выплат в Отчете о движении денег — нет.
Так возникает разница в двух основных отчетах. И чем больше обороты, количество операций, контрагентов и тому подобного, тем больше различий. Возникают вопросы:
- Почему прибыль есть, а денег нет? Или наоборот…
- А если деньги есть, то можно ли все забрать на дивиденды?
- А почему такая разница? И вообще, правильные ли данные в основных двух отчетах?
Кроме того, эти различия: кредиторская и дебиторская задолженности, амортизация, расходы и доходы будущих периодов и прочее — приходится фиксировать в других таблицах-отчетах. Все они тоже могут иметь ошибки. Случайные (забыли что-то записать, неправильно учли в программе) или даже умышленные (в случае воровства). И как их заметить, если каждый отчет сам по себе?
Вот здесь на сцену и выходит третий отчет — Баланс. Именно в нем сводятся воедино все данные о том, как же изменился бизнес за анализируемый период. В Баланс переносят итоговые данные из всей этой кипы отчетов.
Третий основной отчет: Баланс
Баланс состоит из двух частей, которые должны быть всегда равны: Актив и Пассив. Если Баланс сошелся, значит все изменения в товаре, деньгах, долгах и т.п. учтены в отдельных отчетах правильно — нигде ничего не потеряли, не украли, не забыли учесть.
Баланс выступает в качестве независимого контролирующего органа , стоящего на страже бизнеса. И это его первая основная функция. И первое объяснение, почему же его надо обязательно составлять.
Давайте посмотрим на примере, как это происходит:
Мы организовали фирму по предоставлению юридических услуг. Внесли на расчетный счет $600 (увеличили Баланс в статьях Деньги и Уставной фонд).
Оказали услугу на $400, но денег получили только часть — $50 (образовалась Дебиторская задолженность $350 и увеличилась статья Деньги на $50).
За месяц начислили зарплату на $350, но оплатили только $100. (образовалась Кредиторская задолженность $250 и уменьшилась статья Деньги на $100).
Приобрели и оплатили IT-программу для работы за $550 (увеличили Нематериальные активы и уменьшили Деньги).
В конце месяца составили три отчета:
Взаимосвязь трех управленческих отчетов
Можно увидеть, что Отчет о движении денег и Отчет о доходах и расходах — это отчеты о том, как двигались деньги и за счет чего сформировалась прибыль или убыток за определенный период. Т.е. они показывают динамику в периоде: было, пришло, ушло, осталось. По этому принципу строятся и другие учетные таблицы и отчеты.
Баланс показывает, что есть в вашем бизнесе (Актив) и чье оно (Пассив), ваше или заемное, на определенный момент времени. Он показывает статику (состояние бизнеса) в определенный день.
Составление управленческого баланса
Есть несколько основных способов составления управленческого баланса.
- 1. Заносить в Баланс каждую операцию, происходящую в бизнесе. Так происходит в IT-программах: с каждой записью прихода или расхода денег, товара и т.д. идет изменение данного отчета.
- 2. Переносить в управленческий Баланс итоговые данные из соответствующих таблиц за месяц. Такой вариант используют, когда ведут учет в CRM или таблицах (Excel, Google). В этом случае отдельно учитывают товар, деньги, отгрузки, приход и т.п., а изменять вручную каждый раз Баланс нереально.
- 3. Брать остаток на предыдущий месяц и к нему прибавляется не итог, а изменение (дельта) из соответствующих таблиц за месяц. Но здесь важно обязательно сверять полученный результат в отчете с фактом. Например, что получилось в статье Баланса «Деньги» и что есть на расчетных счетах и в кассе на самом деле на конец месяца.
Анализ управленческого баланса
Анализ Баланса может быстро сказать, что из себя представляет бизнес, куда и с какой скоростью он движется:
- сколько денег, сырья, товара, основных средств (зданий, оборудования), нематериальных активов (программ, лицензий);
- сколько должны бизнесу и сколько бизнес должен кому-то (укрупненно, кому именно);
- сколько накоплено прибыли или убытка за время работы предприятия;
- сколько денег, своих и заемных, введено в оборот бизнеса — владеет ли собственник своим бизнесом или уже все принадлежит кредиторам.
То есть вторая функция Баланса — информационно-аналитическая.
Именно на основе статей Баланса проводится финансовый анализ работы бизнеса:
- показатели скорости работы бизнеса: оборачиваемость товаров, задолженности, операционный и финансовый циклы;
- рентабельность (прибыльность) активов и собственного капитала;
- финансовый рычаг (для кредита);
- ликвидность, платежеспособность и прочее.
Управленческий баланс: примеры из жизни
- 1. Молодая активно развивающаяся торгово-производственная компания. Через два года работы нужны средства для расширения.
Один из владельцев имеет экономическое образование. Он создал систему таблиц для формирования показателей и основных отчетов, но без Баланса. Первичные данные хранятся в 1С.
Второй инвестор — иностранец, который попросил Баланс перед новыми инвестициями. Вроде бы несложно составить, ведь учет ведется. Однако при попытке построить отчет поняли, что Актив с Пассивом не сходятся на большие суммы. Где ошибки искать за два года работы, что корректировать в учете — никто не знает.
Итог: инвестор не захотел давать денег, пока не будет порядка в учете. При получении инвестиций и займов Баланс требуют все.
- 2. ФЛП с оборотом в торговле $25000 в месяц. Составляли отчетность в гугл-таблицах способом 3. Быстро и красиво. Но итоги никто не сверял, и за 9 месяцев образовалась разница по статье Деньги более $3500 (в Балансе больше, чем по факту).
После поиска нашли неучтенные расходы на $2500, которые уменьшили итоговую прибыль. Это огорчило владельцев. Но еще уменьшили кредиторку: оказалось, что ее давно оплатили. Это обрадовало всех.
По товару образовалось расхождение на $2000 в результате того, что в CRM товар списывали, но суммы списания CRM не показывала. И их никто в отчетности не учитывал. Только при сверке поняли, что важно доработать этот пункт автоматизации. А мы понимаем, что под списанием могло проходить элементарное воровство. Балансу нет альтернативы для контроля за текущей деятельностью.
- 3. Фирма предоставляет услуги проектирования — это долгосрочный процесс.
Начиная новый проект, каждый раз брали Аванс за половину работы. Денег в обороте всегда было достаточно, и в конце месяца их выводили полностью на дивиденды. Пока не наступил кризис и новые договоры практически прекратились. Оказалось, что нечем оплачивать расходы по проектам, которые уже оплатили клиенты. А их надо продолжать.
С помощью Баланса легко объяснили владельцам, что их бизнес держался на кредиторке — это надо анализировать перед выдачей дивидендов и создавать резервы.
Если прибыль маленькая, а денег много — скорее всего, в бизнесе большая кредиторка. И в балансе часто видно, какого она рода и срока.
Самый распространенный вопрос бизнеса: почему постоянно не хватает денег. Особенно это странно, если есть прибыль. Взглянув на Баланс, можно сразу сказать, что деньги в дебиторке, или товаре, или основных средствах. Чтобы высвободить деньги из заморозки надо:
- активнее работать с клиентами по возвращению денег;
- срочно продавать товар и в будущем заказывать меньше, но чаще;
- рассматривать вопрос об оборачиваемости и финансовом цикле и т.д., которые также рассчитываются на основе Баланса.
Если прибыль есть, а денег нет, то Баланс покажет, где деньги компании.
Управленческий Баланс: плюсы для компании
- 1. Баланс — единственный способ проконтролировать текущую деятельность предприятия и правильность данных во всех остальных отчетах.
- 2. Баланс помогает проанализировать, что из себя представляет бизнес, куда и с какой скоростью он движется.
- 3. Компания обязана предоставить Баланс, если хочет привлечь инвестиции или займы.
Не составляя Баланс, вы лишаетесь возможности проводить очень важные аналитические исследования, делать выводы, находить ошибки и, главное, — управлять предприятием.
Источник: finacademy.net