Правила ведения и хранения трудовых книжек

Отрадненское управление министерства образования и науки Самарской области

Главное меню сайта

• Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера
• Формы документов, связанных с противодействием коррупции, для заполнения
• Методические материалы
• Антикоррупционная экспертиза
• Нормативные правовые и иные акты в сфере противодействия коррупции
• Комиссия по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов (аттестационная комиссия)
• Комиссия по противодействию коррупции

управления

• Руководящий состав
• Отдел организации образования
• Отдел развития образования
• Ресурсная служба

образовательные организации

• муниципальный район Богатовский

• СП дошкольного образования
• СП дополнительного образования
• ОО среднего профессионального образования

• СП дошкольного образования
• СП дополнительного образования
• ОО среднего профессионального образования

• СП дошкольного образования
• СП дополнительного образования
• ОО среднего профессионального образования

качества образования
оценки качества образования
оценки качества образования
общеобразовательных организаций
документация, опыт
общеобразовательных организаций
аттестация школьников
Школа минпроса РФ

16. Ведение трудовых книжек

Методические материалы, мероприятия

• Профессиональная ориентация
• Дошкольное образование
• Методические рекомендации
• Профессиональное образование
• Дополнительное образование
• Специальное образование
• Программа воспитания
• Всероссийская олимпиада школьников
• Функциональная грамотность
• Новое в законодательстве

Основная деятельность

• Прием учащихся (воспитанников)

• Прием в ОО
• Прием в ДОО
• Прием в 1 класс ОО

• Библиотека
• Бланки строгой отчётности
• Оборудование

• Детей-инвалидов
• Молодых педагогов и выпускников
• Детей без попечения родителей

• Информационная безопасность

• Безопасный интернет
• Защита персональных данных
• Техническая защита информации

Облако меток

Пресс-центр Министерства просвещения Российской Федерации

• Участниками первого слета «#ПЕДКОМПАС» стали студенты педколледжей из 30 регионов России
• В День знаний Михаил Мишустин посетил московскую школу № 1579
• Центры опережающей профессиональной подготовки открылись в 15 регионах России

НП «Образование»

Модель повышения качества образования в школах с НОР

• Нормативные документы модели
• Методические материалы модели

• Математика
• Русский язык

Отправить материал

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»

Число просмотревших материал: 848

«С 1 сентября 2021 года начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда N 320н от 19.05.2021 (далее — приказ N 320н, Правила). По новым правилам работы с трудовыми книжками, запись в бланк можно делать только чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

1 Ведение и хранение трудовых книжек

Использовать другой цвет Минтруд запретил, но разрешил применять печати и штампы. Минтруд России утвердил новую форму трудовой книжки и порядок ведения и хранения трудовых книжек. Действующая в настоящий момент Инструкция по заполнению трудовых книжек с 1 сентября 2021 г. признается утратившей силу.

Для учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и учета движения трудовых книжек работодатель будет разрабатывать свои формы книг (журналов). В новом порядке зафиксирована возможность вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). Урегулированы действия по внесению записи в трудовую книжку в случае признания временного перевода постоянным.

Источник: kollegiotradny.ru

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – важные изменения

С 01 сентября 2021 года вступает в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н) (далее – Порядок). Будет скорректирована и форма трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н).

Приказ № 320н, утвердивший Порядок, отменяет с 01.09.2021 следующие документы:

• Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50;
• Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69;
• Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н, внесший изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Следует обратить внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Форма и порядок ведения трудовой книжки

В трудовой книжке нового формата меньше разворотов, где отражаются сведения о награждении, но больше разворотов, куда вносятся сведения о работе:

Содержание
Было (развороты)
Стало (развороты)
Сведения о работе (трудовая книжка)
Сведения о награждении (трудовая книжка)

Сведения о работе (вкладыш)
Сведения о награждении (вкладыш)

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка). Информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения документа совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Если нужно внести запись о работе по совместительству, и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству. Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора. Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель также может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

Записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы. Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги теперь конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении:

• государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий;
• наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов;
• почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
• другими видами поощрения, предусмотренными законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Бывают случаи, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой. Если запись об увольнении или переводе на другую работу признана в этом случае недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный формат – в течение 3 рабочих дней.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

Источник: www.xn—-7sbqkcaiqkhhfsac0ae1uka.xn--p1ai

Порядок ведения и хранения трудовой книжки

В этой статье вы узнаете всю актуальную на сегодняшний день информацию касательно заполнения трудовой книжки, познакомитесь с нововведенными в 2023 году правилами её ведения, а также найдете ответы на самые популярные вопросы.

С 01.01.2023 в продаже появились новые бланки трудовых книжек и вкладыши (согласно соответствующими приказу Минфина), но сам порядок их заполнения с момента 2021 года не изменился.

Несмотря на выход новых трудовых книжек, правительство разрешило использовать старые бланки, пока они не закончатся. После этого все предприятия перейдут на документы образца этого года.

Как уже отмечалось выше, трудовые книжки бывают бумажными или электронными.

Электронная трудовая книжка была разработана совсем недавно с целью постепенной замены бумажного аналога. Все данные о трудовой деятельности работника хранятся в цифровой форме в СФР, а работодатели регулярно обновляют информацию, представляя отчеты в Фонд. Чтобы получить доступ к своим трудовым данным, сотрудник может запросить справку из СФР, известную как СТД-СФР.

Казалось бы, электронные бланки должны быстро вытеснить бумажные, но на деле это далеко не так. Многие работники предпочли пользоваться привычными для себя документами и поэтому кадровики, как и раньше, обязаны заполнять бумажные книжки.

Именно поэтому правительство внесло доработки в систему хранения и ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Её усовершенствование продолжается и сейчас, о чем говорит обновление формы от 1 января 2023 года.

Правила заполнения трудовой книжки

Актуальные правила заполнения трудовой книжки изложены в ТК РФ. Также рекомендуем ориентироваться на новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Используя эти источники, вы с легкостью найдете всю необходимую информацию. Помните, в трудовые нужно вносить только те записи, которые предусмотренными правилами:

• приём на работу и увольнение;
• перевод на новую должность;
• изменение названия занимаемой должности;
• приобретение других профессий или специальностей;
• получение награды за профессиональные достижения и успехи в работе;
• повышение квалификации.

Важно отметить, что в соответствии п.13 Порядка, если название предприятия изменилось в период работы сотрудника, необходимо указать эти изменения в его трудовой книжке.

Что касается, остальных видов записей и разнообразных дополнений (о замечаниях, временных переводах, выговорах и т.п.), их указывать не стоит.

Как оформить новую трудовую книжку: инструкция для специалиста отдела кадров

Начнем с того, что с 2021 года для людей, которые трудоустраиваются впервые, не заводят трудовую книжку при приёме на работу. Тем не менее новые специалисты имеют право потребовать замену трудовой книжки вместо утраченной или испорченной, если же конечно не хотят этого делать по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Первая часть заполнения трудовой — оформление титульного листа. Для этого следует использовать только официальный бланк (приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 №320н) учтенный в приходно-расходной книге. Обязательно помните о следующем:

• Внимательно прочтите данные записи перед заполнением трудовой книжки и вкладышей в ней;
• Тщательно проверьте, что все обязательные сведения, такие как серия и номер бланка, данные владельца, дата заполнения и прочие сведения, указаны корректно;
• Никогда не принимайте пустые бланки, переданные вам работником;
• Всегда заполняйте обязательные сведения в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Титульный лист трудовой книжки: руководство по заполнению

Титульный лист трудовой книги нового образца претерпел незначительные изменения по сравнению с экземпляром 2003 года. На нем следует указывать:

1. Полное ФИО сотрудника;
2. Дату рождения. Можно использовать как арабские цифры в формате «дд.мм.гггг», так и писать прописью.
3. Завершенный уровень образования, полученную профессию и специальность. Убедитесь, что указанные данные подтверждены соответствующими дипломами, но не записывайте реквизиты дипломов в бланк. Обратите внимание, что студентам, получившим дипломы после 2014 года в графе «Образование» следует указывать квалификационный уровень. К примеру, бакалавр, аспирант, магистр и другие;
4. Дату заполнения документа. Рекомендуется указывать её комбинированным способом: день и год — арабскими цифрами, месяц — прописью.

Учтите, все сведения должны быть указаны при предъявлении подтверждающих документов. Они заверяются подписью сотрудника, кадровика и печатью компании.

Ключевые шаги: заполнение трудовой книжки без ошибок

При приеме на работу

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу происходит так: в графе №3 указывается полное название и аббревиатура предприятия, далее в графе №1 — порядковый номер записи, в графе №2 — дату, а в графе №4 —реквизиты соответствующего приказа. Не пропустите графу №3, в которой нужно указать должность (согласно штатному расписанию) и отдел принятого работника.

Примите к сведению, что если должность сотрудника дает ему право на какие-нибудь льготы и/или компенсации, она должна быть указана в соответствии с с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.

При переводе на другую должность или в другую компанию

Сначала рассмотрим ситуацию, когда сотрудника переводят на другую должность в этой же компании (например, в связи с повышением). В таком случае кадровику следует внести запись о переводе в разделе «Сведения о работе». Это следует делать так: внести номер записи и дату, в графе №3 указать новую должность и вписать реквизиты приказа в графу №4.

При переходе в другую компанию специалистами отдела кадров нужно сделать две записи: первая — об увольнении (со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ). В ней важно указать, что перевод осуществляется с согласия работника или по его просьбе.

Не забудьте заверить запись своей подписью и печатью, ведь на этом этапе период пребывания сотрудника в вашей фирме заканчивается!

Затем кадровик на новом месте работы вносит запись о трудоустройстве, указывая стандартные данные: наименование фирмы и реквизиты подписанного приказа. Вся эта процедура должна занять максимум неделю с момента перевода специалиста.

При принятии по совместительству

В данном случае можно вообще не вносить запись, если сотрудник не хочет, чтобы эта деятельность была указана в его трудовой книжке. Однако, если для работника эта запись важна, то кадровику следует особо внимательно подойти к заполнению документа. Во-первых, он должен учитывать вид совместительства.

Во-вторых, специалист отдела кадров должен помнить, что трудовая книга в любом случае хранится и заполняется только по месту основной работы сотрудника. В-третьих, он обязан выдать подтверждающую справку о приеме на работу по совместительству, на основании которой кадровик другого предприятия сможет внести новые данные. Эта справка обязательно должна быть заверена.

Что касается внутреннего совместительства, то тут все в разы легче. Кадровик уже имеет все нужные данные и документы и сможет просто внести нужную запись в трудовую книгу, поставив отметку о совместительстве.

При увольнении

Для многих кадровиков именно заполнение трудовой книжки при увольнении сотрудника является тем самым камнем преткновения. И не зря, ведь довольно часто специалисты допускают ошибки, связанные с незнанием новых порядков. На данный момент следует ориентироваться на порядок, действующий с 01.09.2021, в котором четко указано, как должна выглядеть запись об увольнении: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Обратите внимание, что часть статьи указывается буквами, а не привычными арабскими цифрами.

Исправляем ошибки в трудовой книжке

Начнем по порядку и рассмотрим каждый этап, на котором специалист отдела кадров может допустить ошибку.

Титульный лист

При неправильном заполнении титульного листа новой трудовой книжки, необходимо признать её недействительной и избавиться любым удобным способом. После этого сотруднику выдается новый бланк без недочетов и ошибок. В этом случае сотрудник не должен платить за второй бланк, ведь он никак не виноват в допущении ошибки.

Раздел «Сведения о работе»

Правила исправления ошибок в данном разделе аналогичны правилам, применяемым к разделу «Сведения о награждении». Если в них была допущена ошибка, то не требуется полное переоформление документа (кадровики, выдохните спокойно). Вы можете просто исправить недочет, просто признав ошибочную запись недействительной. Помните, ни в коем случае не стоит применять корректор или зачеркивать какие-то слова. Это противоречит инструкции по ведению трудовых книжек.

Записи о режиме и характере работы в трудовой книжке: что необходимо знать

Обычно информация, уточняющая характер работы, не вносится в трудовую книжку. Однако существуют исключения, такие как вахтовый метод работы. К сотрудникам, которые работают вне места своего постоянного проживания или места нахождения работодателя, применяется особое правило, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987 года.

В таких случаях дополнительные сведения о режиме и характере работы могут быть указаны в трудовой книжке в соответствии с указанным правилом.

Книга учета трудовых книжек: обязательный инструмент кадрового делопроизводства

К счастью многих кадровиков, правительство на законодательном уровне отменило единую форму журнала отчета с 01.09.2021. Это значит, что сейчас специалисты могут редактировать бланк под свои требования.

На сегодняшний день все предприятия должны иметь два специальных учетных журнала:

• Книга учета прихода и расхода бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.Эта книга обычно хранится в бухгалтерии компании и используется для учета приобретения и расходования бланков трудовой книжки. Как только бланки получены от поставщика, записи о соответствующих транзакциях должны быть немедленно введены в бухгалтерскую книгу. Важно указать серию и номера бланков, а также информацию об их стоимости, которую работнику придется возместить.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.В книжку включаются все операции, связанные с назначением, получением и возвратом трудовых книжек, а также их использование при изменении условий труда работника. Это важный инструмент для ведения четкого учета трудовых книжек организации.

Убедитесь, что все листы обеих книг правильно разложены, пронумерованы, прошиты и заверены подписью руководителя компании.

Источник: cabinet.one