Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

На предприятиях различных форм собственности часто возникает потребность выдачи средств подотчет. В нижеследующей статье будет рассмотрено, на какие же цели могут быть направлены подотчетные средства, как подотчетным лицам оформить отчет за взятые средства и как верно заполнить реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете.

Нюансы получения подотчетных сумм

Если работник направляется в командировку (проживание, суточные, питание), или необходимо оплатить представительские расходы, или если организации необходимо приобрести что-либо, используя наличный способ оплаты, ему предоставляются денежные средства в подотчет. В каждой компании распорядительным актом руководителя строго установлен круг подотчетных лиц, им позволяется предоставлять подотчетные суммы на установленные цели. Подотчетным лицом называют персонал, которому предоставили денежные средства в подотчет. Подотчетными лицами назначаются:

  • Штатные сотрудники фирмы;
  • Лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера.

В целях получения средств в подотчет, персонал должен дать заявление руководителю предприятия. В таком заявлении указываются ФИО и должность сотрудника, цель траты подотчетных средств, сумма цифрами и прописью, а также дата и подпись сотрудника. Из кассы выдаются денежные средства только после утверждения данного заявления. В таком случае кассир, выдавший деньги, оформляет данный факт хозяйственной жизни специальным документом — расходным кассовым ордером. Также подотчетные суммы можно направлять безналичным способом – на карту сотрудника.

Авансовый отчет

Позже, после планируемой траты денежных средств, персоналу необходимо отчитаться в их использовании в течение трех рабочих дней. Тогда работником предоставляются все подтверждающие расходование (факт платы) документы (кассовые, товарные чеки, билеты) и оформляется авансовый отчет.

Авансовый отчет – это специальный бланк, составляемый сотрудником с целью отчитаться за трату подотчетных средств. Оформляется авансовый отчет по определенной форме. Заполнять его можно одним из следующих вариантов:

  • Рукописным способом;
  • Электронным способом.

Данный отчет внешне предстает в виде двухсторонней таблицы. Как и любой другой документ, он содержит определенные реквизиты. Наиболее важными из них являются:

  • ФИО и должность подотчетного лица;
  • Сведения о предыдущих авансах работника;
  • Количество приложений;
  • Документы, подтверждающие факт оплаты (их реквизиты — кому и за что уплачено и на какую сумму);
  • Назначение аванса.

Авансовый отчет представляется для проверки бухгалтеру и главный бухгалтеру, а утверждает его руководитель компании. Далее авансовый отчет направляется обратно в бухгалтерию, там – расходы, перечисленные в нем, принимаются к учету.

При возникновении остатка средств – сумма должна быть возвращена в кассу. В данной ситуации кассиром составляется специальный документ – приходный кассовый ордер. Когда происходит перерасход – сумма излишне потраченных денежных средств возмещается работнику. Тогда кассиром составляется расходный кассовый ордер. Либо сумму перерасхода отправляют на карту работника безналичным способом.

Персоналу, не предоставившему отчет по ранее получаемым авансам, средства в подотчет предоставлять запрещается.

Назначение аванса

Рассмотрим более подробно реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете. Какую же информацию необходимо указать в данной строке? Назначение аванса – это цель, на осуществление которой предоставлены денежные средства в подотчет. Расходовать эти средства можно только строго на нужды, которые приведены в этом реквизите. В зависимости от ситуации, в данную графу можно внести следующие сведения:

  • Когда сотрудник планирует израсходовать средства на несколько разных целей, то можно указать обобщенно «общехозяйственные расходы»;
  • При такой ситуации, когда персонал отправляют в служебную командировку, в назначении платежа указывается фраза «командировочные расходы»;
  • Если деньги получены на приобретение чего-либо для нужд организации, следует указать конкретно. Например, «приобретение канцтоваров» или «покупка дизельного топлива»;
  • Когда суммы были выданы с целью оплаты представительских расходов, в этой графе указывается «на оплату представительских расходов». Под ними понимаются затраты на проведение деловых мероприятий, а также транспортных, буфетных переводческих услуг, проводимых в рамках этих мероприятий. На такие расходы заблаговременно составляется смета, и сотрудник, получивший денежные средства в подотчет, затрачивает их на расходы, в этой смете указанные.

Таким образом, строгих указаний и ограничений по заполнению реквизита «назначение аванса» в авансовом отчете не имеется. Данную строку необходимо заполнять в соответствии с целями расходования подотчетных сумм.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...