Смена фамилии в трудовой книжке образец

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака.

Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Правильное занесение информации на титульный лист

Основные требования к заполнению титульного листа, содержащего персональную информацию работника, указаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.):

• личные данные – фамилия, имя и отчество – записываются согласно удостоверяющему личность документу, не допуская сокращений или записи данных инициалами>
• данные о дате рождения работника указываются полностью, не допуская сокращений, на основании паспорта либо документа, удостоверяющего личность.

Титульный лист должен быть подписан сотрудником кадровой службы или лицом, уполномоченным вести трудовые книжки, и заверен печатью либо кадровой службы, либо организации. Подпись работника – владельца трудовой книжки – является обязательной. Его подпись подтверждает правильность занесения данных в документ.

Отсутствие на документе подписи или печати делает его недействительным, а обнаруженная впоследствии ошибка в записи в трудовой книжке становится большой проблемой для ее владельца. Поэтому тщательно проверить личную информацию на титульном листе – в первую очередь в интересах владельца.

Ошибка в записях при заведении новой книжки

Гражданин устраивается на первую свою работу и ранее трудовой книжки не имел. Если при проверке записей, сделанных работником кадровой службы, владелец книжки или сам кадровик обнаружат ошибку в личных данных, то по Правилам ведения и хранения трудовых книжек такой бланк должен быть признан испорченным и уничтожен, о чем должен быть составлен соответствующий акт. Факт списания испорченного бланка следует зафиксировать в журнале движения бланков трудовых книжек.

Работник кадровой службы заносит данные работника в новый бланк трудовой книжки, причем все расходы по испорченному бланку несет работодатель.

Это самый простой случай, когда обнаруженная ошибка в трудовой книжке в написании имени работника устраняется легко и не имеет никаких последствий.

Ошибка в имени обнаружена на новом месте работы

В случае, когда неверное написание имени работника обнаруживается при смене места работы, ситуация меняется.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек говорится, что при обнаружении ошибок в записях трудовой книжки необходимые исправления производятся в организации, допустившей при заполнении книжки данные ошибки. Но все дело в том, что эти указания касаются исключительно разделов о работе и награждениях работника. Оформляются исправления ошибок методом признания записи недействительной и последующим занесением правильной информации.

Титульный лист не может содержать никаких ошибок, и исправление информации на нем юридически невозможно. Единственное, что можно сделать с информацией титульного листа, – это изменять или дополнять на основании соответствующих документов. Указываются эти основания на обложке трудовой книжки, записи заверяются подписями ответственных лиц и печатью организации.

Отдел кадров на совершенно законных основаниях может не принять у работника трудовую книжку с неверно указанными личными данными, поскольку не имеет достоверной информации о принадлежности данного документа работнику.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2018

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.

Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.

Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2019 года

Регистрация брака или смена личных данных влечет необходимость внесения поправок в кадровые документы на работника. Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке, образец 2019 года представлен в этом материале.

В каких случаях производится?

Запись в документы на работника в кадровом отделе вносятся в случае смены персональных данных работника.

Такие действия обязательны и их невыполнение может повлечь привлечение к административной ответственности, ошибки в уплате налогов и обязательных сборов в различные внегосударственные бюджеты.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Внесение новых данных на работника осуществляется с момента вынесения приказа. Он заверяется руководителем предприятия и подписывается сотрудником. Без этого вносить запись в трудовую книжку воспрещается.

Обязательно предоставление документарного подтверждения изменений в личные сведения – свидетельства о регистрации новой фамилии из загса при регистрации брака или по желанию гражданина.

Правила и этапы внесения изменений: пошаговая инструкция

Изменение сведений о фамилии в документе осуществляется в несколько шагов:

1. Предоставление работником заявления о смене фамилии с приложением подтверждающего документа.
2. Вынесение приказа, подписание его руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
3. Внесение записи в личную карточку работника.
4. Оформление замены фамилии в трудовой книжке кадровым работником.
5. Проставление печати предприятия в связи с внесенными поправками.

Изменение данных в трудовой книжке работника производится следующим образом:

• зачеркивается одной линией старая фамилия на первом листе документа, вписывается новая,
• на обложке трудовой книжке прописываются основания для внесения изменений, в частности, реквизиты документов-оснований. В качестве таковых может рассматриваться свидетельство из загса и новый паспорт гражданина РФ. Так поясняется причина изменения личных данных работника,
• запись с новой фамилией заверяется подписью уполномоченного сотрудника компании – начальника кадрового отдела или генерального директора либо индивидуального предпринимателя, а также синей печатью фирмы.

Документы-основания

В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются:

• свидетельство об официальной регистрации брака,
• справка из загс о смене фамилии при присвоении новой фамилии без оформления нового семейного положения,
• удостоверение личности с новыми данными на сотрудника/сотрудницу,
• в некоторых случаях могут предоставляться другие обосновывающие документы, однако, утверждение смены фамилии осуществляется исключительно органами загса по месту пребывания работника.

Прочтите также: Как осуществляется подтверждение трудового стажа: документы, порядок подтверждения доказательств

Предоставляются сотрудницей

Для работницы, которая поменяла фамилию в связи с замужеством, поскольку такие случаи наиболее часто встречаются на практике, достаточно представить свидетельство о браке.

В документе прописываются новые личные данные после оформления семейных отношений.

Также она будет обязана предоставить новую копию паспорта, поскольку его замена проводится при смене фамилии на основании Постановления Правительства №828 от 08.07.1997.

Оформляются в организации

Обязательно не только внесение записи в трудовой договор, но и внутренние документы организации – личную карточку работника, которая хранится в кадровом отделе, а также в трудовой договор, должностную инструкцию, допуски к проведению специальных видов работ, особенно связанные с хранением вредных и опасных веществ, на производстве, в цехах и др.

Заявление

Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде. Он обязан проверить достоверность указанных сведений и собственноручно подписать документ.

Приказ

Форма документа заполняется работником отдела кадров или руководителем предприятия на основании представленных документов сотрудником.

Приказ предоставляется для ознакомления и подписывается работником лично, после этого помещается в материалы дела. Копия документа может выдаваться сотруднику для оформления иных бумаг, к примеру, допусков на ведение определенных видов работ.

В какие еще документы следует внести изменения?

Помимо трудовой книжки, смену фамилии следует зафиксировать в:

• должностной инструкции,
• личной карточке,
• трудовом договоре,
• допуске на ведение работ для определенных должностей.

Личная карточка

В кадровом отделе предприятия при приеме на работу заводится личная карточка. Она хранится в архиве предприятия и не подлежит выдаче сотруднику.

В личной карточке фиксируются сведения о персональных данных сотрудника, копия паспорта, свидетельств о заключении брака и рождении детей для получения социальных вычетов, приказы о приеме на работу, переводах на другие должности и др.

Трудовой договор

Изменение в личных данных фиксируется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому контракту. В нем прописываются реквизиты оснований — номер и дата, орган, выдавший удостоверение личности, свидетельства загса о заключении брака или перемене фамилии.

Нюансы

Смена фамилии связана с некоторыми особенностями:

Прочтите также: Пенсионное обеспечение при отсутствии стажа

1. При не сообщении факта изменения личных данных на работника налагается ответственность. Такая обязанность прописывается в трудовом контракте и локальных нормативных актах предприятия, должностной инструкции, об ознакомлении с которой работник ставит подпись. Эти документы будут сверяться контролирующими органами в ходе выездной проверки.
2. Желательно, чтобы конкретный период, в течение которого сотрудник обязан предоставить сведения работодателю об изменении личных данных, был прописан в трудовом договоре. Так будет проще обосновать невиновность действий администрации при сокрытии указанного факта работником и привлечь его к ответственности.
3. Наличие ошибок в персональных данных и несвоевременная их замена связана с недостатками в отчетности Пенсионному фонду, Налоговой службе, Росстатистики, иных организаций. Для предприятия это может грозить привлечением к административной ответственности как нарушителя с материальным взысканием в виде штрафов и неустоек на недоначисленные суммы в бюджеты всех уровней.

Смена подписи

Подпись сотрудника в трудовой книжке не имеет юридического значения. При смене фамилии важно зафиксировать этот факт в личной карточке, где работник оставляет новый автограф.
Это требуется для решения вопросов при исполнении сотрудником трудовых обязанностей. К примеру, при подписании акта приема-передачи материальных ценностей на предприятии.

Возврат фамилии при разводе

При прекращении семейных отношений в официальном порядке повторно запись о присвоении новой фамилии вносится кадровым работником в трудовую книжку в таком же порядке, как и при первичном изменении фамилии.

Внесение записи при повторном браке

Если персональные данные изменены в связи с заключением брака с другим лицом, то сведения в трудовую книжку и внутренние документы организации заносятся аналогично случая с первичной сменой сведений о работнике.

Законодательная база

Правила о внесении изменений регулируются нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ,
• Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003,
• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003,
• Постановления Правительства №828 от 08.07.1997.

Источник: kopomko.ru

Смена фамилии в трудовой книжке – образец 2020

Запись в трудовой о смене фамилии, образец вы найдете ниже, довольно частое явление в кадровом документообороте. К примеру, подобная ситуация может возникнуть при вступлении специалиста в брак, а также, наоборот, при его расторжении. Меняют ли трудовую книжку при смене фамилии? Сразу скажем, менять трудовую после смены фамилии не нужно, но придется внести в нее изменения. Расскажем, как это правильно сделать; как сотруднику составить заявление, а работодателю – приказ.

Нужно ли менять трудовую при смене фамилии

Трудовая – это основной документ о профессиональной деятельности человека. Порядок ведения книжек утвержден в ПП № 225 от 16.04.03 г. В соответствии с подп. «а» п. 9 в документ вносится ФИО работника согласно его паспорту. Поскольку паспорт гражданина меняется при заключении брака (или его расторжении), смена фамилии в трудовой книге является также обязательной.

Как внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии

На основании п. 26 ПП № 225 изменения в трудовой при смене фамилии вносятся работодателем по последнему месту занятости. Подобное действие кадровик должен подтвердить документально. Основанием для внесения записи в трудовую после смены фамилии является паспорт сотрудника, а также свидетельство (о вступлении в брак, или его расторжении, об изменении ФИО и т.д.). Реквизиты документа (номер и дата) приводятся в книжке.

Делать корректировки просто «со слов» сотрудника или руководителя организации не допускается. Далее разберемся, как в трудовой оформить смену фамилии.

Порядок заполнения трудовой при смене фамилии

Регламент заполнения трудовой книжки при смене фамилии предусматривает подачу работником заявления на имя руководителя работодателя. Обращение составляется письменно, в произвольном виде. Заявление должно содержать просьбу сотрудника о внесении изменений. Для обоснования необходимо приложить подтверждающие документы. Приводим пример составления заявления для смены фамилии в трудовой книжке после замужества.

Директору ООО «Гранит»

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с «Семеновой» на «Пономареву» прошу Вас внести изменения в трудовую книжку и прочие кадровые документы.

1. Копия паспорта № 45 07 102875, выдан 18.02.2020 г.
2. Копия свидетельства о заключении брака серия АА № 178452.

Получив от сотрудника заявление, работодателем издается приказ о внесении корректировок в трудовую книжку и прочие кадровые документы. Распоряжение также составляется в произвольном виде. Наконец, правильная запись отражается в трудовой. Порядок действий при этом следующий (п. 2.3 ПП № 69, п. 26 ПП № 225):

• Запись отражается на внутреннем титульнике документа, то есть, на первой странице.
• Старая фамилия перечеркивается сплошной чертой.
• Новая фамилия указывается рядом или сверху.
• Информация о подтверждающих изменения документах отражается на внутренней части обложки. Здесь нужно внести данные нового паспорта и свидетельства – к примеру, о вступлении в брак. Указывается дата, номер и серия документов.
• Заверяются изменения подписью уполномоченного работника работодателя и печатью предприятия.
• Дополнительно, хотя законодательством такая обязанность для работодателя не регламентирована, чтобы избежать путаниц, рекомендуется внести корректировки в другие кадровые формы. Это, к примеру, личная карточка сотрудника, трудовой договор, инструкции, табеля и т.д.

Смена фамилии в трудовой книжке – образец 2020

Рассмотрим детально, как выглядит трудовая книжка после смены фамилии работницы при замужестве. Предположим, бухгалтер-материалист организации вышла замуж и сменила фамилию с «Семеновой» на «Пономареву». Меняется ли трудовая при смене фамилии? Мы уже выяснили, что корректировки вносятся в персональные данные.

Прежняя фамилия «Семенова» перечеркивается, новая «Пономарева» вписывается. Приводим примерный образец заполнения трудовой при смене фамилии.

Специалист по кадрам

Фамилия Семенова Пономарева

Дата рождения 18.05.1985

(число, месяц, год)

Образование Высшее профессиональное

Профессия, специальность бухгалтер

Дата заполнения «10» июня 20 08 г.

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки Семенова

ответственного за ведение трудовых книжек

Источник: raszp.ru