С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он регламентирует сроки хранения документов по инвентаризации и учёту имущества (ОС, НМА и др.). Приводим их все в таблице с пояснениями.
- Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года
- Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2020 года
- Сколько хранить налоговые документы: новые сроки с 2020 года
Что изменилось
Новые сроки хранения документов по инвентаризации и учёту имущества (основных средств, НМА, недвижимости и др.) с 18.02.2020 определяет п. 4.4 раздела II упомянутого приказа Росархива.
Что касается основных средств, то документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить теперь не постоянно, а 5 лет после ОС или НМА. Аналогичный срок установлен для документов об их списании.
Особенности переноса остатков по основным средствам в 1С
И 5 лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю (т.е. при передаче с одного баланса на другой). По старым правилам (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) их нужно было хранить постоянно.
Далее в таблице показаны все нормативно установленные с 18.02.2020 сроки хранения документов по учету имущества в организации.
Источник: buhguru.com
Срок хранения первички — для ОС особые правила
4-летний налоговый срок хранения документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчитывается с момента завершения амортизации объекта. А по закону «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ документы следует хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности.
Если различий в амортизации для налогового учета и для бухучета нет, ориентируйтесь на более длинный бухгалтерский срок. Если амортизируете ОС по разным правилам, отсчитайте каждый из сроков и выберите максимальный.
Что касается документов об определении амортизации ОС (расчеты, ведомости и т.п.), то их нужно хранить постоянно.
Об этом — в письмах Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257, от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598.
Подробнее о сроках хранения бухгалтерских документов в организации читайте здесь.
Источник: nalog-nalog.ru
Сколько надо хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС
Минфин уточнил, сколько необходимо хранить первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества.
Сроки хранения документов по охране труда
В письме от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257 отмечается, что статья 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих доходы и расходы (для организаций и ИП),и уплату налогов.
Для целей налогообложения прибыли суммы начисленной амортизации включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией. При этом сумма амортизации определяется ежемесячно, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования.
Учитывая вышеизложенное, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете. Соответственно, с этого момента документы должны храниться 4 года.
Все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет (ст. 23 НК РФ). Это правило распространяется на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Срок начинает течь с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога.
Если речь идет об амортизируемых основных средствах, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации. За несоблюдение сроков хранения документов плательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ, которая устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Отсутствие документов грозит организации штрафом в размере от 10 000 до 30 000 рублей. Если отсутствие документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, штраф составит 20% от неуплаченного налога (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Помимо налоговой ответственности нарушение правил хранения документов повлечет наложение административных штрафов по ст. 13.20 КоАП РФ (от 300 до 500 рублей) и ст. 15.11 КоАП РФ (от 5 000 до 10 000 рублей). Кроме того, отсутствие документации не позволит подтвердить понесенные расходы в целях уменьшения налога на прибыль.
Источник: buh.ru