В бухгалтерском балансе задолженность подотчетных лиц отражается по статье

Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе - актив или пассив? Задолженность подотчетных лиц - актив или пассив - вопрос, с которым...

Задолженность подотчетных лиц — актив или пассив — вопрос, с которым сталкивается любой начинающий бухгалтер. Как возникает задолженность подотчетных лиц, на каком счете ведется учет взаиморасчетов с подотчетниками, в какой раздел баланса заносится задолженность — об этом читайте в нашей статье.

  • Счет учета расчетов с подотчетными лицами
  • Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе
  • Итоги

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:

  • авансом на основании его заявления или распоряжения руководителя на определенные цели;
  • вследствие перерасхода, когда сотрудник потратил больше, чем взял под отчет.

ВАЖНО! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом и взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится. О том, как компенсируются деньги, потраченные работником в такой ситуации, читайте в материале «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности в государственном (муниципальном) учреждении

По кредиту счета отражаются суммы, которые были:

  • израсходованы работником согласно авансовым отчетам;
  • возвращены работником в организацию.

Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).

Полную схему корреспонденций по счету 71 в разных ситуациях вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя.

То есть в активе баланса отображайте дебетовое сальдо, если работник не отчитался по выданной сумме, а в пассиве сумму, которую сотрудник излишне израсходовал из собственных средств.

Подробнее о технике составления бухгалтерского баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:

  • 1230 «Дебиторская задолженность» — в активе;
  • 1520 «Кредиторская задолженность» — в пассиве.

71 счет бухгалтерского учета

Сотрудники часто получают подотчетные деньги для решения поставленных задач. Кто-то едет в командировку, кто-то организует переговоры, а кто-то покупает материалы и запчасти. Для учета этих средств бухгалтерия использует 71 счет.

71 счет бухгалтерского учета

Зачем нужен 71 счет

Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания. Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы.

А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.

Что такое подотчетные средства

Подотчетные деньги — это сумма денег, которую выдали работнику для решения конкретных задач: командировка, встреча, покупка чего-либо и так далее. Деньги выдают на конкретный срок авансом. По его истечению сотрудник отчитывается, то есть сдает авансовый отчет, все подтверждающие документы и возвращает остаток.

Например, сотруднику дали 1 000 рублей на производственные нужды — приобретение кабеля для ремонта компрессора. По итогу расходования денег сотрудник готовит отчет и прикладывает кассовый чек. Сумма по чеку может быть больше или меньше. В первом варианте организация вернет сотруднику ту часть, которую он оплатил из собственных средств.

Во втором — неизрасходованные деньги сотрудник сдает в кассу компании. Авансовый отчет делают по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег

  • выдавать деньги можно только работникам компании;
  • выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
  • максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
  • лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
  • срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
  • все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.

Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как ведут аналитический учет по счету 71

Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.

С какими счетами корреспондирует счет 71

По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.

  • 50 «Касса»
  • 51 «Расчетный счет»
  • 52 «Валютные счета»
  • 55 «Специальные счета в банках»
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  • 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
  • 91 «Прочие доходы и расходы»
  • 07 «Оборудование к установке»
  • 08 «Вложения во внеоборотные активы»
  • 10 «Материалы»
  • 11 «Животные на выращивании и откорме»
  • 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
  • 20 «Основное производство»
  • 23 «Вспомогательные производства»
  • 25 «Общепроизводственные расходы»
  • 26 «Общехозяйственные расходы»
  • 28 «Брак в производстве»
  • 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
  • 41 «Товары»
  • 44 «Расходы на продажу»
  • 45 «Товары отгруженные»
  • 50 «Касса»
  • 51 «Расчетные счета»
  • 52 «Валютные счета»
  • 55 «Специальные счета в банках»
  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
  • 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
  • 91 «Прочие доходы и расходы»
  • 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
  • 97 «Расходы будущих периодов»
  • 99 «Прибыли и убытки»

Основные проводки с 71 счетом

В таблице собраны основные проводки по 71 счету, с которыми сталкивается любой бухгалтер.

Выдали сотруднику деньги в подотчет из кассы или со счета в банке / погашена задолженность перед сотрудником

Сотрудник вернул неизрасходованные деньги в кассу организации

Купили материалы на подотчетные средства

Купили товары на подотчетные средства

Учли расходы на общехозяйственные нужды или командировку

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе легко вести учет подотчетных средств. Вы в режиме реального времени будете знать, кто получал деньги, в какой сумме, и кто еще не отчитался. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.

Источник: www.b-kontur.ru

Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет

  • назначение аванса;
  • обоснование (расчет) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс;
  • сумма выдаваемых денежных документов.

Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).

Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).

Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Счет учета подотчетных сумм

Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

  • 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
  • 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
  • 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
  • 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
  • 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчетов по выданным денежным средствам, расчетов по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Расчеты по выданным внештатным сотрудникам подотчетным суммам также могут осуществляться на счете 208 00, в том числе с применением дополнительного аналитического разреза (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

В соответствии с п. 84 Инструкции № 162н операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы денежные средства, денежные документы подотчетным лицам

1 201 34 610
1 201 35 610
1 304 05 000**
1 201 21 610

Приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов

1 105 00 000*
1 106 00 000*
1 109 00 000*
1 302 00 000*
1 304 03 830**

Возвращены остатки подотчетных денежных средств, денежных документов

1 201 34 510
1 201 35 510

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, оплачены
подотчетным лицом приобретенные услуги, работы, товары с использованием карт

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) банковскую карту через банкомат

Отражена курсовая разница по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте:

Приняты обязательства по компенсации произведенных подотчетным лицом расходов при увольнении сотрудника

Списаны с балансового учета задолженности по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами

1 208 00* 567
Забалансовый счет 20***

Отражены получателями средств, за которыми не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет, суммы средств, поступивших в доход бюджета в погашение дебиторской задолженности прошлых лет (основание – извещение (ф. 0504805))

1 209 36 000**
1 208 00* 667

Отражены суммы налога, предъявленные учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам, выполненным работам, оказанным услугам либо фактически уплаченные при ввозе нефинансовых активов на территорию РФ, не включаемые в стоимость таких нефинансовых активов (работ, услуг)

Отражено списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию

Отражено списание кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами

1 208 00* 567
Забалансовый счет 20

* По соответствующим счетам аналитического учета, подстатьям КОСГУ.

** По соответствующей подстатье КОСГУ.

*** Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета (п. 371 Инструкции № 157н).

Минфин в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304 рассмотрел вопрос о бюджетном учете приобретения полиса ОСАГО через подотчетное лицо и разъяснил, что такую ситуацию необходимо отразить проводками:

1) приобретен полис ОСАГО:

Дебет счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Кредит счета 1 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

2) одновременно отражены указанные расходы:

Дебет счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов»
Кредит счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

Минфин пояснил, что затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются по дебету счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов» и подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года (по кредиту счета) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся.

Приобретение полиса ОСАГО отражается по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Авансовый отчет

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505) (Указания № 52н).

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например, товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (Письмо Минфина РФ от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Кассовые чеки, квитанции также являются документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар, услугу (Письмо Минфина РФ от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Минфин в Письме от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 по вопросу о заполнении граф 1 – 3 лицевой стороны авансового отчета привел следующие пояснения.

Исходя из сути и назначения авансового отчета в графах 1 – 3 на лицевой стороне отражаются бухгалтерские корреспонденции о расходах, целесообразность которых подтверждена документами и которые принимаются учреждением к бухгалтерскому учету.

Наличие дополнительных к указанным бухгалтерским корреспонденциям бухгалтерских записей по сумме выданных (полученных) авансов в графах 1 – 3 на лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Рекомендации по проверке расчетов с подотчетными лицами

При проверке расчетов с подотчетными лицами Федеральное казначейство рекомендует:

1. Изучить вопросы наличия правовых актов, регламентирующих порядок выдачи денежных средств под отчет, и положения о направлении в командировки (на стажировки, в экспедиции), провести анализ положений указанных документов. Определить перечень актов объекта контроля, устанавливающих размер компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных, полевого довольствия).

2. Проверить, соответствует ли итоговая сумма данных учета в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по расчетам с подотчетными лицами оборотной ведомости и показателям, отраженным в бюджетной отчетности.

3. Проверить соблюдение порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, соблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса.

4. Проверить обоснованность выдачи и использования средств на командировочные расходы, соблюдение норм командировочных расходов.

5. Проверить правильность ведения учета операций по расчетам с подотчетными лицами и отражения их в регистрах бухгалтерского учета.

6. Проверить наличие дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами – руководителем и его заместителями, членами совета (наблюдательного совета) и другими аффилированными лицами.

7. Установить наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.

8. Проверить, что по расчетам с подотчетными лицами проведена инвентаризация в соответствии с действующим законодательством РФ и порядком, установленным объектом контроля.

9. Проверить, своевременно ли отражены выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отклонения в учете и отчетности.

10. Проверить, произведены ли записи в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами на основании первичных учетных (оправдательных) документов и оформлены ли в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

Источник: www.audit-it.ru

Оцените статью
Добавить комментарий